Qu'est-ce qu'un formulaire W2 de déclaration de salaire et d'impôt ? Ce que les employeurs et les employés doivent savoir

Êtes-vous un employé qui est curieux de savoir ce qu'est un formulaire W2 Déclaration des salaires et des impôts, ou un employeur qui se demande s'il doit les fournir ? Il est essentiel que les employeurs et les employés comprennent leurs responsabilités en ce qui concerne les formulaires W2. Ce document fiscal a des implications vitales pour la déclaration de revenus et constitue un élément essentiel du paysage financier de tout travailleur. Dans cet article, nous allons parcourir tout ce que vous devez savoir sur les subtilités du formulaire W2, depuis son objectif, son contenu et ses délais de distribution. Plongeons-nous !

Qu'est-ce qu'un formulaire W2 ?

Un formulaire W2 est un formulaire fiscal de l'Internal Revenue Service (IRS) utilisé pour déclarer les salaires, traitements et autres formes de rémunération versés à un employé. Essentiellement, il s'agit d'un dossier financier complet des gains d'un employé pour l'année. L'employeur doit fournir à l'employé une copie du formulaire W2 rempli afin qu'il puisse déposer ses impôts correctement et efficacement. En plus de fournir une copie à l'employé, l'employeur est également tenu par la loi de soumettre des copies du formulaire à l'IRS et à toutes les agences fiscales de l'État concernées pour garantir la transparence et la conformité.

Qui reçoit un formulaire W-2 - Déclaration de salaire et d'impôt ?

Un formulaire W2, également connu sous le nom de déclaration de salaire et d'impôt, est envoyé à un employé qui a travaillé pour un employeur au cours de l'année d'imposition. Qu'il s'agisse d'un travail à temps partiel ou à temps plein, le formulaire est délivré par l'employeur à la fin de l'année d'imposition. Il comprend des informations détaillées sur les revenus de l'employé, les impôts retenus et toute compensation reçue, garantissant un enregistrement transparent du revenu d'un employé à des fins fiscales. C'est une exigence que tous les employés doivent recevoir une copie de ce formulaire afin de déposer leurs impôts. Les employeurs doivent soumettre une copie de ce formulaire à l'IRS et aux agences fiscales compétentes de l'État.

Vos responsabilités en tant qu'employeur

En tant qu'employeur, vous êtes tenu par la loi de fournir aux employés un formulaire W2 à la fin de l'année d'imposition. Ce formulaire, qui doit être rempli avec précision et déposé à temps, constitue une partie importante des obligations fiscales de votre entreprise. Il ne s'agit pas seulement de conformité légale ; un W2 opportun et précis aide également à maintenir une relation positive avec vos employés. Il est important que vous conserviez des registres méticuleux des salaires et des impôts des employés retenus tout au long de l'année, car ces informations seront reflétées sur le formulaire W2, et les écarts pourraient entraîner des problèmes potentiels avec l'IRS ou les agences d'État.

Comment puis-je obtenir mon W-2 ?

Beaucoup de gens ne savent pas comment obtenir leur formulaire W-2, mais c'est en fait assez simple. Voici quelques conseils pratiques pour sécuriser votre W-2 :

• Contactez votre employeur : Votre employeur est votre premier point de contact pour les formulaires W-2. Ils devraient être en mesure de vous fournir les documents nécessaires ou des instructions sur la façon d'y accéder et de les télécharger en ligne si un tel système est en place.
• Connectez-vous à votre système de paie en ligne : si vous avez accès en ligne à votre système de paie, vous pourrez peut-être télécharger une copie de votre W-2 directement à partir du site Web, ce qui rendra le processus rapide et sans papier.
• Contactez la Social Security Administration (SSA) : la SSA peut être en mesure de vous fournir une copie de votre W-2 si vous l'avez perdu ou si vous ne pouvez pas en obtenir un auprès de votre employeur. Il s'agit d'une option de sauvegarde utile si vous vous trouvez dans une impasse.
• Demander une copie à l'IRS : Si vous ne parvenez pas à recevoir une copie de votre employeur, vous pouvez demander un remplacement gratuit à l'IRS en remplissant le formulaire 4506-T. C'est une bonne alternative si les autres méthodes s'avèrent infructueuses.
• Utiliser des services tiers : Il existe divers services tiers qui peuvent vous aider à récupérer des copies de votre formulaire W-2 si toutes les autres méthodes ont échoué. Ces entreprises facturent généralement des frais pour ce service, il est donc conseillé de faire les recherches appropriées au préalable pour vous assurer de prendre une décision éclairée.

