Qu'est-ce qu'un formulaire W9 et comment est-il utilisé ?

La saison des impôts approche à grands pas ! Êtes-vous prêt pour cela? Lors de la déclaration des impôts ou de la gestion de la paie, il est essentiel de comprendre et d'utiliser les bons formulaires. Une forme, en particulier, est relativement courante, mais souvent mal comprise. Cet article explique ce qu'est un formulaire W9, qui doit en remplir un et pourquoi il est important pour les entreprises et les particuliers. Lisez la suite pour en savoir plus sur cet important document !

Qu'est-ce qu'un formulaire W9 ?

Un formulaire W-9 est un document IRS utilisé pour collecter des informations auprès de particuliers ou d'entreprises. Cela inclut leur nom, leur adresse, leur numéro d'identification d'employeur (EIN) et d'autres informations vitales. Ces informations sont utilisées lors de la déclaration des impôts ou de la préparation des documents de paie. Il est important de fournir des informations exactes sur le formulaire afin d'assurer une déclaration de revenus appropriée tout au long de l'année. Le formulaire permet à tout paiement effectué à une entreprise d'être signalé aux agences fédérales, étatiques et locales appropriées à temps.

Qui doit remplir le formulaire W-9 - Demande de numéro d'identification fiscale et formulaire de certification

Tout fournisseur, entrepreneur ou propriétaire de petite entreprise qui reçoit des paiements d'une entreprise doit remplir le formulaire W-9. Ce formulaire doit être rempli afin de recevoir le paiement des entreprises avec lesquelles vous faites affaire. De plus, tous les particuliers qui demandent des avantages en vertu d'une convention fiscale dans leur déclaration de revenus doivent également remplir ce formulaire.

• Entrepreneurs indépendants fournissant des services aux entreprises. Les entrepreneurs indépendants sont des travailleurs indépendants qui ne sont pas employés par une entreprise mais qui fournissent à la place des services indépendants ou contractuels aux entreprises.
• Paiements provenant de diverses sources de revenus. Les personnes qui reçoivent de l'argent et des paiements provenant de transactions immobilières, d'annulations de dettes, de dividendes, d'intérêts hypothécaires et d'autres sources de revenus telles que des redevances doivent fournir un W9 au payeur.
• Salariés d'une entreprise. Si l'entreprise ne retient pas d'impôt sur son revenu, un employé devra remplir un formulaire W9. Cela permet au payeur de savoir combien d'impôts doivent être payés.
• Conseillers en placement et institutions financières. Les conseillers en placement et les institutions financières telles que les banques et les coopératives de crédit doivent fournir un formulaire W9 à chaque client afin de déclarer correctement tout revenu reçu.
• Sociétés à responsabilité limitée. Toutes les LLC doivent remplir un formulaire W9 pour leurs propriétaires afin de déclarer tout revenu reçu. Cela garantit que les impôts appropriés sont payés.
• Successions ou fiducies. Si une personne a reçu des fonds d'une succession ou d'une fiducie, elle devra déclarer ces fonds via un formulaire fiscal W9. Bien qu'une fiducie ou une succession n'ait pas à émettre de paiement, tout paiement effectué doit être déclaré.

Comment remplir un formulaire fiscal W9

Lorsque vous remplissez un formulaire fiscal W9, il est important de porter une attention particulière à toutes les informations demandées. Des informations incorrectes pourraient retarder votre déclaration de revenus. Vous trouverez ci-dessous les éléments que vous devrez remplir pour remplir le formulaire :

Téléchargez le formulaire fiscal W9 ici

votre nom

Entrez votre nom légal complet dans la case appropriée, comme indiqué sur vos déclarations de revenus. Si vous êtes une LLC, entrez plutôt le nom de la LLC pour vous assurer du respect des lois fiscales. Assurez-vous que tous les noms sont orthographiés correctement et avec précision.

Nom de l'entreprise

Le nom de l'entreprise doit être inclus s'il diffère de votre nom légal indiqué sur la première ligne. Si c'est la même chose, vous pouvez le laisser vide.

