Comment rédiger une politique d'entreprise efficace pour votre entreprise
Publié: 2021-11-18Diriger une entreprise peut être comme traverser un champ de mines. À tout moment, vous pourriez tomber sur des problèmes qui s'avèrent explosifs pour votre entreprise.
Des incidents se produisent dans toutes les entreprises, mais une politique d'entreprise peut vous aider à vous remettre sur pied.
À ce titre, nous sommes conscients que la rédaction de politiques et de procédures peut être ennuyeuse et fastidieuse. Mais faites-nous confiance, si vous avez mis en place une politique efficace, vous assurerez la sécurité de vos employés - professionnellement, personnellement, physiquement et légalement.
Et si vous êtes un propriétaire d'entreprise ou un responsable des ressources humaines qui cherche à créer des politiques d'entreprise qui font réellement la différence, ne cherchez pas plus loin. Nous avons rassemblé quelques conseils clés que vous pouvez utiliser pour préparer, rédiger et mettre en œuvre des politiques adaptées à votre modèle d'entreprise.
Mais avant de commencer, il est important de comprendre pourquoi vous pourriez avoir besoin de créer votre propre politique d'entreprise.
Pourquoi est-il important de rédiger une politique d'entreprise ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles toutes les entreprises devraient créer et mettre en œuvre des politiques que leurs employés devraient suivre.
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Excellente première impression pour les nouveaux employés
Selon des études, 22 % du roulement des employés se produit au cours des 45 premiers jours d'emploi, donc les premières impressions sont primordiales. L'une des premières choses que les nouveaux employés devraient recevoir est toutes les politiques pertinentes de l'entreprise. L'intégration précoce de nouveaux employés avec les buts et objectifs clés donnera le ton et le rythme de leur emploi.
Tout le monde est sur la même page
Une politique d'entreprise est une occasion unique de s'assurer que tous les employés sont sur la même page en ce qui concerne les objectifs, les valeurs et les règles de l'entreprise.
Réduit le stress
Lorsque les employés suivent une politique, ils sont moins susceptibles de faire des erreurs inutiles, des malentendus. Cela rend le travail moins stressant pour les employés et la direction.
Toutes les décisions sont justes
Si tous les employés sont tenus de lire, d'accepter et de suivre la même politique de l'entreprise, ils travaillent dans un environnement équitable et juste. Personne n'est puni arbitrairement.
Fournit une sécurité juridique
Une politique d'entreprise peut faire en sorte que vos employés se sentent entre de bonnes mains, surtout si elle énonce clairement leurs droits et devoirs. Une politique qui favorise la responsabilisation et la gestion des relations avec les employés améliore la transparence à tous les niveaux.
Améliore la fidélité des employés
Une politique d'entreprise peut garantir que les travailleurs restent dévoués à la cause de l'entreprise, surtout si les avantages sociaux sont inclus.
Dans de nombreux secteurs, un grand nombre de nouveaux employés sont connus pour ne pas avoir lu les politiques de l'entreprise (telles que les manuels des employés) lors de l'intégration. Cela ressort clairement de l'infographie ci-dessus.
Comment préparer une politique d'entreprise
Malheureusement, vous ne pouvez pas simplement commencer à écrire et vous attendre à avoir une politique parfaite comme résultat final. Les propriétaires d'entreprise doivent soigneusement préparer exactement ce qu'ils incluront et comment ils l'exprimeront à toutes les parties nécessaires. La mise en place des étapes suivantes peut faire toute la différence.
Toutes les parties doivent convenir de développer la politique de l'entreprise
Que vous ayez créé une entreprise de construction ou un hôtel, la direction et les employés doivent exprimer un soutien unanime à la politique d'entreprise proposée. Des raisons valables doivent être avancées pour plaider en faveur de la politique en question. Une fois qu'il a été convenu par toutes les parties, la véritable planification peut commencer.
Constituer une équipe d'élaboration de politiques d'entreprise
Une politique d'entreprise doit toujours être un effort de collaboration. Plus il y a de personnes qui apportent des idées, plus le message final de la politique sera unifié. Mais vous ne pouvez pas simplement recruter n'importe qui pour le travail. Il est important d'utiliser de bons gestionnaires et du personnel qui sont des experts sur le sujet en question.
Construire une structure de politique d'entreprise standard
L'un des éléments de préparation les plus importants à mettre en place est de s'assurer que l'entreprise dispose d'une structure de politique d'entreprise normalisée. Cette structure variera en fonction des besoins de l'entreprise, mais que vous soyez un directeur de vente au détail ou un plombier, elle devrait inclure les objectifs de la politique, les directives et à qui elle s'applique.
