Cara Menjadikan Agensi sebagai Perpanjangan Tim In-House Anda

Mulai dari menjembatani kesenjangan keterampilan dan mengisi sumber daya hingga meningkatkan seluruh operasi Anda, bermitra dengan agensi digital memiliki banyak manfaat. Namun, jika Anda tidak bekerja sama dengan agensi Anda dengan cara yang benar, Anda pasti akan kehilangan nilai sebenarnya yang dapat Anda peroleh.

Untuk memastikan kemitraan yang lancar, penting untuk mengintegrasikan mitra agensi Anda sebagai perpanjangan dari tim internal Anda. Meskipun sebagian besar hal ini tergantung pada agensi yang Anda pilih, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu prosesnya.

Mari kita jelajahi bagaimana Anda dapat mengubah agensi eksternal menjadi mitra kolaboratif yang bekerja secara harmonis dengan tim internal Anda dan memberikan keuntungan terbaik.

7 Cara menjadikan agensi Anda sebagai perpanjangan dari tim internal Anda

1. Pastikan komunikasi Anda tepat sasaran
2. Bangun orientasi dan pembangunan hubungan baik sejak awal
3. Bagikan sumber daya dan wawasan jika memungkinkan
4. Siapkan alat kolaboratif untuk semua orang
5. Tentukan peran dan tanggung jawab
6. Kembangkan lingkaran umpan balik
7. Menyelaraskan tujuan dan KPI

#1 Pastikan komunikasi Anda tepat sasaran

Fondasi dari setiap kemitraan yang sukses adalah komunikasi yang jelas. Sejak awal, pastikan bahwa ekspektasi, sasaran, dan hasil dipahami dengan baik oleh tim internal Anda dan agensi. Dengan cara ini, tidak akan ada perselisihan dan semua orang akan memiliki tujuan yang sama.

Untuk melakukannya, Anda harus menentukan tujuan proyek dan menyetujui jadwal dengan tim agensi Anda, menetapkan kontak yang akan mengelola komunikasi di pihak Anda, dan menetapkan saluran komunikasi mana yang akan Anda gunakan. Gunakan alat seperti Slack untuk komunikasi harian dan pertanyaan singkat atau gunakan email untuk pembaruan yang lebih lama, dan atur panggilan rutin di Microsoft Teams atau Google Meet, agar semua orang tetap selaras.

#2 Bangun orientasi dan pembangunan hubungan baik sejak awal

Jika Anda ingin agensi berfungsi sebagai perpanjangan tangan dari tim Anda, mereka perlu merasa dilibatkan. Bangun budaya kolaboratif dengan memperlakukan mereka sebagai bagian dari organisasi, terutama bagi mitra lembaga yang sudah lama bekerja.

Sama seperti karyawan baru, agensi perlu memahami budaya perusahaan Anda. Bagikan nilai dan proses perusahaan sehingga mereka dapat menyelaraskan pekerjaan mereka dengan standar internal Anda. Dengan cara ini, mereka lebih mungkin memenuhi harapan perusahaan Anda dan mencerminkan nilai-nilai merek Anda dalam pekerjaan mereka.

Untuk sinergi yang lebih besar, undanglah anggota lembaga utama untuk menghadiri pertemuan tim, sesi curah pendapat, dan bahkan acara seluruh perusahaan bila diperlukan. Tergantung pada hubungan Anda, Anda bahkan dapat mendorong percakapan informal dan membangun hubungan yang lebih baik secara pribadi untuk mendapatkan kepercayaan dan kolaborasi yang lebih besar, seperti yang Anda lakukan dengan rekan kerja.

#3 Bagikan sumber daya dan wawasan jika memungkinkan

Untuk memastikan agensi tersebut sepenuhnya memahami merek dan bisnis Anda, berikan mereka akses ke sumber daya dan wawasan utama. Titik awal yang baik adalah dengan membagikan pedoman merek Anda, dokumen nada suara, kampanye sebelumnya, dan aset lain yang Anda miliki yang mungkin berguna.

Bergantung pada kebijakan privasi, berikan data sebanyak mungkin kepada agensi, termasuk metrik kinerja dan wawasan pelanggan karena ini akan membantu menginformasikan strategi mereka dan mendukung tujuan Anda. Tidak ada gunanya menjaga informasi karena ini hanya akan menghambat kesuksesan Anda.

