Cara Mencapai Pertumbuhan Bisnis dengan Meningkatkan Kepatuhan & Manajemen Waktu: Studi Kasus Layanan Restorasi Kanada

Dempul, paku, palu, kayu, lem, lembaran logam. Dalam hal restorasi rumah dan kantor, alat perdagangan sudah mapan; atau setidaknya mereka. Sampai saat ini, untuk dianggap profesional, dan menjalankan bisnis yang sukses, Anda hanya perlu pandai menggunakannya. Tapi, kali mereka berubah. Saat ini, teknologi tertanam dalam kehidupan kita sehari-hari. Kami hampir tidak dapat membayangkan diri kami sendiri tanpa teknologi kami dan mengambilnya akan memaksa perubahan drastis.

Namun, meskipun teknologi ada di sekitar kita dan menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari, banyak bisnis lokal yang masih takut untuk memperkenalkan teknologi baru. Bukan rahasia lagi bahwa teknologi dapat memajukan bisnis tetapi hanya jika Anda tahu cara menggunakannya. Itu sebabnya banyak bisnis tradisional masih lebih suka menggunakan pulpen dan kertas daripada “melakukannya secara online”.

Perubahan itu menakutkan tetapi mengabaikan perubahan bisa lebih menakutkan. Perlahan tapi pasti, industri konstruksi berubah dan menjadi lebih berteknologi. Pergeseran tersebut dimulai dengan pelaku industri besar yang memperkenalkan istilah dan metodologi “Lean Construction“. Metode di mana perusahaan konstruksi beroperasi dengan cepat dan efektif sambil mengutamakan kebutuhan pelanggan. Salah satu cara paling umum untuk menerapkan metodologi konstruksi ramping adalah dengan memperkenalkan perangkat lunak komputer (murah) untuk menghasilkan proses kerja yang lebih lancar.

Konstruksi ramping sebenarnya telah ada selama sekitar 25 tahun tetapi baru belakangan ini mulai dengan percaya diri mengalir ke bisnis lokal juga. Misalnya, pada 2012, sekitar 50% perusahaan konstruksi Amerika Utara menggunakan perangkat lunak untuk membuat perkiraan proyek, dan angka tersebut meningkat sekitar 10% setiap tahun.

Pemasaran Pertama

Ini bukan kursus dalam metode Lean Construction. Sebaliknya, kami ingin membawa konsep tersebut ke trotoar dari awan hipotetis. Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan konstruksi lokal tidak memerlukan dan tidak dapat mempertahankan perombakan total cara mereka bekerja. Sebelum kita mencoba mencapai tujuan mulia namun mulia untuk merevolusi industri, pertama-tama mari kita buat proses sehari-hari lebih hemat waktu dan lebih produktif.

Seperti yang kami sebutkan, perangkat lunak konstruksi dapat membantu bisnis meningkatkan efisiensi. Namun, sebagian besar perangkat lunak konstruksi mahal dan sulit digunakan. Hal ini membuat perusahaan lokal tidak menerapkannya. Di mana penetrasi perangkat lunak yang mendalam ada di pemasaran. Pemasaran biasanya merupakan salah satu area pertama di mana usaha kecil mengintegrasikan teknologi baru.

Mengapa? Karena Anda dapat melihat pengembalian langsung (atau tidak) atas investasi Anda dalam teknologi baru. Misalnya, sebagian besar layanan restorasi rumah kini beriklan di Google. Beberapa bahkan melakukan SEO (optimasi mesin pencari), dan aktif di media sosial.

Mengambil operasi pemasaran Anda secara online adalah panggilan yang relatif mudah dilakukan. Pelanggan potensial Anda sudah ada di sana . Anda juga dapat dengan mudah mengalihdayakan pemasaran Anda ke vendor eksternal dan Anda tidak perlu mempelajari sesuatu yang baru atau mengguncang organisasi Anda. Anda hanya duduk dan menunggu panggilan telepon (atau email) masuk.

Namun, menjadi seorang profesional bukanlah tentang membayar orang lain untuk melakukannya untuk Anda, ini tentang melakukannya sendiri. Dan sementara Anda dapat mengalihdayakan pemasaran Anda, Anda tidak dapat mengalihdayakan operasi inti Anda. Apa yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan teknologi untuk meningkatkan produktivitas tim Anda selama Anda menemukan teknologi yang mudah digunakan, terjangkau, dan mencentang semua kebutuhan Anda .

