Zoho Books est une puissante plate-forme unique pour la gestion des tâches comptables

Les petites entreprises doivent gérer toutes sortes de tâches comptables allant de la gestion de leurs finances au contrôle des stocks. Entre le suivi des factures d'une entreprise, la facturation des sous-traitants et des clients, le rapprochement des relevés bancaires, le contrôle des dépenses, la supervision des projets et le contrôle de la conformité fiscale, que doit faire un propriétaire de petite entreprise ?

Heureusement, les logiciels de comptabilité en ligne peuvent aider les propriétaires de petites entreprises à gérer leurs finances, à automatiser les flux de travail de l'entreprise et à travailler collectivement entre les services. Bien qu'il existe une variété de choix de logiciels de comptabilité, de nombreux propriétaires d'entreprise préfèrent Zoho Books pour fournir des solutions de comptabilité de bout en bout, des opportunités de collaboration faciles et une plate-forme intégrée.

Qu'est-ce que Zoho Books ?

Zoho Books est une application de comptabilité entièrement basée sur le cloud, à double entrée et multi-utilisateurs. Lancé en 2011, il fait partie de l'écosystème intégré Zoho composé d'une pléthore d'options logicielles d'entreprise populaires. Ses capacités de plate-forme puissantes et son accent sur la confidentialité en font un choix de premier ordre pour les propriétaires d'entreprise qui souhaitent suivre l'évolution constante des tendances commerciales, des taxes et des implémentations cloud.

Quelles sont certaines de ses fonctionnalités les plus populaires ? Les utilisateurs peuvent effectuer facilement toutes leurs tâches comptables, notamment :

• Fournisseurs – Books facilite la gestion des fournisseurs en aidant les utilisateurs à créer et envoyer des bons de commande, à télécharger des reçus de dépenses et à suivre les paiements émis.
• Créances – Les propriétaires d'entreprise peuvent être payés à temps. Le logiciel les aide à créer des factures en quelques secondes, à suivre les paiements avec des rappels de paiement et à être payés plus rapidement en offrant aux clients une option de paiement en ligne.
• Inventaire - Les utilisateurs sont mieux à même de gérer leurs inventaires puisque le logiciel les aide à suivre leurs niveaux d'inventaire, à définir des points de réapprovisionnement pour réapprovisionner le stock lorsqu'il est bas et à organiser leurs inventaires avec des informations vitales telles que le SKU, le coût et le stock disponible.
• Banque – Envie d'une application comptable qui gère également vos opérations bancaires ? Les livres peuvent vous aider à configurer votre compte bancaire et à importer des transactions dans votre logiciel de comptabilité, en sautant la saisie de données. Il permet également aux utilisateurs de créer des règles qui catégorisent les transactions bancaires, rapprochent les transactions et se préparent pour la saison des impôts.
• Suivi du temps - Le logiciel de comptabilité en ligne aide les utilisateurs à suivre le temps passé sur les projets et à facturer leurs clients. Avec Zoho Books, les utilisateurs peuvent facilement gérer plusieurs projets, créer des factures directement à partir de leurs projets et suivre les heures et les dépenses non facturées.
• Contacts – Vous voulez avoir tous vos contacts en un seul endroit pour une communication facile ? Vous pouvez créer, modifier et gérer vos contacts clients et fournisseurs depuis l'intérieur, collaborer avec les clients via le portail client et stocker en toute sécurité les informations de paiement des clients pour les facturer automatiquement pour les transactions récurrentes.
• Rapports - Books propose plus de 50 rapports commerciaux, y compris des déclarations de profits et pertes, des rapports récapitulatifs d'inventaire et des rapports récapitulatifs fiscaux. Les entreprises qui utilisent Zoho Books fonctionnent bien car elles peuvent planifier et partager des rapports, accéder à des aperçus d'entreprise avec leurs tableaux de bord personnalisés et personnaliser des rapports avec des données filtrées pour de meilleures informations.

Personnalisations

Bien sûr, Zoho Books fournit des fonctionnalités de comptabilité de bout en bout, mais il propose également des applications de comptabilité supplémentaires prêtes à l'emploi, des analyses avancées dans le logiciel, un contrôle avancé des stocks et bien plus encore. La personnalisation est l'une de ses capacités les plus importantes.

