Qu'est-ce qu'un numéro EIN et votre petite entreprise en a-t-elle besoin ?
Publié: 2023-02-01Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous avez probablement entendu parler d'un numéro EIN, mais vous ne savez peut-être pas de quoi il s'agit ou si votre entreprise en a même besoin.
Dans cet article, nous examinerons ce qu'est un numéro EIN et déterminerons si votre entreprise en a besoin pour rester en conformité avec l'IRS et d'autres exigences légales. Commençons!
Table des matières
Qu'est-ce qu'un numéro EIN ?
Un EIN, ou numéro d'identification d'employeur, est un numéro unique à neuf chiffres qui est uniquement délivré aux entreprises et aux organisations par l'Internal Revenue Service (IRS) à des fins de déclaration de revenus. Ce numéro sert d'identifiant sécurisé pour votre entreprise.
Il peut être utilisé pour diverses tâches juridiques telles que l'ouverture de comptes bancaires, l'obtention de cartes de crédit et de prêts et la déclaration de taxes professionnelles. L'IRS exige également que les employeurs incluent leur EIN sur tous les formulaires liés aux salaires des employés, tels que les formulaires 1099 et autres déclarations de renseignements fiscaux.
Il est donc important d'être conscient des règles 1099 et de l'importance de déclarer correctement les impôts et de simplifier l'embauche. L'obtention d'un EIN est simple et rapide et vous pouvez simplement postuler en ligne en quelques minutes.
Qui a besoin d'un numéro EIN ?
L'Internal Revenue Service exige que les entreprises et les organisations obtiennent un numéro EIN ou un numéro d'identification fiscale fédéral à des fins de déclaration fiscale.
Cependant, toutes les entreprises ne sont pas obligées d'en avoir un. Alors, qui a besoin d'un numéro EIN ? Voici une liste des types d'entreprises qui peuvent avoir besoin d'un numéro EIN pour rester en conformité avec l'IRS :
- Entreprises individuelles : qu'est-ce qu'une entreprise individuelle ? Entrepreneurs qui possèdent leur propre entreprise sans créer officiellement une entité juridique distincte telle qu'une société ou une LLC.
- Sociétés de personnes : Cela comprend les sociétés en nom collectif, les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée (LLP) et les sociétés en commandite.
- Sociétés : entités commerciales juridiquement distinctes de leurs propriétaires, telles que les C-corps, les S-corps et les sociétés professionnelles.
- Organisations à but non lucratif : une structure commerciale juridique spécialisée créée à des fins caritatives, religieuses ou éducatives.
- Fiducies et successions : Les personnes fortunées établissent généralement des arrangements juridiques complexes à des fins de planification fiscale ou successorale. Une fiducie ou une succession doit obtenir un EIN si elle paie des impôts, a des employés ou exploite une entreprise.
Quand l'IRS exige-t-il un numéro EIN ?
Toute entité commerciale doit comprendre quand il est nécessaire d'obtenir un EIN afin de déclarer avec précision les impôts, de gérer correctement ses finances et de se conformer aux réglementations de l'IRS. Voyons quand l'IRS exige un numéro EIN…
Entreprise individuelle
En tant que propriétaire unique, vous n'avez pas besoin d'obtenir un EIN sauf si vous avez des employés, exploitez votre entreprise en tant que société ou partenariat, produisez des déclarations de droits d'accise ou retenez des impôts sur le revenu versé à un étranger non résident. Cela comprend l'embauche d'employés saisonniers.
LLC à membre unique
Les sociétés à responsabilité limitée à un seul membre ne sont pas tenues d'obtenir un EIN auprès de l'IRS, bien que ce soit une bonne idée d'en obtenir un si vous envisagez d'ouvrir un compte bancaire professionnel ou d'embaucher des employés. Assurez-vous de rechercher ce qu'est une LLC pour déterminer si c'est la bonne entité commerciale pour vos besoins.
