Qu'est-ce qu'une période de paie et comment choisir la bonne

Parmi les nombreuses décisions que vous devrez soigneusement prendre en compte en tant que propriétaire d'entreprise, déterminer quelle période de paie convient le mieux à votre entreprise devrait être une priorité absolue. Bien qu'il puisse être tentant de n'en choisir qu'un et de passer à autre chose, il y a de nombreux facteurs cruciaux à examiner avant de vous engager.

En règle générale, vous voudrez vous assurer que les employés sont suffisamment rémunérés pour être juste, mais aussi pour des raisons de productivité. Pour le faire avec soin, nous passons en revue les bases (qu'est-ce qu'une période de paie) et d'autres facteurs d'impact dont on ne parle pas assez.

Entre le salaire et le salaire horaire, nous avons défini ici toutes les options en plus d'informations supplémentaires sur leur fonctionnement et ce que cela signifie pour votre masse salariale.

Qu'est-ce qu'une période de paie ?

La définition de la période de paie est la période pendant laquelle les employés sont payés pour le travail effectué. L'heure exacte à laquelle vous décidez de payer vos employés est cruciale car elle détermine le salaire que votre employé reçoit. La période de paie ne change généralement pas et les employés sont donc payés sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle.

Cependant, il est important de vérifier que vous vous conformez au Fair Labor Standards Act (FLSA) pour connaître les règles exactes. De plus, les pauses-repas ou les indemnités de vacances auxquelles ils peuvent avoir droit. Tous les salaires des employés doivent être au moins au salaire minimum ou supérieur. Voici les différentes options de paiement :

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Les 4 périodes de paie courantes

Hebdomadaire:

Vous vous demandez peut-être combien de périodes de paie dans une année? Combien de périodes de paie en 2021 ? Une période de paie hebdomadaire se compose de 52 chèques de paie. Même si cela s'appelle la période de paie hebdomadaire, vous choisissez le jour de la semaine où elle commence. C'est très avantageux en tant qu'entreprise, car vous pouvez vous baser sur le moment où les clients vous paient. Si vos gros clients vous paient le vendredi, vous pouvez payer votre personnel le samedi.

Les périodes de paie hebdomadaires conviennent à la plupart des entreprises qui paient leur personnel à l'heure. Les employés remettent leurs feuilles de temps, y compris les heures supplémentaires, à l'assistante à la paie, et c'est après examen qu'ils reçoivent leur chèque de paie. Souvent, les paiements peuvent être en retard, ce qui signifie que les travailleurs remettent leur feuille de temps et sont payés une semaine plus tard.

Avantages de payer chaque semaine :

• Les employés qui vivent d'un chèque de paie à l'autre peuvent recevoir l'argent plus rapidement pour payer les factures impayées
• Les employés qui ont effectué des heures supplémentaires savent que leur argent arrivera bientôt
• La direction a la capacité de calculer facilement la paie parce que ce n'est que pour quelques jours à la fois
• Fournit une incitation à travailler plus fort, ce qui pourrait entraîner une augmentation de la productivité
• Les employés en bénéficient car ils disposent d'un flux de trésorerie constant

Inconvénients de payer chaque semaine :

• Si vous externalisez, votre paie peut être assez coûteuse car vous payez par transaction
• Cela signifie souvent que vous finissez par payer plus car il y a plus de chèques de paie par an
• Prend beaucoup de temps et peut créer des erreurs fiscales car il est difficile à maintenir

Bihebdomadaire:

Une autre question qui vous préoccupe est de savoir combien de périodes de paie aux deux semaines y a-t-il dans une année ? De plus, combien de périodes de paie en 2021 ? Une paie aux deux semaines se compose de 26 périodes de paie ou 27 dans une année et a lieu toutes les deux semaines.

Les paiements aux deux semaines peuvent concerner à la fois les employés salariés et les employés rémunérés à l'heure. Quand les employeurs se demandent combien de chèques de paie dans une année ? Les deux semaines pourraient vous faire gagner du temps, car la paie se fait deux fois par mois. Les paiements bihebdomadaires peuvent faciliter le traitement des impôts et donc réduire le nombre d'erreurs.

