Connecteam est l'application n°1 pour les employés utilisée par les agences de soins

Sans aucun doute, les agences de soins peuvent agir comme une véritable bouée de sauvetage pour les personnes qui ont besoin d'aide. Cependant, il s'agit généralement d'une tâche stimulante et difficile à la fois pour le patient et son (ses) soignant (s) pour plusieurs raisons.

Les agences de soins sont confrontées à une pléthore de défis qui peuvent faire des opérations quotidiennes une tâche longue et ardue. Par exemple, l'achèvement manuel d'un stylo et d'un formulaire papier ou la planification qui entraîne trop de paperasse et souvent des erreurs ou des erreurs. Les agences de soins sont également confrontées à des taux de roulement élevés du personnel, à une mauvaise communication, à un manque d'engagement et plus encore.

C'est pourquoi nous avons décidé de nous concentrer sur comment et pourquoi des centaines d'agences de soins se sont tournées vers Connecteam pour les aider à surmonter ces défis. Avec Connecteam, les agences de soins peuvent considérablement améliorer leurs opérations, leur communication et leur engagement avec leurs soignants et toute l'équipe. Ce faisant, les soignants peuvent se concentrer sur la prestation des meilleurs soins possibles à leurs patients et la haute direction peut se concentrer sur la gestion efficace des opérations et des procédures quotidiennes.

Défis auxquels les agences de soins étaient confrontées avant Connecteam

Paperasserie sans fin

Tous les documents clés sont remplis par des méthodes traditionnelles comme les formulaires papier. Il s'agit d'un processus inefficace car ces formulaires doivent être vus et traités immédiatement par la direction, mais les agences de soins ne reçoivent pas toujours ces formulaires.

De plus, les agences de soins envoient également beaucoup d'informations et de pièces jointes par e-mail aux employés ; prendre trop de temps.

Informations dispersées à plusieurs endroits

Le matériel dont les soignants ont besoin régulièrement se trouve soit au bureau, soit traîné à chaque endroit. C'est gênant et un gâchis. Chaque fois que les agences de soins ont besoin de mettre à jour ces documents, vous devez imprimer de nouveaux papiers et les distribuer à chaque soignant et ce n'est pas toujours facile avec les horaires de chacun. Il est impossible d'être sûr que chaque soignant dispose du matériel le plus récent.

Manque d'engagement et de communication des employés

Le personnel n'est pas en mesure de communiquer facilement entre eux, la plupart des autres soignants sont enregistrés sur les téléphones personnels des employés ou ne le sont pas du tout.

La mise à jour des soignants prend trop de temps, qu'il s'agisse d'un souhait d'anniversaire ou d'une mise à jour importante de la procédure, les agences envoient des e-mails ou des SMS en masse. Suivre qui lit votre message ou votre e-mail est fastidieux et prend trop de temps.

Temps perdu sur la formation et l'intégration

Les agences de soins ont tendance à avoir beaucoup de soignants qui partent au cours des six premiers mois, donc tout ce temps qu'ils passent à les former et à les intégrer n'est pas pertinent. Les agences de soins ont besoin d'un moyen plus efficace et plus rapide de le faire, tout en s'assurant que le nouveau soignant est professionnel et prêt à partir.

« Les objectifs de Phoenix Homecare and Support étaient d'améliorer l'engagement des employés, de numériser nos formulaires papier et de créer un hub central pour l'entreprise. Connecteam nous a aidés à atteindre tous ces objectifs. Nos employés interagissent quotidiennement avec l'application et remplissent des formulaires importants plus fréquemment qu'auparavant. En tant qu'agence de soins à domicile, il est important pour nous de pouvoir donner à nos soignants les outils dont ils ont besoin pour pouvoir jouer leur rôle efficacement. – Garett Williams

Sur la base de tous les défis énumérés ci-dessus, les soignants comprennent qu'avec la bonne application pour soignants, ils peuvent rationaliser les processus quotidiens afin de ne pas être pris avec trop de paperasse. Au lieu de cela, la bonne solution leur permet de se concentrer sur le patient. C'est pourquoi tant d'agences de soins se tournent vers Connecteam.

En fait, lisez comment une agence de soins a pu gagner beaucoup de temps sur les tâches administratives et garder son équipe connectée et engagée.