Créer une liste de priorités
Vous devrez peut-être créer plusieurs politiques d'entreprise couvrant une grande variété de sujets et de besoins. Ainsi, afin d'éviter que l'équipe chargée de l'élaboration des politiques de votre entreprise ne soit submergée, essayez de hiérarchiser les politiques dans l'ordre de celles dont votre entreprise a besoin en premier. Toute politique qui offre des avantages à court terme devrait venir en premier sur la liste des priorités. Que vous formiez le personnel de nettoyage ou que vous gériez les travailleurs des fabricants, vous devez réfléchir aux politiques qui nécessitent une attention immédiate.
Faire votre recherche
Vous devez faire vos devoirs avant de commencer à rédiger une politique d'entreprise. Avoir une connaissance approfondie à la fois de votre entreprise et des sujets que vous souhaitez couvrir dans la politique est primordial. La recherche peut également aider à améliorer les politiques de l'entreprise qui sont déjà en place, en comblant les lacunes avec des informations pertinentes.
Voici quelques façons d'effectuer des recherches pour une politique d'entreprise :
- Consultez des experts sur des sujets pertinents.
- Réaliser des sondages auprès des entreprises et interroger les employés.
- Restez à jour avec les dernières lois qui sont pertinentes pour les politiques que vous souhaitez créer/mettre à jour (telles que les lois sur les repas et les pauses par État).
Comment rédiger une politique pour votre entreprise
Lorsque vous discutez de la rédaction d'une politique pour votre entreprise, il est important de vous assurer que vous cochez toutes les cases et que vous incluez tous les détails que l'employeur et l'employé doivent suivre.
De manière générale, les employeurs devraient envisager d'inclure les éléments suivants dans chaque politique d'entreprise.
Déclaration d'intention
Cela explique au lecteur pourquoi l'entreprise met en œuvre la politique pour commencer et les objectifs qu'elle vise à atteindre en l'utilisant.
Section des spécifications
Cette partie de la politique de l'entreprise comprend des règles, des directives et des modifications réglementaires spécifiques que les employés doivent suivre. Par exemple, « les employés doivent porter l'uniforme du magasin du lundi au vendredi. Le personnel est autorisé à suivre un code vestimentaire décontracté le samedi.
Section de la mise en œuvre
Cette section indique clairement quelles parties sont censées suivre la politique et les moyens par lesquels elles peuvent la suivre. "Les gérants de restaurant sont autorisés à déterminer si la tenue vestimentaire est appropriée ou non."
Date effective
La date à laquelle la politique de l'entreprise prend effet. Par exemple, « Toutes les parties sont tenues de suivre cette politique à compter du 1er janvier 2024 ».
Glossaire
Une liste de termes communs utilisés dans la politique de l'entreprise, y compris les définitions. Par exemple, « uniforme : tenue professionnelle fournie par le détaillant ».
Il convient de noter cependant qu'une politique ne doit pas être confondue avec un contrat ou une liste de règles rigides qui doivent être suivies exactement comme elles sont écrites. Une politique d'entreprise doit être rédigée dans un langage flexible, ce qui la rend facile et accueillante à suivre pour les employés.
Comment formater et styliser une politique d'entreprise
Il ne s'agit pas seulement de ce que vous écrivez dans la politique de votre entreprise. Le style et le format dans lesquels vous l'écrivez améliorent également la lisibilité, et donc l'engagement des employés.
Voici quelques conseils de mise en forme importants lors de la rédaction d'une stratégie :
- Sélectionnez une police professionnelle telle que Arial, Calibri, Georgia ou Times New Roman, par exemple.
- Choisissez une taille de police facile à lire (taille 12) et cohérente dans tout le document (titres, titres, sous-titres exclus).
- Évitez d'utiliser beaucoup de couleurs pour donner au document un aspect professionnel. Tenez-vous en à la police noire sur fond blanc.
- Espacez les paragraphes et les sections de manière appropriée.
Peu importe si vous avez démarré une entreprise immobilière ou si vous êtes un bricoleur. En ce qui concerne le style d'écriture de la politique de l'entreprise, il y a quelques points importants à surveiller :
- Rédigez la politique de manière claire et précise.
- Écrivez-le à la troisième personne - par exemple, "il", "elle" et "ça".
- Si vous écrivez sur une organisation (par exemple, l'Organisation mondiale de la santé), assurez-vous de l'écrire dans son intégralité, puis vous pouvez inclure l'acronyme réel (OMS) à la fin.
