10 Cara Terbukti untuk Mengurangi Biaya TI Anda

Sudah menjadi keharusan bagi perusahaan untuk tetap diperbarui secara digital agar tetap kompetitif di pasar. Karena perusahaan lebih mengandalkan teknologi, TI telah menjadi fokus utama investasi bagi perusahaan lebih dari sebelumnya.

Diperkirakan pengeluaran TI secara keseluruhan adalah 7,5% dari pendapatan . Organisasi di Amerika mengalokasikan sekitar 8,5% dari pendapatan mereka ke TI dibandingkan dengan di Eropa di mana alokasi ini adalah 6%. Gambar di bawah menunjukkan rincian pengeluaran TI sebagai persentase pendapatan menurut industri.

Dengan anggaran yang sangat besar, fokus organisasi kini beralih ke optimalisasi biaya. Sederhananya, para pemimpin TI sekarang berfokus pada pemotongan biaya, yang kita semua tahu adalah proses yang rumit.

Dengan pergeseran paradigma teknologi ini, 80% perusahaan telah merangkul digitalisasi dengan visi mengubah bisnis mereka. Namun, hanya 16% dari organisasi besar yang percaya bahwa mereka memiliki orang yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan, dan hanya 13% dari organisasi yang menyatakan bahwa mereka memiliki proses yang tepat.

Ini menyimpulkan bahwa meskipun memiliki sistem informasi dan talenta yang kuat, sebagian besar organisasi masih ragu bahwa mereka dapat bersaing dengan pionir digital. Ini meninggalkan kesan pada CEO bahwa departemen TI itu mahal. Untuk memastikan nilai tambah yang optimal, CIO terus mencari ide-ide baru untuk menghilangkan pemborosan dan mengurangi pengeluaran secara keseluruhan, yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Karena itu, ada beberapa strategi terbukti yang dapat mengarah pada pengurangan biaya TI. Kami akan membahas hal yang sama di artikel.

10 Strategi Utama untuk Mengurangi Biaya TI

Sebagian besar biaya TI tampak tetap dan diasumsikan tidak dapat dikompromikan. Mendobrak mitos ini, disebutkan di bawah ini adalah beberapa biaya yang tidak tetap dan dapat dikurangi.

Menerbitkan metrik penghematan bulanan dari inisiatif pemotongan biaya TI akan sangat memengaruhi perilaku tim dan mendorong mereka untuk fokus pada strategi pengurangan biaya.

1. Mengurangi Biaya Personil

Saat menilai anggaran TI, biaya personel adalah biaya utama. Pertumbuhan karyawan seiring dengan pertumbuhan organisasi menyebabkan peningkatan jumlah karyawan di tingkat yang lebih tinggi, membuat departemen menjadi berat, selama periode waktu tertentu. Hal ini terjadi begitu saja secara tidak sengaja, terutama pada organisasi IT. Dengan niat untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mudah, organisasi akhirnya mempekerjakan karyawan yang berpengalaman. Ini menambah biaya TI secara keseluruhan

Praktik umum yang dipilih organisasi adalah memberhentikan karyawan secara teratur untuk mengoptimalkan biaya departemen. Ini meninggalkan kecemasan dalam organisasi meninggalkan konsekuensi negatif bagi organisasi. Para pemimpin juga harus menghadapi trauma pemutusan hubungan kerja.

Untuk mengatasi tantangan ini, organisasi dapat secara strategis mempekerjakan orang dengan karyawan tingkat rendah sebagai pengganti kecuali jika tidak diperlukan dalam situasi luar biasa.

Dengan merekrut lulusan baru setiap tahun, sumber daya dapat dipekerjakan dengan anggaran gaji yang lebih rendah dibandingkan dengan karyawan berpengalaman yang ada. Mempekerjakan pekerja magang untuk proyek juga merupakan proposisi nilai.

Biaya personel juga dapat dikurangi dengan mempekerjakan lebih sedikit sumber daya lepas pantai. Ini awalnya dimulai sebagai strategi pengurangan biaya TI, namun telah digunakan secara berlebihan. Kesalahan lain yang dilakukan organisasi adalah menghitung biaya lengkap berdasarkan biaya lepas pantai yang menganggap penghematan yang sesuai. Misalnya, jika 30% pekerjaan dialihdayakan, perhitungan mungkin dilakukan pada 70% sisanya di lokasi dengan skala yang sama. Biaya perjalanan adalah biaya tambahan yang mungkin dikeluarkan untuk mendapatkan layanan lepas pantai.