Classification fiscale fédérale

Dans cette section, vous devrez cocher la case avec la classification fiscale correcte pour la personne indiquée dans la section nom de votre formulaire. Les options de classification incluent Individuel/propriétaire unique ou LLC à membre unique, C Corporation, S Corporation, Partenariat, Fiducie/succession, Société à responsabilité limitée et Autres.

Codes d'exemption

Ici, vous entrerez les codes pour toutes les exemptions que vous réclamerez. Ces codes ne s'appliquent qu'à certaines entités et non à des individus. Un code de bénéficiaire exonéré peut être saisi ici si le bénéficiaire est exonéré des retenues d'impôt.

Adresse

Entrez ici l'adresse postale de votre entreprise, y compris tout numéro de bureau applicable pour vous assurer que les documents fiscaux sont envoyés au bon endroit. Assurez-vous que ces informations sont à jour, car elles seront utilisées pour la déclaration fiscale. Se tromper pourrait vous causer des problèmes plus tard.

Indiquez le(s) numéro(s) de compte

Cette étape est facultative et vous permet de répertorier les numéros de compte associés à tous les paiements que vous prévoyez de recevoir, par exemple d'un fournisseur. Ceci est utile à des fins de suivi et peut faciliter la déclaration des impôts.

Numéro d'identification fiscale correct (TIN)

Vous devrez saisir l'EIN, le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification fiscale individuel de votre entreprise dans cette section. Le TIN doit correspondre au nom indiqué dans la case 1 afin de s'assurer qu'il n'y a aucun problème à recevoir votre remboursement.

Signature et date

Enfin, n'oubliez pas de signer et de dater votre formulaire. Lorsque vous signez ce document, vous certifiez sous peine de parjure, que vous avez fourni des informations correctes et que vous êtes le contribuable indiqué dans la première case. Assurez-vous de relire votre formulaire pour en vérifier l'exactitude avant de le soumettre.

Quand devriez-vous demander un W-9 ?

Les entreprises doivent demander un formulaire W-9 à toute partie avec laquelle elles s'engagent dans une transaction commerciale, en particulier lorsque ces transactions impliquent des paiements pour des services rendus. Plus précisément, les entreprises doivent demander un formulaire W-9 auprès de :

• Entrepreneurs indépendants : Si vous payez un entrepreneur indépendant de 600 $ ou plus au cours d'une année civile, vous devrez lui délivrer un formulaire 1099-NEC à la fin de l'année. Pour remplir le 1099-NEC, vous aurez besoin des informations fournies sur le W-9.
• Indépendants : Semblable aux entrepreneurs indépendants, si vous payez un indépendant de 600 $ ou plus dans un délai d'un an, vous devrez collecter un W-9 auprès d'eux pour vous préparer à la saison des impôts.
• Fournisseurs : Si vous faites affaire avec d'autres entreprises ou individus fournissant des biens ou des services, il est recommandé de collecter un W-9. Ces informations peuvent être nécessaires pour les déclarations fiscales futures.
• Cabinets d'avocats : Dans certaines circonstances, même les paiements aux cabinets d'avocats doivent être déclarés. Ainsi, vous devrez peut-être leur demander un formulaire W-9.
• Propriétaires : si une entreprise déduit un loyer en tant que dépense d'entreprise, elle devra peut-être envoyer un formulaire 1099 au propriétaire. Un formulaire W-9 fournira les informations nécessaires pour ce faire.
• Petites entreprises : Si vous faites affaire avec une petite entreprise, il est sage d'avoir un formulaire W-9 rempli dans son dossier. Ceci est important pour la tenue des dossiers de votre entreprise et pourrait être requis pour la déclaration de revenus.
• Particuliers réclamant des avantages en vertu d'une convention fiscale : ces personnes devront remplir un formulaire W-9 pour fournir les informations nécessaires à l'IRS.

