Pertemuan Bisnis: 7 Hal yang Harus Anda Hindari

Pertemuan bisnis bisa penuh. Kita semua pernah menghadiri rapat yang dimulai terlambat, menyimpang dari topik, menimbulkan pertengkaran, dan tidak sampai pada kesimpulan yang masuk akal. Namun, tidak harus seperti itu – menjalankan rapat yang baik adalah seni, dan dapat dipelajari oleh siapa saja.

Dengan mengingat hal itu, dalam artikel ini kita akan membahas tujuh hal yang harus Anda hindari untuk menjalankan rapat yang menghasilkan hasil positif yang nyata.

Mari kita retak!

1. Rapat yang Tidak Perlu

Dimulai dengan hal pertama yang perlu dipertimbangkan – sebelum Anda mengadakan rapat, putuskan apakah Anda benar-benar perlu mengadakan rapat. Memiliki pertemuan yang sia-sia bukan hanya membuang-buang waktu Anda, tetapi juga semua orang yang hadir.

Harvard Business Review memiliki artikel, termasuk pohon keputusan kecil yang bagus, yang dapat digunakan untuk membantu Anda menentukan apakah rapat adalah pilihan yang tepat.

Juga, pastikan bahwa Anda memang membutuhkan masukan dari orang-orang yang ingin Anda undang ke rapat. Jika Anda benar-benar merasa membutuhkan umpan balik eksternal, cari tahu apa yang Anda butuhkan, dan siapa yang memiliki pengetahuan yang Anda butuhkan untuk maju.

Jangan mengundang orang yang tidak perlu hanya untuk membuat pertemuan lebih besar dan tampak lebih penting. Jauh lebih efisien untuk mengundang hanya mereka yang dapat membantu Anda bergerak maju. Ini juga memungkinkan orang lain yang kontribusinya tidak diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan mereka.

2. Menjadi Pribadi

Pertemuan bisnis hanya itu – tentang bisnis. Sebagian besar dari mereka yang hadir akan menghargai pengingat kepada semua orang di awal untuk tetap pada topik.

Ingatlah bahwa jika Anda tidak mengetahui kepercayaan, kesukaan, dan ketidaksukaan semua orang yang hadir, berbahaya untuk mengembara ke wilayah cerita pribadi yang tidak diketahui. Jika Anda menginginkan pertemuan yang bermanfaat dan positif, tetap berpegang pada isu-isu penting – dan pastikan para peserta juga melakukannya.

Dengan memastikan Anda tidak menyimpang dari topik, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk memastikan tidak ada orang lain yang melakukannya. Bersikap tegas tentang hal ini, dan hentikan cerita pribadi dengan cepat dengan mengingatkan pembicara untuk fokus pada topik pertemuan.

3. Buang-buang Waktu

Rapat yang dimulai terlambat atau molor dari waktu ke waktu menjadi kutukan bagi keberadaan pengunjung rapat. Untuk menghindari menimbulkan kesengsaraan ini sendiri, jelaskan bahwa pertemuan Anda akan dimulai tepat waktu, lalu patuhi janji. Anda juga dapat memberitahukan bahwa siapa pun yang terlambat lebih dari lima menit tidak akan diizinkan masuk untuk mendorong kehadiran yang cepat.

Jika seseorang belum merespons untuk memberi tahu Anda apakah mereka menghadiri rapat atau tidak, lebih baik proaktif dan periksa diri Anda atau delegasikan seseorang untuk mengetahui dengan pasti.

Tetapkan agenda yang dapat Anda selesaikan dalam waktu yang telah Anda alokasikan, dan patuhi itu. Juga, pisahkan rapat sehingga setiap poin mendapat jumlah waktu yang masuk akal untuk itu, beri tahu semua orang apa skala waktu ini, dan lanjutkan saat waktunya habis.

Jika memang ada masalah yang belum terselesaikan dalam waktu yang ditentukan, jadwalkan tindak lanjut dengan orang-orang yang dapat menyelesaikannya.

4. Mengayunkannya

Persiapan adalah segalanya dalam rapat bisnis – mengadakan rapat tanpa struktur yang ditentukan sebelumnya mengundang masalah. Anda akan menemukan setiap orang membawa topik hewan peliharaan mereka sendiri, apakah itu relevan dengan apa yang ingin Anda diskusikan atau tidak, dan ide bagus apa pun mungkin tenggelam dalam kebisingan.

Bekerja dengan peserta sebelumnya untuk menentukan topik diskusi, dan dari itu, buat dan distribusikan agenda sehingga semua orang tahu persis apa yang akan dibahas dalam rapat.