2. Mengalihdayakan Staf dan Layanan TI

Mempekerjakan staf outsourcing adalah cara lain untuk menerapkan strategi pengurangan biaya. Banyak organisasi mengalihdayakan layanan digitalisasi mereka karena biayanya didasarkan pada hasil proyek. Memiliki kekuatan internal yang lengkap akan memiliki dampak biaya yang lebih tinggi karena organisasi mungkin memiliki periode dengan jumlah proyek yang lebih sedikit. Anda akan diminta untuk membayar gaji kepada karyawan bahkan selama periode ini ketika tim kelebihan staf karena Anda perlu mempertahankan mereka selama periode sibuk.

Mempekerjakan staf lepas pantai, dalam banyak skenario dan dengan cara yang diperhitungkan, juga dapat membantu menghemat biaya.

Sebuah studi bisnis menyatakan bahwa perusahaan mengalami pengurangan biaya TI sebesar 25-40% dengan mengalihdayakan staf dan layanan TI mereka. Karena perusahaan kecil memiliki anggaran TI yang terbatas, 78% usaha kecil menggunakan layanan lepas untuk mendapatkan keunggulan atas pesaing mereka.

Selain itu, perusahaan dapat menghemat biaya dengan mengalihdayakan layanan infrastruktur berdasarkan pembayaran per penggunaan, keamanan sebagai layanan, cadangan sebagai layanan, dan banyak lagi.

[Baca Juga: Mana yang Lebih Baik untuk Pengembangan Aplikasi: In-House atau Outsourcing ?]

3. Kurangi Omset

Merekrut dan melatih karyawan baru membutuhkan biaya yang signifikan. Dengan demikian, menjadi penting untuk memastikan tingkat turnover yang lebih rendah. Biaya penggantian mungkin setinggi enam sampai sembilan bulan biaya karyawan yang berpisah.

Mulailah dengan memiliki proses rekrutmen yang kuat dan ketat. Ini akan memastikan bahwa Anda mendapatkan kandidat yang tepat untuk peran dan penunjukan yang dibutuhkan. Meningkatkan budaya organisasi sehingga karyawan senang datang ke tempat kerja. Hargai kontribusi mereka dan hargai upaya mereka setiap saat. Memastikan keseimbangan kehidupan kerja yang baik, peluang untuk berkembang, dan jalur pembelajaran yang efektif adalah beberapa cara untuk membuat karyawan tetap termotivasi.

4. Virtualisasi

Proses pemikiran dasar di balik virtualisasi adalah mengganti perangkat keras fisik dengan rekanan virtual. Secara tradisional, setiap aplikasi memiliki server khusus bersama dengan server uji. Namun tidak semua server digunakan secara optimal.

Dengan mengelompokkan server penggunaan rendah ini, Anda dapat menghemat banyak biaya perangkat keras. Perusahaan bahkan memiliki pilihan untuk pindah sepenuhnya ke server virtual dengan sepenuhnya menghindari persyaratan server fisik, sehingga mengurangi biaya energi dan perangkat keras.

5. Menerapkan Cloud Hibrida

Penyimpanan cloud adalah cara paling populer untuk menghemat biaya TI karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk perangkat keras, sehingga mengurangi biaya bisnis. Penyimpanan cloud berfungsi sebagai salah satu strategi pengurangan biaya TI yang paling efektif karena Anda hanya membayar untuk apa yang Anda gunakan.

Cakupan pengelolaan operasi cloud telah berkembang secara signifikan. Penelitian telah menunjukkan bahwa 63% perusahaan akan meningkatkan penggunaan layanan cloud mereka. Dari perusahaan yang akan bekerja sama dengan Managed Service Provider (MSP), 100% di antaranya akan mendapatkan manfaat dari layanan tersebut . 80% perusahaan yang telah mengadopsi pendekatan cloud menyatakan bahwa mereka menghemat uang, mencapai produktivitas dan keamanan yang lebih baik.

Banyak organisasi telah mendapat manfaat dari layanan komputasi awan karena mereka telah membantu meningkatkan produktivitas bersama dengan penghematan biaya TI. Untuk keamanan ekstra, perusahaan dapat memilih solusi cloud hybrid dengan mendistribusikan beban kerja mereka antara lingkungan cloud pribadi dan publik.

6. Standarisasi Infrastruktur TI

Karena kata standar berarti seragam, memastikan konsistensi di seluruh aplikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda akan berkontribusi pada inisiatif pengurangan biaya TI. Ini bisa sesederhana menyediakan semua karyawan dengan jenis sistem komputer dan sistem operasi yang serupa.

Melatih semua orang dengan teknologi yang sama tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi biaya. Dengan memiliki infrastruktur yang beragam, biaya dan waktu pelatihan akan meningkat secara substansial menambah biaya bisnis secara keseluruhan.