Menurut Darren Gradus, CEO dan pendiri Layanan Restorasi Kanada, inilah yang membuatnya memilih aplikasi karyawan Connecteam untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerjanya.

Tentang Restorasi Kanada

Layanan Restorasi Kanada adalah perusahaan restorasi air, api, dan jamur yang didirikan oleh Darren Gradus. Sejak didirikan di Toronto, hampir 8 tahun yang lalu Layanan Restorasi Kanada telah berkembang menjadi perusahaan yang mencakup 6 lokasi di seluruh Kanada: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver, dan Toronto.

Salah satu vertikal klien Canada Restoration adalah perusahaan asuransi yang mempekerjakan Canada Restoration sebagai vendor. Ketika perusahaan asuransi mengaktifkan asuransi mereka dan membutuhkan ruang bawah tanah untuk dipulihkan setelah banjir, misalnya, maka perusahaan asuransi mengirimkan Pemulihan Kanada untuk melakukan pekerjaan itu.

Bekerja dengan klien besar seperti penyedia asuransi berarti Restorasi Kanada harus mematuhi peraturan yang sangat spesifik. Kinerja perusahaan dinilai berdasarkan kepatuhan terhadap peraturan tersebut.

Artinya, semua karyawan harus, pertama-tama, mengetahui peraturan. Kedua, mematuhi peraturan, dan akhirnya mempertanggungjawabkan perbuatannya. Saat mengelola staf kecil, seorang manajer dapat dengan mudah dan siap berkomunikasi dengan stafnya dan memverifikasi kepatuhan. Namun, seiring bertambahnya staf Anda, Anda tidak dapat berada di mana-mana sekaligus, dan menjadi semakin sulit untuk berpindah-pindah lokasi dan tetap mengelola serta mengembangkan bisnis.

Pertumbuhan Bisnis vs. Proses Bisnis

Perusahaan yang menikmati pertumbuhan cepat biasanya juga menderita sedikit operasi yang kacau. Anda dapat menganggapnya seperti kuda liar: Semakin cepat dan kuat kudanya, semakin sulit untuk mengendalikannya.

Jangan salah paham, pertumbuhan cepat itu luar biasa dan itulah yang diinginkan setiap bisnis. Namun, hal itu membawa beberapa masalah baru. Misalnya, beberapa bisnis memulai hari mereka dengan rapat harian 15 menit di mana semua perintah kerja didistribusikan ke tim yang kemudian menuju ke lokasi mereka. Proses ini masuk akal untuk perusahaan konstruksi 10 orang tetapi untuk perusahaan 40 atau 60 orang, perubahan mungkin diperlukan .

Darren Gradus dengan cepat menyadari bahwa ketika Layanan Restorasi Kanada berkembang, dia perlu melakukan beberapa perubahan untuk mempertahankan tingkat layanan. Pertama dan terpenting, karena kepatuhan merupakan perhatian besar bagi Layanan Restorasi Kanada, dia memahami bahwa dia membutuhkan sepasang mata lain di lapangan. Namun, untuk mempertahankan margin keuntungan, perekrutan tambahan, melebihi yang sudah direncanakan, bukanlah suatu pilihan.

Bagaimana Connecteam membantu

Banyak bisnis yang mencari cara untuk mengelola dan mempertahankan pertumbuhan bisnis, tanpa mengurangi margin keuntungan, beralih ke teknologi. Maka dimulailah pencarian solusi teknologi yang sesuai dengan kebutuhan Layanan Restorasi Kanada. Solusi yang berhasil perlu mencentang banyak kotak dan masih cukup terjangkau untuk masuk akal secara bisnis.

Perlu memastikan kepatuhan dan akuntabilitas sambil juga menyediakan komunikasi yang efektif, manajemen tugas, dan manajemen waktu. Sistem pelaporan bawaan yang akan memberikan info tentang waktu yang dihabiskan, sumber daya yang digunakan, prosedur yang diselesaikan (atau tidak) juga akan menyenangkan untuk dimiliki. Terakhir, solusi harus cepat diimplementasikan dan mudah digunakan atau jika tidak, “solusi” kami berubah menjadi “masalah” dengan sangat cepat.

Setelah penelitian yang lama, Darren akhirnya menemukan alat all-in-one yang sesuai dengan kebutuhannya dengan Connecteam.