Quand les W-2 sont-ils dus en 2023 ?

Les formulaires W-2 pour l'année d'imposition 2022 sont dus au plus tard le 31 janvier 2023. Les employeurs sont tenus de délivrer des formulaires W-2 à la fin de l'année civile et doivent être envoyés avant le dernier jour de février. Il s'agit d'un délai crucial, et le manquer peut entraîner des sanctions. Il est important que les employeurs s'assurent que tous les employés reçoivent leur W-2 en temps opportun, ce qui leur permet de préparer leurs impôts avec précision et efficacité.

Quelles informations le formulaire W-2 : déclaration de salaire et d'impôt contient-il ?

Un formulaire W-2 de déclaration de salaire et d'impôt fournit un aperçu complet des données financières d'un employé pour l'année. Ce document agit comme une source unique d'informations vitales pour la déclaration de revenus. Voici une liste des détails inclus dans le formulaire W-2 :

• Nom, adresse et numéro de sécurité sociale de l'employé
• Nom, adresse et numéro d'identification de l'employeur (EIN) de l'employeur
• Total des revenus, salaires et pourboires
• Montant de l'impôt fédéral sur le revenu retenu
• Le montant des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie retenues
• Taxes nationales, locales et/ou municipales retenues
• Tout autre revenu imposable ou déductions déclarés à l'IRS

Comment déposer le formulaire W-2

Voyons comment remplir le formulaire W-2 case par case ci-dessous…

Boîtes AF

La case A est pour le SSN de l'employé. Ce numéro est un élément essentiel d'identification personnelle à des fins fiscales. Les cases B, C et D sont pour l'EIN, l'adresse de l'employeur et le numéro de contrôle. Ces détails fournissent des informations importantes sur l'employeur. Les cases E et F sont pour le nom et l'adresse de l'employé, un autre aspect essentiel de l'identification personnelle pour les dossiers fiscaux.

Encadré 1 – Salaires, pourboires, autres rémunérations

Cette section contient le total des salaires imposables, des pourboires et des autres rémunérations de votre employé. Il comprend toutes les formes de revenus imposables.

Encadré 2 – Retenue d'impôt fédéral sur le revenu

C'est là que la somme totale de l'impôt fédéral sur le revenu prélevé sur le salaire de l'employé tout au long de l'année est indiquée. Ce chiffre représente les contributions fiscales fédérales prépayées de l'employé.

Encadrés 3 et 4

Le salaire brut de votre employé et les cotisations de sécurité sociale retenues sur son salaire sont indiqués dans ces cases. Cela indique quelle part de leurs revenus a été soumise aux cotisations de sécurité sociale.

Encadré 5 – Salaires et pourboires de Medicare

Cette case indique le montant des salaires et des pourboires soumis aux taxes de l'assurance-maladie. Il s'agit d'un détail important car il a un impact direct sur les futures prestations d'assurance-maladie de votre employé.

Encadré 6 – Impôt Medicare retenu

Cette section contient le montant total des taxes Medicare retenues sur le chèque de paie de l'employé. Comme les cotisations de sécurité sociale, ces cotisations influencent les prestations d'assurance-maladie de l'employé.

Encadré 7 – Conseils de sécurité sociale

S'il y a lieu, cette case contient le montant total des pourboires qui vous ont été déclarés par votre employé. Ces pourboires sont considérés comme des revenus d'activité pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.

Encadré 8 – Pourboires attribués

Cette case saisit le montant des pourboires attribués à votre employé, en fonction du revenu de pourboire déclaré. Il aide à fournir une image plus précise des gains totaux de l'employé.

Encadré 9

Cette case n'est plus utilisée et doit rester vide.

