Qu'est-ce que la gestion des stocks : définition, avantages, techniques

La gestion des stocks joue un rôle important dans la rentabilité de toute entreprise. Liée à la gestion de la chaîne d'approvisionnement et à la logistique, la gestion des stocks supervise l'approvisionnement, le mouvement, le stockage et l'utilisation des matières premières essentielles à la production de biens et de services.

La gestion des stocks s'occupe également du côté sortie de l'entreprise, en gérant la quantité de produits disponibles à la vente, en s'assurant qu'il y en a assez pour répondre à la demande, mais pas au point que l'entreprise perde de l'argent sur les stocks invendus.

En fin de compte, la gestion des stocks est un exercice d'équilibre perpétuel, jonglant entre les entrées et les sorties pour réduire les coûts et maximiser les ventes et les bénéfices.

1. Gestion des stocks, définition
2. Avantages
3. Processus
4. Gestion des stocks vs contrôle des stocks
5. Le rôle de la gestion des commandes
6. Techniques de gestion des stocks
7. Défis
8. Systèmes de gestion des stocks
9. Fonctions et fonctionnalités IMS

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

Du côté des intrants, cela comprend des tâches spécifiques telles que l'approvisionnement, l'achat, la réception, le stockage, le déplacement, la vente et l'expédition des matériaux utilisés pour fabriquer les produits d'une entreprise. La gestion de la production des stocks implique le stockage des produits finis ainsi que la vente et l'expédition aux clients.

Lorsqu'il s'agit de la rentabilité d'une entreprise, la gestion des stocks est un acte de jonglage complexe et rapide qui peut faire ou défaire le résultat net de votre entreprise. Trop ou trop peu d'entrées ou de sorties peuvent compromettre la productivité, la satisfaction des clients et la rentabilité.

Quels sont les avantages de la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est fondamentale pour le succès d'une entreprise. Sans elle, une entreprise ne peut être efficace, rentable ou résiliente. Compte tenu des nombreuses variables économiques indépendantes de la volonté de quiconque, la gestion des stocks est l'un des domaines fermement sous le contrôle de chaque entreprise.

1. Efficacité accrue . Dans un environnement de fabrication, le maintien des niveaux optimaux de matières premières pour maintenir la production sans interruption contribue à accroître l'efficacité. Deux facteurs clés sont d'avoir les bons matériaux à portée de main et de s'assurer qu'ils sont au bon endroit au bon moment. De plus, le déplacement du produit fini vers le stockage dans des entrepôts évite les retards de production dus au manque d'espace. Les arrêts ou les retards n'importe où dans le processus équivaut à une perte de temps, de productivité et de profits.
2. Coûts réduits. Garder des quantités optimales (ni trop, ni trop peu - l'équilibre parfait de Goldilocks) de matières premières minimise le risque de détérioration ou de gaspillage et évite de payer les matériaux avant qu'ils ne soient nécessaires. En maintenant la bonne quantité de produit pour répondre à la demande, une entreprise ne dépense pas d'argent en main-d'œuvre et en matériaux pour produire des produits qui ne peuvent pas être vendus assez rapidement.
3. Amélioration de la satisfaction client. Une gestion des stocks réussie maintient la bonne quantité de produit disponible pour répondre aux besoins des clients le plus rapidement possible, réduisant les ruptures de stock et conduisant à des clients plus satisfaits.
4. Meilleure gestion de la trésorerie. Des prévisions précises, des niveaux de stocks précis et une logistique efficace mobilisent moins d'argent avec des dépenses, une production et un stockage inutiles. Cela libère des flux de trésorerie et permet une utilisation plus efficace des ressources de trésorerie.
5. Meilleure prise de décision . La gestion des stocks implique la prévision de la demande, des coûts et d'autres besoins. De plus en plus d'entreprises utilisent des logiciels pour mesurer ces variables afin de prendre des décisions plus intelligentes basées sur les données. Cela permet de réduire le coût des dépenses inutiles et des prévisions erronées de la demande.
6. Gains accrus . Le but ultime d'être en affaires est de tirer profit de la création, de la production, de la vente et de la livraison d'un excellent produit. Une solide gestion des stocks augmente les profits en augmentant l'efficacité et en réduisant le gaspillage.

