Apa itu Hutang Usaha? Proses dan Keuntungannya

"Utang usaha" adalah istilah yang sering Anda dengar ketika mengelola keuangan bisnis apa pun. Karena peran penting yang dimainkannya dalam menyelesaikan transaksi bisnis, setiap pemilik bisnis harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa artinya, dan bagaimana hal itu berlaku untuk bisnisnya sendiri. Dalam artikel ini, kami menawarkan penjelasan rinci tentang hutang dagang, dan berbagi beberapa tips praktis dalam mengelola hutang dagang Anda.

Istilah hutang usaha berasal dari akuntansi keuangan dan mengacu pada sub kategori akuntansi yang berhubungan dengan penagihan layanan oleh kreditur-yaitu, pemasok, vendor atau penyedia layanan yang bekerja untuk sebuah perusahaan (baik ad hoc atau sebagai punggawa). Hutang usaha berbeda dengan piutang, yang mencatat dan memproses layanan yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan atau bisnis lainnya.

Tujuan keseluruhan dari hutang dagang adalah untuk menjaga hubungan vendor yang baik. Hutang usaha selalu bekerja dalam koordinasi yang erat dengan pembelian, dan berlaku untuk tugas penting melacak semua faktur terbuka dan membayarnya tepat waktu. Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa produk dan layanan dikirimkan tepat waktu dan proses pengadaan berjalan dengan lancar.

Bukan hanya perusahaan besar yang harus berurusan dengan sejumlah besar hutang. Sistem hutang yang jelas juga membantu perusahaan baru dan usaha kecil untuk melacak semuanya. Lagi pula, tidak ada yang lebih menyebalkan daripada harus membayar denda yang terlambat atau berurusan dengan pemasok yang tidak puas.

Berdasarkan pemahaman awal ini, mari kita gali lebih dalam tentang hutang dagang!

Apa itu Hutang Usaha (AP)?

Hutang usaha (AP) adalah jumlah yang harus dibayar oleh organisasi kepada vendor atau pemasoknya untuk barang atau jasa yang telah diterima tetapi belum dibayar. Dalam akuntansi, AP adalah akun dalam buku besar yang mewakili kewajiban perusahaan untuk melunasi hutang jangka pendek kepada kreditur atau pemasoknya.

AP juga dapat merujuk ke departemen atau divisi bisnis yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran yang terutang oleh perusahaan kepada pemasok dan kreditur lainnya. Dengan demikian, AP bertanggung jawab untuk mengelola AP! Kami akan membahas kedua penggunaan istilah tersebut dalam artikel ini.

Dalam sebuah perusahaan, hutang dagang terkait erat dengan pembelian; itu mencakup gambaran umum pemasok eksternal dan penyedia layanan, jangkauan layanan mereka dan jenis pemrosesan pesanan. Dalam organisasi besar, mungkin ada departemen utang usaha terpisah yang menangani proses yang terkait dengan faktur masuk, sedangkan di bisnis kecil ini adalah fungsi dari tim akuntan/akuntansi. Dalam melakukannya, mereka mencatat nama lengkap perusahaan pemasok, alamat, kode pajak dan, jika perlu, data lain, seperti yang berkaitan dengan diskon, syarat pembayaran, dan potongan harga yang diberikan secara teratur.

Proses Hutang Usaha

Setelah sebuah organisasi menerima faktur dari pemasoknya, mereka biasanya diberi halaman dengan cap tanda terima untuk mendokumentasikan tanggal dalam kasus salinan cetak, atau sistem digital digunakan untuk melacak faktur online. Hutang usaha juga menyediakan setiap faktur yang masuk dengan nomor urut yang unik. Sebuah cek kemudian diperlukan untuk memastikan akurasi faktual dan jumlah yang benar ditagih. Di perusahaan yang lebih besar, pegawai bagian hutang bekerja sama dengan departemen masing-masing yang bertanggung jawab untuk memesan barang dan jasa yang sesuai. Hasil verifikasi invoice didokumentasikan dengan tanda centang dan singkatan nama langsung pada invoice yang masuk.

Hutang usaha memastikan bahwa semua faktur yang masuk dibayar tepat waktu. Kehati-hatian juga harus diambil untuk memastikan bahwa setiap pemotongan dilakukan untuk diskon tunai, potongan harga atau cacat kualitas. Di perusahaan yang lebih besar, pegawai bagian utang usaha menyusun daftar proposal pembayaran, yang harus ditandatangani oleh pegawai lain untuk memastikan kepatuhan terhadap prinsip pengendalian ganda. Daftar ini berisi rincian bank kreditur dan jumlah yang akan ditransfer. Saat ini, transfer bank dilakukan hampir secara eksklusif secara online, dan dalam kasus volume yang lebih besar, pertukaran data otomatis terjadi melalui API.