Avantages de payer toutes les deux semaines :

• Les employés sont payés plus souvent
• Mieux que les chèques de paie hebdomadaires, car les employés peuvent ne pas avoir le temps de les encaisser chaque semaine
• Rentable car vous payez toutes les deux semaines. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez un fournisseur externe car vous ne le payez qu'en cas de besoin.

Inconvénients de payer toutes les deux semaines :

• Cela revient plus cher car les employés reçoivent plus de chèques de paie que deux fois par mois

Semi-mensuelle:

Votre prochaine question est donc combien de périodes de paie dans une année ? Bimensuel c'est deux fois par mois toujours à la même date. Ce type de paiement est généralement destiné au travailleur salarié. Combien de chèques de paie par an ? Ils reçoivent 24 chèques de paie sur l'année.

Avantages des paiements bimensuels :

• Les employés connaissent les dates exactes auxquelles ils sont censés être payés.
• Vous aide à gérer votre trésorerie

Inconvénients des paiements bimensuels :

• Les employés de la paie doivent s'assurer qu'ils ont correctement compté tous les jours, car même s'ils sont à la même date chaque mois, le temps écoulé depuis le salaire précédent peut être différent
• Difficile pour les employés horaires s'ils ont effectué des heures supplémentaires, s'ils doivent soumettre avant une certaine date ou s'ils doivent attendre le prochain chèque de paie
• Les nouveaux employés devront peut-être attendre le premier salaire

Mensuel:

Si vous vous demandez combien de chèques de paie par an pour les salaires mensuels ? Les périodes de paie mensuelles sont très courantes pour les employés salariés. Combien de chèques de paie par an ? Le travailleur reçoit 12 paiements tout au long de l'année.

Avantages des mensualités :

• Idéal pour facturer les employés car ils reçoivent des paiements mensuels
• Il s'agit de la moindre quantité de travail car la masse salariale est calculée une fois par mois

Inconvénients des mensualités :

• Les employés ne sont pas toujours satisfaits de cet arrangement car ils doivent attendre d'être payés
• Les nouveaux employés doivent attendre le premier chèque de paie

7 choses à considérer lors du choix des périodes de paie

1. Salaire brut

Le salaire brut est souvent confondu avec le salaire net. Le salaire brut est le montant total dû à chaque employé avant l'entrée en vigueur des retenues obligatoires (impôts fédéraux) et volontaires (assurance et retraite). Le montant total après déductions est appelé salaire net .

Le salaire net est le chiffre dont les employés se soucient le plus, car c'est le total réel qui sera versé sur leur compte bancaire. Cependant, de votre côté, le plus important sur lequel vous devez vous concentrer est le salaire brut, car les montants des retenues (du salaire brut) fluctueront en fonction de la fréquence de vos périodes de paie.

2. Années bissextiles

Lorsqu'un jour est ajouté pour suivre la rotation naturelle de la Terre, c'est ce qu'on appelle une année bissextile. Vous vous demandez peut-être ce que l'astronomie a à voir avec les périodes de paie? Eh bien, si vous optez pour une période de paie hebdomadaire ou bihebdomadaire, ce jour supplémentaire entraînera un trop-perçu. C'est quelque chose auquel vous ne pouvez que vous préparer et vous adapter en conséquence.

3. Précision du suivi des présences et de la paie

Lorsque vous payez vos employés à l'heure, chaque heure, minute et seconde compte pour votre paie finale. Cela peut être fastidieux à suivre, mais afin d'éviter de surpayer ou de sous-payer, il est de votre responsabilité de maintenir l'exactitude.

La meilleure façon de le faire est de mettre en place une horloge automatisée qui marquera la présence (entrées, sorties, pauses et heures supplémentaires) pour vous. Un système logiciel comme celui-ci est souvent associé à un service de paie qui rendra tout, de la présence à la paie, absolument transparent.

Selon la période de paie que vous choisissez, des services comme ceux-ci peuvent maintenir vos finances à jour et exactes.

4. Droits du travail des employés

Les employés ont plus de contrôle sur les périodes de paie que vous ne le pensez. Certaines lois du travail des États donnent aux employés le droit de décider quelle période de paie leur convient le mieux. Si vous savez que cela est vrai pour votre état, parlez avec vos employés et voyez si vous pouvez trouver un juste milieu.