Quel est le processus de gestion des stocks ?

Un processus de gestion des stocks est le modèle et le guide de la manière dont votre entreprise gère les stocks, c'est-à-dire la manière dont vous vous procurez, recevez, stockez, utilisez, vendez et expédiez vos stocks.

Le processus commence par les matériaux et les produits que vous achetez et utilisez pour fabriquer vos propres biens et services et se poursuit tout au long du cycle de production jusqu'à la vente et la livraison à vos clients.

Sans un processus de gestion des stocks en place, il est impossible de commencer à l'améliorer. Et sans processus, l'efficacité est hors de question. Cela se traduit par des dépenses inutiles, une perte de temps et une diminution des bénéfices inexistants.

Le processus de gestion des stocks en 5 étapes :

1. Réceptionner et inspecter les produits. Établissez un processus fluide et efficace pour la réception et l'inspection des expéditions afin d'aider à assurer le transport des matériaux. Inspectez votre envoi pour vous assurer que vous utilisez des matériaux de la plus haute qualité et que vous ne payez pas pour des produits endommagés ou de mauvaise qualité qui devront être retournés ou jetés ou, dans le pire des cas, se retrouver dans vos produits.
2. Trier et stocker les produits. Pré-production, déterminez quels produits et matériaux doivent être livrés à la production et lesquels doivent être stockés. Après la production, déplacez les produits finis vers les zones de stockage appropriées pour éloigner les commandes des clients et l'exécution des commandes.
3. Accepter la commande du client . Qu'il s'agisse de commerce électronique, de briques et de mortier ou autre, prenez les commandes des clients et assurez-vous que toutes les parties ont une visibilité sur les commandes et les informations nécessaires. En interne, assurez-vous que les ventes, l'entrepôt, l'exécution des commandes et l'expédition savent ce qui se passe.
4. Exécuter, emballer et expédier la commande. Assurez-vous que le client sait que vous avez reçu sa commande et qu'il peut facilement savoir quand elle sera expédiée et quand elle devrait arriver.
5. Réorganiser le nouveau stock. Maintenir un inventaire physique précis est essentiel. Savoir quand et combien commander dépend de données d'inventaire précises et à jour.

Types d'inventaire

• Les matières premières sont les éléments, les composants et les produits nécessaires à la fabrication d'un produit.
• Le travail en cours est votre produit en cours de fabrication, lorsque les matières premières et les composants sont combinés avec le travail des ouvriers et des machines pour fabriquer ce qui est vendu.
• Les produits finis sont les produits finis prêts à être vendus et expédiés aux clients.
• Les biens MRO (MRO signifie maintenance, réparation et exploitation) sont les matériaux dont vous avez besoin pour continuer à fabriquer des produits et à faire des affaires, une forme de frais généraux qui est considérée comme le coût de faire des affaires.
• L'inventaire en transit décrit les produits finis qui ont été vendus et expédiés au client, mais pas encore livrés. Cette partie du trajet est également appelée transit, inventaire des pipelines et transport.
• L'inventaire tampon est identique au stock de sécurité, servant de réserve d'urgence pour éviter de manquer d'inventaire avant que les magasins puissent être réapprovisionnés.
• L'inventaire d'anticipation est similaire au stock tampon ou de réserve, mais est obtenu et produit pour répondre à une augmentation prévue de la demande, en particulier des augmentations cycliques ou saisonnières.
• Le découplage des stocks est une stratégie qui met de côté certaines quantités de produits à différentes étapes du processus de production pour maintenir la fabrication en mouvement en cas de pénurie ou de panne n'importe où le long de la chaîne.
• L'inventaire des cycles est conservé afin que les entreprises puissent maintenir des quotas de production minimaux. Cela prend également la forme de matières premières et de composants nécessaires pour remplir ces quotas.

Gestion des stocks vs contrôle des stocks

Dans les entreprises, des systèmes plus petits et plus ciblés fonctionnent au sein de systèmes plus grands et plus larges. Il en va de même pour la relation entre la gestion des stocks et le contrôle des stocks.

