Que fait exactement un assistant virtuel ? Tout ce que vous vouliez savoir

En tant que chef d'entreprise, vous n'êtes que trop conscient qu'il y a 24 heures dans la journée, et même que cela ne suffit pas.

Avec tout ce que vous devez faire – embauche et gestion des employés, administration et vérification de la rentabilité de votre entreprise, vous n'avez tout simplement pas le temps de tout faire à 100 % au mieux de vos capacités.

Vous ne devriez pas non plus !

L'une des solutions faciles pour une situation comme celle-ci est d'embaucher un assistant. Mais s'il n'y a pas de place dans le budget pour un assistant à temps plein, une bonne alternative est d'embaucher un assistant virtuel.

Mais, il peut être difficile de savoir exactement comment embaucher un assistant virtuel, ainsi que les subtilités concernant ce que fait un assistant virtuel. Permettez-nous de clarifier certains de ces problèmes en expliquant en détail comment un assistant virtuel peut aider votre entreprise.

Pourquoi et quand avez-vous besoin d'embaucher un assistant virtuel ?

Pour la plupart, il n'y a jamais de mauvais moment pour embaucher un assistant virtuel, il est donc toujours préférable d'en embaucher un juste avant que cela ne devienne absolument nécessaire !

Les assistants virtuels peuvent assumer de nombreuses tâches différentes et vous aider de différentes manières, vous aidant ainsi à réduire votre charge de travail. En déléguant les tâches que vous n'avez pas vraiment besoin de faire, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur le cœur de l'entreprise plutôt que de vous enliser dans un travail chronophage.

L'embauche d'un assistant virtuel peut également être une bonne idée pour toute entreprise en cours de mise à l'échelle. C'est toujours une période mouvementée pour une entreprise, ce qui signifie qu'il est inévitable que des tâches importantes se perdent dans le désordre. Mais avoir un assistant virtuel peut aider à s'assurer que les détails ne sont pas négligés et que tout reste sur la bonne voie pendant cette période chargée.

Que fait un assistant virtuel ?

Alors, "que fait un assistant virtuel ?" vous pensez peut-être. C'est une question plutôt ouverte. Dans un sens, cela dépend du type d'assistant virtuel que vous embauchez car il existe une variété de spécialités. Mais c'est aussi à vous de décider ce que vous voulez que votre assistant virtuel fasse, puis de voir que l'assistant virtuel que vous embauchez peut faire tout ce dont vous avez besoin (et sera un bon employé pour votre entreprise).

Pour être plus précis, il existe une variété de tâches que la plupart des assistants virtuels pourront effectuer pour vous, afin d'augmenter la productivité de votre lieu de travail.

• L'une des tâches les plus fondamentales est la gestion de votre emploi du temps, ainsi que tous vos besoins en matière de planification des tâches. Avec un assistant virtuel, il deviendra plus facile de planifier, de confirmer et de recevoir des rappels pour tous vos rendez-vous, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et vous aidera à être plus efficace.
• La communication interne et externe est un autre domaine où les assistants virtuels peuvent fournir beaucoup d'aide. Un assistant virtuel peut gérer les listes de contacts et filtrer les e-mails, en ne transmettant que ceux qui nécessitent une attention immédiate. Avec l'aide d'un assistant virtuel, il devient également plus facile d'envoyer des e-mails en masse à des clients ou à des employés et de retrouver une adresse e-mail dont vous avez besoin.
• Dans certains cas, les assistants virtuels pourront effectuer des travaux de comptabilité et aider à gérer les livres de votre entreprise. Cela peut signifier examiner les transactions sur le compte bancaire de votre entreprise, envoyer des factures ou assurer le suivi des paiements qui n'ont pas été reçus. Inutile de dire que cela peut économiser beaucoup de temps et d'efforts car la plupart de ce travail est monotone mais doit être fait.

Comment embaucher un assistant virtuel

À bien des égards, savoir embaucher un assistant virtuel nécessite les mêmes compétences que pour occuper tout autre poste dans votre entreprise. Bien sûr, vous devez toujours adapter le processus ; l'embauche d'un PDG est différente de l'embauche d'un travailleur de première ligne, vous devez donc vraiment adapter le processus d'embauche - le test, les questions d'entretien, même les endroits où vous recherchez des candidats - sont adaptés pour embaucher un assistant virtuel.

Voici quelques conseils rapides :

1. Déterminez les tâches que vous voulez que votre assistant virtuel fasse. Faites le point sur vos besoins et décrivez les tâches que vous souhaitez confier à un assistant virtuel. Dans cet esprit, vous pourrez rédiger une description de poste pour ce que votre assistant virtuel doit faire pendant son travail. En bref, vous devez savoir à l'avance ce que vous demanderez à votre assistant virtuel de faire.
2. Les tâches que vous écrivez seront au moins en partie liées à l'étape suivante, qui consiste à déterminer votre budget. Après tout, vous ne pouvez pas trop demander à un assistant virtuel sans offrir une compensation appropriée pour ces tâches. Le budget dont vous disposez vous aidera à déterminer si vous embauchez un assistant à temps plein, un assistant à temps partiel ou si vous souhaitez embaucher un assistant virtuel sur une base tâche par tâche, ce qui peut également être une option. N'oubliez pas que vous souhaitez consacrer une partie de votre budget au développement des employés, y compris celui de l'assistant virtuel si vous pouvez les voir rester dans votre entreprise à long terme.
3. Après avoir finalisé votre liste de tâches et votre budget, vous pouvez publier votre description de poste et attendre que les candidats vous trouvent. À partir de là, il s'agit d'examiner les candidats, de mener des entretiens et de faire preuve de diligence raisonnable pour trouver le meilleur assistant virtuel comme vous le feriez pour tout autre emploi.