En collectant les formulaires W-9, vous vous assurez que vous disposez des informations nécessaires pour vous conformer aux obligations de déclaration fiscale, atténuant ainsi tout problème potentiel lié à la fiscalité. Conservez toujours ces informations en toute sécurité, car elles contiennent des détails sensibles.

Sanctions pour non-conformité du formulaire W-9

Le non-respect du formulaire fiscal W9 peut avoir des conséquences importantes tant pour les particuliers que pour les entreprises. Il est impératif que toutes les entités concernées remplissent ce formulaire de manière précise et approfondie pour éviter les pièges potentiels. Certaines des répercussions du non-respect de ce mandat comprennent :

• Amendes et pénalités : L'Internal Revenue Service (IRS) peut imposer des amendes aux entreprises qui ne récupèrent pas les formulaires W9 auprès des entités qu'elles paient. À la date limite de mes connaissances en 2021, la pénalité pour ne pas obtenir un W9 et ne pas retenir de sauvegarde lorsque cela est nécessaire peut atteindre 530 $ par incident. L'IRS peut également imposer des sanctions si les informations fournies sur le formulaire sont inexactes ou incomplètes.
• Retards de paiement : Si vous ne fournissez pas un formulaire W9 dûment rempli à une entreprise avec laquelle vous travaillez, elle peut retarder ou retenir le paiement. En effet, ils ont besoin des informations sur le W9 pour déclarer avec précision les paiements qu'ils vous versent.
• Retenue de secours : Si un payeur ne reçoit pas un formulaire W9 correctement rempli d'un bénéficiaire, le payeur peut être tenu de retenir une partie des paiements effectués au bénéficiaire, ce que l'on appelle la « retenue de secours ». A partir de 2021, le taux de prélèvement de secours est de 24%.
• Déclaration erronée d'impôt : Si le TIN ou d'autres informations cruciales sont inexactes sur le W9, les paiements pourraient être mal déclarés à l'IRS. Cela peut entraîner des complications fiscales pour le bénéficiaire et le payeur, y compris des audits potentiels.
• Conséquences juridiques : Outre les amendes et pénalités, le non-respect des lois fiscales peut avoir d'autres répercussions juridiques. Cela peut inclure des poursuites civiles ou pénales potentielles, selon l'ampleur et la nature de la non-conformité.

Compte tenu de ces conséquences potentielles, il est essentiel de s'assurer qu'un formulaire W9 est rempli correctement et rapidement lorsqu'il est demandé. Vérifiez toujours les informations fournies et consultez un fiscaliste si vous avez des doutes ou des questions.

Conseils sur le formulaire IRS W-9

Il est important de remplir votre formulaire IRS W-9 de manière précise et complète. Voici quelques conseils qui vous aideront à remplir les informations nécessaires.

• Relisez attentivement et soigneusement les instructions. Cela garantira que vous comprenez toutes les informations requises sur le formulaire.
• Assurez-vous d'utiliser la dernière version du formulaire. L'IRS met fréquemment à jour le formulaire, alors assurez-vous d'utiliser la version la plus récente.
• Assurez-vous d'inclure toutes les informations requises, y compris votre nom, votre adresse et votre numéro d'identification fiscale.
• Si vous demandez des avantages en vertu d'une convention fiscale ou une retenue à la source, assurez-vous de soumettre un formulaire W-9 dûment rempli avec votre déclaration de revenus.
• Vérifiez toutes les informations que vous fournissez afin de réduire les risques d'erreurs.
• Pour vous faciliter la vie, assurez-vous de rechercher et d'utiliser le meilleur logiciel d'impôt pour les travailleurs indépendants.
• Enfin, conservez une copie de votre W-9 rempli pour vos dossiers. Vous ne savez jamais quand vous pourriez en avoir besoin.

Comment un formulaire W9 se compare-t-il aux autres types de formulaires ?

Comparé à d'autres types de formulaires fiscaux, le formulaire W9 est unique en ce sens qu'il est utilisé uniquement à des fins de déclaration. Il n'exige pas que les revenus soient déclarés; au lieu de cela, il fournit à l'IRS des informations sur qui a reçu des paiements et combien a été payé.