L'application Connecteam Caregiver met fin aux défis courants, voici comment…

Planification des travaux

Pour répartir et gérer les appels d'un utilisateur de service, les agences de soins utilisent la fonction de planification des tâches de Connecteam afin de fournir facilement et rapidement toutes les informations pertinentes à leur soignant :

• Attribuer des soignants aux services en fonction de différentes exigences.
• Fournir toutes les informations pertinentes, y compris l'heure de début, l'adresse et les instructions spéciales.
• Enregistrements des heures d'arrivée et de départ d'un employé, ainsi que leur emplacement.
• Les managers et les employés peuvent ajouter des notes d'équipe avec des commentaires et des photos si nécessaire.
• Permettre aux employés d'accepter et de refuser des quarts de travail (facultatif - peut être désactivé).
• Créez des tâches d'équipe afin d'avoir un contrôle total sur les progrès de votre équipe et que vos employés sachent exactement ce qu'ils doivent faire.
• Les employés peuvent directement envoyer un message aux responsables lorsqu'ils pointent leur emploi du temps directement depuis leur téléphone si quelque chose n'est pas clair ou manque.
• Recevez une notification automatique si quelqu'un approche des heures supplémentaires afin que vous puissiez gérer le problème immédiatement.
• Toutes les informations de planification des tâches sont enregistrées et des rapports peuvent être créés pour examiner les performances des employés, l'assiduité et le temps passé chez chaque client.
• Planification sans erreur avec vos propres limites personnalisables.

En fait, Capterraa passé en revue les principales solutions logicielles pour soignants et infirmières et ils classent Connecteam comme la meilleure solution pour une planification efficace.

Rationaliser la communication

Communiquer avec les soignants est essentiel, mais pas une tâche facile. Avec la majorité de l'équipe en déplacement, garder tout le monde sur la même longueur d'onde et engagé peut poser un véritable défi.

Voici quelques-unes des meilleures méthodes et outils de communication utilisés par les agences de soins/fournisseurs de soins utilisant Connecteam :

• Notifications push en temps réel pour les mises à jour et les annonces : pour les communications formelles et informelles.De la célébration d'anniversaires et d'événements à l'envoi d'un mémo du PDG, à la mise à jour sur les nouveaux services disponibles, les changements d'équipe ou les nouvelles ouvertures dans l'entreprise.
• Communication ciblée :fournir à chaque collaborateur les informations pertinentes dont il a besoin. Différenciation facile entre la probation, l'heure, l'employé intérimaire, les gestionnaires de services de soins, les soignants ou les sites. Les responsables peuvent facilement voir qui n'a pas lu ou consulté les annonces ou messages importants et peuvent les contacter en privé. La direction peut également déterminer à quels moments sont les meilleurs pour publier des annonces ou des mises à jour à l'échelle de l'entreprise en fonction de l'utilisation des employés.
• Annuaire des employés : facilitez la recherche d'informations de contact pour les employés grâce à un annuaire numérique des employés.Les soignants peuvent effectuer une recherche par nom, lieu ou même fonction.
• Groupes et canaux de discussion : rationalisez la communication quotidienne facilement et efficacement.Offrez aux soignants un canal de communication direct avec leur responsable respectif ou créez des discussions de groupe pour diffuser des informations à un groupe de soignants.

Stimulez l'engagement des employés

Les agences de soins ressentent souvent le besoin de mettre les soignants au centre et de renforcer l'engagement général des employés dans les entreprises.

Certaines des pratiques courantes utilisées pour améliorer l'engagement des employéscomprennent :

• Enquêtes périodiques - qu'il s'agisse d'une simple enquête de satisfaction à deux questions ou d'une solide enquête de satisfaction des employés, les agences de soins utilisent Connecteam pour permettre aux employés de partager leurs commentaires avec facilité et efficacité.
• Commentaires du formateur - permettant au soignant de fournir des commentaires sur le formateur et la session de formation.
• Newsletters - les newsletters sont un moyen efficace de garder l'équipe sur la même page, fournissant des mises à jour récentes sur l'entreprise, les activités, la croissance, etc.
• Albums photos et images - partage de photos et d'images d'événements clés avec l'équipe.
• Boîte à suggestions - souvent utilisée pour permettre à tous les membres de l'équipe de partager leurs idées et leurs réflexions en temps réel sur la façon de mieux faire les choses et de proposer des idées d'amélioration.
• Politique de la porte ouverte - les prestataires de soins ayant une politique de la porte ouverte permettent à leurs soignants de s'adresser aux principales parties prenantes (gestionnaires de services, direction, RH) avec des questions ou des problèmes, offrant un canal direct qui est traçable et efficace.
• Quiz - créez des quiz et passez en revue les réponses des employés pour leur donner des commentaires sur ce qu'ils peuvent améliorer.
• Événements - publiez des événements à l'échelle de l'entreprise, comme une journée de divertissement ou une happy hour pour garder les employés engagés et connectés.