Lorsque vous embauchez un assistant virtuel, c'est une bonne idée de se limiter à une liste restreinte de candidats, puis de leur faire passer un test pour voir s'ils peuvent gérer le travail. Vous voudrez qu'ils se mettent au travail, alors organiser un test vous aidera à trouver la bonne personne. Une fois que vous pensez avoir trouvé le bon assistant virtuel, il est important de définir des attentes pour ce que vous attendez du poste, ainsi qu'une liste de contrôle d'intégration de ce que vous voulez que votre nouvel assistant virtuel réalise. Cela coïncidera probablement avec la liste initiale des tâches que vous souhaitez externaliser. Mais cela ne fait jamais de mal de répéter pourquoi vous avez embauché un assistant virtuel et ce dont vous avez besoin pour ce rôle.

Pourquoi faire appel à un assistant virtuel ?

Après tout le processus que vous avez suivi pour embaucher un assistant virtuel, il est important de ne pas oublier pourquoi vous en aviez besoin en premier lieu. Garder cela à l'esprit vous aidera à tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel, à vous assurer que vous avez la bonne personne pour le travail et que vous fournissez la meilleure direction et gestion possible.

Pour commencer, vous avez embauché un assistant virtuel pour gagner du temps sur certaines tâches. Mais vous l'avez également fait pour économiser de l'argent en réduisant certains des frais généraux associés aux employés internes traditionnels. Il est également possible d'embaucher un assistant virtuel à temps partiel, un employé à distance ou d'embaucher quelqu'un qui effectue uniquement les tâches dont vous avez besoin, ce qui peut également faire économiser de l'argent à votre entreprise.

L'embauche d'un assistant virtuel est également faite pour libérer du temps pour les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise afin qu'ils se concentrent davantage sur des mesures globales qui peuvent améliorer l'entreprise plutôt que de passer trop de temps sur les opérations quotidiennes - le classique "travailler sur votre affaires, plutôt que dedans ». Ces opérations quotidiennes devraient être gérées plus efficacement, ce qui, à son tour, libérera du temps pour que le propriétaire et les gestionnaires soient plus efficaces dans la façon dont ils utilisent leur temps. Si cela ne se produit pas, il peut être nécessaire de réévaluer le besoin d'un assistant virtuel ou la manière dont les tâches assignées à l'assistant virtuel sont effectuées.

Logiciel de gestion d'entreprise et d'employés : votre outil de gestion d'assistant numérique tout-en-un

Mais, si l'embauche d'un assistant virtuel semble intimidante, vous pouvez toujours utiliser un moyen intuitif et simple de gérer votre assistant virtuel, et gérer et déléguer facilement certaines de vos tâches les plus chronophages : en utilisant un employé tout-en-un et une entreprise application de gestion, comme Connecteam.

Imaginez un monde où vous pouvez simplement dire à votre assistant virtuel ce qu'il doit faire et le laisser s'occuper de tout à partir de là (tout en vous laissant une surveillance complète) ? Tout ce que vous êtes le plus susceptible de déléguer peut être pris en charge via l'application Connecteam – cela ne nécessite même pas de formation !

Imaginez un monde où votre -

• L'assistant virtuel peut s'intégrer à son rythme, via les fonctionnalités de formation à distance numérisées
• Les tâches répétitives telles que la planification des employés peuvent être facilement automatisées, ce qui signifie qu'il n'est plus nécessaire de se démener pour déterminer qui est disponible pour travailler et de s'inquiéter si vous avez des conflits d'horaire.
• Les employés peuvent entrer et sortir eux-mêmes, via leur smartphone (et même à partir d'un emplacement spécifique et géo-clôturé).
• La communication à l'échelle de l'entreprise peut être aussi simple que de publier une mise à jour sur une application, puis d'envoyer des rappels automatisés à toute personne qui ne l'a pas encore vue.
• Rationalisez les flux de travail et gérez les projets de manière plus efficace grâce à l'outil de gestion des tâches intégré.

Sans formation nécessaire, avec un forfait gratuit pour toujours et un essai gratuit de 14 jours de tous les forfaits payants, il y a une raison pour laquelle plus de 36 000 entreprises aiment utiliser Connecteam pour gérer leurs assistants virtuels, leurs employés et leur entreprise.

Essayez Connecteam dès aujourd'hui et découvrez comment il peut aider votre assistant virtuel à se lancer, à faire fonctionner votre entreprise mieux, plus vite, plus fort et à évoluer !