LLC multi-membres ou partenariats
Les sociétés à responsabilité limitée et les partenariats multi-membres doivent obtenir un EIN dans la plupart des cas. L'IRS exige également que les entreprises obtiennent un nouvel EIN s'il y a eu un changement dans la composition de la LLC ou du partenariat qui affecte son statut fiscal fédéral.
Sociétés
Toutes les sociétés, y compris les sociétés S et les sociétés C, doivent obtenir un EIN afin de déposer des impôts et pour d'autres activités liées aux affaires.
Associations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif sont tenues d'obtenir un EIN afin de déposer des impôts et d'autres documents juridiques.
Fiducies et successions
Une fiducie ou une succession doit obtenir un EIN si elle paie des impôts, a des employés ou exploite une entreprise.
Pourquoi ne puis-je pas simplement utiliser mon numéro de sécurité sociale ?
Les numéros de sécurité sociale sont délivrés aux particuliers et ne sont pas destinés à être utilisés à des fins professionnelles ou commerciales. L'IRS exige donc que les entreprises obtiennent un numéro d'identification d'employeur (EIN) distinct.
L'utilisation d'un numéro de sécurité sociale pour des activités professionnelles pourrait vous rendre vulnérable au vol d'identité puisque votre numéro de sécurité sociale est une information privée sensible.
L'utilisation d'un numéro de sécurité sociale rendrait également difficile la déclaration précise des impôts et autres informations financières liées à votre entreprise.
Un EIN est considéré comme un identifiant officiel et fournit un moyen sécurisé de gérer les finances de votre entreprise et de se conformer aux réglementations de l'IRS.
Comment obtenir un numéro d'identification d'employeur
Obtenir un EIN est gratuit, facile et peut être fait rapidement en ligne. Voici les étapes simples nécessaires pour obtenir vous-même et EIN :
Étape 1 : Visitez le site Web de l'IRS
La première étape consiste à visiter le site Web de l'IRS et à démarrer le processus de demande en cliquant sur le lien "Demander un numéro d'identification d'employeur (EIN)".
Vous devrez fournir des informations de base sur votre entreprise, telles que son nom légal, sa structure (entreprise individuelle, LLC, etc.), son adresse et le type d'entreprise que vous dirigez.
Étape 2 : Vérifiez votre identité
L'IRS vous demandera alors de vérifier votre identité en fournissant un permis de conduire valide ou une autre pièce d'identité émise par le gouvernement.
Vous pouvez également fournir une copie de votre carte de sécurité sociale si vous n'avez pas de permis de conduire valide.
Étape 3 : Soumettez votre candidature
Une fois que vous avez fourni toutes les informations nécessaires et vérifié votre identité, soumettez votre candidature. L'IRS vous délivrera un EIN en quelques minutes.
Étape 4 : Recevez votre EIN et ouvrez un compte bancaire professionnel
Une fois que l'IRS a émis votre EIN, vous pouvez l'utiliser pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Il s'agit d'une étape importante dans la création de votre entreprise et la gestion de ses finances.
Candidats EIN internationaux
En tant que candidat international, vous aurez peut-être besoin d'un EIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel ou déposer des impôts aux États-Unis.
Le processus de demande est similaire à celui des candidats nationaux, mais vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires tels qu'un passeport, un visa ou une carte d'enregistrement d'étranger.
Avantages d'avoir un EIN
Avoir un EIN peut offrir une gamme d'avantages aux entreprises et autres entités. Voici cinq avantages clés d'avoir un EIN :
- Amélioration de la cote de crédit. Un EIN peut aider à établir les cotes de crédit d'une entreprise, ce qui facilite l'obtention de prêts et de baux.
- Identité distincte. Avoir un EIN permet à une entreprise ou une entité de séparer son identité des impôts personnels de son propriétaire.
