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Qu'est-ce qu'un assistant virtuel - et 47 tâches qu'ils peuvent faire pour vous

Publié: 2023-07-31

Un lecteur demande :

Que fait un assistant virtuel ?Et comment peut-on aider mon entreprise ?Je dirige une petite entreprise, mais le volume d'e-mails et de demandes des clients a explosé.Il est difficile de rester organisé.Pourtant, nous ne pouvons pas nous permettre d'embaucher un adjoint administratif ou un directeur de bureau à temps plein, et nous n'avons pas non plus l'espace, car notre bureau est minuscule.Un collègue m'a suggéré d'embaucher un assistant virtuel.Pouvez-vous me donner une idée des types de tâches qu'un assistant virtuel peut effectuer ?

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— Howard d'Albuquerque, Nouveau-Mexique

Howard, c'est une excellente question. Oui, nous allons vous expliquer exactement ce que fait un assistant virtuel. Nous ferons mieux pour vous.

À la fin de cet article, nous décrivons 42 tâches différentes qu'un assistant virtuel (VA) peut effectuer pour une petite entreprise, afin que vous ayez des exemples sur lesquels vous appuyer. Mais d'abord, répondons à quelques informations de base.

Qu'est-ce qu'un Assistant Virtuel ?

Un assistant virtuel, souvent abrégé en VA, est un professionnel qui opère dans un environnement de travail à distance, fournissant une assistance dans divers domaines tels que les tâches administratives, les initiatives de développement commercial, la gestion des médias sociaux, les campagnes marketing, et bien plus encore.

Ces professionnels jouent un rôle central dans le fonctionnement quotidien des petites entreprises, des entrepreneurs et des postes de direction, offrant un soutien en gérant les tâches récurrentes et en s'occupant du travail administratif qui prendrait autrement un temps précieux.

Bien que ces assistants opèrent généralement à partir de leur bureau à domicile, leur emplacement géographique peut être n'importe où - aux États-Unis ou à l'étranger.

Les assistants virtuels ont connu une recrudescence de leur popularité au sein des petites entreprises au cours de la dernière décennie, principalement en raison de leur flexibilité.

Selon les besoins de votre entreprise, un VA peut être embauché à temps partiel ou à temps plein. Que vous ayez besoin de leurs services pendant 20 heures, 30 heures ou même une semaine complète de 40 heures, les assistants virtuels offrent une polyvalence pour répondre à vos besoins uniques.

Le modèle de rémunération des assistants virtuels peut être assez varié. Certains peuvent préférer être payés à l'heure, tandis que d'autres peuvent opter pour une allocation hebdomadaire ou mensuelle fixe.

Dans de nombreux cas, vous pouvez trouver une meilleure proposition de valeur en embauchant un assistant virtuel à temps plein pour plusieurs raisons :

• Les prix peuvent être étonnamment abordables, en particulier pour les travailleurs offshore.
• Il est plus facile d'intégrer un assistant à temps plein dans les flux de travail réguliers et de tirer davantage parti de l'arrangement.
• Un VA à temps plein sera mieux placé pour apprendre toutes les applications logicielles spéciales dont vous avez besoin, développer des relations cordiales avec les collègues et les clients, et grandir avec vous à mesure que l'entreprise se développe.

Il existe deux principaux types d'assistants virtuels : les pigistes indépendants et ceux associés à une entreprise ou une agence.

Lorsque vous collaborez avec une entreprise d'assistants virtuels, vous communiquez souvent avec un responsable qui comprend vos besoins et s'assure que vous obtenez un VA qui convient le mieux à vos opérations.

Avantages d'un assistant virtuel

Dans le monde des affaires en évolution rapide, l'utilisation d'un assistant virtuel peut considérablement amplifier votre productivité. Considérez ceci : la façon dont un propriétaire d'entreprise ou un gestionnaire clé répartit son temps pourrait être le déterminant le plus critique du succès de l'entreprise.

Ainsi, il est impératif pour eux de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée et les questions stratégiques, laissant les tâches routinières et administratives à leur assistant virtuel fiable.

Rob Levin, président de Work Better Now, l'exprime ainsi, en s'inspirant de sa propre expérience.

