25 exemples de messages vocaux pour améliorer la communication de votre entreprise

Publié: 2023-07-11

Avoir un message vocal professionnel pour votre entreprise peut être essentiel pour projeter la bonne image auprès de clients et partenaires potentiels. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, il est essentiel de disposer d'un message d'accueil personnalisé clair et concis. Dans cet article, nous avons compilé 25 des meilleurs exemples de messages vocaux que vous pouvez utiliser tels quels ou pour vous aider à créer votre propre message unique. Lisez la suite pour vous mettre sur la voie d'une meilleure communication d'entreprise !

Table des matières

L'importance d'un bon message vocal

Un bon message vocal est extrêmement important pour s'assurer que vos clients et partenaires ont une bonne impression de vous et de votre entreprise. Cela leur donne une indication de votre professionnalisme et de votre organisation, ce qui peut faire la différence entre conclure une affaire ou non. Même en ces temps où tant de formes de communication sont disponibles, avoir un message vocal clair et concis peut faire toute la différence.

message vocal

Après avoir lu l'article, assurez-vous de regarder la vidéo de Townsquare Interactive pour savoir comment configurer un message d'accueil professionnel pour vos clients.

Ce qui fait un bon message vocal

Avoir un message vocal efficace est essentiel pour gagner la confiance et promouvoir votre entreprise. Lorsque les gens entendent votre messagerie vocale, ils doivent immédiatement avoir une impression de professionnalisme et d'organisation. Vous trouverez ci-dessous les quatre facteurs clés qui composent un bon message vocal :

  • Clarté : S'assurer que votre message vocal est court, clair et précis est essentiel pour véhiculer une image forte et professionnelle. Un bon accueil de messagerie vocale est concis et ne laisse aucune place à la confusion, évitant tout malentendu ou mauvaise interprétation qui pourrait conduire à des opportunités manquées.
  • Bonne salutation : Une salutation amicale fait toute la différence lorsque vous laissez un message vocal. Il est important qu'il reste professionnel, mais toujours agréable, afin que les clients n'aient pas l'impression de parler à un robot. Les salutations respectueuses telles que « Bonjour » ou « Bonjour » fonctionnent bien dans toutes les situations.
  • Professionnalisme : la façon dont vous prononcez votre nom et votre introduction dans le message peut avoir un impact sur la façon dont les acheteurs potentiels vous voient ou voient la marque de votre entreprise. Assurez-vous d'utiliser une grammaire et une énonciation correctes lors de l'enregistrement de votre messagerie vocale pour vous faire passer pour quelqu'un de fiable.
  • Détails nécessaires : lorsque quelqu'un appelle, il peut vouloir plus d'informations sur vos services ou produits. Par conséquent, il est important de fournir autant de détails nécessaires que possible dans les délais impartis par la plate-forme elle-même.

Exemples de messages vocaux professionnels

Rédiger le message vocal parfait est essentiel pour toute entreprise. Des salutations générales aux messages de vacances, voici 25 exemples d'excellents messages vocaux professionnels pour vous inspirer.

Exemples d'accueil de messagerie vocale générale

En ce qui concerne les messages d'accueil de la messagerie vocale, les premières impressions sont essentielles. En tant qu'homme d'affaires, vous voulez que votre message d'accueil soit professionnel et transmette le bon message à vos appelants. Voici cinq exemples de messages d'accueil généraux de messagerie vocale que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins :

1. Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l'entreprise]. Je suis actuellement indisponible, mais laissez-moi un message et je vous répondrai dans les plus brefs délais.

2. Merci d'avoir appelé [Nom de l'entreprise]. Je suis désolé d'avoir manqué votre appel, veuillez laisser un message et je vous rappellerai dès que possible.

3. Bonjour, je suis [Votre nom] de [Nom de l'entreprise]. Je m'excuse d'avoir manqué votre appel, veuillez laisser un message et je vous rappellerai dès que possible.

4. Vous avez atteint [Nom de l'entreprise]. Notre bureau est actuellement fermé, veuillez laisser un message et je vous rappellerai pendant nos prochaines heures d'ouverture.

5. Bonjour, je suis [Votre nom] de [Nom de l'entreprise]. Je suis actuellement indisponible, merci de laisser un message et je vous répondrai dans les plus brefs délais. Merci de votre appel!