- Dépenses déductibles. Avec un EIN, les entreprises peuvent profiter de certaines déductions fiscales, telles que les salaires des employés et les coûts d'achat d'équipement professionnel.
- Ouvrir des comptes bancaires. De nombreuses banques exigent un EIN pour ouvrir un compte professionnel.
- Taxes de dossier. Un EIN est nécessaire pour le dépôt des impôts d'État et fédéraux chaque année.
Y a-t-il des inconvénients à avoir un EIN ?
Bien qu'un numéro d'identification d'employeur (EIN) puisse offrir une gamme d'avantages aux entreprises et à d'autres entités, il existe également des inconvénients potentiels.
Ceux-ci incluent des coûts administratifs supplémentaires tels que les frais de dépôt, la complexité du suivi de plusieurs EIN associés à l'entité et les modifications apportées à l'entreprise doivent être signalées rapidement pour que l'EIN reste valide.
EIN Vs. Numéro DUNS
Il est important de savoir ce qu'est un numéro DUNS et comment il peut être bénéfique pour une entreprise. Un numéro EIN et un numéro DUNS fournissent tous deux des numéros d'identification uniques à leurs propriétaires.
Cependant, les deux ne sont pas interchangeables et ont des objectifs différents, comme indiqué dans le tableau ci-dessous.
| EIN | Numéro DUNS |
|---|---|
| Afin d'obtenir un EIN, l'IRS exige des informations commerciales de la partie responsable, qui sont généralement basées sur son numéro de sécurité sociale ou son EIN existant. | Un numéro DUNS sera émis par Dun & Bradstreet une fois que plusieurs sources auront confirmé l'existence d'une entreprise |
| Le numéro ne représente pas nécessairement une relation individuelle avec une entreprise, car toute entreprise peut avoir plusieurs numéros. | Les numéros sont associés à des entités commerciales un à un |
| N'est pas requis pour les entreprises individuelles ou autres entités commerciales | Peut être attribué à des entités commerciales, y compris certaines entreprises individuelles |
| Modifiable, ce qui signifie qu'il n'est pas cohérent ou persistant dans le temps | Maintient la persistance, la cohérence et l'unicité tout au long de la durée de vie de cette entité |
| Les numéros d'identification fiscale sont pour les États-Unis uniquement (les autres pays ont leurs propres numéros d'identification fiscale) | Fournit une couverture mondiale |
Numéro d'identification d'employé par rapport au numéro d'identification fiscale fédéral (TIN)
Un numéro d'identification d'employé et un numéro d'identification de contribuable individuel (TIN) sont différents types de numéros d'identification uniques délivrés par l'IRS. Jetons un coup d'œil aux deux dans le tableau ci-dessous…
| Numéro d'identification de l'employé | Numéro d'identification fiscale fédéral (TIN) |
|---|---|
| Numéro d'identification de l'employeur | Numéro d'identification fiscale général |
| Un type de NIF | Ce terme peut être utilisé pour décrire un numéro autre qu'un EIN, tel qu'un SSN, un ITIN, un ATIN et un PTIN. |
| Les résidents américains ne peuvent l'utiliser que pour le dépôt de leurs taxes professionnelles | Peut être utilisé de différentes manières |
EIN vs numéro d'identification d'employé fédéral (FEIN)
Un EIN et un numéro d'identification d'employé fédéral (FEIN) sont tous deux émis par l'IRS et fournissent des numéros d'identification uniques à leurs propriétaires. Voyons comment ils sont différents dans le tableau ci-dessous…
| EIN | Numéro d'identification d'employé fédéral (FEIN) |
|---|---|
| Utilisé pour identifier les employeurs et les propriétaires uniques qui doivent déclarer un revenu d'entreprise ou payer des impôts sur l'emploi | Attribué aux sociétés qui ont des employés ou produisent une déclaration de revenus d'emploi. |
| Utilisé par certaines fiducies, successions, organisations à but non lucratif et autres organisations. | Identifie une entité commerciale donnée à des fins de déclaration fiscale fédérale |
Ai-je besoin d'un EIN si je suis indépendant ?
