Zoho Workplace promet une communication et un engagement des employés améliorés

Les employés des petites entreprises peuvent désormais emporter leurs suites bureautiques partout tout en accédant et en travaillant sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Non seulement Zoho Workplace offre un accès à distance et hybride aux outils de productivité, mais il favorise la collaboration d'équipe en permettant aux membres de l'équipe de travailler ensemble depuis n'importe quel endroit en organisant des réunions et des webinaires, ainsi qu'en collaborant sur des fichiers dans l'espace de travail.

« Nous souhaitons regrouper plusieurs formes de communication au même endroit en unifiant les styles de communication d'un utilisateur », déclare Rakeeb Rafeek, responsable du marketing produit chez Zoho pour les applications Zoho Workplace. "Que ce soit par le biais de messages, de discussions par e-mail, d'appels audio-vidéo, de réunions ou même d'assemblées publiques, nous avons une plate-forme pour tout, prête au même endroit dans Zoho Workplace."

Qu'est-ce que Zoho Workplace ?

Il s'agit d'un ensemble d'applications de communication et de collaboration conçues pour offrir un ensemble complet de solutions favorisant la collaboration. Zoho Workplace propose des applications pour améliorer la messagerie, la gestion des documents, les présentations, les chats et bien plus encore.

Zoho Workplace comprend trois suites d'applications logicielles, chacune comprenant des applications connexes qui sont intégrées les unes aux autres. Certaines des applications de Zoho Workplace incluent :

• Rédacteur Zoho
• Fiche Zoho
• Afficher Zoho\
• Zoho WorkDrive
• Réunion Zoho
• Messagerie Zoho
• Zoho Cliq
• Connexion Zoho

Une équation équilibrée

Zoho Workplace, cependant, offre aux petites entreprises bien plus qu'un ensemble d'applications. Pour offrir la meilleure expérience de travail hybride à ses utilisateurs, Zoho a mis à jour Workplace pour créer une équation équilibrée. Parce que le lieu de travail moderne continue d'évoluer à un rythme rapide, Zoho a reconnu que la solution d'aujourd'hui pourrait même ne pas être un problème demain.

Après les deux années de perturbations du lieu de travail liées à la pandémie, l'équipe de Zoho a beaucoup appris sur les défis des environnements de travail à distance et hybrides. Par exemple, les employés nouvellement embauchés travaillant à distance manquent d'interactions avec leurs collègues et la direction de l'entreprise.

"Ils finissent par établir beaucoup moins de liens avec l'employeur et les autres employés de l'entreprise parce que tout est si étroitement planifié", déclare Rafeek. "Ils travaillent soit seuls, soit dans le cadre d'appels de groupe programmés, et il n'y a rien entre les deux, donc il y a moins d'occasions de se croiser et d'avoir cette conversation aléatoire et d'établir la confiance."

Idéalement, dit Rafeek, une entreprise a un lieu de travail équilibré. Des outils comme Zoho Workplace rendent cela possible en offrant la flexibilité de travailler à domicile, au bureau ou où ils le souhaitent.

Quel que soit le mode de travail choisi par un employé, le lieu de travail hybride idéal devrait toujours créer des opportunités égales pour la communication informelle non structurée. Zoho Workplace y parvient en proposant des processus et des flux de travail clairs pour donner plus de clarté aux indicateurs, événements, etc. de l'entreprise.

Fonctionnalités de Zoho Workplace

Zoho Workplace propose une variété de fonctionnalités intégrées à la plate-forme pour promouvoir la communication dans un environnement de travail hybride, notamment :

Plusieurs modes de travail

Supposons qu'un employé travaille dans un bureau et qu'un autre travaille à distance. Dans ce cas, Zoho Workplace permet à chacun de cliquer simplement sur une photo de profil à partir de l'une de ses applications de collaboration pour voir si un autre utilisateur est en statut distant ou au bureau. Grâce à ces statuts de travail clairs, les processus de collaboration peuvent progresser de manière fluide et rapide.

Interface de réunion

Zoho Workplace a également unifié les interfaces de configuration des réunions pour accueillir à la fois les réunions en personne et à distance. Avec la même interface pour les utilisateurs travaillant dans n'importe quel mode, le logiciel crée un processus unifié pour tous. Les utilisateurs ont la possibilité de choisir la manière dont ils souhaitent travailler et de le faire savoir aux autres.

Enregistrements intégrés

Tous les produits de Zoho Workplace permettent aux utilisateurs de s'enregistrer et de quitter le travail. Plutôt que de quitter une plate-forme d'expérience des employés, les utilisateurs peuvent simplement se connecter à une application de gestion du temps et se connecter au travail ou en dehors du travail à partir de l'une des applications de collaboration de Zoho.

Améliorations de la sécurité

La sécurité est un facteur d'une grande importance pour pratiquement toute entreprise moderne. Avec Zoho Workplace, les employés peuvent travailler à distance sans compromettre les systèmes ou les données sécurisés d'une entreprise. Les petites entreprises qui utilisent Zoho Workplace peuvent offrir à leurs employés la possibilité de travailler depuis n'importe quel emplacement physique tout en gardant l'esprit tranquille.

Gestion d'appareils

Zoho Workplace améliore la sécurité d'une entreprise en ajoutant des contrôles de gestion des appareils à la plateforme. Les employeurs peuvent distribuer les applications de collaboration qu'ils choisissent sur chaque appareil appartenant à l'entreprise et distribué par l'entreprise. Ils peuvent également utiliser des fonctionnalités de sécurité supplémentaires telles que la désactivation des captures d'écran à partir des applications Zoho Workplace.

