Que signifie l'automatisation des relations publiques pour les professionnels des relations publiques ?

Le monde évolue beaucoup plus vite qu’avant, et l’impact du numérique et des médias sociaux a forcé le rôle des professionnels des relations publiques à évoluer considérablement. Heureusement, les solutions d'automatisation des relations publiques ont aidé les équipes du monde entier à s'adapter à un paysage médiatique de plus en plus complexe.

La complexité croissante de la façon dont les informations circulent n'a certainement pas rendu les équipes de communication moins à court de temps, mais les technologies basées sur l'IA peuvent aider les professionnels des relations publiques à travailler plus intelligemment.

Qu'il s'agisse de présenter des journalistes, de suivre des reportages, d'élaborer des stratégies de campagne ou de prouver le retour sur investissement, les outils d'automatisation des relations publiques peuvent aider les professionnels de la communication à libérer du temps et à se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : entretenir des relations et créer des messages qui trouveront un écho.

Explorons quelques-unes des façons dont l'automatisation des relations publiques peut libérer la productivité des équipes de communication grâce à l'IA et à des stratégies basées sur les données.

Contenu

• Comment les relations publiques et l’automatisation s’articulent-elles ?

• Automatisation de la sensibilisation des médias

• Automatisation de la surveillance des médias

• Automatisation des rapports RP

• Automatisation des médias sociaux

• Automatisation de la planification des relations publiques

• L'automatisation et les relations publiques devraient coexister

Comment les relations publiques et l’automatisation s’articulent-elles ?

À mesure que l’IA prend de l’ampleur dans la conscience du public et devient de plus en plus courante dans le monde des affaires, on craint souvent que la technologie ne finisse par remplacer les professionnels humains.

Bien sûr, certains pensent que l’automatisation des relations publiques touche au cœur même de la profession : les relations. Après tout, vous ne pouvez pas (ou du moins vous ne devriez pas) automatiser vos relations avec les gens.

Mais même si nous ne souhaitons pas tout automatiser, l'automatisation peut certainement être utilisée pour gérer une partie du travail chargé qui accompagne le rôle d'un professionnel des relations publiques.

Lorsqu'elle est utilisée correctement, l'automatisation de certaines tâches, telles que la surveillance des médias, la sensibilisation des médias, les médias sociaux et le reporting, peut permettre de gagner du temps tout en améliorant la planification et les résultats.

« L'utilisation d'outils pour automatiser nos tâches nous aide à être plus intelligents dans notre travail tout en améliorant notre productivité », a déclaré Wendy Marx, présidente de Marx Communications. "Cela transforme les relations publiques d'un art intuitif en une profession plus rigoureuse soutenue par des données et des analyses."

Les solutions technologiques basées sur l'IA telles que Meltwater Suite peuvent aider les professionnels des relations publiques à en faire plus et à créer une stratégie de relations publiques qui produit des résultats commerciaux tangibles. En automatisant les tâches manuelles fastidieuses et en dotant les équipes de relations publiques de données concrètes, Meltwater vous permet de créer des programmes de relations avec les médias plus ciblés, de mieux comprendre votre public et de prendre des décisions plus éclairées.

Examinons de plus près comment les professionnels des relations publiques intègrent l'automatisation dans leur travail quotidien avec quelques exemples.

Automatisation de la sensibilisation des médias

Créer des listes de médias peut être fastidieux. Avec l’automatisation, cela peut l’être moins.

Une technologie telle que la solution Media Relations de Meltwater dispose d'une solide base de données média afin que les professionnels des relations publiques puissent être extrêmement concentrés dans leur sensibilisation et leur pitch. De plus, notre logiciel enrichit automatiquement les profils des journalistes de la base de données avec les dernières informations et ajoute régulièrement de nouveaux contacts.

Dites adieu aux heures passées à créer une liste de médias statique : Meltwater fait de cela une chose du passé.

"Après 10 ans de recherches manuelles pour créer des listes de diffusion en tant que PR numérique, la création automatisée de listes a réduit un travail qui prenait auparavant trois jours en moyenne par version à une matinée de travail maximum", a déclaré Corinne Card, co-fondatrice de Médias d'histoire complète.

Optimiser les efforts de sensibilisation

Au-delà de la création de listes, l'automatisation peut également aider les professionnels des relations publiques dans le suivi, facilitant ainsi l'optimisation de la sensibilisation au sein de l'ensemble de votre équipe. Une solution telle que Meltwater comprend un outil de type CRM, qui permet de synchroniser les efforts de sensibilisation des médias de votre équipe pour éviter des situations telles que des journalistes approchés sur le même sujet par deux membres différents de l'équipe.