7. Memanfaatkan Perangkat Lunak Sumber Terbuka

Perangkat lunak sumber terbuka menyediakan perangkat lunak gratis, akses ke kode sumber, dan dukungan komunitas untuk membantu bisnis Anda. Mendapatkan perangkat lunak berlisensi datang dengan biaya yang cukup besar. Perusahaan dapat menghemat hingga 3% dengan strategi pengurangan biaya perangkat lunak seperti itu.

Ada keuntungan tambahan yang dapat dimanfaatkan oleh seseorang dengan mengadopsi perangkat lunak sumber terbuka. Karena pembaruan kode dibuat oleh pengembang dari berbagai perusahaan, itu meningkat lebih cepat, dan Anda akan memiliki beberapa opsi dukungan yang tersedia untuk bantuan, kapan pun diperlukan, membebaskan Anda dari ketergantungan pada satu penyedia perangkat lunak.

8. Pahami Biaya yang Berbeda dengan Sepenuhnya

Biaya TI dapat dipecah menjadi biaya operasional dan biaya modal. Biaya operasional adalah biaya yang dapat diprediksi yang diperlukan untuk operasi bisnis normal. Namun, belanja modal adalah salah satu yang termasuk aset tetap.

Biaya operasional meliputi biaya persediaan, sewa, peralatan, dan biaya serupa, sedangkan belanja modal mencakup modal yang diperlukan untuk memelihara, meningkatkan, dan memperoleh teknologi, peralatan, bangunan, dan aset fisik lainnya.

Biaya yang dapat diprediksi relatif lebih rendah dan dapat dianggarkan, namun, belanja modal bersifat tetap dan memiliki dampak yang lebih besar pada anggaran secara keseluruhan. Dengan demikian, analisis menyeluruh terhadap persyaratan harus dilakukan ketika memilih teknologi dan peralatan yang tepat. Keputusan yang tepat akan mengarah pada penggunaan aset jangka panjang sehingga secara bertahap menghemat biaya.

9. Konsolidasi Sistem

Seperti kata kata, konsolidasi berarti menggabungkan beberapa proses menjadi satu kesatuan. Menyederhanakan beberapa solusi teknologi informasi secara bersamaan membutuhkan banyak usaha, tetapi setelah selesai, ini membantu bisnis berjalan dengan lancar. Konsolidasi juga membantu menghemat waktu dan ruang serta mengurangi biaya TI.

Ini juga akan membantu dalam meningkatkan efisiensi proses dengan membuat perubahan kecil, tetapi penting dalam kasus tertentu. Namun, pastikan untuk menguji perubahan ini sebelum benar-benar menerapkannya sehingga proses bisnis reguler tidak terhambat dan efektivitas perubahan juga dapat diuji.

10. Gunakan Perangkat Keras yang Lebih Murah

Negosiasi, negosiasi ulang, dan eksplorasi secara menyeluruh opsi yang tersedia untuk mengganti perangkat keras Anda saat ini juga merupakan inisiatif pengurangan biaya TI yang strategis. Memilih perangkat keras yang lebih murah dapat membantu penghematan biaya TI yang besar. Misalnya, membeli Mac sebagai lawan dari PC dapat terbukti menjadi ide penghematan biaya karena nilai residu Mac jauh lebih tinggi daripada PC.

Bagaimana Appinventiv Membantu Bisnis Anda dalam Menghemat Biaya TI?

Menjadi salah satu penyedia layanan konsultasi TI dengan pertumbuhan tercepat di dunia, Appinventiv dapat memberi Anda layanan terbaik yang akan membantu Anda menghemat biaya TI dalam jangka panjang.

Kami bangga menyatakan bahwa para ahli kami telah membantu banyak perusahaan dengan menyediakan layanan kami yang telah membantu bisnis berubah secara digital dengan melampaui harapan klien kami.

Dengan harga yang kompetitif, kami yakin dapat menawarkan banyak ide hemat biaya yang inovatif untuk mengoptimalkan biaya TI Anda. Klik di sini untuk tahu lebih banyak.

Kesimpulan!

Diperkirakan tiga perempat dari anggaran TI yang dialokasikan dihabiskan untuk pemeliharaan dan layanan dan seperempat sisanya digunakan untuk inovasi. Hal ini diperlukan untuk mengurangi biaya infrastruktur, dan CIO perlu menghasilkan ide-ide penghematan biaya yang inovatif sehingga anggaran untuk inovasi TI dapat ditingkatkan.

Strategi penghematan biaya yang tercantum di atas akan membantu Anda menghemat sebagian besar biaya TI. Namun, sedikit usaha, penelitian, dan perencanaan diperlukan untuk berhasil menerapkan strategi pengurangan biaya TI ini.