#4 Siapkan alat kolaboratif untuk semua orang

Kolaborasi yang efektif memerlukan alat yang tepat. Gunakan platform digital untuk membina kerja sama yang lancar antara tim Anda dan agensi. Platform seperti Trello atau monday.com dapat membantu kedua tim menetapkan tugas dan mengatur tenggat waktu.

Gunakan alat seperti Google Drive atau Dropbox untuk berbagi file, aset, dan dokumen penting dengan mudah. Dan jika Anda sering mengadakan sesi kolaboratif, gunakan alat pengeditan waktu nyata seperti Miro atau Figma untuk merencanakan dan berbagi ide.

Di Semetrical, kami fleksibel dan menggunakan alat yang paling sesuai untuk klien kami. Beberapa favorit kami mencakup Google Drive, untuk berbagi dokumen dengan mudah dan menerapkan saran untuk kerja kolaboratif, dan Slack untuk pengiriman pesan instan. Kami juga mengadakan pertemuan rutin dengan klien kami, baik melalui Google Meets atau Teams, atau bahkan tatap muka jika itu yang diinginkan klien kami.

#5 Tentukan peran dan tanggung jawab

Agar sebuah agensi dapat berfungsi secara efektif dengan tim internal Anda, setiap orang harus mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa. Kejelasan di sini mencegah miskomunikasi dan menjamin akuntabilitas. Anda tidak ingin ada orang yang menginjak-injak orang lain.

Pertama, tentukan siapa yang bertanggung jawab atas berbagai aspek proyek. Hal ini membantu menghindari duplikasi upaya dan kebingungan. Berdayakan kedua tim untuk memberikan masukan dan mengambil keputusan bersama, namun kami juga menyarankan Anda memercayai keahlian lembaga tersebut. Meskipun tim internal Anda mungkin sangat terlibat, penting untuk memberikan ruang kepada agensi untuk menyumbangkan keahlian mereka dan menghadirkan ide-ide segar. Lagi pula, untuk itulah Anda mempekerjakan mereka!

#6 Kembangkan lingkaran umpan balik

Umpan balik sangat penting untuk meningkatkan proses dan hasil. Membangun lingkaran umpan balik membantu memastikan bahwa kemitraan terus berkembang dan meningkat. Masalah yang mungkin terlihat jelas bagi Anda, mungkin tidak terlihat bagi agensi. Pastikan mereka mengetahui apa yang terjadi sehingga mereka dapat meningkatkan layanan sesuai standar yang Anda perlukan.

Jadwalkan tinjauan berkala untuk mendiskusikan apa yang berjalan dengan baik dan area yang perlu ditingkatkan. Hal ini dapat mencakup pencapaian proyek dan kolaborasi secara keseluruhan. Cobalah untuk menumbuhkan budaya di mana agensi dan tim internal merasa nyaman memberikan umpan balik yang jujur ​​karena ini adalah satu-satunya cara untuk terus berkembang.

#7 Selaraskan tujuan dan KPI

Agensi hanya dapat menjadi perpanjangan tangan tim Anda jika kedua belah pihak bekerja menuju tujuan yang sama. Selaraskan tujuan Anda untuk menciptakan arah yang terpadu. Menetapkan KPI bersama adalah suatu keharusan untuk memastikan kedua belah pihak bertanggung jawab atas keberhasilan proyek.

Rayakan pencapaian dan akui pencapaian bersama dengan agensi Anda karena hal ini akan membangun motivasi secara menyeluruh dan mendorong upaya baik untuk terus dilakukan.

Jika dilakukan dengan benar, bekerja sama dengan agensi dapat memberikan nilai besar bagi bisnis Anda dengan memberikan perspektif baru, keterampilan khusus, dan sumber daya yang dapat diperluas. Dengan memperlakukan agensi sebagai perpanjangan dari tim internal Anda, membina komunikasi terbuka, menyelaraskan tujuan, dan berbagi sumber daya, Anda dapat memastikan kemitraan yang lancar dan produktif yang menguntungkan kedua belah pihak.

Siap untuk memiliki perpanjangan tim internal Anda sendiri? Tim pakar pemasaran kami bersemangat membantu Anda mewujudkan ambisi digital Anda. Kami ingin mendengar pendapat Anda!