Tout ce que vous devez savoir sur un numéro de téléphone virtuel
Publié: 2024-04-02
- 4 février 2024
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De nos jours, les lignes fixes sont devenues une antiquité. En fait, de nombreux foyers ne disposent plus du tout de ligne fixe, optant plutôt pour des lignes mobiles. Dans le monde des affaires, les lignes fixes devraient devenir obsolètes d’ici 2025.
Mais il existe un autre type de numéro de téléphone qui gagne en popularité à côté des téléphones mobiles : les numéros de téléphone virtuels.
Dans cet article, nous allons vous donner un aperçu de tout ce que vous devez savoir sur les numéros de téléphone virtuels. Plongeons-nous :
Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
Un numéro de téléphone virtuel est un numéro de téléphone qui n’est pas directement rattaché à une seule ligne téléphonique fixe. Au lieu de cela, les appels entrants sont transférés vers l'une des lignes téléphoniques prédéfinies, qui peuvent être mobiles, fixes ou VoIP. L'appareil spécifique auquel chaque appel est destiné est toutefois déterminé sur place.
Grâce à cette méthode de routage des appels, les numéros de téléphone virtuels offrent à la fois une flexibilité accrue et un anonymat amélioré. Les numéros de téléphone virtuels sont beaucoup plus difficiles à retracer que les numéros de téléphone ordinaires, et comme ils ne sont pas liés à un emplacement défini, les entreprises peuvent les utiliser pour acheminer les appels vers des téléphones logiciels, des téléphones mobiles et des téléphones de bureau VoIP comme bon leur semble, ainsi que pour choisir. leurs propres indicatifs régionaux.
Comment fonctionnent les numéros de téléphone virtuels ?
Comme vous pouvez l’imaginer, les numéros de téléphone virtuels présentent une grande complexité technique. Mais en surface, vous pouvez y penser comme ceci :
Les appels téléphoniques réguliers vont ou proviennent d’un réseau fixe ou cellulaire. Cependant, lorsque vous passez un appel téléphonique vers ou depuis un numéro de téléphone virtuel, l’appel est acheminé via Internet. À partir de là, l’appel peut être dirigé vers n’importe quel appareil choisi par le destinataire.
En bref, les numéros de téléphone virtuels remplacent l'opérateur mobile ou fixe par Internet et vous permettent de choisir les appareils en temps réel.
4 façons d'utiliser un numéro de téléphone virtuel
Une fois que vous avez configuré un numéro de téléphone virtuel, vous pouvez l'utiliser à plusieurs fins :
1. Pour passer des appels
Un numéro de téléphone virtuel est après tout un numéro de téléphone et il peut être utilisé pour passer des appels. Vous pouvez utiliser l'appareil de votre choix pour passer l'appel, tout en laissant l'identification de l'appelant afficher votre numéro virtuel.
De plus, vous pouvez choisir un numéro virtuel avec n'importe quel indicatif régional de votre choix, afin de donner l'impression que vous vous trouvez dans un endroit différent, si vous le souhaitez.
2. Pour recevoir des appels
Un numéro de téléphone virtuel fonctionne comme un téléphone ordinaire : les gens peuvent composer votre numéro et vous recevrez leurs appels.
Cependant, comme les numéros de téléphone virtuels ne sont pas liés à un appareil spécifique, l'appel peut sonner sur plusieurs téléphones à la fois et vous pouvez décider lequel décrocher à la volée.
3. Pour envoyer et recevoir des messages texte
Les numéros de téléphone virtuels ne se limitent pas à passer et recevoir des appels. Avec votre numéro de téléphone virtuel, vous pouvez également envoyer et recevoir des SMS. L’expérience d’envoi de SMS est exactement la même que sur une lignée cellulaire ordinaire.
4. Pour ajouter des extensions
Si vous travaillez en équipe, vous pouvez ajouter des extensions à votre numéro virtuel, comme vous le feriez avec un téléphone de bureau traditionnel. Vous pouvez acheminer ces extensions vers diverses personnes ou services, ce qui permet un routage des appels plus efficace, une communication améliorée et une apparence plus professionnelle.
Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
Fait intéressant, il existe de nombreuses façons d’obtenir un numéro de téléphone virtuel.
Si vous n'avez besoin que d'un seul numéro de téléphone virtuel pour démarrer, Google Voice est une excellente solution gratuite. Il fournit un numéro de téléphone virtuel gratuit pour accompagner votre compte Google et possède toutes les fonctionnalités que vous attendez d'un numéro de téléphone virtuel, y compris la possibilité de passer et de recevoir des appels ainsi que d'envoyer et de recevoir des messages texte. Il fournit également le transfert d'appel, la messagerie vocale et la transcription de la messagerie vocale.
Si vous avez besoin d'un numéro de téléphone virtuel pour votre entreprise, vous pouvez consulter les différentes solutions VoIP professionnelles disponibles. Ces produits offrent généralement plusieurs lignes et des fonctionnalités supplémentaires pertinentes pour les entreprises, telles que des extensions, des appels internationaux, des appels à trois et le stationnement d'appels.
Les leaders dans le domaine de la VoIP professionnelle incluent Nextiva, 8×8, Grasshopper et MightyCall. Tous ces éléments ont des processus d’inscription simples et vous pouvez obtenir vos numéros virtuels rapidement après votre inscription. Cependant, ce sont tous des produits avec abonnement payant et non gratuits.
Quels sont les avantages d'un numéro de téléphone virtuel ?
Utiliser un numéro de téléphone virtuel présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns que vous devez connaître :
1. Installation facile
Les systèmes téléphoniques traditionnels peuvent être difficiles à mettre en place. Ils nécessitent généralement un équipement complexe sur site qu’un spécialiste devra configurer. Dans l’ensemble, l’installation d’un système téléphonique traditionnel peut être une entreprise de longue haleine.
Les systèmes téléphoniques virtuels, en revanche, n'impliquent pas les mêmes complexités et obstacles que les systèmes téléphoniques traditionnels. Pour configurer un téléphone virtuel, tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un appareil à utiliser comme téléphone. Cet appareil peut être n'importe quoi, d'un ordinateur à un téléphone portable, en passant par un téléphone de bureau VoIP dédié.
En bref, pour mettre en place un système téléphonique virtuel, il vous suffit de vous connecter à Internet, de vous inscrire au service et de connecter vos appareils. Vous pouvez rendre l’ensemble de votre système opérationnel presque instantanément, ce qui n’est généralement pas possible avec les systèmes traditionnels.
2. Coûts réduits
En plus de temps de configuration plus rapides, les numéros de téléphone virtuels sont également plus faciles à gérer pour le portefeuille. Puisqu’ils ne nécessitent pas d’équipement coûteux sur site, les coûts sont généralement inférieurs. De plus, les utilisateurs peuvent configurer leurs propres forfaits pour répondre à leurs propres besoins.
Dans l'ensemble, les systèmes téléphoniques virtuels peuvent être jusqu'à 65 % moins chers que les systèmes téléphoniques traditionnels, ce qui représente une économie importante, en particulier pour les petites entreprises en croissance.
L'une des raisons de ces économies est que les systèmes téléphoniques virtuels vous permettent de choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin et celles dont vous n'avez pas besoin. De cette façon, vous risquez moins de payer pour un ensemble de fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais. Cela réduit les coûts et rend les numéros de téléphone virtuels plus économiques que les systèmes traditionnels.
3. Numéros de téléphone à la demande
Les numéros de téléphone virtuels offrent un contrôle accru sur votre identification de l'appelant et les numéros que vous utilisez. Alors que les numéros de téléphone traditionnels sont verrouillés sur une ligne et un emplacement géographique spécifiques, les numéros de téléphone virtuels ne le sont pas.
Cela signifie que vous pouvez choisir l'indicatif régional que vous souhaitez utiliser, le numéro de téléphone que vous souhaitez, et plus encore.