Messages d'accueil courts de la messagerie vocale

En ce qui concerne les messages d'accueil de la messagerie vocale, les garder courts et clairs peut être tout aussi efficace qu'un message plus long. En tant qu'homme d'affaires, vous souhaitez transmettre des informations importantes tout en tenant compte du temps de votre interlocuteur. Examinons quatre exemples de messages d'accueil courts :

6. Bonjour, vous avez atteint [Votre nom], laissez un bref message et je vous rappellerai.

7. Hé, c'est [Votre Nom], laissez un message et je vous rappellerai avant la fin de la journée ouvrable.

8. Ici [votre nom], je ne peux pas prendre votre appel, veuillez laisser un message.

9. Bonjour, vous avez joint [votre nom], je ne suis pas au bureau, veuillez laisser un message et je vous rappellerai.

Exemples de messages vocaux amusants

Incorporer un peu d'humour peut laisser une impression durable sur vos appelants. Vous pouvez toujours conserver un ton professionnel tout en ajoutant une touche de personnalité à votre message d'accueil de messagerie vocale. Voici quatre exemples de messages d'accueil amusants :

10. Bonjour, vous avez joint [votre nom], je suis actuellement absent de mon bureau mais si vous laissez un message, je vous répondrai plus rapidement qu'un [insérez une comparaison humoristique, par exemple "speeding bullet"] .

11. Merci d'avoir appelé [Votre nom], je ne suis pas disponible pour le moment, mais si vous laissez votre nom, votre numéro et un bref message, je reviendrai avant que vous puissiez dire "Bazinga !"

12. Hé, c'est [Votre nom], je suis actuellement loin de mon téléphone, mais si vous laissez un message, je vous répondrai plus vite qu'un Jedi ne peut dégainer son sabre laser.

13. Ici [votre nom], je ne peux pas prendre votre appel pour le moment, mais si vous laissez un message, j'essaierai de vous rappeler avant de manger tous les beignets du bureau.

Exemples d'accueil de messagerie vocale professionnelle

Les messages d'accueil professionnels de la messagerie vocale peuvent faire toute la différence lorsqu'il s'agit de faire bonne impression sur les clients et autres contacts. Voici quatre exemples adaptés à une utilisation professionnelle que vous pouvez personnaliser selon vos propres besoins :

14. Bienvenue chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes actuellement indisponibles mais si vous nous laissez un message nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

15. Vous avez atteint [nom de l'entreprise]. Veuillez laisser un message et un membre de notre équipe vous contactera sous peu.

16. Bonjour ! Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise], veuillez laisser vos coordonnées et nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

17. Bonjour, c'est [nom de l'entreprise]. Nous ne sommes pas disponibles pour le moment, alors n'hésitez pas à nous laisser un message vocal et nous vous répondrons bientôt !

Exemples de messages vocaux de vacances

À l'approche de chaque grande fête, les propriétaires d'entreprise doivent disposer d'un message d'accueil approprié qui reflète la saison. Voici quatre exemples de messages vocaux de vacances personnalisables qui sont parfaits pour les gens d'affaires :

18. Je vous souhaite une [insérer les vacances] pleine de joie, de paix et d'amour. Je suis [nom], veuillez me laisser un message et je vous répondrai dans les plus brefs délais.

19. Passez de merveilleuses [vacances]. Vous avez joint [nom] ici, veuillez me laisser un message et je ne manquerai pas de vous rappeler.

20. De ma [famille/équipe] à la vôtre – Joyeuses [vacances]. Veuillez me laisser un message après le bip et je vous rappellerai sous peu.

21. Meilleurs vœux pour de joyeuses [vacances] ! Je suis [nom], n'hésitez pas à laisser votre message après la tonalité et je vous répondrai bientôt !

Exemples de messages vocaux de vacances

Que vous partiez en vacances pour quelques jours ou pour des vacances prolongées, il est essentiel d'avoir le bon message. Voici 4 exemples de messages d'accueil de vacances que vos clients ou clients vont adorer. Assurez-vous de personnaliser chacun avec vos propres détails pour le rendre personnel.

22. Salut ! Je suis [insérer le nom] et je suis actuellement absent de mon bureau pour des vacances bien méritées jusqu'au [date]. Pour recevoir de l'aide plus rapidement, veuillez contacter [nom/département] au [numéro de téléphone]. Merci, j'ai hâte de parler avec vous à mon retour!

23. Bonjour ! Vous avez joint [insérer le nom], je suis actuellement absent du bureau et profite d'un certain temps libre, mais je promets de répondre dès que je serai de retour au bureau. Si vous souhaitez une assistance immédiate, veuillez appeler [nom/département] au [numéro de téléphone]. Passe une bonne journée!

24. Bonjour, je suis [insérer le nom], je prends un peu de temps bien mérité et je ne pourrai pas répondre avant le [date]. Veuillez me laisser un court message et je vous répondrai bientôt. Pour un service plus rapide, n'hésitez pas à appeler [nom/département] au [numéro de téléphone]. Acclamations!