Analytique

Un large éventail d'analyses est intégré aux applications présentées dans Zoho Workplace. Les utilisateurs peuvent accéder à des informations telles que la fréquentation moyenne de chaque service et l'engagement des employés avec les fichiers partagés. Zoho Workplace inclut une pléthore d'intelligence et d'analyse sous la plupart des applications pour donner aux administrateurs une main supplémentaire pour décider de la flexibilité qu'ils peuvent offrir à leurs employés.

Suppression des obstacles à la collaboration

Zoho Workplace aide à renforcer la confiance entre les employés en supprimant la barrière de la collaboration. Le logiciel est conçu pour permettre à la communication informelle de circuler librement au sein d'une entreprise. En plus de présenter une photo de profil cliquable à partir de chaque application de collaboration, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et répondre aux conversations en cliquant simplement sur la photo de profil et en choisissant de les appeler, de démarrer un chat vidéo ou même de leur envoyer un message directement… même à l'intérieur d'un document.

Le logiciel Workplace de Zoho permet également de stimuler la collaboration et de supprimer les obstacles grâce au partage d'e-mails. Dès qu'un utilisateur reçoit un e-mail d'un fournisseur ou d'un autre utilisateur, il n'a pas besoin de le capturer ou de le copier dans un autre programme pour démarrer une conversation avec son équipe. Zoho Workplace crée la possibilité d'avoir une conversation de type réseau social via cet e-mail. Les utilisateurs peuvent @mentionner d'autres personnes, les marquer dans une suggestion et créer des groupes, et d'autres peuvent commenter et répondre au fil de manière volontaire et sans encombrer les boîtes de réception des autres à chaque fois qu'il y a un ajout à une conversation.

D'autres aspects de Zoho Workplace qui aident à supprimer les obstacles à la collaboration incluent la possibilité d'annoter directement des vidéos et des forums d'entreprise pour permettre des conversations sur des sujets non liés au travail. Les forums aident les employés qui ne se voient peut-être pas en face à face à avoir des discussions ouvertes sur n'importe quoi dans le monde dans une interface de type réseau social.

Avec les hangouts d'équipe, également une fonctionnalité de Zoho Workplace, les utilisateurs peuvent créer des réunions d'équipe en ligne avec un tableau blanc où ils peuvent avoir des discussions ou même jouer à des jeux dans une conversation informelle comme celles qui se produisent dans les salles de pause physiques et les cafés. Pendant ce temps, les canaux d'annonce garantissent que les utilisateurs ne manquent rien d'important qui se passe au sein de l'entreprise.

Améliorer l'engagement des employés

Zoho a intégré des fonctionnalités à son produit Workplace pour améliorer l'engagement des employés et renforcer la transparence. Avec les mairies, la plateforme permet aux employés et aux dirigeants d'avoir des conversations et des discussions ouvertes. Les employés peuvent poser des questions et obtenir des réponses honnêtes de la direction. Une entreprise peut organiser des réunions publiques via Zoho Workplace à certains moments ou avec certains services.

Les chatbots clarifient les processus et les flux de travail au sein de Zoho Workplace. Les administrateurs de l'entreprise peuvent établir quand ils veulent envoyer des messages ou dans quelles circonstances ils veulent alerter les employés. Ainsi, par exemple, si un certain type de dépense est approuvé, un chatbot peut envoyer une notification instantanée aux travailleurs qui ont besoin de cette information. De même, si un ticket est attribué, l'employé concerné sera également immédiatement informé via le chatbot.

Avec les workflows de documents, les utilisateurs peuvent créer des processus de révision et de soumission personnalisés au sein de l'entreprise. Ils peuvent choisir qui examine les éléments de première main et comment les suggestions ou les corrections se produisent, ainsi que qui signe finalement le document.

La gestion du cloud peut devenir un obstacle majeur lorsque les employés travaillent à distance via toutes sortes de connexions Internet. Comment les employés et la direction trouvent-ils les bons fichiers ? Pour résoudre ce problème, Zoho Workplace a introduit une fonctionnalité appelée gestion des métadonnées. Chaque fois qu'un nouveau fichier est téléchargé, les utilisateurs peuvent configurer Zoho WorkDrive pour qu'il demande des informations sur les propriétés supplémentaires de ce fichier, telles que le client auquel il appartient ou le fournisseur auquel il se rapporte.

Les utilisateurs peuvent également ajouter une grande variété d'informations supplémentaires afin que les fichiers puissent être organisés et facilement localisés.

"Nous voulons que tous les membres de l'organisation se sentent impliqués dans la prise de décision via des outils transparents et la sécurité de nos produits", déclare Rafeek. "Nous avons une plate-forme pour tout au même endroit dans Zoho Workplace."

Tarification de Zoho Workplace

Zoho Workplace propose un ensemble complet d'outils nécessaires à la communication et à la collaboration à une structure tarifaire compétitive. Les entreprises comptant cinq utilisateurs ou moins ont la possibilité d'opter pour un forfait gratuit avec des fonctionnalités limitées. Les organisations peuvent ajouter des utilisateurs sur un forfait de messagerie uniquement pour seulement 1 $ par mois, ou choisir le forfait standard et accéder aux fonctionnalités de Workplace pour 3 $ par utilisateur et par mois, facturé sur une base annuelle.

Vous souhaitez passer au plan professionnel avec plus du triple de stockage par utilisateur et 10 fois plus d'espace WorkDrive ? C'est toujours seulement 6 $ par utilisateur et par mois. Le plan professionnel offre même un essai gratuit de 15 jours et aucune carte de crédit n'est requise.