Encadré 10 – Prestations pour personnes à charge

Cette section indique le montant des prestations pour personnes à charge fournies par votre entreprise. Il peut s'agir de services de garde d'enfants financés par l'employeur ou de services de garde d'adultes dépendants.

Encadré 11 – Régimes non qualifiés

Cette section comprend le montant de la rémunération différée non qualifiée versée à l'employé. Il couvre tous les paiements qui ne font pas partie d'un régime de rémunération différée fiscalement admissible.

Encadré 12

Cet encadré regroupe différents types de rémunérations et avantages différés. Les plans 401(k) sont Ce processus peut différer selon le logiciel.

Encadré 13

Dans la case 13, il y a trois cases à cocher. L'employeur doit indiquer si l'une de ces conditions s'applique :

• Employé statutaire : il s'agit des employés qui, malgré le fait qu'ils gagnent un salaire, sont traités comme des travailleurs indépendants en ce qui concerne les impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie). L'IRS a des directives spécifiques sur qui se qualifie en tant qu'employé statutaire.
• Régime de retraite : Cette case doit être cochée si l'employé a participé au régime de retraite de votre entreprise au cours de l'année d'imposition. Cela pourrait affecter la capacité de l'employé à déduire les cotisations à un IRA traditionnel.
• Indemnité de maladie d'un tiers : cette case doit être cochée si un tiers, comme une compagnie d'assurance, a versé des indemnités de maladie à votre employé.

Case 14 – Autre

Dans la case 14, les employeurs ont la liberté de déclarer toute information fiscale supplémentaire qui ne rentre pas dans les cases standard. Cela peut inclure des éléments tels que les cotisations syndicales, la couverture maladie parrainée par l'employeur ou les cotisations après impôt à un régime de retraite.

Cases 15 à 20

Ces cases concernent les taxes nationales et locales. Ils comprennent l'État de l'employeur et le numéro d'identification fiscale de l'État, les salaires de l'État de l'employé, les pourboires, etc., l'impôt sur le revenu de l'État, le nom de la localité, les salaires locaux, les pourboires, etc. et l'impôt sur le revenu local. Tous les employés n'auront pas d'entrées dans ces cases, mais le cas échéant, l'employeur doit rapporter ces informations avec précision.

Que faire si vous n'avez pas reçu votre formulaire IRS W2 ?

Si fin février vous n'avez pas reçu votre formulaire W-2 de votre employeur (ou ancien employeur), vous devez d'abord le contacter pour savoir si et quand le W-2 a été envoyé. S'il a été envoyé par la poste, il se peut qu'il ait été retourné à votre employeur en raison d'une adresse erronée. Après avoir contacté votre employeur, si vous ne recevez pas votre W-2, vous pouvez appeler l'IRS pour obtenir de l'aide au 800-829-1040.

Types de formulaire IRS W

Il existe plusieurs types de formulaires W délivrés par l'IRS, en voici quelques-uns :

Que faire si vous trouvez une erreur sur votre W-2

Si vous trouvez une erreur sur votre W-2, vous devez immédiatement en informer votre employeur et demander un W-2 corrigé. Votre employeur émettra un W-2c, un W-2 corrigé. Ne modifiez jamais vous-même le W-2 d'origine.

Comment attacher votre W2

Joindre votre W-2 à votre déclaration de revenus est un processus simple. Voici exactement comment procéder :

1. Rassemblez les documents. Rassemblez votre W-2 et tout autre document que vous joindrez à votre déclaration de revenus.
2. Scannez ou photocopiez. Numérisez les documents ou faites des copies s'il s'agit de formulaires papier.
3. Créer un dossier électronique. Créez un dossier sur votre ordinateur dans lequel vous stockerez les documents.
4. Télécharger des documents. Téléchargez vos formulaires numérisés/photocopiés dans le dossier électronique.
5. Joignez les documents au retour. Utilisez le logiciel que vous utilisez pour déposer vos impôts pour joindre les documents à la déclaration.