« Afin de consacrer du temps à des activités à forte valeur ajoutée, il était important pour moi de consacrer moins de temps à des activités à faible valeur ajoutée. C'est pourquoi j'ai non seulement embauché un assistant virtuel il y a 5 ans, mais aussi pourquoi j'ai cofondé une entreprise, Work Better Now, pour fournir des assistants virtuels à d'autres propriétaires d'entreprise.

Andrew Cohen, partenaire de Levin et PDG de Work Better Now, déclare que la question la plus fréquemment posée par les clients potentiels de l'entreprise est « qu'est-ce qu'un assistant virtuel peut faire pour moi ? »

Pour répondre à cette question, Cohen fournit une liste de 47 tâches qu'un assistant virtuel peut effectuer.

47 tâches qu'un assistant virtuel peut faire

Un assistant virtuel est un entrepreneur indépendant hautement qualifié qui exécute à distance une pléthore de tâches. Allant de la planification des rendez-vous à la sélection et à la réponse aux e-mails, les tâches d'un VA sont de grande envergure.

Pourtant, la planification et les e-mails ne sont que la pointe de l'iceberg. Si une tâche peut être effectuée en ligne, un VA est plus que capable de l'exécuter.

Cette ressource est votre guide complet pour naviguer dans le monde des assistants virtuels, clarifier leurs rôles et mettre en évidence les avantages significatifs qu'ils peuvent apporter à votre entreprise.

Gestion du calendrier

La tâche de gérer un calendrier, à la fois professionnel et personnel, représente souvent l'un des plus grands défis pour les entrepreneurs.

Les assistants virtuels interviennent ici, transformant une tâche intimidante en un processus sans effort en fournissant des rappels et en planifiant des rendez-vous. Ils offrent les services suivants :

1. Coordonner et programmer les appels et les rendez-vous.Une tâche qui peut faire gagner environ 10 heures par semaine aux chefs d'entreprise, les libérant de ces tâches qu'ils jugent fastidieuses.

La clé du succès ici est de fournir à votre VA des règles claires sur la planification, y compris qui et quand planifier. Ils peuvent également aider à coordonner les horaires des autres membres de l'équipe.

2. Confirmez les rendez-vous.Il est recommandé de fournir à votre VA une liste de rendez-vous à confirmer, en particulier pour le lendemain. Cette pratique peut éviter les pertes de temps causées par des rendez-vous oubliés ou des annulations de dernière minute de la part de l'autre partie.

3. Fournir des rappels sur les appels et les rendez-vous.Il peut être facile d'oublier de passer un appel, en particulier lorsque vous n'êtes pas au bureau ou lors de réunions consécutives. Un VA peut fournir des rappels en temps opportun, en vous appelant ou en vous envoyant un SMS quelques minutes avant votre engagement pour vous assurer que vous vous en souvenez.

4. Reprogrammer les appels et les rendez-vous.Un VA sert également de pont de communication, informant l'autre partie de tout changement d'horaire et confirmant l'heure reprogrammée.

5. Informez les autres des changements d'horaire.L'assistant virtuel fournira également un avis à l'autre partie et obtiendra la confirmation de l'heure reprogrammée.

6. Protégez le temps.Les assistants virtuels peuvent également vous aider à protéger votre temps contre les interruptions inutiles. Ils peuvent intervenir et refuser poliment les demandes de réunions qui ne sont peut-être pas une priorité absolue.

7. Envoyez et maintenez une « liste en attente ».Les assistants virtuels peuvent vous fournir une liste hebdomadaire des personnes qui n'ont pas répondu aux demandes de rendez-vous ou d'appel, vous alertant lorsque votre intervention peut être nécessaire.

8. Informez vos proches lorsque vous serez hors de la ville.Les conseillers volontaires peuvent également tenir vos proches informés de votre horaire de voyage. Ils peuvent partager une invitation de calendrier avec les dates hors de la ville et les détails de votre vol et de votre hôtel, assurant une communication transparente.

Gestion des e-mails et des contacts et communications

À l'ère numérique, un volume massif d'e-mails peut inonder votre boîte de réception, et maintenir une liste de contacts à jour peut devenir une tâche en soi.