- Les mots absolus tels que « volonté », « doit », « seulement », « toujours » et « jamais » ne doivent pas être utilisés pour décrire la manière dont les employés doivent agir. Au lieu de cela, les employeurs devraient recourir à des termes tels que « habituellement », « généralement » et « pourraient » pour permettre aux gestionnaires d'être plus flexibles lorsqu'ils gèrent différentes situations.
Révisez votre brouillon et obtenez l'approbation
Une partie essentielle de la rédaction d'une politique d'entreprise est le processus de révision. Donnez à toute l'équipe chargée de l'élaboration des politiques la possibilité de modifier la première ébauche, de fournir des commentaires, de repérer les erreurs et d'ajouter tout ce qui pourrait manquer.
Lorsque l'équipe est satisfaite du projet final, transmettez-le à un membre exécutif de l'entreprise pour qu'il l'approuve.
Une fois que vous avez formulé la politique de votre entreprise, vous devez réfléchir à la manière dont vous allez la mettre en œuvre.
Utilisez les meilleurs outils pour mettre en œuvre la politique de votre entreprise
Il est crucial de réfléchir à la façon dont vous partagerez la politique de votre entreprise avec le reste de votre entreprise. L'imprimer à chaque fois que vous embauchez quelqu'un est tout simplement fastidieux. De plus, les employés peuvent facilement perdre une version imprimée, et c'est certainement quelque chose que vous voulez que toutes les parties aient facilement accès.
Connecteam est une application de gestion primée conçue spécifiquement pour la main-d'œuvre mobile, comme les équipes distantes et les travailleurs sans bureau.
Plus de 10 000 entreprises de plus de 90 secteurs utilisent l'application de gestion de formation tout-en-un de Connecteam pour créer des documents et des politiques et les distribuer facilement à chaque employé, quel que soit son lieu de travail.
Voici quelques-uns des avantages apportés par Connecteam :
- Si un employé doit revoir une politique, il peut simplement se référer à l'application au lieu de perdre son temps avec des documents papier désordonnés et encombrés.
- Les employés peuvent ajouter une signature et des images au formulaire numérique pour s'assurer que tout est couvert.
- Connecteam dispose de capacités de gestion du temps (y compris QuickBooks Online et Gusto pour une paie fluide), de communication d'équipe et de centre de connaissances, cochant toutes les cases pour répondre aux besoins de votre entreprise.
- Ce logiciel tout-en-un de formation des employés est gratuit.
Connecteam fournit aux chefs d'entreprise et aux RH les outils nécessaires pour numériser la politique de l'entreprise et la mettre à jour autant que nécessaire, sans aucune impression.
Enseignez la politique de l'entreprise à vos employés
Connecteam vous permet de créer votre propre base de connaissances pour toute l'équipe, à laquelle vous pouvez joindre toutes les politiques de votre entreprise en temps réel. Vous pouvez même rechercher des politiques spécifiques par mot-clé. Il est accessible sur le téléphone mobile des employés afin qu'ils aient un accès direct à la politique à tout moment (à partir de la seconde où vous la mettez à jour).
Réduisez l'encombrement et fournissez aux employés des ressources d'apprentissage spécifiques. Attribuez plusieurs bases de connaissances à différents départements, ainsi que plusieurs sections avec des dossiers, des sous-dossiers, des éléments et des fichiers.
Communiquez avec votre équipe au sujet de la politique de votre entreprise
Une étape de la mise en œuvre d'une politique d'entreprise qui est souvent négligée consiste à la communiquer efficacement à vos employés. Il ne suffit pas d'imposer des politiques au personnel d'une entreprise. Vous devez transmettre clairement la valeur de la politique et pourquoi il est important que toutes les parties la suivent en premier lieu.
Alors que les réunions, les mémos et les e-mails sont tous des moyens valables de mettre à jour les employés, un logiciel d'engagement des employés peut rendre la communication plus efficace et efficiente.
Connecteam permet également aux responsables d'envoyer des mises à jour simples et attrayantes sur l'entreprise que les employés peuvent apprécier et comprendre, à l'aide d'images, de vidéos et d'autres fichiers. En outre, ils peuvent voir quels employés lisent la mise à jour et effectuer facilement un suivi avec des rappels ou via le chat 1: 1, si nécessaire.
Téléchargez la politique de votre entreprise et mettez à jour vos employés lors de vos déplacements
Mettez à jour la politique de votre entreprise
Même après avoir fini de l'écrire, de l'examiner et de la mettre en œuvre, votre politique n'est toujours pas gravée dans le marbre. Ce devrait être un document vivant et respirant que vous mettez à jour au fur et à mesure.