Bien que les informations recueillies sur ce formulaire puissent être utilisées à d'autres fins fiscales, le W9 lui-même n'est pas utilisé pour produire des déclarations de revenus ou calculer la dette fiscale.

Formulaire W9 contre formulaire W4

Contrairement au formulaire W4, qui est utilisé pour calculer la retenue d'impôt pour les particuliers, le formulaire W9 est strictement à des fins de déclaration.

Alors que les deux formulaires nécessitent des informations sur le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale d'un individu, le formulaire W9 est généralement utilisé par les entreprises pour déclarer les paiements à d'autres entreprises, tandis que le formulaire W4 est utilisé par les particuliers pour déclarer leur revenu et leur statut de retenue à la source.

D'autres différences clés entre les formulaires W9 et W4 incluent le fait que le formulaire W9 n'est généralement rempli que par des entreprises, tandis que le formulaire W4 peut être rempli à la fois par des particuliers et des entreprises.

Formulaire IRS W9 contre formulaire IRS W2

La différence entre le formulaire IRS W-9 et le formulaire IRS W2 est que le formulaire W2 est utilisé pour déclarer les salaires et les retenues d'impôt pour les employés, tandis que le formulaire W9 est utilisé pour déclarer les paiements effectués par les entreprises à d'autres entreprises ou particuliers.

Une autre différence est le fait que le formulaire W2 doit être envoyé à l'IRS par un employeur, tandis que le formulaire W9 est généralement rempli et envoyé directement à un bénéficiaire par le payeur.

De plus, le formulaire W2 comprend également des informations sur le statut de retenue d'impôt et le numéro de sécurité sociale d'un employé, tandis que le formulaire W9 recueille simplement des informations de paiement de base.

Dans l'ensemble, les formulaires W9 et W2 sont tous deux importants pour garantir la conformité fiscale et déclarer les paiements effectués tout au long de l'année.

Formulaire 1099 contre formulaire W-9

La principale différence entre le formulaire 1099 et le formulaire W9 est que le formulaire 1099 est utilisé pour déclarer les paiements effectués uniquement à un entrepreneur indépendant.

Les deux formulaires nécessitent certaines des mêmes informations de base, mais le formulaire 1099 nécessite des rapports plus détaillés. Assurez-vous de connaître les règles 1099 pour les employeurs.

À quelle fréquence le W-9 doit-il être obtenu ?

Le formulaire W-9 doit être obtenu chaque année, ou dans le cas d'une nouvelle entreprise ou d'un nouvel employé, chaque fois que leurs informations changent. Il est important de conserver un dossier à jour et précis de ces informations afin d'assurer une déclaration et une déclaration de revenus appropriées tout au long de l'année. Quelle que soit la fréquence, il est recommandé d'obtenir un nouveau W-9 de vos bénéficiaires sur une base annuelle, afin de vous assurer que toute modification de leurs informations ou de leur statut fiscal est reflétée avec précision. C'est simple et cela peut vous faire économiser beaucoup de temps et de tracas.

Dois-je déclarer mon W9 à l'IRS ?

Non, vous n'avez pas besoin de déclarer votre W-9 directement à l'IRS. Cependant, c'est toujours une bonne idée de conserver une copie de votre W-9 rempli pour vos dossiers au cas où vous auriez besoin de vous référer aux informations plus tard. Si vous ne savez pas comment déclarer correctement vos impôts, vous pouvez obtenir des conseils fiscaux gratuits auprès du service client sans frais de l'IRS.

Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9 de l'Internal Revenue Service ?

Le moyen le plus sûr de soumettre un W-9 à l'IRS est généralement par fichier électronique ou via un portail en ligne sécurisé. Cela garantit que vos informations personnelles et financières sensibles restent protégées à tout moment. Vous pouvez également envisager d'utiliser un logiciel de cryptage ou d'autres mesures de sécurité pour mieux protéger vos données pendant la transmission. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, il est important de pratiquer de bonnes pratiques de sécurité en ligne, comme l'utilisation de mots de passe forts et de ne jamais partager d'informations sensibles par e-mail.