C'est là que l'expertise d'un assistant virtuel entre en jeu. En confiant ces tâches à un VA, vous pouvez récupérer de précieuses heures de votre temps. Voici un aperçu de la gamme d'activités qu'un VA peut gérer :

9. Filtrer les e-mails.Les assistants virtuels peuvent gérer votre boîte de réception en fonction de règles spécifiques que vous avez définies. Ils peuvent effectuer des tâches telles que supprimer, répondre, transférer des e-mails ou signaler les e-mails critiques à votre attention.

10. Ajoutez des personnes aux contacts.Chaque fois que vous vous engagez avec quelqu'un de nouveau, qu'il s'agisse d'un appel, d'une réunion ou de toute autre forme d'interaction, votre VA peut s'assurer que les détails de la personne sont rapidement ajoutés à vos contacts.

11. Mettre à jour les informations des personnes aux contacts.Il peut arriver que vous n'ayez pas immédiatement accès à toutes les informations d'un contact. Dans de tels cas, un VA peut progressivement combler ces lacunes, en ajoutant des informations aux contacts au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles, telles que les détails d'une signature électronique.

12. Ajoutez des contacts au CRM.L'une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises n'exploitent pas efficacement leur application CRM est la saisie de données qui prend beaucoup de temps. Votre VA peut assumer cette tâche, ajouter et organiser votre système CRM.

Tâches téléphoniques

Lorsque vous avez besoin de quelqu'un pour gérer les interactions téléphoniques ou même effectuer des tâches légères de réceptionniste sans avoir besoin d'une présence physique, un assistant virtuel peut être à la hauteur.

13. Effectuer des tâches légères de réceptionniste.Il y a des cas où vous pouvez vous attendre à des appels importants mais ne pas être disponible pour y répondre personnellement. C'est là qu'un assistant virtuel devient inestimable.

En redirigeant ces appels vers votre VA, vous pouvez vous assurer de ne manquer aucune communication vitale, tout en étant en mesure de vous concentrer sur vos tâches principales sans interruption.

14. Transcrivez les messages vocaux.Dans notre ère numérique au rythme effréné, la plupart des messages vocaux sont accessibles par e-mail. Ceux-ci peuvent être transmis à votre VA qui, en plus de transcrire le contenu de la messagerie vocale, peut également effectuer toutes les activités de suivi nécessaires.

Cela peut inclure de tendre la main à l'appelant ou de définir des rappels pour que vous répondiez, rationalisant ainsi vos processus de communication.

Voyage

La tâche d'organiser des vols et des hôtels pour les voyages d'affaires peut être un processus étonnamment long, vous éloignant souvent de vos activités commerciales principales. C'est là que les compétences d'un assistant virtuel peuvent s'avérer indispensables. Une VA peut gérer :

15. Vols de recherche.Compte tenu de vos critères spécifiques tels que les compagnies aériennes préférées, la disposition des sièges et les horaires, un VA peut effectuer une analyse approfondie des différentes options de vol.

Ils peuvent ensuite vous présenter les meilleures alternatives, vous assurant non seulement de voyager confortablement, mais aussi de gagner un temps considérable au cours d'une année.

16. Rechercher des hôtels.D'une manière similaire à la recherche de vols, votre VA peut se plonger dans les options d'hôtel en fonction de vos préférences uniques.

Cela peut inclure des facteurs tels que le type d'hébergement, l'emplacement, les équipements disponibles et les tarifs spéciaux auxquels vous pourriez avoir droit. Ils peuvent ensuite compiler une sélection présélectionnée, vous évitant ainsi d'avoir à parcourir de nombreuses options.

17. Réservez des vols et des hôtels.Une fois vos décisions prises et munies de votre carte de crédit et de vos informations de fidélité, votre VA peut s'occuper du processus de réservation.

Cela peut être une tâche fastidieuse à gérer personnellement, mais un VA peut gérer cela efficacement, vous faisant gagner du temps et réduisant la probabilité d'erreurs.

18. Faites des recherches sur les options de transport.Cela englobe diverses possibilités, des voitures de location et des covoiturages aux transports en commun locaux, selon vos préférences et la nature de votre voyage.