Conseils sur le formulaire W2

La déclaration de revenus peut être une tâche ardue pour de nombreuses personnes. Voici quelques conseils pour vous assurer que vous déposez votre W-2 correctement et à temps :

• Vérifiez soigneusement vos informations . Assurez-vous que toutes vos informations sont exactes et à jour.
• Vérifiez l'exactitude. Lisez attentivement le formulaire avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs.
• Envoyez-le à temps. Assurez-vous de déposer votre W-2 avant la date d'échéance afin de ne pas encourir de frais de retard.
• Consultez un fiscaliste. En cas de doute, contactez un fiscaliste qualifié pour plus de conseils et d'assistance sur les déductions fiscales et le dépôt de votre W-2.
• Paiements d'impôts estimés. Si vous ne recevez pas de salaire ou de salaire, vous devrez peut-être effectuer des paiements d'impôt estimés tout au long de l'année.

Derniers mots

Comprendre le formulaire W-2 et ses implications pour les employés et les employeurs est crucial. Il s'agit d'un élément essentiel du processus de déclaration de revenus et peut jouer un rôle important dans la détermination du montant d'impôt sur le revenu qu'un particulier doit payer. Ce formulaire fournit également des informations précieuses aux employeurs, les aidant à suivre les montants qu'ils ont payés en salaires et en impôts tout au long de l'année.

Assurez-vous de tenir des registres précis, de les déposer à temps et de comprendre vos responsabilités, que vous soyez un employé ou un employeur. Cela peut vous aider à éviter tout problème ou pénalité potentiel sur toute la ligne.

Il est également important de trouver le meilleur logiciel d'impôt pour les travailleurs indépendants et les propriétaires de petites entreprises, car cela peut rendre le processus de déclaration plus facile et plus efficace.

Quelle est la différence entre un 1099 et un W-2 ?

Un formulaire 1099 sert à déclarer les revenus non salariés, tels que le travail indépendant ou sous contrat, tandis qu'un formulaire W-2 est utilisé pour déclarer les salaires, traitements et autres types de rémunération des employés.

Les employeurs sont également tenus de retenir des impôts sur les revenus des employés déclarés sur les formulaires W-2, tandis que les règles 1099 exigent que les entrepreneurs indépendants soient responsables du paiement de leurs propres impôts sur les revenus déclarés sur les formulaires 1099.

Quelle est la différence entre un formulaire W-4 et un formulaire W-2 ?

Un formulaire W-4, également connu sous le nom de certificat d'allocation de retenue de l'employé, est rempli par les employés pour informer les employeurs du montant d'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur leurs chèques de paie. L'employé peut modifier ce formulaire chaque fois que sa situation personnelle ou financière change. En revanche, un formulaire W-2 est un rapport annuel généré par les employeurs qui détaille le revenu total qu'un employé a gagné et le montant des impôts fédéraux, étatiques et autres retenus sur son salaire tout au long de l'année. Ainsi, le formulaire W-4 est utilisé pour anticiper les obligations fiscales, tandis que le formulaire W-2 reflète ce qui a été réellement gagné et retenu.

Qu'est-ce que "Café 125" sur un formulaire fiscal W-2 ?

"Cafe 125" sur un formulaire fiscal W-2 fait référence à la section 125 du code IRS. Cette section concerne les cotisations avant impôt que les employés versent à un plan de cafétéria, qui comprend des avantages tels que les primes d'assurance maladie, dentaire et vision. Ces cotisations sont versées avec des dollars avant impôts et ne sont donc pas assujetties à la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, aux taxes de sécurité sociale ou aux taxes d'assurance-maladie. La notation "Café 125" sur le formulaire W-2 est un indicateur de ces cotisations versées par l'employé tout au long de l'année d'imposition.

Qu'est-ce que le formulaire W-2G ?

Le formulaire W-2G, également appelé certains gains de jeu, est un formulaire fiscal utilisé pour déclarer les revenus tirés de types spécifiques d'activités de jeu. Ces activités comprennent des loteries, des tirages au sort et d'autres entreprises de paris qui respectent des seuils de paiement spécifiques. Les payeurs de ces gains sont tenus de délivrer un formulaire W-2G au destinataire si les gains dépassent certaines valeurs, qui varient selon le type de jeu, et sont soumis à une retenue d'impôt fédéral sur le revenu.

Combien d'argent devez-vous gagner pour obtenir un W-2 ?