Departemen hutang juga menangani penugasan akun dari faktur yang masuk. Ini membuat catatan posting yang membahas akun vendor yang sesuai dan akun pengeluaran. Tugas ini sangat penting karena hanya mengalokasikan faktur masuk ke akun pengeluaran yang benar memastikan bahwa akuntansi dan pengendalian kinerja biaya yang berarti dimungkinkan. Saat memposting, kunci kontrol yang biasanya disimpan dalam data master vendor harus diperhitungkan. Pemasok menagih barang dan jasa mereka dengan pajak yang berlaku seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN), pajak penjualan, dll. Dalam hal PPN, perusahaan penerima dapat mengurangi jumlah PPN yang ditagih dengan cara ini sebagai pajak masukan dari pajak terutangnya beban. Akibatnya, PPN dalam faktur masuk menjadi barang sementara yang tidak mempengaruhi pendapatan bisnis.

Tugas Departemen Utang Usaha

Seperti dijelaskan di atas, proses hutang dagang harus sangat sistematis dan terorganisir dalam suatu organisasi . Salah satu tugas paling penting dari alur kerja utang usaha adalah memproses faktur yang dikeluarkan vendor dan pemasok ke perusahaan: yang disebut faktur vendor atau faktur masuk (kami menyebutnya 'Tagihan' di Hiveage).

Tugas inti dari departemen hutang lebih lanjut meliputi:

• Pemeliharaan catatan master vendor
• Verifikasi faktur vendor dan penetapan akun
• Masuknya faktur vendor
• Manajemen item terbuka
• Melakukan pembayaran dan pelunasan

Contoh dari Hutang Usaha: Akuntansi Biaya Perjalanan

Salah satu kegiatan yang sering terjadi pada hutang dagang adalah pemrosesan laporan biaya perjalanan yang diajukan oleh karyawan suatu perusahaan untuk perjalanan bisnisnya. Penggantian ini terikat pada persyaratan hukum—khususnya pajak—tertentu; di sisi lain, peraturan internal perusahaan juga dapat berisi perjanjian tambahan yang lebih menguntungkan bagi karyawan, yang tentu saja harus dipertimbangkan oleh departemen hutang. Di sini, tugas departemen hutang usaha untuk memeriksa item individual, jika perlu untuk meminta tanda terima tambahan, untuk meminta pengeluaran tanda terima pengganti atau menolak pengeluaran yang tidak dapat diganti. Akhirnya, laporan pengeluaran perjalanan yang dimasukkan dengan benar dengan semua tanda terima diperiksa, setelah itu instruksi pembayaran dikeluarkan.

Manfaat Otomatisasi Hutang Usaha

Mengotomatiskan hutang dagang dan mengurangi entri data manual dapat membantu bisnis dalam banyak hal. Di bawah ini adalah keuntungan teratas dari perangkat lunak otomatisasi AP yang menurut kami dapat membantu bisnis apa pun:

Penghematan Biaya Komprehensif

Otomatisasi AP memungkinkan penghematan biaya yang menyeluruh dan menyeluruh. Selain mengurangi biaya tenaga kerja yang terkait dengan pengambilan data faktur dan pemrosesan manual, perusahaan juga mendapat manfaat dari portal swalayan untuk pemasok, pengurangan faktur duplikat (dan pembayaran duplikat), peningkatan keuntungan diskon tunai (misalnya, diskon pembayaran awal) dan penghapusan biaya keterlambatan karena keterlambatan pembayaran.

Optimasi Arus Kas

Proses hutang dagang otomatis yang mengurangi proses manual memungkinkan perencanaan yang akurat dari kebutuhan kas yang diharapkan. Visibilitas proses memungkinkan hutang dagang untuk memfokuskan prioritas mereka pada aktivitas yang paling berdampak pada arus kas. Akibatnya, semua faktur dapat dibayar tepat waktu, dan diskon tunai dinamis juga menawarkan pembayaran yang lebih tepat waktu kepada pemasok sebagai ganti diskon pembayaran, yang dapat menghasilkan pengembalian tahunan yang signifikan. Tanpa otomatisasi, diskon tunai dinamis mungkin tidak mungkin dilakukan.

Peningkatan Hubungan dengan Vendor

Hutang usaha harus menjangkau basis pelanggan yang besar secara internal dan eksternal. Proses manual membutuhkan pertukaran surat dan email dengan formulir yang seringkali sulit diuraikan. Proses otomatis menyederhanakan pemrosesan kueri vendor, item terbuka, dan persetujuan berbasis browser. Prosedurnya tersedia di desktop, tablet, dan perangkat seluler sambil menggabungkan standar keamanan perusahaan. Tindakan dan komunikasi yang cepat dengan vendor tentu akan meningkatkan niat baik dan hubungan jangka panjang yang penting untuk mengembangkan bisnis.

Optimalkan Visibilitas

Penerimaan terpusat, pengambilan langsung, ekstraksi, validasi, dan perutean data untuk semua jenis faktur mendorong pengeposan utang yang akurat. Jalur lengkap dibuat untuk memverifikasi setiap langkah dan setiap karyawan yang terlibat dalam proses. Pada saat yang sama, manajemen dapat menyelesaikan masalah potensial saat dan ketika itu terjadi. Pertanyaan dan komunikasi bolak-balik dihilangkan karena karyawan, tim manajemen keuangan, dan pemasok memiliki akses swalayan mereka sendiri ke faktur dan catatan pembayaran.