19. Réserver le transport.Une fois les meilleures options identifiées, votre VA peut aller plus loin et gérer les réservations, de la même manière qu'il gère vos réservations de vol et d'hôtel. Cela garantit une expérience de voyage fluide du début à la fin.

20. Organisez des événements.Si votre voyage implique d'assister ou d'organiser des événements, votre VA peut gérer la recherche et prendre les dispositions nécessaires. Cela pourrait inclure la recherche d'un restaurant approprié pour un dîner d'affaires, la réservation d'un espace de réunion ou même l'obtention de billets pour un concert local.

21. Suspendez le journal ou le courrier.Lorsque vous êtes absent, votre VA peut s'assurer que les services réguliers à votre domicile, tels que la livraison de journaux ou le courrier, sont temporairement suspendus. Cela ajoute une autre couche de commodité à vos voyages et garantit que vos opérations à domicile sont prises en charge en votre absence.

Développement des affaires

Lorsqu'il s'agit de la tâche de développement des affaires, la charge de travail peut être importante et multiforme.

Qu'il s'agisse de rechercher des prospects potentiels sur des plates-formes telles que LinkedIn ou de trouver des informations de contact cruciales telles que des adresses e-mail, ces activités impliquent souvent un travail préparatoire fastidieux.

Un assistant virtuel peut prendre les rênes de ces tâches, vous permettant de vous concentrer sur les interactions interpersonnelles essentielles au succès des ventes.

22. Recherchez des pistes sur LinkedIn.Pour les entreprises B2B, et parfois les opérations B2C, maintenir une liste de clients potentiels est une tâche impérative. Après avoir acquis une compréhension approfondie de vos besoins, un assistant virtuel peut effectuer une recherche approfondie sur LinkedIn, créant une liste exhaustive de prospects correspondant à votre profil de client idéal.

23. Trouvez des adresses e-mail.Un VA peut naviguer habilement dans les bases de données et utiliser des stratégies de recherche Google efficaces pour localiser les adresses e-mail des clients potentiels que vous cherchez à contacter. Cela garantit non seulement que vous disposez des informations de contact correctes, mais vous permet également d'économiser du temps et des efforts pour les trouver vous-même.

24. Concevoir des présentations.Votre VA peut ajouter une touche professionnelle à vos propositions en localisant et en insérant le logo du prospect et en faisant correspondre la couleur du texte en conséquence. De plus, ils peuvent améliorer la présentation en animant des diapositives au besoin, ce qui vous donne un avantage dans vos efforts de développement commercial.

Gestion

À mesure que votre entreprise se développe, cela entraîne inévitablement une demande accrue pour diverses fonctions de gestion. Cela peut inclure des tâches telles que l'assemblage de rapports pour les clients, ce qui peut nécessiter la collecte de grandes quantités de données existantes.

Ou peut-être cherchez-vous à agrandir votre équipe et avez-vous besoin d'aide pour les activités de recrutement. Votre assistant virtuel peut assumer ces responsabilités, vous offrant le temps et la flexibilité nécessaires pour vous concentrer sur des aspects plus stratégiques de votre entreprise.

25. Assemblez les rapports.Un VA peut concevoir et générer des rapports qui suivent les indicateurs de performance clés (KPI) à des intervalles prédéterminés. Ces rapports fournissent un aperçu clair des performances de votre entreprise, vous aidant à prendre des décisions éclairées.

26. Aide au recrutement d'employés.La lutte pour trouver le bon talent peut souvent être aussi intense que la concurrence pour les clients, sinon plus.

Votre VA peut filtrer les profils LinkedIn en fonction des critères que vous fournissez, en compilant une liste de candidats potentiels qui pourraient convenir à votre équipe. Cela simplifie non seulement votre processus de recrutement, mais garantit que vous disposez d'un plus grand bassin de talents parmi lesquels choisir.

Comptabilité

Si la gestion des aspects financiers de votre entreprise, comme la tenue de livres ou l'envoi de factures, vous effraie, il est peut-être temps de déléguer ces tâches à un assistant virtuel.