En général, les employeurs sont tenus de fournir un formulaire W-2 à tout employé qui a gagné au moins 600 $ en salaires, pourboires ou autres rémunérations au cours de l'année. Cette règle s'applique également si l'employé avait un montant d'impôt retenu, quel que soit son revenu total. Cependant, il est important de noter que même si vous avez gagné moins de 600 $, vous êtes toujours responsable de déclarer tous vos revenus à l'IRS.

Que dois-je faire si j'ai perdu mon W-2 ?

Si vous avez perdu votre formulaire W-2, vous devez rapidement contacter votre employeur et demander un duplicata. Les employeurs sont légalement tenus de fournir un remplaçant sur demande. Si votre employeur ne fournit pas de remplacement, vous pouvez contacter l'IRS, qui peut obliger votre employeur à en délivrer un nouveau. L'IRS peut également vous fournir un formulaire de remplacement W-2 à utiliser si votre employeur ne fournit pas un remplacement en temps opportun.

À quelle date les W-2 doivent-ils être envoyés aux employés ?

L'IRS exige que les employeurs distribuent les formulaires W-2 à leurs employés au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition. Cela donne aux employés suffisamment de temps pour produire leur déclaration de revenus avant la date limite du 15 avril. Si les employeurs ne respectent pas ce délai, ils s'exposent à des sanctions. Par conséquent, les employés doivent contacter directement leur employeur s'ils n'ont pas reçu leur W-2 début février.

Que dois-je faire si la copie d'un employé du W-2 est retournée comme non livrable ?

Si la copie d'un employé du formulaire W-2 est retournée comme non livrable, il est de la responsabilité de l'employeur de faire un effort raisonnable pour obtenir une adresse postale corrigée. L'employeur doit alors renvoyer le formulaire W-2 à la nouvelle adresse. Si l'employeur ne peut pas obtenir une adresse corrigée, il doit stocker en toute sécurité le W-2 non livrable et le fournir à l'employé sur demande, en personne ou par e-mail.

Les employeurs peuvent-ils fournir des W-2 aux employés par voie électronique ?

Oui, les employeurs sont autorisés à fournir des formulaires W-2 à leurs employés par voie électronique. Cependant, l'employeur doit d'abord obtenir le consentement écrit de l'employé pour recevoir le W-2 sous forme électronique. Ce consentement peut être donné par voie électronique et, une fois donné, il est effectif pour toutes les années à venir, à moins que l'employé ne le révoque.

Un employé peut-il recevoir plus d'un W-2 ?

Oui, un employé peut recevoir plusieurs formulaires W-2 s'il a travaillé pour plus d'un employeur au cours de l'année d'imposition. Ils peuvent également recevoir un formulaire W-2 corrigé si leur employeur a fait une erreur sur le formulaire original, entraînant la nécessité de modifier et de rééditer le formulaire. Chaque formulaire W-2 représente les revenus et les impôts retenus par un employeur distinct.

Quelles sont les pénalités pour la soumission tardive des W-2 ?

Les pénalités pour la soumission tardive des formulaires W-2 sont basées sur le moment où vous déposez les informations correctes auprès de l'IRS. La pénalité est de 50 $ par formulaire si vous produisez dans les 30 jours suivant la date d'échéance, augmentant à 110 $ par formulaire si vous le déposez entre 31 jours après la date d'échéance et le 1er août. Après le 1er août ou si vous ne produisez pas du tout, la pénalité peut aller jusqu'à 270 $ par formulaire. En cas de non-respect intentionnel, la pénalité est d'au moins 550 $ par formulaire, sans limite maximale.

Un employeur peut-il facturer un W-2 de remplacement ?

Oui, les employeurs sont autorisés à facturer des frais raisonnables pour l'émission d'un formulaire W-2 de remplacement. Ces frais sont généralement équivalents au coût réel encouru par l'employeur pour le traitement et la génération du formulaire de remplacement, y compris les dépenses liées à la recherche, à la récupération des données et à la préparation des documents. Cependant, il convient de noter que de nombreux employeurs offrent ce service gratuitement par courtoisie à leurs employés.

Image : Éléments Envato