« Le produit lui-même a été conçu avec l'idée à l'esprit que nous ne devrions jamais restreindre le flux d'utilisateurs », explique Dheeraj VN, responsable du développement comptable senior. "Nous voulions que nos utilisateurs définissent le flux dans lequel ils veulent que l'application fonctionne, c'est pourquoi elle est hautement personnalisable."

Certaines des options de personnalisation qui ont été ajoutées à l'application incluent une API ouverte, qui permet aux utilisateurs de connecter des applications tierces, ainsi que leurs sites Web et d'autres applications Zoho.

Des experts fiscaux de confiance dans le monde entier

Il est également conçu pour prendre en charge l'évolutivité. Les entreprises des utilisateurs ne sont pas limitées par la géographie puisque l'application est disponible en plusieurs éditions pour se conformer aux lois fiscales de 14 pays, dont les États-Unis, le Canada, le Mexique, le Royaume-Uni, l'Australie, le Kenya, l'Inde et plus encore. Il est également disponible en 17 langues.

"Nous pouvons dire en toute confiance à nos clients que si vous venez de l'un de ces 14 pays, alors Books se conforme aux réglementations locales de cette région particulière", déclare VN.

Bien sûr, cela ne se limite pas aux utilisateurs de ces pays, puisque Zoho s'efforce d'aider à déposer des impôts ailleurs en générant des rapports utiles.

Intégrations

L'une des façons dont Books se démarque de ses concurrents réside dans ses capacités d'intégration. Non seulement l'application est intégrée à la suite financière Zoho et à la vaste suite d'applications Zoho, mais elle peut également être intégrée à une foule d'applications professionnelles tierces populaires.

« Au sein de la suite financière Zoho, Books est l'application centrale, et les données de tous les autres produits, y compris votre inventaire, votre application de gestion des abonnements, votre logiciel de rapport de voyage et de dépenses et la paie, atterrissent automatiquement dans Zoho Books », explique VN. «Ainsi, les utilisateurs n'ont rien à faire à la fin; tout est pré-intégré. C'est l'avantage dont bénéficient nos utilisateurs.

Les intégrations de Zoho finance avec Zoho Books incluent :

• Inventaire Zoho
• Abonnements Zoho
• Dépense Zoho
• Facture Zoho
• Paiement Zoho
• Paie Zoho

Zoho Books s'intègre également à d'autres applications Zoho en dehors du bundle financier, notamment :

• Zoho CRM
• Analyse Zoho
• Projets Zoho
• Les gens de Zoho
• Flux Zoho

Cependant, Zoho Books se connecte à bien plus que les autres applications Zoho. Il peut également être intégré à une variété d'applications tierces, notamment Zapier, Twilio, Slack, Razorpay, EazyPay, PayPal, Office 365, Evernote, SurePayroll et G Suite. Zoho Books propose même son propre marché, où les développeurs ou les partenaires peuvent créer et publier des extensions à utiliser pour leur propre entreprise ou d'autres utilisateurs.

Zoho Books Histoires d'entreprise

Comment les clients Livres utilisent-ils concrètement l'application ? VN montre comment les clients peuvent implémenter Books au maximum en décrivant deux scénarios d'utilisation client distincts, soulignant comment le logiciel en ligne peut bénéficier aux utilisateurs des secteurs de la vente au détail et des services.

Utilisation dans un commerce de détail

Jackson, propriétaire d'un commerce de détail, vend divers articles dans plusieurs entrepôts répartis à travers le Canada. Ses ventes proviennent de clients en ligne, sans rendez-vous et de gros. Jackson est à la recherche d'une solution logicielle de comptabilité qui l'aidera à vendre sur plusieurs plateformes en ligne, à connaître les produits les plus performants et les informations sur les stocks en temps réel, à rapprocher les comptes financiers, à gérer les ventes, à collaborer avec les clients et les fournisseurs, ainsi qu'à respecter la conformité fiscale.