Manajemen waktu

Untuk manajemen waktu, Canada Restoration Services menggunakan jam waktu seluler berkemampuan GPS Connecteam untuk memasukkan shift karyawan tertentu per proyek. Karyawan menggunakan aplikasi seluler Canada Restoration Services untuk mengakses jam waktu dan jam masuk dan keluar saat berada di lokasi .

Mereka juga menambahkan tag dan catatan yang dikirim secara otomatis dengan shift mereka ke administrator di kantor. Lembar waktu kemudian dibuat di "Launch Pad" desktop tempat administrator dapat mengakses, mengedit, dan menyetujui semua shift. Laporan tersebut kemudian dapat diekspor ke sistem penggajian.

Menggunakan jam waktu seluler dengan lokasi GPS, Darren dapat memperoleh gambaran yang lebih baik tentang keberadaan timnya setiap saat.

Integrasi Connecteam dengan QuickBooks Online dan Gusto juga memungkinkan manajer untuk dengan mudah mengekspor lembar waktu untuk penggajian yang 100% akurat.

Alur Kerja Kepatuhan

Kontraktor yang bekerja dengan perusahaan asuransi tahu bahwa kepatuhan adalah kuncinya, dan menyimpang dari pedoman dan peraturan dapat menyebabkan malapetaka bagi bisnis Anda. Namun, kepatuhan merupakan masalah bagi banyak kontraktor.

Bukan berarti karyawan tidak tertarik atau tidak peduli dengan kepatuhan, tetapi peraturan cenderung berubah dengan cepat dan sulit untuk tetap mengikutinya, terutama jika Anda terbiasa melakukan sesuatu dengan cara tertentu .

Untuk memastikan bahwa peraturan dan standar dikomunikasikan kepada setiap pekerja setiap saat, Canada Restoration Services membuat alur kerja kepatuhan menggunakan Aset Alur Kerja Connecteam. Aset Alur Kerja memungkinkan manajer dan administrator untuk membuat progres pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan sebelum pekerjaan dianggap selesai. Alur kerja dapat ditugaskan ke setiap karyawan menggunakan aplikasi seluler dan laporan kemudian dibuat yang merinci penyelesaiannya.

Hal ini memungkinkan manajer dan administrator untuk memiliki visibilitas penuh atas kemajuan kerja per karyawan dan juga memberikan akuntabilitas tentang siapa yang melakukan apa atau siapa yang TIDAK melakukan apa. Tidak perlu lagi berlarian mencoba mencari tahu siapa yang bertanggung jawab saat kepatuhan tidak terpenuhi.

Manajemen Dokumen

Vendor perusahaan asuransi bukan hanya ahli konstruksi, mereka juga ninja birokrasi. Seperti yang akan diberitahukan oleh vendor asuransi mana pun kepada Anda, bekerja dengan perusahaan asuransi berarti Anda memerlukan sistem pengarsipan yang efisien atau Anda dijamin akan mengalami hari yang sangat menegangkan.

kontraktor harus mengembangkan kebijakan penyimpanan catatan yang komprehensif. Simpan semua sertifikat asuransi dengan pengesahan, salinan perjanjian vendor, dan ruang lingkup pekerjaan dan catatan lapangan vendor selama minimal 7 tahun setelah penyelesaian proyek.

Banyak negara bagian memiliki undang-undang 10-12 tahun untuk mengajukan klaim kerusakan properti, tetapi tidak ada batasan untuk klaim cedera tubuh. Beberapa litigasi untuk klaim cedera tubuh yang melibatkan asbes dan tanggung jawab polusi yang diduga terjadi sejak tahun 1960-an masih berlangsung hingga saat ini.

Manfaat langsung dari menyimpan catatan asuransi ini adalah untuk menghindari biaya litigasi dari klaim cacat konstruksi berusia 10 tahun ke perusahaan asuransi subkontraktor tingkat bawah Anda, sehingga menghindari dampak biaya ini pada neraca atau rasio kerugian Anda. Dengan popularitas opsi penyimpanan digital, yang terbaik adalah menyimpan catatan secara permanen.

Layanan Restorasi Kanada membawa manajemen rekaman mereka selangkah lebih maju. Dengan menggunakan Connecteam, mereka dapat membuat semua rekaman tersedia di perangkat seluler dan menugaskannya ke manajer proyek yang relevan saat berada di lokasi. Hal ini membuat proses kerja lebih cepat dan mengurangi kebutuhan manajer proyek untuk kembali ke kantor, yang pada gilirannya mengurangi biaya bahan bakar dan meningkatkan produktivitas.