Oui, même si vous ne créez pas officiellement une entité commerciale telle qu'une société ou une LLC, les travailleurs indépendants ou la "partie responsable" comme l'appelle l'IRS, peuvent toujours avoir besoin d'un numéro d'identification d'employeur (EIN).
L'IRS exige que toutes les entreprises obtiennent un EIN afin de déclarer avec précision les impôts et autres informations financières liées à l'entreprise.
C'est également un moyen plus sûr de protéger vos informations personnelles sensibles puisque le numéro n'est utilisé que pour vos activités professionnelles.
Un DBA a-t-il besoin d'un EIN ?
Oui, si vous démarrez une entreprise sous un nom Doing Business As (DBA), vous devez obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'Internal Revenue Service.
L'utilisation d'un EIN distinct permet de protéger vos informations personnelles puisque le numéro est associé à votre DBA et non à votre numéro de sécurité sociale.
Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'employeur fédéral?
Un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) est un numéro d'identification unique à neuf chiffres attribué par l'Internal Revenue Service (IRS).
Ce numéro est utilisé pour identifier et suivre les finances d'une entreprise ou d'une autre entité à des fins fiscales.
Un FEIN est requis pour de nombreuses transactions juridiques, telles que la déclaration de revenus ou l'ouverture d'un compte bancaire professionnel. Avoir un FEIN offre également aux entreprises une protection contre le vol d'identité et la fraude.
Ai-je besoin d'un EIN avant ou après avoir formé ma LLC ?
Généralement, le meilleur moment pour obtenir votre EIN et demander le statut d'exonération fiscale est après avoir formé votre LLC. De cette façon, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour bien remplir le formulaire et éviter tout retard.
Après avoir formé votre LLC, vous pouvez demander un EIN en ligne ou en imprimant et en envoyant le formulaire SS-4 à l'IRS.
Comment puis-je rechercher mon EIN ?
Malheureusement, l'IRS n'a pas de base de données publique pour rechercher les numéros EIN. Vous pouvez trouver votre EIN sur la lettre de confirmation EIN que l'IRS vous a envoyée lorsque votre demande de numéro a été approuvée.
Si vous n'avez pas cette lettre, vous pouvez également vérifier des documents tels que des déclarations de revenus ou des formulaires déposés auprès de l'IRS.
Si vous n'avez pas accès à ces documents, vous pouvez appeler l'IRS Business & Specialty Tax Line pour obtenir de l'aide pour trouver votre EIN au 800-829-4933.
Comment puis-je rechercher l'EIN d'une autre entreprise ?
La recherche de l'EIN d'une autre entreprise ne doit pas être compliquée. Vous pouvez commencer par simplement demander directement à l'entreprise son EIN.
Alternativement, si vous recherchez une société cotée en bourse, consultez leurs documents auprès de la SEC qui contiennent souvent les informations nécessaires.
De plus, se renseigner auprès d'un bureau de crédit peut également donner un aperçu de l'EIN de l'entreprise.
Enfin, il existe de nombreuses bases de données EIN payantes disponibles afin que vous puissiez rechercher rapidement et facilement les informations demandées.
Comment récupérer mon EIN si je l'oublie ou le perds ?
Il est important de mettre votre lettre de confirmation EIN dans un endroit sûr pour éviter de perdre votre EIN en premier lieu.
Cependant, si vous oubliez ou perdez votre EIN, le processus de récupération est assez simple. Vous pouvez trouver votre EIN sur des formulaires tels que des déclarations de revenus ou d'autres formulaires que vous avez déposés auprès de l'IRS.
Si vous ne les avez pas, appelez la ligne fiscale IRS Business & Specialty et demandez-leur de rechercher votre EIN au 800-829-4933.
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