Comment accéder à la pleine valeur des réunions virtuelles pour les petites entreprises

Les petites entreprises peuvent ne pas être en mesure d'offrir les ressources dont disposent les grandes entreprises et ne peuvent pas prévoir, avec une certitude à 100 %, comment les choses se présenteront en interne dans quelques années. Ils continuent de croître, après tout, et les perspectives économiques actuelles semblent parfois sombres. Ce que les petites entreprises peuvent offrir, cependant, c'est de rencontrer les employés là où ils se trouvent.

Une plateforme de visioconférence fiable, puissante et flexible fait des merveilles pour les petites entreprises, même si elles n'hébergent pas beaucoup de réunions. La technologie des logiciels de réunion virtuelle a évolué pour intégrer l'analyse, la gestion des tâches et du temps et la surveillance du flux de travail à la disposition de chaque employé. Il jette les bases d'une petite entreprise en développement pour ajouter des employés et établir des protocoles durables et durables, quelle que soit leur taille.

Voici quelques considérations clés que les petites entreprises doivent garder à l'esprit lors de l'achat de cet outil commercial de base :

Sûr et sécurisé

"Zoombombing" est devenu une blague courante au début de la pandémie de COVID-19, lorsque la plupart des opérations de travail dans le monde se sont déplacées en ligne. L'idée était qu'un étranger puisse pirater un appel vidéo en cours pour semer la confusion et troller les participants. Ce qui a commencé comme une gêne inoffensive s'est transformé en un risque de sécurité qui a coûté à Zoom un joli centime : l'entreprise a payé un procès de 85 millions de dollars en 2021.

Il n'est plus acceptable que les logiciels de visioconférence respectent les normes de sécurité les plus élevées, et la plupart des fournisseurs ont renforcé leur jeu de protection. Commencez par donner la priorité aux logiciels qui prennent en charge, voire nécessitent, une authentification à deux facteurs. Il introduit une étape supplémentaire, mais il verrouille efficacement tout escroc sans accès à plusieurs appareils appartenant à un utilisateur individuel. Certains éditeurs de logiciels proposent leur propre logiciel d'authentification, et l'utilisation conjointe des deux rationalise les efforts de sécurité. De plus, bien qu'une grande partie des logiciels de chat vidéo modernes soient basés sur le cloud, il est logique de favoriser les fournisseurs qui gèrent des centres de données physiques, ce qui ajoute un cerceau supplémentaire pour les pirates.

De nombreux problèmes peuvent être évités lorsque le logiciel donne l'autorité à la personne qui exécute l'appel. Recherchez les offres qui permettent à l'hôte de "verrouiller" les appels en cours. Cela garantit qu'aucun nouveau ne peut entrer, même s'il a été invité ou a réussi à obtenir un lien vers l'appel. Donnez la priorité aux logiciels qui acheminent également les demandes de partage d'écran et d'enregistrement via les personnes qui organisent les réunions virtuelles.

Ensemble pour toujours

Grâce aux développements du SaaS, en particulier dans les capacités d'automatisation, les logiciels de réunion sont capables de se concentrer sur ce qui se passe avant et après la réunion elle-même. Par exemple, si une entreprise organise un webinaire, le logiciel pourrait permettre aux utilisateurs de personnaliser les invitations ou d'envoyer des sondages avant l'événement, puis d'envoyer par e-mail à tous les participants une transcription de la conversation, générée automatiquement.

Les petites entreprises devraient envisager d'investir dans une plate-forme de réunion du même fournisseur qui exécute le reste de ses applications. Cela produit de nombreux avantages, notamment un niveau de sécurité accru grâce à la possibilité pour les fournisseurs de surveiller les problèmes à partir d'un emplacement centralisé. L'option déverrouille également les fonctions d'analyse intégrées dans la plupart des logiciels de visioconférence. Dans la continuité de l'exemple de webinaire ci-dessus, la bonne solution technologique peut extraire automatiquement des informations lorsque la réunion est terminée, telles que les résultats des sondages ou les chiffres clés discutés dans un jeu de diapositives, calculer quelques chiffres et envoyer les résultats à chaque participant et employé. Ces derniers destinataires trouveront des tâches importantes ajoutées à leurs calendriers et des chiffres précis intégrés dans des feuilles de calcul de suivi, tout cela possible car les logiciels disparates communiquent entre eux de manière transparente.

Il peut être tentant pour les petites entreprises de renoncer à ce processus et de simplement opter pour le fournisseur qui propose la solution la moins chère. Les véritables économies proviennent de l'interopérabilité de plusieurs outils connexes, regroupés et tarifés comme un ensemble d'applications de collaboration.

De près ou de loin

Le bon logiciel de visioconférence fait des merveilles pour l'expérience des employés. Lorsqu'ils sont unifiés avec d'autres applications, les employés conservent une vue d'ensemble de la routine quotidienne et peuvent ajuster rapidement les tâches pour exécuter les pivots requis. Il maximise également le temps des employés en permettant la distribution des ordres du jour avant les réunions virtuelles et en permettant des tableaux blancs virtuels pendant l'appel.

Cependant, un logiciel de réunion puissant envoie le message qu'une entreprise comprend le fonctionnement de ses employés.

Les petites entreprises devraient donner la priorité aux logiciels de réunion avec un composant mobile. Cela semble aller de soi - toutes les entreprises technologiques ne devraient-elles pas créer des applications mobiles pour compléter leurs offres de bureau ? - mais un fournisseur qui produit un logiciel de réunion fiable et une application mobile prise en charge, à la pointe de la technologie et à la fine pointe de la technologie est plus difficile à trouver. que certains pourraient penser. De plus, lorsque ce logiciel fonctionne au sein d'un système unifié, même les réunions mobiles sont exploitées à la recherche de données utiles pour guider et mettre à jour les flux de travail.

Étant donné que les employés utiliseront le logiciel, en théorie, partout dans le monde, il est important pour les petites entreprises d'utiliser une technologie qui tient un journal d'activité que les superviseurs peuvent examiner après coup. Si une faille de sécurité devait se produire, cela peut être une ressource inestimable pour retracer ce qui s'est passé et corriger la vulnérabilité pour durer pendant les périodes de croissance.

Normes et pratiques pour les réunions virtuelles

Les petites entreprises doivent créer leur suite logicielle dans un souci d'efficacité. Il est facile de négliger cet aspect lorsque seuls quelques employés peuvent faire des exceptions à chaque règle, mais une fois que l'entreprise grandit, il deviendra important d'établir les meilleures pratiques lorsque de nouvelles recrues, en particulier de nouveaux gestionnaires, entreront à bord.

Le logiciel établit également un précédent : désormais, lorsque quelque chose d'important se présente, les employés sont incités à organiser des réunions virtuelles pour diffuser des informations en sachant qu'elles seront communiquées efficacement et qu'il existera une trace papier virtuelle au cas où les fils seraient croisés.

Plus important encore, un logiciel de visioconférence fait gagner du temps aux petites entreprises, un produit de base que les entreprises de toutes tailles doivent protéger à tout prix.