Cela permet également de suivre les interactions avec les journalistes, ce qui facilite l'établissement de relations avec eux car vous disposez d'un enregistrement de tous les engagements précédents. Avec Meltwater Media Outreach, vous pouvez également suivre sans effort des mesures telles que les e-mails envoyés, le taux d'ouverture, le taux de rebond, etc. Ces solutions visent à vous faire gagner du temps tout en rendant votre sensibilisation plus efficace.

« En suivant qui a ouvert mes présentations, je peux adapter mes suivis aux journalistes qui ont peut-être jeté un coup d'œil à mon message et se sont laissés distraire par rapport à un message qui n'a pas été ouvert, que ce soit parce que le journaliste a supprimé le message sans le lire ou qu'il attend toujours d'être lu. lire », Adam Yosim, directeur de comptes principal, Stanton Communications.

En s'appuyant sur les dernières technologies, vous et votre équipe pouvez consacrer moins de temps aux tâches manuelles. Des solutions comme Meltwater exploitent désormais l’IA générative pour automatiser la production de communiqués de presse. En tirant parti de Chat GPT, l'assistant de relations publiques de Meltwater peut rédiger pour vous un communiqué de presse rédigé par l'IA ; donnez simplement au système une explication en langage naturel de l'objet de votre communiqué, et l'outil rédigera la copie.

Vous voulez voir par vous-même comment Meltwater peut vous aider à automatiser les processus de relations publiques ?

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Automatisation de la surveillance des médias

Le paysage médiatique n’a fait que croître en complexité au cours de la dernière décennie. Les professionnels des relations publiques doivent savoir qui parle de leurs marques ou de leurs clients dans les actualités traditionnelles, les réseaux sociaux, les blogs, les podcasts, les forums en ligne, etc. Cela soulève la question : comment diable êtes-vous censé faire cela ?

Surveillez les sources multimédias à grande échelle

Heureusement, les technologies modernes peuvent aider à automatiser le processus de surveillance des médias, en passant au peigne fin toutes ces données pour trouver à votre équipe les bonnes histoires dont vous avez besoin pour éclairer votre stratégie de relations publiques.

Un outil tel que la solution Media Monitoring de Meltwater analyse plus de 270 000 sources d'information à travers le monde. De plus, vous pouvez choisir jusqu'à 15 canaux de médias sociaux différents à surveiller à tout moment.

« Les rapports automatisés sur les mentions médiatiques tous les matins à 7 heures du matin me permettent de commencer ma journée en sachant ce qui se passe dans les secteurs d'activité de mes clients », explique Chloe DeYoung, responsable des relations publiques chez Element. "Je reçois des alertes pour mes clients, leurs porte-parole, des actualités du secteur et même des mentions de concurrents."

Les technologies de relations publiques modernes peuvent automatiser le processus de collecte de « coupures » afin que les équipes puissent consacrer davantage de temps à la création de campagnes efficaces et à l'élaboration de messages pertinents au lieu de passer au crible l'actualité du jour. De plus, l’IA peut analyser tout ce contenu et l’analyser à la recherche de mentions, de sentiments, etc.

« Lors de mon premier stage coopératif, j'ai fait les coupures de presse », explique Celia Sollows, présidente de The Little Public Relations Company. « Nous avons reçu des informations par fax, parcouru plusieurs journaux, découpé des articles, les avons collés sur papier, puis les avons photocopiés et livrés. Le décompte et l'analyse des mots ont été effectués manuellement. Aujourd’hui, je me connecte à une plateforme et je reçois des histoires et des analyses.

Comment l’IA aide à surveiller les crises

L'automatisation de ce processus est particulièrement importante lorsqu'il s'agit de gestion de crise.

Grâce à la solution d'écoute sociale de Meltwater, les professionnels des relations publiques peuvent créer des recherches sur le nom de votre marque et sur tout autre mot-clé pertinent (par exemple, noms de produits, cadres supérieurs, etc.) susceptible d'être mentionné lorsque les gens discutent de votre entreprise et de votre secteur d'activité. Vous pouvez également définir des alertes à envoyer aux principales parties prenantes en cas de pics inhabituels de ces termes discutés sur les réseaux sociaux.

Astuce : consultez notre blog pour savoir comment créer des rapports d'analyse de surveillance des médias.

Automatisation des rapports RP

Les professionnels des relations publiques doivent être en mesure de démontrer le succès de leurs efforts et de démontrer de manière concluante que les relations publiques donnent des résultats commerciaux tangibles. Malheureusement, le processus de reporting peut souvent être un problème pour de nombreuses équipes de relations publiques.

Mais les nouvelles technologies peuvent automatiser une grande partie du processus de reporting afin que les professionnels des relations publiques aient toujours accès à des mesures dynamiques et à jour sur leurs performances.