Meilleure conformité à l'échelle de l'entreprise

Comme la conformité occupe une place importante dans les agences de soins et les prestataires de soins au quotidien, les formulaires "Lire et signer" sont courants et sont souvent utilisés par les responsables de la conformité pour la reconnaissance individuelle des politiques et réglementations de l'entreprise.

Les documents de conformité Read & Sign courammentutilisés par les agences de soins incluent les suivants :

• Retrait de la directive sur le temps de travail de 48 heures
• Politiques et procédures relatives aux médicaments
• Administration de la politique des médicaments
• Assistance à l'auto-administration de la politique des médicaments
• Audit et suivi de la politique médicamenteuse
• Collecte de la politique de prescription
• Politique de contrôle des drogues
• Politique sur les médicaments à l'extérieur du domicile
• Politique relative aux erreurs médicamenteuses et aux quasi-accidents
• Médicament disponible sans ordonnance
• Politique et procédure d'élimination sécuritaire des médicaments
• Politique et procédure de stockage des médicaments
• Politique et procédure de formation et de compétence
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Autres lire et signer des documents.

Automatiser les listes de contrôle et les rapports

Les opérations quotidiennes sont souvent accompagnées de documents pertinents. Les agences de soins utilisant Connecteam peuvent numériser des formulaires quotidiens, des listes de contrôle et des rapports. En numérisant et en automatisant les formulaires quotidiens, les listes de contrôle et les rapports, les agences de soins peuvent réduire les frictions liées aux activités quotidiennes, automatiser le flux d'informations, améliorer le temps de réponse et obtenir une meilleure surveillance.

Voici quelques exemples populaires :

• Rapport sommaire d'inspection du superviseur pour un soignant
• Évaluation des risques de chute
• Évaluation des risques liés aux médicaments
• Liste de contrôle du palan
• Évaluation des barrières de lit
• Contrôle visuel de l'équipement
• Évaluation des travailleurs de nuit
• Rapport d'incident
• Congé annuel
• Suivi du kilométrage (hebdomadaire ou mensuel)
• Remboursement de frais
• Examen du rendement des employés

Toutes les entrées soumises par les employés sont enregistrées numériquement, peuvent être automatiquement envoyées à une adresse e-mail prédéfinie sous forme de copie PDF et peuvent également être exportées dans un format pris en charge par Excel.

De plus, vous pouvez recevoir des rapports automatisés qui sont envoyés à tout personnel interne ou externe avec toutes les informations qu'ils souhaitent recevoir en fonction de la fonction de filtre. De plus, vous pouvez utiliser les champs du gestionnaire pour surveiller et donner aux utilisateurs des commentaires sur les formulaires quotidiens. De plus, les gestionnaires peuvent également donner des commentaires en direct aux employés directement à partir de leur formulaire soumis pour s'assurer que tout est fait correctement. Plus de 1 000 sociétés d'agences de soins font confiance à Connecteam - Commencez dès maintenant avec l'essai gratuit !

Processus d'intégration fluide

La nécessité de faire face à un roulement élevé du personnel et de fournir un haut niveau de service conduit les agences de soins à créer un processus d'intégration intégré à l'application pour rendre le développement de la croissance de l'équipe plus efficace et rapide. De plus, vous pouvez également archiver les anciens employés afin que leurs données ne soient jamais perdues. Généralement, cela implique :

• Une lettre officielle d'accueil de l'employé dans l'entreprise
• Manuel des employés
• Politiques de l'entreprise
• Liste de contrôle des nouveaux employés
• Formulaire de renseignements personnels
• Formulaire d'opt-out (la directive sur le temps de travail de 48 heures)
• Déclaration de séjours pré-réservés
• Formulaire de commande uniforme
• Informations pour le badge de l'entreprise
• Retour sur le résumé de la formation
• Lire et signer les formulaires appropriés

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Développer des compétences professionnelles grâce à la formation

La formation intégrée est utilisée par les agences de soins pour fournir tous les supports de formation pertinents aux personnes de l'agence. Tenez les soignants à jour grâce à une formation continue qu'ils peuvent suivre directement sur leur appareil mobile. De plus, surveillez les progrès des employés tout au long de la formation avec des mises à jour en temps réel sur les cours terminés.