27. Maintenir les livres.Avec une formation et des instructions appropriées, votre assistant virtuel peut gérer des tâches financières telles que l'examen et la mise en correspondance des transactions et la réalisation de rapprochements mensuels. Cela garantit un processus de comptabilité rationalisé et des dossiers financiers cohérents pour votre entreprise.

28. Créer et envoyer des factures.En utilisant des modèles de facture, un assistant virtuel peut rédiger des factures professionnelles et les distribuer à vos clients. Cela garantit une facturation rapide et précise, contribuant ainsi à un flux de trésorerie sain.

29. Poursuivez les paiements.L'établissement d'un processus de comptes clients est crucial pour toutes les entreprises. Votre VA peut suivre ce processus pour percevoir les paiements dus, ce qui peut inclure la transmission du problème au propriétaire de l'entreprise ou à la personne concernée si nécessaire.

Courses personnelles

La gestion des responsabilités personnelles aux côtés d'une entreprise florissante peut être exigeante. Des tâches telles que faire des réservations de restaurant ou envoyer des cadeaux font partie intégrante du maintien de vos relations personnelles.

Cependant, ils peuvent aussi prendre du temps. En tirant parti des services d'un assistant virtuel, vous pouvez gérer ces responsabilités plus efficacement.

30. Faites des réservations personnelles au restaurant.Avec l'accès à vos préférences personnelles et aux informations de connexion pour les plateformes de réservation comme Open Table, votre VA peut effectuer des réservations de restaurant en votre nom et même se coordonner avec les invités.

31. Faites des achats.Parfois, même des plates-formes comme Amazon peuvent ne pas avoir ce dont vous avez besoin, ou le processus d'achat peut être trop fastidieux. Votre VA peut vous aider avec les achats en ligne pour sécuriser les articles dont vous avez besoin.

32. Rechercher et envoyer des cadeaux.Pour les occasions où une carte-cadeau générique ne suffit pas, votre assistant peut trouver quelque chose de distinctif et organiser sa livraison.

33. Gérez la logistique de votre passe-temps.Qu'il s'agisse de sécuriser un studio pour les répétitions de votre groupe de garage ou d'organiser les réunions de votre club de lecture, un VA peut alléger les charges logistiques, vous permettant de vous adonner à vos passe-temps sans stress.

34. Traquer les commandes problématiques.Lorsqu'une commande n'arrive pas à temps, votre VA peut assurer la liaison avec le fournisseur, gérer les temps d'attente et le dépannage, vous tenir informé tout au long du processus.

35. Gérer le calendrier familial.La planification d'événements familiaux et le suivi des rendez-vous peuvent être gérés de manière transparente par votre assistant virtuel, libérant ainsi davantage de votre temps personnel.

36. Planifiez des rendez-vous médicaux.Compte tenu des détails pertinents tels que les dates de naissance et les informations d'assurance, un VA peut organiser des visites chez le médecin et même commencer à remplir les documents requis.

37. Payez vos factures personnelles.Pour les achats peu fréquents ou les fournisseurs qui n'offrent pas d'options de paiement en ligne, un assistant virtuel peut gérer les paiements des factures.

38. Appelez les magasins pour obtenir des informations.Que vous soyez à la recherche d'une bouteille de scotch rare ou d'un cadeau spécial, votre VA peut passer les appels nécessaires pour trouver le magasin stockant l'article que vous recherchez.

Opérations

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez vous concentrer sur la planification stratégique pour l'avenir de votre entreprise, la conceptualisation de nouveaux produits et services et la conduite d'initiatives qui feront progresser votre entreprise. Par conséquent, les tâches opérationnelles telles que remplir des formulaires en ligne et gérer des dossiers peuvent être déléguées à un système de support fiable, un assistant virtuel.

39. Remplissez des formulaires en ligne.Votre assistant virtuel, muni des coordonnées pertinentes de l'entreprise, peut remplir divers formulaires, tels que ceux nécessaires à la souscription de produits Software as a Service (SaaS), vous faisant gagner un temps précieux.

40. Prenez des notes sur les webinaires.Lorsque vous êtes intéressé par le contenu d'un webinaire mais que vous ne pouvez pas consacrer de temps pour le regarder, même s'il est à la demande, votre VA peut "assister" en votre nom, noter les points clés et vous fournir un résumé complet.