Pelatihan di Tempat Kerja dengan Akuntabilitas Bawaan

Mulai tahun 2014, Kementerian Tenaga Kerja Ontario mewajibkan semua pemberi kerja memastikan bahwa semua pekerja dan penyelia mereka menyelesaikan program pelatihan kesadaran kesehatan dan keselamatan kerja dasar. Selain persyaratan baru ini, pemberi kerja terus menjalankan tugas di bawah OHSA untuk memberi tahu pekerja tentang bahaya khusus di tempat kerja .

Tidak ada yang menyangkal pentingnya pelatihan keselamatan, terutama di industri konstruksi. Namun, ketika pelatihan berarti menarik seorang karyawan dari proyek untuk memenuhi persyaratan pelatihan keselamatan, maka hal itu dapat menimbulkan dampak serius bagi perusahaan konstruksi lokal.

Canada Restoration Services menggunakan modul pelatihan bawaan Connecteam untuk memberikan modul pelatihan keselamatan OSHA kepada penyelia dan karyawan . Mereka kemudian dapat menyelesaikan program pelatihan saat berada di lokasi, transit, atau di rumah. Administrator menerima laporan lengkap tentang kemajuan mereka dan bahkan dapat menambahkan kuis untuk menilai pengetahuan mereka.

Pelatihan keselamatan jelas merupakan awal yang baik tetapi penggunaannya tidak terbatas dan benar-benar dapat membawa tim Anda ke level berikutnya.

Bimbingan Profesional Waktu Nyata

Sebagian besar perusahaan konstruksi kesulitan membawa pengetahuan dari kantor ke lapangan. Sesi pelatihan adalah solusi yang bagus jika Anda mencari solusi strategis dan jangka panjang, tetapi terkadang Anda hanya perlu memberikan percakapan nonformal yang cepat dan efektif di mana manajer dapat mendiskusikan masalah waktu nyata dengan staf saat berada di luar lokasi.

Aset Obrolan Connecteam dimanfaatkan dengan baik oleh tim Layanan Restorasi Kanada sebagai semacam forum profesional tempat mereka dapat berbagi pengetahuan dan mendiskusikan berbagai opsi. Aset Obrolan memungkinkan tim mengunggah gambar dan mengomentari file di lingkungan obrolan langsung. Untuk pekerja yang kurang berpengalaman, obrolan terbukti menjadi alat yang hebat di mana mereka dapat meminta nasihat dari pekerja yang lebih berpengalaman dengan cara yang informal dan lebih mudah didekati.

Apa yang bisa kita pelajari darinya

Jadi, seperti yang dikatakan Austin Powers: "Apa artinya semua itu, Basil"? Jika Anda mengelola dan mengoperasikan perusahaan berbasis konstruksi atau jasa, Anda sangat menyadari revolusi digital yang terjadi di sekitar kita. Anda menggunakan Facebook, Anda memiliki akun Twitter (mungkin tidak aktif selama beberapa tahun sekarang), Anda melakukan sebagian besar komunikasi menggunakan aplikasi seluler di ponsel cerdas Anda.

Namun, perusahaan Anda masih menggunakan pulpen, kertas, papan tulis, dan mungkin spreadsheet excel jika Anda sangat rajin. Anda juga tahu bahwa pesaing Anda juga mulai melakukan perubahan digital.

Namun, seperti kebanyakan pemilik bisnis, Anda cenderung berpegang pada pepatah: "Jika tidak rusak, jangan perbaiki". Masalahnya dengan pepatah lama adalah bahwa mereka, baik, tua dan tidak dapat diterapkan pada dunia serba cepat dan teknologi yang kita tinggali saat ini. Mengabaikan perubahan yang terjadi di sekitar dapat menjadi bencana bagi bisnis Anda. Semakin cepat Anda memasuki era digital, semakin mudah untuk meningkatkan produktivitas dan bersaing dengan pesaing Anda.

Kami meminta Darren untuk meringkas pengalamannya menggunakan Connecteam menjadi satu kalimat: “Anda tidak akan menemukan ROI yang lebih baik pada perangkat lunak apa pun di luar sana, 1 platform yang melakukan SEMUA”.