Dans le cadre du processus global de gestion des stocks, le contrôle des stocks, également appelé contrôle des stocks, supervise la logistique et le mouvement des matériaux et des produits dans un entrepôt ou un système d'entrepôts.

Localiser rapidement les articles et les déplacer efficacement est essentiel à la fois à la production, à l'exécution des commandes et à l'expédition, la base pour atteindre une satisfaction client élevée.

Le contrôle des stocks implique le mouvement direct des matériaux et des produits dans les entrepôts en utilisant tout, des charrettes à main et des chariots élévateurs aux camions, trains et semi-remorques. Mais cela inclut également l'utilisation de logiciels pour suivre, tracer et gérer le flux de matériaux et de produits entrant, sortant et à l'intérieur des entrepôts.

Outre le contrôle des stocks, un autre élément de l'écosystème de gestion des stocks est la gestion des commandes. C'est un autre domaine où le bon logiciel peut faire ou défaire votre entreprise. Comme son nom l'indique, la gestion des commandes se concentre sur les commandes des clients.

Cependant, la gestion des commandes va au-delà de la simple prise de commandes des clients. Cela implique la réception des commandes ainsi que le traitement et le suivi de chaque commande. Lorsque vous recevez une commande, le stock doit être localisé, déplacé, traité et expédié. Tout au long du processus, l'inventaire doit être mis à jour au fur et à mesure que la commande est traitée et expédiée.

Le meilleur logiciel de gestion des commandes est intégré à l'infrastructure numérique globale de contrôle et de gestion des stocks. Non seulement l'inventaire physique est compté, déplacé, suivi et mis à jour, mais l'organisation a une visibilité sur ce mouvement. La visibilité permet des prévisions plus intelligentes et une plus grande efficacité globale.

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Quelles sont les principales techniques de gestion des stocks ?

Semblable à la gestion des opérations, une taille unique ne convient pas à tous lorsqu'il s'agit de gérer les stocks. Jetons un coup d'œil aux quatre techniques de gestion des stocks les plus populaires :

1. Gestion juste-à-temps (JIT) : La gestion d'un navire si étroitement que les matériaux et les composants arrivent au fur et à mesure qu'ils sont nécessaires (juste à temps) pour la production réduit le besoin de stockage et de paiement pour les pièces qui ne seront pas utilisées immédiatement. Cette méthode japonaise rendue populaire par Toyota Motor coupe beaucoup de graisse. Mais comme on l'a vu ces dernières années, le JIT dépend fortement d'une chaîne d'approvisionnement mondiale qui fonctionne bien. De fortes augmentations de la demande, de petites perturbations dans la chaîne d'approvisionnement ou encore des conflits de travail peuvent bouleverser cet écosystème fragile.
2. Planification des besoins en matériaux (MRP) : la prévision de la demande et des ventes est le moteur de cette méthode. Comme pour la gestion des stocks en général, des enregistrements précis des ventes et des stocks jouent un rôle essentiel. La volatilité de la demande ou de la chaîne d'approvisionnement peut également laisser une entreprise sous ou trop préparée, perdre des ventes en raison d'un manque de stocks disponibles ou perdre de l'argent sur des stocks invendus excédentaires.
3. Quantité de commande économique (EOQ) : Cette méthode fonctionne sur le principe d'économiser de l'argent en commandant de plus grandes quantités d'inventaire moins de fois. Les besoins en stocks sont calculés pour permettre au moins de commandes de se procurer la quantité nécessaire de matériaux ou de composants pour les besoins de production anticipés. Lors de la commande de plus grandes quantités, une entreprise accepte que les coûts de possession soient plus élevés. Cette méthode consiste à utiliser des formules EOQ pour estimer les coûts de commande et les coûts de possession, qui sont pris en compte sur une base annuelle pour déterminer les quantités optimales.
4. Jours de vente des stocks (DSI) : Une autre approche considère combien de temps en moyenne il faut pour déplacer les stocks. Cela prend en compte l'inventaire du produit fini ainsi que ce qui est en cours et en attente de production ; les responsables des stocks ont un aperçu de la durée probable des niveaux de stocks actuels. L'objectif est de maintenir ce ratio (jours d'inventaire restants (DIO), jours d'inventaire (DII) et âge moyen des stocks) aussi bas que possible.