41. Convertir des fichiers.Si vous avez besoin d'un format de fichier différent, par exemple un JPEG au lieu d'un PDF, votre VA peut gérer la conversion pour vous.

42. Mener des recherches.Votre VA peut effectuer des recherches initiales pour des décisions cruciales, telles que l'évaluation de divers produits SaaS pour déterminer celui qui serait le plus adapté à vos besoins.

43. Configurez des projets dans votre système de gestion de projet.Un VA peut configurer de nouveaux projets dans votre outil de gestion de projet et inviter les participants concernés, garantissant ainsi un démarrage en douceur.

44. Gérer la gestion des fichiers.Qu'il s'agisse de Dropbox ou d'un serveur local pour le stockage de fichiers, votre assistant virtuel peut assurer une organisation appropriée des fichiers avec des conventions de dénomination précises. Ils s'assurent également que les autorisations d'accès sont correctement attribuées.

45. Planifiez les médias sociaux.Votre assistant virtuel peut rationaliser votre stratégie de médias sociaux en planifiant vos publications en fonction du processus que vous avez décrit.

46. ​​Relisez et éditez des lettres, des blogs et des présentations.Des charges de travail écrasantes peuvent parfois entraîner des erreurs involontaires. Votre VA peut vous aider à relire et à modifier des communications importantes telles que des lettres, des blogs et des présentations, garantissant un contenu professionnel et sans erreur.

47. Maintenir un manuel d'assistant virtuel.Les propriétaires d'entreprise préfèrent souvent établir des processus plutôt que de s'y conformer strictement. Votre VA peut conserver un manuel documentant ses tâches, ce qui s'avère pratique, en particulier lors d'absences imprévues.

Voici un résumé de la gamme variée de tâches qu'un assistant virtuel peut gérer, le tout soigneusement présenté dans un tableau de comparaison pratique.

Choses qu'un assistant virtuel ne fait pas

Bien sûr, il y a certaines choses que votre assistant virtuel ne fera pas. Vous n'avez pas à vous soucier de l'attitude d'un assistant virtuel si vous lui demandez de faire quelque chose. Une AV ne :

• Roulez ses yeux vers vous.Au moins, vous ne le verrez pas si cela arrive ! Et vous ne l'« entendrez » dans aucune communication.
• Exiger un bureau plus grand ou un autre bureau .Ces personnes ne partageront pas votre espace de bureau, il n'est donc pas nécessaire de faire de la place supplémentaire.
• Drame intermédiaire.Avec les assistants virtuels, vous n'aurez pas de gros ego à choyer. Vous n'aurez pas besoin de marcher sur des œufs ou de vous soucier des commérages qui l'emportent sur le professionnalisme. La nature de la relation étant longue distance signifie que le drame de bureau est inexistant.

Prochaines étapes pour obtenir un assistant virtuel

• Identifiez les tâches de votre entreprise qu'il serait préférable d'externaliser.Conseil : concentrez-vous sur les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise.Demandez-vous si la tâche est la meilleure utilisation de votre temps ou serait mieux effectuée par quelqu'un d'autre ?
• Utilisez des services comme Work Better Now pour identifier les assistants virtuels qui répondent à vos besoins.

Que vous souhaitiez faire évoluer votre entreprise, arrêter de faire des tâches qui vous ennuient ou simplement vouloir plus de temps libre, un VA change la donne. Je pense que vous pouvez voir que l'embauche d'un assistant virtuel pourrait être la clé de votre succès. J'espère que cela vous aidera à décider si un VA convient à votre entreprise.

Bonne chance!

Pour plus d'informations sur les assistants virtuels, lisez :

• Comment réussir dans votre petite entreprise tout en faisant moins avec les assistants virtuels ?
• 22 secrets pour embaucher le bon assistant virtuel

Toutes les réponses aux questions des lecteurs proviennent du comité de rédaction de Small Business Trends, avec plus de 50 ans d'expérience combinée en affaires. Si vous souhaitez soumettre une question, veuillez la soumettre ici.

Image : Depositphotos.com