"L'automatisation, si elle est utilisée correctement, peut vraiment aider à suivre les indicateurs de campagne", déclare Kristina Markos MLS, formatrice en communication au Lasell College. « Avoir un accès instantané aux données et aux mesures est essentiel. »

La puissance des tableaux de bord personnalisables

Une solution comme Meltwater permet aux équipes de relations publiques d'accéder à des tableaux de bord personnalisables via notre outil Analyser. Avec Meltwater, vous pouvez suivre en toute transparence une grande variété de mesures essentielles aux professionnels des relations publiques, notamment :

• Exposition médiatique
• Équivalence de valeur publicitaire (AVE)
• Sentiment
• Portée des médias sociaux
• Partage de voix

Nos tableaux de bord personnalisables sont toujours mis à jour avec des données en direct, quelle que soit l'échelle de temps choisie par votre équipe, qu'il s'agisse de jours, de mois ou même d'une année sur l'autre. De cette façon, vous obtenez les informations les plus récentes et les plus pertinentes en quelques secondes.

« Lorsque vient le temps de rendre compte de notre travail en tant qu'agence, nous pouvons bénéficier d'une couverture globale, des médias traditionnels aux réseaux sociaux, en passant par le contenu des influenceurs », explique DeYoung. "Ensuite, nous travaillons dans le cadre d'analyses pour suivre les visites de sites Web et le cheminement de nos efforts."

Vous pouvez utiliser ces tableaux de bord pour créer des rapports automatisés envoyés par courrier électronique à intervalles réguliers. De plus, une nouvelle couverture médiatique peut être partagée par courrier électronique avec des collègues sous forme de newsletter automatisée, garantissant ainsi que les succès de l'équipe de relations publiques sont systématiquement mis en avant au sein de l'entreprise.

Automatisation des médias sociaux

L’automatisation des médias sociaux a changé la donne pour de nombreux professionnels des relations publiques. Des outils qui permettent aux marques de programmer des publications pour gagner du temps et leur permettre d'attirer plus de trafic vers leur site.

Bien que l'automatisation des publications sur les réseaux sociaux soit pratique, il est toujours important d'interagir avec vos abonnés.

« Les réseaux sociaux sont plus qu'un dépotoir de liens », déclare Andy Crestodina, co-fondateur et directeur du marketing d'Orbit Media. «C'est un endroit pour avoir une conversation. Si ces publications sociales automatisées sont la seule chose dans votre flux, ce n'est pas bon.

De plus, des technologies comme Meltwater peuvent vous aider à automatiser le reporting sur vos initiatives sur les réseaux sociaux.

Notre plateforme vous permet de suivre les performances de vos publications en temps réel. Vous pouvez voir les performances de chaque canal ainsi qu'une vue multicanal qui met en évidence le meilleur contenu sur tous vos canaux sociaux, qu'ils soient payants ou organiques. Vous pouvez également effectuer des analyses pour suivre une campagne spécifique et comparer ces résultats à votre programmation sociale normale.

Automatisation de la planification des relations publiques

L'automatisation joue un rôle essentiel dans la planification de vos campagnes et de votre stratégie de relations publiques. Les professionnels des relations publiques doivent comprendre les sujets qui intéressent le public et les conversations en ligne auxquelles votre marque pourrait participer.

Une solution d’écoute sociale comme Meltwater pourrait vous aider à exploiter ces conversations. Cela vous permet de suivre les sujets d'actualité afin de pouvoir accéder aux histoires avant vos concurrents.

Tirer parti de l'automatisation et de stratégies basées sur des données pour capitaliser sur les tendances aidera votre marque à rester visible dans le vaste paysage médiatique en ligne, tout en montrant que votre équipe prend le pouls des intérêts de votre public.

« Savoir quel type de contenu résonne auprès de quel public à quel moment précis est primordial », a déclaré Lauren Cranston, spécialiste des relations publiques et des médias sociaux chez Skyword. « Étant donné que l’activité sur les réseaux sociaux fluctue, il est essentiel d’avoir ces informations automatisées à portée de main pour aider à élaborer une stratégie. »

L'automatisation et les relations publiques devraient coexister

Les principales agences de relations publiques au monde tirent parti de l'automatisation et de l'IA pour planifier des campagnes, surveiller les sources médiatiques, fournir des rapports holistiques et bien plus encore. Dans l'environnement médiatique en ligne actuel, en évolution rapide, il est tout simplement trop difficile pour une seule équipe de rester au courant de toutes ces tâches sans l'aide de la technologie.

Des technologies telles que Meltwater peuvent aider les professionnels des relations publiques à automatiser les processus, à prendre des décisions plus éclairées, à obtenir de meilleurs résultats et à fournir les données et analyses qui prouvent le retour sur investissement des stratégies de relations publiques.

De cette façon, les équipes peuvent être plus efficaces tout en restant fidèles à l’établissement de relations au cœur de la profession.

Découvrez comment Meltwater peut vous aider à automatiser les processus de relations publiques en remplissant le formulaire ci-dessous :