25. Salutations, ce n'est malheureusement pas [insérer le nom], je pars en vacances jusqu'à après [date]. Pour toute question urgente, veuillez contacter [nom/département] au [insérer l'adresse e-mail/le numéro de téléphone]. Sinon, laissez-moi un message et je vous répondrai au retour de ma pause. Merci de votre compréhension!

Comment enregistrer un message d'accueil de messagerie vocale

Les messages d'accueil de la messagerie vocale professionnelle doivent être professionnels, organisés et amicaux. Voici un guide étape par étape sur la façon d'enregistrer un message d'accueil de messagerie vocale qui garantira que vos appelants obtiennent la bonne impression.

Étape 1 : Préparez votre scénario

Avant de décrocher le téléphone et d'enregistrer votre messagerie vocale, assurez-vous d'avoir préparé un plan de ce que vous comptez dire. Cela permet de s'assurer que vous le gardez concis et clair, sans manquer aucune information importante. Le script doit inclure votre nom, une présentation de vous-même/de votre entreprise et toutes les coordonnées nécessaires.

Étape 2 : Trouvez un endroit calme

Il est important de trouver un endroit calme où vous ne serez pas dérangé pendant le processus d'enregistrement. Le bruit de fond empêche les gens d'entendre correctement le message et peut nuire à l'impression générale qu'ils ont de votre marque ou de votre entreprise.

Étape 3 : Enregistrez le message

Une fois que vous êtes dans un environnement calme avec votre script préparé, commencez à enregistrer. Assurez-vous de parler clairement et d'énoncer chaque mot correctement afin que les gens puissent comprendre facilement ce que vous dites. Prenez également votre temps pour lire le script. Ne vous précipitez pas, car cela pourrait également laisser les gens confus.

Étape 4 : Écoutez et réessayez si nécessaire

Après avoir terminé l'enregistrement, écoutez pour vous assurer que tout semble clair et qu'il n'y a pas de mots mal prononcés ou de marmonnements entre les phrases. S'il y a quelque chose qui ne va pas avec le message, réessayez jusqu'à ce que tout soit parfait avant d'envoyer votre message d'accueil dans le monde.

Voici un tableau de comparaison pour représenter visuellement les étapes décrites. Vous pouvez l'utiliser pour une référence facile :

Marcher Description
1. Préparez votre scénario Commencez par écrire un aperçu de ce que vous avez l'intention de dire dans votre messagerie vocale. Cela aide à maintenir la clarté et la concision, en veillant à ce qu'aucun détail vital ne soit omis. Votre script doit inclure votre nom, une brève présentation de vous-même ou de votre entreprise et toutes les informations de contact nécessaires.
2. Trouvez un endroit calme Choisissez un endroit calme pour enregistrer le message d'accueil de votre messagerie vocale. Cela empêche tout bruit de fond d'interférer avec le message, aidant à maintenir une image professionnelle et une communication claire.
3. Enregistrez le message Avec votre script en main et dans un environnement calme, vous êtes prêt à enregistrer. Parlez à un rythme confortable, en vous assurant que chaque mot est clairement prononcé pour une compréhension facile. Il n'y a pas besoin de se précipiter; la clarté est cruciale.
4. Écoutez et réessayez si nécessaire Après avoir terminé l'enregistrement, passez en revue le message pour toute section peu claire ou toute erreur. Si des pièces ne sont pas conformes aux normes, n'hésitez pas à réenregistrer jusqu'à ce que vous soyez satisfait du produit final. L'objectif est de présenter un message d'accueil clair et professionnel.

Conseils pour créer un message d'accueil fantastique

La création d'un message d'accueil professionnel et convivial peut laisser une impression durable sur vos appelants.

Suivez ces cinq conseils pour créer le message d'accueil parfait pour vous assurer de faire bonne impression :

  • Commencez fort – Assurez-vous de commencer votre messagerie vocale en vous présentant clairement, afin que vos appelants sachent qui parle. Vous pouvez également ajouter un peu d'humour si vous souhaitez rendre votre messagerie vocale plus agréable et invitante. Cela peut aider vos appelants à se sentir plus à l'aise et disposés à laisser un message.
  • Soyez bref – Assurez-vous que votre message d'accueil n'est pas trop long. Une bonne règle de base est de le garder autour de 10 secondes ou moins. En étant bref, vous donnez plus de temps à vos appelants pour laisser leurs messages. Assurez-vous également d'inclure toutes les informations de contact pertinentes dans votre message d'accueil afin qu'ils aient plusieurs façons de vous contacter.
  • Donnez le ton – Assurez-vous d'avoir l'air confiant et professionnel lors de l'enregistrement de votre message d'accueil. Votre voix doit être claire et amicale, ce qui peut contribuer grandement à faire en sorte que vos interlocuteurs aient une impression positive de vous.
  • Étiquette téléphonique - Terminez toujours votre message d'accueil en le remerciant d'avoir appelé et n'oubliez pas d'utiliser son nom si possible. Vous voudrez également être poli et leur demander de laisser un message à la fin, en veillant à ce que vos appelants sachent que vous leur recontacterez dès que possible.
  • Signature stratégique - Laissez-leur quelque chose de mémorable pour qu'ils repartent avec le sentiment d'avoir été entendus. Cela pourrait être quelque chose comme "Passez une merveilleuse journée" ou "Nous avons hâte d'avoir de vos nouvelles". Créer la bonne signature peut aider à faire en sorte que vos appelants se sentent valorisés et appréciés.