Ceci est particulièrement utile pour les équipes distantes. Avec un système téléphonique virtuel, tous les membres de votre équipe peuvent sembler avoir un numéro de téléphone provenant du même emplacement géographique, même si votre équipe est répartie dans le monde entier.
De plus, vous pouvez utiliser des numéros locaux lorsque vous effectuez des appels à froid auprès de petites entreprises. Vous pouvez également choisir un numéro gratuit ou même un numéro sans appel direct.
4. Options d'appareil flexibles
Les numéros de téléphone traditionnels n'offrent pas beaucoup de flexibilité aux appareils. Lorsqu’un appel arrive, vous n’avez qu’un seul choix quant à la manière de le répondre.
Cependant, avec les numéros de téléphone virtuels, vous pouvez choisir de prendre vos appels sur n’importe lequel de vos appareils. Cela signifie que vous pouvez répondre à votre appel sur votre téléphone portable, votre tablette, votre ordinateur portable, votre ordinateur de bureau, votre téléphone de conférence, votre téléphone de bureau ou votre téléphone VoIP sans fil.
La réalité est que la plupart des professionnels utilisent déjà plusieurs appareils, il est donc logique de choisir une option indépendante de l'appareil. Les numéros de téléphone virtuels permettent aux professionnels d’utiliser tous ces appareils sans rien acheter de nouveau au-delà d’un forfait téléphonique.
Quels sont les inconvénients d’un numéro de téléphone virtuel ?
Il existe deux inconvénients dont les propriétaires d’entreprise doivent être conscients lorsqu’ils décident d’investir ou non dans un numéro de téléphone virtuel.
Pour commencer, étant donné que les numéros de téléphone virtuels ne sont associés à aucun appareil spécifique, ils peuvent vous rendre beaucoup plus facile à joindre : lorsque vous recevez un appel, il peut être dirigé vers plusieurs appareils, et il est probable que vous en ayez au moins un. sur toi. Dans de nombreux cas, c’est une bonne chose, mais cela peut aussi nuire à votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si vous êtes si facile à joindre, il peut être difficile de séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle.
Deuxièmement, les numéros de téléphone virtuels n’offrent pas toujours le même niveau de cohérence de qualité d’appel que les lignes fixes classiques. Par exemple, si vous vous trouvez dans une zone où la connexion Internet est inégale pour une raison quelconque, la qualité de vos appels peut en souffrir. Dans le pire des cas, votre appel peut être complètement interrompu.
Comment un numéro virtuel aidera-t-il les petites entreprises ?
Les numéros virtuels peuvent offrir un degré plus élevé de flexibilité par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels. Avec un numéro virtuel, les membres de l'équipe peuvent prendre des appels depuis n'importe quel appareil de leur choix, ce qui leur permet également de prendre des appels en déplacement.
De plus, les systèmes téléphoniques virtuels peuvent contribuer à créer une image d’entreprise plus professionnelle et unifiée. Ceci est particulièrement important pour les équipes distantes lors de réunions virtuelles. Au lieu d'avoir des numéros de téléphone provenant de plusieurs indicatifs régionaux différents, tous les appels d'équipe peuvent être acheminés via le système virtuel, qui affichera le même indicatif régional pour tous les appels.
Les systèmes téléphoniques virtuels sont également plus faciles à configurer et à entretenir, et coûtent généralement moins cher que les systèmes traditionnels comparables. De cette façon, ils peuvent faire économiser du temps et de l’argent aux petites entreprises.
Premiers pas avec les numéros de téléphone virtuels
Pour la plupart des entreprises, les systèmes téléphoniques virtuels constituent un investissement utile dans l’économie moderne d’aujourd’hui. Non seulement ces systèmes maintiennent les coûts à un niveau bas, mais ils offrent également une flexibilité accrue, facilitent la configuration et la maintenance et créent une image d'entreprise plus unifiée pour les équipes distantes.