Jackson a pu optimiser ses processus métier avec Zoho Books en utilisant l'application pour :

• Configurer les emplacements et les entrepôts - Jackson peut configurer les différents emplacements où il possède des entrepôts.
• Configurer des listes de produits et de prix – Zoho Books aide Jackson à configurer son catalogue de produits en important l'inventaire et en personnalisant les listes de prix.
• Connecter les comptes bancaires et de carte de crédit – En connectant les comptes bancaires à Zoho Books, chaque transaction apparaîtra automatiquement dans Zoho Books pour le rapprochement.
• Générez des rapports – Zoho Books propose plus de 70 rapports dynamiques et personnalisables, y compris des rapports de présentation de l'entreprise et des rapports d'inventaire.
• Collaborer avec les clients et les fournisseurs – Jackson peut configurer ses fournisseurs dans Zoho Books afin de gérer son processus d'achat via Zoho Books. Il peut également utiliser le portail client et le portail fournisseur pour une meilleure collaboration au sein de Zoho Books.
• Gérer les ventes de bout en bout – Avec Zoho Books, Jackson peut créer des profils clients et générer des factures, des bons de commande, des devis et des bons de commande à partir de modèles, ainsi que gérer les ventes et les expéditions en ligne à partir de plusieurs plateformes.
• Conformez-vous aux exigences fiscales applicables – Zoho Books aide Jackson à s'assurer que son entreprise est en conformité fiscale. L'application est conçue pour prendre en charge la conformité fiscale dans 14 pays et génère les rapports nécessaires pour que les utilisateurs comme Jackson puissent déclarer leurs impôts directement à partir de Zoho Books et même pousser les enregistrements directement vers le portail gouvernemental approprié.

Utilisation dans une entreprise de services

Sophia est la PDG d'une entreprise en pleine croissance qui fournit des services de marketing à des milliers de micro-entreprises à travers le monde. Elle est à la recherche d'un logiciel de comptabilité qui soutiendra ses efforts pour vendre à l'échelle mondiale, habiliter son équipe de vente avec des données financières, suivre efficacement les projets rendus, identifier les services les plus performants et rester en conformité fiscale.

Comment Zoho Books peut-il aider Sophia à atteindre ses objectifs commerciaux ? Elle peut optimiser ses processus métier en utilisant Zoho Books pour :

• Gérer les ventes dans plusieurs devises – Avec Books, Sophia peut créer des profils et gérer les ventes pour les clients du monde entier, en facturant dans plusieurs devises et dans n'importe quelle langue.
• Connectez-vous à Zoho CRM – Parce que Zoho offre un écosystème connecté, y compris Zoho CRM, Sophia peut accéder à toutes ses données financières depuis le CRM.
• Suivi des services client – ​​Sophia peut également utiliser Zoho Books pour créer des projets pour les services de suivi.
• Collecter des paiements en ligne – Avec Zoho Books, Sophia peut accepter des paiements dans le monde entier à l'aide de passerelles de paiement intégrées. Elle peut également percevoir les avances des clients.
• Personnaliser les modèles de facture – Sophia peut utiliser Books pour personnaliser son choix de nombreux modèles de facture.
• Créer des processus d'approbation – Il est simple de créer des processus d'approbation, tels que ceux pour les feuilles de temps et les transactions, à l'aide de Zoho Books.
• Automatiser les tâches – Zoho Books fait gagner du temps à Sophia dans la gestion de son entreprise en lui permettant d'automatiser des tâches telles que les rappels de paiement et le recouvrement des frais de retard.
• Obtenez des informations précieuses - Grâce à des analyses avancées, Zoho Books générera des rapports significatifs basés sur les données de Sophia.
• Conserver la plainte fiscale – Comme Jackson, Sophia peut compter sur Zoho Books pour l'aider à maintenir sa plainte fiscale en fonction des exigences fiscales de 14 pays différents.

Tarifs de Zoho Books

Combien coûte Zoho Books ? La solution logicielle de comptabilité basée sur le cloud est disponible dans une variété de plans tarifaires pour répondre aux différents besoins et budgets de l'entreprise.

La version gratuite de Zoho Books est disponible pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 50 000 USD. Il accueille un utilisateur et un comptable. À partir de là, la version standard de Zoho Books coûte 10 $ par mois et prend en charge jusqu'à trois utilisateurs, la version professionnelle peut accueillir jusqu'à 5 utilisateurs pour 20 $ par mois et la version premium prend en charge jusqu'à 10 utilisateurs pour 30 $ par mois.

Les versions Elite et Ultimate sont également disponibles pour 100 $ et 200 $ par mois. Chaque version suivante comprend plus de fonctionnalités que les niveaux inférieurs.

Image : Zoho