Sachez que plus vos périodes de paie sont fréquentes, plus la masse salariale vous coûtera cher. Donc, si vous pouvez trouver ce qui vous rendra heureux, vous et vos employés, ce serait mieux !

5. Flux de trésorerie

Selon votre secteur d'activité et la composition de votre entreprise, les flux de trésorerie seront différents. Savoir quand les flux de trésorerie atteindront leurs sommets et leurs creux est extrêmement important pour se préparer. Beaucoup de problèmes surgiraient si vous ne pouviez pas payer vos employés à temps, en raison d'un manque de trésorerie.

Cela étant dit, faites des recherches et des calculs pour prédire quel sera votre flux de trésorerie, et partez de là.

6. Avantages sociaux

Les avantages sociaux sont un avantage pour vous autant que pour vos employés. Offrir des options telles que l'assurance-vie et la retraite améliore la vie de vos employés, mais cela les rend également plus enclins à vouloir travailler pour vous.

Bien qu'il s'agisse d'un avantage considérable, les avantages sociaux peuvent avoir un coût. Cependant, selon la période de paie que vous choisissez, vous pourrez peut-être faire en sorte que certains avantages sociaux soient déductibles d'impôt. Trouver quelle période de paie prend en charge un itinéraire plus rentable pour vous sans réduire les avantages sociaux devrait être votre objectif.

7. Lois sur le travail des employés (fédérales et étatiques)

En fin de compte, vous voudrez vous conformer à la loi. Lorsque vous allez choisir votre période de paie, assurez-vous qu'elle est conforme aux lois nationales et fédérales. Les lois fédérales du travail sont dictées par la Fair Labor Standards Act, qui comprend le salaire minimum et les heures supplémentaires. Il est extrêmement important de suivre et de rester au top. En plus de cela, les lois du travail de l'État établiront des règles et des réglementations spécifiques à l'industrie dans laquelle vous vous classez.

Lorsqu'il s'agit de compter réellement les heures supplémentaires et les temps de pause, utilisez un système logiciel de gestion des employés qui peut enregistrer automatiquement les heures de travail des employés pour vous !

Choisir la meilleure période de paie pour les entreprises

Lorsque vous choisissez la bonne période de paie pour votre entreprise, vous devez tenir compte de quelques facteurs.

Tout d'abord, vous devrez estimer le nombre de personnes que vous comptez embaucher. La prochaine étape est également assez simple. Choisissez si un salaire horaire ou un salaire fixe est préférable. Si vous optez pour un travail horaire, une paie hebdomadaire ou bihebdomadaire pourrait être la meilleure solution pour vous. Alors que lors de l'embauche d'employés salariés, un salaire bimensuel ou mensuel serait mieux adapté.

Lorsque vous prenez cette décision, il serait sage de faire passer vos employés en premier, car cela augmente la probabilité qu'ils restent plus longtemps et pourrait augmenter considérablement le moral. Cela signifie que vous devez également réfléchir au type d'employé que vous cherchez à embaucher. Si l'employé ne peut pas se permettre de passer d'un chèque de paie à l'autre, opter pour une période de paie hebdomadaire ou bihebdomadaire est une bonne option.

Le flux de trésorerie est un autre facteur d'influence clé sur la période de paie que vous choisissez. Si vous êtes une petite entreprise, pensez à la fréquence à laquelle l'argent entre dans l'entreprise. Si vous avez des commandes permanentes, assurez-vous de connaître les dates auxquelles ces clients paieront. Une fois que vous connaissez les dates et les montants, vous pouvez déterminer quelle période de paie vous convient le mieux, à vous et à votre personnel.

Certains États peuvent avoir établi des règles pour votre entreprise et/ou votre industrie. Donc, avant de fixer quoi que ce soit, il est préférable de vérifier auprès de votre comptable pour vous assurer que la période de paie que vous avez choisie est conforme aux lois qui s'appliquent à vous.

L'essentiel sur la définition d'une période de paie

Une fois que vous avez choisi le système de paie qui convient à votre entreprise, vous êtes prêt à partir. N'oubliez pas que le paiement est un élément crucial de tout travail, et même si votre employé aime ce qu'il fait, tout le monde aime recevoir de l'argent. Payer vos employés à temps et conformément à la loi est ce qui créera un environnement de travail agréable.

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