Jika Anda memiliki agenda yang dapat Anda bagikan sebelum rapat, Anda dapat mempersiapkannya, dan begitu juga dengan yang lain yang akan hadir. Anda kemudian dapat mengadakan obrolan pra-pertemuan informal dengan individu, dan merencanakan tanggapan mereka berdasarkan umpan balik awal mereka.

5. Konfrontasi

Diskusi yang sehat adalah hal yang hebat dalam rapat, tetapi mudah untuk keluar dari kendali. Rapat sering kali melibatkan orang-orang dengan kepribadian yang sangat berbeda, dan pertengkaran bisa muncul. Ini bisa menjadi lonceng kematian untuk pertemuan yang produktif, jadi bekerjalah untuk memastikan konflik tidak terjadi.

Jika Anda mengambil nada hormat, orang lain akan mengikuti. Jadi, bahkan jika seseorang membuang semua mainan dari kereta dorongnya, jadilah orang dewasa dalam percakapan dan tangani dengan tenang namun tegas.

Jika Anda tahu seseorang kemungkinan besar akan mengganggu, cobalah untuk berbicara terlebih dahulu, dan jelaskan perilaku yang Anda harapkan. Dalam rapat itu sendiri, tetapkan batas waktu untuk kontribusi individu, jadi jika seseorang mengembara ke keluhan favorit, Anda dapat menanganinya dengan segera.

Cobalah untuk membangun konsensus dengan menggunakan kata benda kelompok, seperti 'kami' dan 'milik kami', dan tekankan tantangan atau kemenangan bersama. Kendalikan – jangan gunakan rapat untuk menyalahkan, dan jangan menoleransi serangan pribadi. Semakin tidak memihak nada Anda, semakin sedikit pengaruh yang Anda berikan kepada orang lain untuk melampiaskan pendapat pribadi.

6. Pemutusan Hubungan

Seringkali Anda akan menemukan satu atau dua orang yang melepaskan diri dari pertemuan dan mulai mengobrol di antara mereka sendiri. Ini sangat mengganggu, dan perlu ditangani.

Jika harus, hentikan rapat untuk fokus pada obrolan kecil mereka – ini akan menarik perhatian mereka. Ketika Anda memilikinya, mintalah masukan mereka untuk diskusi utama, dan terus kembali ke mereka secara berkala untuk memastikan mereka tidak kehilangan jejak lagi.

Mintalah orang untuk mematikan ponsel mereka. Kecuali jika ada situasi hidup atau mati, atau pasangan mereka akan melahirkan, tanpa telepon selama satu jam atau lebih tidak akan menjadi bencana. Jika semua orang di sekitar meja memeriksa email mereka sepanjang waktu, itu adalah gangguan yang terlalu jauh untuk sebagian besar rapat.

7. Tidak Menindaklanjuti

Banyak rapat yang berakhir begitu saja – dan ketika rapat berakhir, jarang ada orang yang lebih bijaksana daripada saat mereka memasuki ruangan. Ini sangat disayangkan, karena jika Anda telah memikirkan dengan cermat kebutuhan untuk mengadakan pertemuan dan apa yang ingin Anda diskusikan, Anda akan mengharapkan hasil yang dapat ditindaklanjuti.

Untuk mencapai ini, Anda perlu membuat satu set poin 'takeaway' – daftar tindakan yang telah disepakati selama diskusi, termasuk rincian siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan masalah tertentu diselesaikan atau hasil yang dicapai.

Terakhir, buat catatan selama rapat. Setiap poin dalam agenda harus sampai pada kesimpulan – dan Anda harus menuliskannya saat Anda mendapat masukan dan persetujuan dari mereka yang hadir.

Setelah pertemuan, tulislah laporan pasca-acara yang menguraikan tindakan-tindakan ini dan pemiliknya, dan bagikan kepada semua orang yang hadir. Anda kemudian dapat menggunakannya sebagai daftar periksa untuk memastikan rencana Anda sesuai jadwal.

Kesimpulan

Menyelenggarakan pertemuan bisnis yang efektif dan produktif adalah alat penting untuk menjalankan bisnis, tetapi sangat mudah untuk membuat kesalahan. Untuk memastikan pertemuan yang baik, Anda harus:

1. Analisis apakah Anda benar-benar membutuhkan rapat.
2. Jauhi masalah pribadi.
3. Hindari salah mengatur waktu.
4. Persiapkan jauh-jauh hari.
5. Hindari konfrontasi.
6. Mendorong partisipasi.
7. Ingatlah untuk meringkas pertemuan.

Apakah Anda memiliki pemikiran tentang apa yang harus dihindari dalam rapat? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!