Peningkatan Kontrol dan Proses Internal

Dengan dunia beralih ke bentuk faktur elektronik karena peraturan yang muncul, kepatuhan yang ketat terhadap kontrol internal untuk mencegah penipuan dan memastikan integritas hasil keuangan menjadi semakin penting. Hal ini telah memperluas cakupan tanggung jawab hutang usaha. Hampir tidak mungkin untuk menerapkan kontrol semacam itu dengan proses manual secara andal. Organisasi dengan proses AP manual mengandalkan audit yang menambah biaya sambil memiliki kemampuan terbatas untuk memastikan kepatuhan. Dengan aturan yang disematkan dalam proses otomatis, hutang dapat mengurangi beban kepatuhan, biaya, dan waktu berharga yang diperlukan untuk menjaga alur kerja tetap berjalan lancar.

Perbaikan mutu

Alur kerja otomatis dengan data faktur berkualitas tinggi yang memvalidasinya terhadap data ERP (sistem perencanaan sumber daya perusahaan) memastikan akurasi dan dapat membantu bisnis menghindari kesalahan (termasuk kesalahan entri data dan kesalahan manusia), penundaan, dan biaya yang tidak perlu. Dalam kasus pengecualian yang memerlukan langkah-langkah yang tepat, ini dilakukan dalam alur kerja daripada dalam proses terpisah. Proses terpisah seperti itu seringkali mahal, tidak terkendali, tidak teruji, dan terjadi tanpa kepatuhan.

Fleksibilitas Operasional

Proses utang usaha harus mendukung strategi bisnis. Ini mungkin berarti peningkatan volume transaksi sebagai akibat dari pertumbuhan atau akuisisi. "Mengaktifkan" jauh lebih murah dalam proses otomatis daripada meningkatkan biaya tenaga kerja dalam sebagian besar proses manual dan non-standar. Otomatisasi juga memudahkan untuk melakukan outsourcing fungsi. Prosesnya dapat dengan mudah diperluas jika terjadi merger dan akuisisi, memberikan efisiensi dengan biaya rendah.

Hutang Usaha Sederhana dengan Hiveage

Sebagai layanan faktur, Hiveage menawarkan kemampuan untuk melacak faktur masuk Anda dan mengaturnya secara efektif. Faktur masuk disebut 'Tagihan' di Hiveage. Dengan menggunakan fitur tagihan, Anda dapat mencatat faktur yang Anda terima dari vendor dan pemasok Anda—departemen utang usaha kecil Anda sendiri

Mulailah dengan mengisi informasi penting seperti nama vendor, alamat, detail barang, dan pajak. Anda juga dapat melampirkan faktur asli ke tagihan di dalam Hiveage, yang membantu Anda mengatur semua catatan Anda di satu lokasi.

Jika Anda adalah bisnis yang lebih besar dengan tim yang menangani akun Anda, Anda mungkin ingin memiliki kontrol ganda agar orang lain di tim Anda meninjau tagihan sebelum disetujui untuk pembayaran. Persetujuan dapat dilakukan dengan menggunakan opsi 'Tandai sebagai Hutang'. Ketika tagihan ditandai sebagai 'Hutang', mereka akan mulai muncul di Dasbor di bawah bagian 'Hutang Usaha' yang diatur berdasarkan nama vendor, membantu Anda melacak jumlah total yang harus dibayar ke masing-masing vendor.

Setelah pembayaran jatuh tempo telah dilakukan ke rekening vendor, Anda dapat memperbarui tagihan dengan menambahkan informasi pembayaran. Dengan langkah ini, Anda akan menyelesaikan alur kerja hutang usaha dalam Hiveage dan menghapus saldo dari Dasbor.

Untuk menyederhanakan proses hutang akun Anda dan menikmati ketenangan pikiran, daftar hari ini untuk uji coba fitur lengkap 14 hari gratis di Hiveage. Dengan alur kerja kami yang intuitif dan mudah digunakan, Anda akan menyadari bahwa proses hutang tidak perlu rumit dan tidak praktis. Selamat menagih!

FAQ tentang Manfaat Utang Usaha

Apa keuntungan utama dari otomatisasi hutang dagang?

Perangkat lunak otomatisasi hutang dagang memudahkan pengelolaan faktur dan pemrosesan pembayaran melalui satu platform digital. Ini menawarkan visibilitas yang lebih jelas dan peningkatan kontrol atas proses keuangan dan pengumpulan data.

Apa tujuan terpenting dari hutang dagang?

Tujuan dari hutang usaha meliputi: melakukan pembayaran vendor tepat waktu, memelihara data yang akurat, memelihara hubungan positif dengan pemasok, dan meneliti cara untuk menghemat uang dan meningkatkan laba.

Apa fungsi utama dari Proses AP?

Proses AP kunci meliputi: Menghitung, memposting transaksi bisnis, memproses faktur, dan memverifikasi data keuangan untuk digunakan dalam memelihara catatan.