Les autres techniques de gestion des stocks comprennent :

• L'analyse ABC est basée sur le principe de Pareto selon lequel 80 % de vos revenus proviennent de 20 % de vos produits. L'analyse ABC aide à déterminer vos biens et services les plus et les moins précieux.
• Le suivi des lots regroupe les produits avec des caractéristiques de lot similaires, telles que la date de fabrication, le lieu et les dates de péremption, ainsi que les produits avec des matières premières communes. Cela aide à prioriser l'expédition et, dans le cas malheureux d'un rappel, permet de suivre les produits et de retracer tout problème jusqu'à la source.
• Les expéditions en vrac réduisent généralement le coût d'expédition d'un article individuel, tel qu'utilisé dans la méthode de gestion des stocks EOQ. L'achat en gros peut présenter d'autres défis comme l'espace de stockage, la détérioration et éventuellement commander plus que nécessaire pour répondre à la demande.
• La consignation signifie que le fabricant envoie à un détaillant des marchandises à vendre sans obliger le détaillant à acheter des produits à l'avance. Cela évite de commander potentiellement trop d'un produit en ne payant que pour les produits vendus.
• Le cross-docking minimise les mouvements et le stockage des stocks en chargeant les stocks entrants directement sur les véhicules d'expédition sortants.
• La prévision de la demande utilise des études de marché, des ventes passées et d'autres données pour prévoir la quantité de produits que les clients achèteront. Cela indique la quantité d'inventaire à conserver ainsi que la quantité qui devra être produite.
• Le dropshipping permet à un détaillant ou à un agent commercial de vendre des produits sans détenir les produits réels en stock. Au lieu de cela, la commande est transmise au fabricant pour être traitée et exécutée, en l'expédiant directement au client sans que le vendeur n'ait à effectuer d'expédition ou de manutention.
• FIFO et LIFO sont la hiérarchisation des produits d'expédition selon une commande premier entré, premier sorti (FIFO) ou dernier entré, premier sorti (LIFO).
• Le lean manufacturing cherche à maximiser la productivité et l'efficacité en éliminant ce qui n'ajoute pas de valeur.
• La quantité minimale de commande (MOQ) est la plus petite quantité d'un produit qu'un fournisseur ou un fabricant autorisera à commander. C'est le montant qu'il faut vendre pour faire encore un profit ou au moins atteindre le seuil de rentabilité.
• La formule du point de commande calcule le point auquel plus de stock doit être commandé. La formule du point de réapprovisionnement multiplie les ventes unitaires quotidiennes par le délai (en jours) entre la commande et l'arrivée, y compris une marge de stock de sécurité pour tenir compte d'éventuels retards ou pics de ventes.
• La gestion des stocks perpétuels utilise un logiciel pour suivre les niveaux de stock en temps réel, enregistrant chaque unité de stock entrante et chaque vente sortante.
• Le stock de sécurité est une quantité de stock supplémentaire détenue comme tampon contre la rupture de stock en cas de hausse inattendue des ventes avant l'arrivée du stock réapprovisionné.
• Six Sigma utilise des statistiques et des analyses de données pour améliorer l'efficacité tout en réduisant les erreurs et le gaspillage dans les processus de fabrication.
• Lean Six Sigma vise à éliminer le gaspillage et les inefficacités dans les processus de fabrication et la gestion des stocks, notamment en trouvant et en corrigeant les causes profondes des défauts et des inefficacités.

Un processus complexe pose de nombreux défis

Il n'est pas surprenant qu'une fonction complexe comme la gestion des stocks présente des défis à chaque tournant.