Dois-je entrer mon EIN ou SSN sur le formulaire W-9 ?

Il n'y a pas de réponse définitive à cette question, car l'IRS peut utiliser votre EIN ou votre SSN lors de la déclaration des paiements qui vous sont versés. Cependant, en général, il est préférable de toujours saisir votre EIN sur le formulaire W-9, car il offre une couche supplémentaire de protection contre le vol d'identité et la fraude. Si vous n'avez pas d'EIN et que vous êtes un particulier ou un propriétaire unique, vous pouvez toujours utiliser votre SSN à la place.

Puis-je refuser de remplir un formulaire W9 ?

Oui, vous pouvez refuser de remplir un formulaire W-9. Cependant, si vous le faites, la personne ou l'entreprise qui l'a demandé peut être obligée de retenir et de payer des impôts sur les paiements qu'elle vous fait. Par conséquent, il est généralement dans votre intérêt de vous conformer à la demande de formulaire W-9 et de fournir les informations nécessaires.

Qui pourrait me demander de remplir un formulaire W9 ?

Une demande de formulaire W-9 est généralement envoyée par toute entité qui paie une autre personne ou entreprise au cours d'une année d'imposition. Il peut s'agir d'employeurs, de banques, d'institutions financières, de prêteurs et d'autres entreprises qui effectuent des paiements à des particuliers ou à des entités pour des services rendus ou des biens achetés. Les particuliers peuvent également être invités à remplir ce formulaire s'ils perçoivent des revenus d'une entreprise pour le paiement d'un loyer, des redevances, un emploi, etc. information.

Devez-vous déclarer w9 sur les impôts?

Oui, si vous recevez des revenus ou des paiements pour lesquels un formulaire W-9 a été demandé, ces revenus doivent être déclarés sur votre déclaration de revenus. Cela comprend tous les paiements reçus des employeurs, des institutions financières et d'autres entreprises pour les biens achetés et les services rendus. Paiements de loyer, redevances, salaires d'emploi - tous ces éléments doivent être inclus dans votre montant imposable lors de la déclaration de revenus. Soustrayez les déductions ou crédits d'impôt applicables pour arriver au montant total dû.

Un W-9 est-il utilisé pour les travailleurs indépendants ?

Oui, un formulaire W-9 est généralement utilisé pour les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants. En effet, ils sont généralement responsables du paiement de leurs propres impôts et de la déclaration de leurs revenus, au lieu de les faire retenir par un employeur. Que vous soyez un indépendant ou un propriétaire de petite entreprise, il est important de comprendre le W-9 et comment il peut vous aider à assurer la conformité et la déclaration fiscales. Assurez-vous de rechercher des réponses sur les paiements d'impôt estimés pour les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs indépendants.

Derniers mots

En résumé, le formulaire W9 est un document vital pour les entreprises et les particuliers. Il leur permet de déclarer avec précision les paiements effectués tout au long de l'année et de s'assurer que les impôts sont correctement retenus ou payés. Bien que cela puisse sembler une tâche intimidante au début, prendre le temps de comprendre quelles informations doivent être fournies sur le formulaire peut aider à réduire les pénalités potentielles pour les erreurs ou les omissions.

Comprendre comment ce formulaire se compare aux autres formulaires IRS tels que les formulaires W4 et 1099 vous aidera à mieux préparer vos déclarations de revenus conformément à la réglementation en vigueur. Avec ces conseils à l'esprit, remplir un W-9 ne devrait plus être intimidant, mais plutôt faire partie de votre routine comptable habituelle. Vous pouvez également soulager l'anxiété de remplir le formulaire en consultant le meilleur logiciel d'impôt pour les travailleurs indépendants afin de vous assurer que vous le faites correctement.

Image : Éléments Envato