Ne sous-estimez pas l'impact d'un message vocal commercial

message vocal - homme de la messagerie vocale des ventes sur ordinateur

D'après les recherches de Hubspot, 80 % des appels commerciaux aboutissent à une messagerie vocale. C'est une autre raison pour laquelle il est essentiel de ne pas négliger l'opportunité de laisser un message.

De nombreux commerciaux savent exactement quoi dire lorsqu'un prospect décroche le téléphone, mais sont déconcertés lorsqu'ils sont confrontés à un message vocal. Étant donné que les numéros non reconnus sont souvent ignorés, laisser un message vocal devient votre chance en or de vous présenter et de livrer votre argumentaire.

Assurez-vous que votre message laisse un impact durable en utilisant un script de messagerie vocale bien préparé. Cela garantit que vous transmettez toutes les informations nécessaires sans submerger l'auditeur.

De plus, rappelez-vous qu'une messagerie vocale est un autre point de contact avec un client potentiel. Considérant qu'il faut généralement au moins huit interactions avant qu'un prospect consente à une réunion, il est essentiel de ne pas gâcher la chance de laisser un message vocal convaincant.

Enfin, il est crucial de noter que la fréquence des messages vocaux est en corrélation avec la probabilité d'être rappelé. Il ne s'agit pas de laisser n'importe quel message, mais celui qui résonne avec le destinataire. Avec un script robuste à portée de main, vous pouvez augmenter les chances qu'il vous rappelle de 22 %. Par conséquent, les messages vocaux sont plus que de simples messages ; ce sont des outils de communication stratégique dans votre boîte à outils de vente.

Ce qu'il est important d'inclure dans votre message vocal de vente :

  • Nom, plus votre affiliation avec l'entreprise – Indiquez clairement votre nom et votre rôle au sein de l'organisation que vous représentez. Cela permet à l'auditeur de comprendre immédiatement qui le contacte et sa pertinence, ajoutant de la crédibilité à votre message dès le départ.
  • Meilleur numéro de téléphone pour vous joindre – Assurez-vous d'indiquer clairement le numéro de téléphone ou la méthode de communication la plus fiable pour vous joindre. Assurez-vous d'articuler clairement les chiffres, et c'est généralement une bonne idée de répéter le numéro deux fois, pour donner à l'auditeur amplement l'occasion de le noter ou de le mémoriser.
  • La raison de l'appel - Identifiez le but spécifique de votre appel de manière concise, en vous assurant que votre intention est comprise. Que vous fournissiez des informations, demandiez de l'aide ou essayiez d'organiser une réunion, le fait d'être franc sur la raison pour laquelle vous tendez la main aide le destinataire à mieux répondre à votre message.
  • Avantages de retourner votre appel - Mettez en évidence les avantages que l'auditeur gagnera en retournant votre appel. Il peut s'agir d'informations précieuses, d'offres exclusives ou de la possibilité d'un partenariat bénéfique. En exprimant les avantages dès le départ, vous augmentez la probabilité que le destinataire soit obligé de répondre.
  • Action que vous souhaiteriez que le prospect entreprenne – Indiquez clairement les prochaines étapes que vous souhaiteriez que le destinataire entreprenne, telles que rappeler, envoyer un e-mail ou se rencontrer à une heure précise. Des instructions claires aident le destinataire à comprendre ce qu'on attend de lui et peuvent orienter sa réponse. N'oubliez pas de garder l'action demandée raisonnable et facile à accomplir.

L'essentiel

message vocal - homme transférant la messagerie vocale vers un e-mail

Avec un excellent message vocal, vous pouvez vous assurer que vos appelants se sentent valorisés et importants. Quel que soit votre type d'entreprise, il existe un style de message qui vous conviendra le mieux. Essayez d'expérimenter différentes idées pour trouver celle qui vous convient le mieux et transférez la messagerie vocale par e-mail pour vous assurer de ne manquer aucun message important. Et pensez à utiliser des applications de blocage d'appels comme Call Control pour vous fournir une couche supplémentaire de protection contre les appelants indésirables.

Image : Éléments Envato

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