• Des variables telles que les pics de demande, les problèmes de chaîne d'approvisionnement ou les arrêts de production peuvent laisser les niveaux de stock trop bas. D'autre part, une demande plus faible ou une surproduction peut entraîner une surabondance de stocks invendus. De tels scénarios entraînent une perte de revenus en raison de ventes manquées ou d'argent gaspillé sur des produits invendus.
• Des données inexactes faussent les prévisions de la demande.
• Éviter la diminution des stocks (maintenir l'exactitude des stocks). Parfois, comme mesure temporaire de réduction des coûts, les niveaux de stocks chutent et ne sont pas réapprovisionnés. Mais cela réduit les stocks tampons, augmentant le risque de rupture de stock et de décevoir les clients.
• La demande des clients peut changer du jour au lendemain.
• La gestion de l'obsolescence des stocks nécessite d'équilibrer la nécessité de vendre les stocks existants moins recherchés tout en changeant de direction pour répondre aux nouveaux besoins des clients.
• Gestion de plusieurs sites et fournisseurs.
• L'intégration avec d'autres systèmes présente un autre casse-tête potentiel lorsque les entreprises essaient de mettre à jour les logiciels et les systèmes de gestion des stocks pour constater qu'ils ne sont pas tous compatibles les uns avec les autres.
• Suivre l'innovation et la technologie.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?

Un système de gestion des stocks (IMS) régit et exécute votre processus de suivi des produits depuis l'inventaire d'entrée des matières premières et des informations jusqu'aux processus de fabrication, de stockage, de vente et d'expédition.

Voici trois types d'IMS :

• Les systèmes d'inventaire manuels sont à l'ancienne, comptant chaque article et mettant à jour les emplacements à la main.
• Les systèmes d'inventaire périodique permettent à l'équipe de compter l'inventaire physique tous les mois ou tous les trimestres. Les systèmes de code-barres peuvent être un moyen plus rapide, plus simple et plus efficace de compter et de suivre les stocks en scannant le code-barres d'un produit.
• Les systèmes d'inventaire permanent comptent et suivent automatiquement l'inventaire à l'aide d'un logiciel pour mettre à jour les inventaires lorsque des matériaux, des composants et des produits sont achetés ou vendus. Les systèmes RFID utilisent des étiquettes d'identification par radiofréquence pour enregistrer et suivre l'inventaire entrant ou sortant, mettant automatiquement à jour le système.

Que rechercher dans un système de gestion des stocks

Votre IMS gère tout ce dont vous avez besoin pour assurer le succès de votre gestion des stocks, et par extension de votre entreprise. Les entreprises qui investissent dans le bon logiciel pour faciliter un IMS acquièrent un avantage concurrentiel.

Voici quelques caractéristiques et fonctionnalités qu'un IMS efficace devrait avoir :

• Le suivi automatisé des stocks accélère et simplifie le travail, réduisant les tâches répétitives sujettes aux erreurs humaines.
• L'accès aux données en temps réel offre une visibilité pour des décisions de gestion des stocks plus intelligentes et plus rentables.
• La prévision de la demande utilise les données en temps réel et la puissance analytique de l'apprentissage automatique pour aider à éclairer les décisions d'inventaire qui peuvent réduire le gaspillage et augmenter les revenus.
• L'intégration multicanal vous permet de vous concentrer sur la gestion réelle des stocks plutôt que de vous battre avec des systèmes incompatibles. De plus, une plus grande visibilité sur les données en temps réel dans l'ensemble de l'entreprise garantit que tout le monde voit les mêmes données et peut facilement accéder aux informations de n'importe où et à tout moment.
• Les codes-barres et la numérisation permettent une gestion des stocks plus efficace avec des données plus précises.
• Les alertes et les notifications envoient des informations importantes aux personnes qui en ont besoin pour prendre de meilleures décisions et agir rapidement.
• L'accès mobile étend la portée d'un IMS aux équipes sur le terrain, permettant des temps de réponse plus rapides de n'importe où.
• La gestion des fournisseurs permet une expérience transparente lorsque vous travaillez avec des fournisseurs et gérez les commandes, les expéditions, le suivi et les approbations.
• L'optimisation des stocks est au cœur de la gestion des stocks ; un IMS devrait vous aider à établir un inventaire équilibré qui minimise le gaspillage et maximise les profits.
• Les rapports et les analyses sont des outils essentiels pour surveiller les performances, pour voir ce qui fonctionne et où des améliorations peuvent être apportées.

La mise en place des meilleures méthodes et systèmes de gestion des stocks peut faire la différence entre la lutte pour survivre et une entreprise durable. Vous demanderez-vous comment la concurrence s'y prend, ou profiterez-vous de clients satisfaits et de rentabilité malgré une économie en difficulté ?