Cela s'applique particulièrement lorsque les gouvernements et les États adoptent de nouvelles lois susceptibles d'affecter votre entreprise. Par exemple, si le salaire minimum dans l'État où se trouve votre entreprise change, vous voudrez peut-être inclure dans la politique de votre entreprise la manière dont l'entreprise gérera cette situation à l'avenir. (Et une fois que vous avez mis à jour la politique dans Connecteam, tous vos employés disposent de la dernière version à jour.)
Foire aux questions sur la politique de l'entreprise
Qu'est-ce qu'une politique d'entreprise ?
En général, une politique d'entreprise est un document qui comprend des instructions sur la façon de faire certaines choses correctement dans votre entreprise.
Les politiques de l'entreprise contribuent à façonner les décisions que les propriétaires d'entreprise et les employés prennent au quotidien. Elle peut influencer de multiples aspects de la vie de l'entreprise, tels que l'éthique de travail, la culture d'entreprise, le comportement au bureau, la santé et la sécurité.
Chaque entreprise a besoin de son propre ensemble de politiques, en fonction des objectifs qu'elle s'est fixés, à court et à long terme, ainsi que de sa mission globale.
Quels exemples de politiques d'entreprise mon entreprise devrait-elle utiliser ?
L'industrie dans laquelle se trouve votre entreprise et les besoins de votre entreprise vont déterminer le type de politiques d'entreprise que vous devez créer. Et il y a tellement d'exemples différents de politiques d'entreprise. Bien qu'elles ne s'appliquent pas toutes à votre entreprise spécifique, bon nombre des politiques d'entreprise suivantes peuvent être trouvées dans la plupart des entreprises, sous une forme ou une autre :
- Politiques de sécurité sur le lieu de travail (basées sur les lois municipales/pays/état/fédérales)
- Conduite des employés (code vestimentaire, politique de harcèlement, procédures de sécurité, comportement approprié)
- Les descriptions d'emploi
- Politique du personnel (horaires de travail, conditions d'emploi, salaires de l'État, salaires/primes, vacances/congés de maladie/congés de maternité, assurances/avantages sociaux, régime de retraite)
- Gouvernance d'entreprise (culture et valeurs d'entreprise)
- Structure de l'entreprise (tableau illustrant le nom de chaque employé et le service dans lequel il travaille)
- Politique d'égalité des chances/non-discrimination (race, sexe, orientation sexuelle, religion, culture)
- Politique d'assiduité (horaires, congés, absentéisme au travail)
- Politique en matière de toxicomanie (alcool, drogues, tabac)
- Politique disciplinaire (mauvaise performance, inconduite, malhonnêteté)
- Politique technologique (appareils, téléphones portables, e-mail, internet)
- Politique financière (différents types de rémunération, avantages sociaux, rétroactivité, autorisation de dépenses)
- Politique de confidentialité
- Politique de service client
Il convient de noter que cette liste n'inclut pas toutes les politiques utilisées par les entreprises. Mais de nombreuses politiques d'entreprise relèvent des exemples de politique d'entreprise susmentionnés.
L'essentiel sur la rédaction d'une politique d'entreprise
En tant que propriétaire d'entreprise (ou responsable des ressources humaines), nous comprenons si vous pourriez être dépassé par toutes les étapes fournies.
Bien que cela puisse sembler long à suivre, surtout si vous écrivez votre toute première politique d'entreprise, nous vous recommandons de prendre votre temps et de voir ce qui fonctionne pour vous. En fin de compte, plus la politique est détaillée, plus les membres de votre personnel seront en sécurité. Les meilleures politiques d'entreprise nécessitent du temps, de l'expertise et de la main-d'œuvre pour être élaborées.
Mais une fois que vous avez mis en place la politique de votre entreprise, sa mise en œuvre peut être rapide, facile et abordable. L'utilisation d'une solution numérique comme Connecteam permet aux managers et aux employés d'avoir un accès facile à vos politiques.
En quelques clics, vous pouvez télécharger, lire et signer tous les documents pertinents. En outre, vous pouvez utiliser cette application de communication pour initier un dialogue sur la politique, soumettre des commentaires pour l'améliorer et envoyer des rappels pour vous assurer que tout le monde l'a lu et compris.
Alors mettez de côté vos stylos et votre papier et commencez à numériser - car préparer, rédiger et mettre en œuvre la politique de l'entreprise n'a jamais été aussi facile.