Les pratiques de formation courantes comprennent à la fois la formation professionnelle et la formation liée à la conformité :

• Formation sur la démence
• Formation en soins de stomie
• Formation aux premiers secours
• Formation au levage
• Formation Abus Négligence Exploitation (ANE)
• Formation sur le harcèlement sexuel
• Tests et quiz.

Transférer les politiques de l'entreprise vers Connecteam

Les agences de soins mettent souvent des ressources numériques à la disposition de leurs équipes afin qu'elles puissent facilement trouver les informations dont elles ont besoin en un seul endroit. En fournissant des ressources numériques facilement accessibles à vos soignants, les agences de soins peuvent réduire la confusion et les erreurs, s'assurer que tous les soignants sont sur la même longueur d'onde et améliorer la satisfaction des employés.

Les ressources les plus courantes généralement partagées avec les équipes incluent :

• Politiques et protocoles
• Manuel des employés
• Guides pratiques (utilisation de l'équipement électronique/connexion à un service Web, etc.)
• Code d'éthique
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Politique uniforme

Besoins en ressources humaines

Les équipes RH et les cadres des agences de soins s'appuient sur Connecteam pour automatiser les processus et mieux contrôler les problèmes liés à la main-d'œuvre :

• Référez un ami;permet aux employés de recommander facilement des amis pour un poste, ce qui contribue à accroître leur portée de recrutement.
• Formulaire d'informations personnelles pour l'intégration de nouveaux employés tels que des informations personnelles, des informations de contact, un contact d'urgence, des documents tels que des formulaires fiscaux et une pièce d'identité avec photo, etc.
• Mise à jour des informations de contact telles que l'adresse, le nom, le numéro de téléphone portable, l'e-mail, les informations de compte bancaire et plus encore.
• Enquêtes de satisfaction des employés ou évaluations de performance.

Suivi précis du temps

Lorsqu'il s'agit d'un suivi précis du temps et des feuilles de paie, les agences de soins comptent sur Connecteam pour rendre ce processus fluide.

• Pour le pointage des quarts de travail avec un tampon de localisation GPS afin que les employés soient pointés au bon endroit.
• Envoi de notifications push pour rappeler aux employés de pointer à l'arrivée ou au départ.
• Utilisation de notes et de balises pour répondre à des besoins spécifiques (comme le filtrage par client ou par dates spécifiques).
• Exportation des feuilles de paie, par quart de travail ou au total. S'intègre directement à QuickBooks Online et Gusto pour une paie sans erreur.
• Affichage des feuilles de temps actuelles et passées.
• Demande de congé – les employés reçoivent une alerte dès qu'une demande est approuvée ou refusée.
• Ajouter des pièces jointes de quart de travail.
• La signature des feuilles de temps ajoute une sécurité supplémentaire pour les gestionnaires afin de réduire le vol de temps des employés.
• Téléchargez des fichiers sur l'horloge.

De plus, vous pouvez utiliser la capacité de géorepérage afin que les utilisateurs ne puissent se connecter qu'une fois qu'ils sont réellement chez le client, réduisant ainsi le vol de temps.

L'essentiel

Connecteam est une application de gestion des employés tout-en-un de premier plan dotée de diverses fonctionnalités conçues pour vous aider à faire évoluer les activités de votre agence de soins. Avec Connecteam, les agences de soins simplifient la planification des tâches, rationalisent la communication, améliorent l'engagement des employés, garantissent la conformité, automatisent les listes de contrôle et les rapports, intègrent efficacement les nouveaux employés et forment les employés existants avec de nouvelles compétences, et suivent et stockent avec précision les heures et les feuilles de temps des employés.

De plus, les options de tarification de Connecteam sont une évidence, alors commencez par l'essai gratuit et pour en savoir plus, consultez ce lien et n'hésitez pas à réserver une visite guidée gratuite du produit pour voir si Connecteam répond aux besoins de votre entreprise.