Apa itu Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One & Mengapa Anda Harus Menggunakannya?

Di era digital saat ini, kolaborasi merupakan komponen penting dari setiap bisnis.

Dengan pekerjaan jarak jauh menjadi lebih umum, bisnis memerlukan cara yang efisien untuk berkomunikasi dan berkolaborasi, berbagi file, mengelola tugas, dan melacak proyek di satu tempat.

Di situlah perangkat lunak kolaborasi all-in-one masuk.

Perangkat lunak kolaborasi all-in-one mengintegrasikan beberapa fitur komunikasi dan kolaborasi dalam satu platform, sehingga memudahkan tim untuk bekerja sama.

Dalam posting blog ini, kita akan mengeksplorasi apa itu perangkat lunak kolaborasi all-in-one, bagaimana hal itu dapat menguntungkan bisnis Anda, dan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakannya.

Apa Itu Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One?

Sejarah perangkat lunak kolaborasi tradisional dimulai lebih dari 30 tahun yang lalu ketika perusahaan mulai membentuk departemen TI mereka dan perlu mengumpulkan produk dari berbagai vendor untuk mendapatkan fungsionalitas penuh yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Pada saat itu, perangkat lunak kolaborasi adalah solusi tunggal untuk kasus penggunaan tunggal tim, baik itu manajemen tugas, data, atau obrolan.

Maju cepat ke masa kini yang berteknologi maju, jenis perangkat lunak kolaborasi yang disebut solusi titik ini masih ada tetapi telah lama dikalahkan oleh solusi kolaborasi all-in-one.

Perangkat lunak kolaborasi all-in-one dirancang untuk membantu tim menjadi lebih produktif dan bekerja lebih efisien dengan memungkinkan mereka berbagi, mengelola dokumen, file, dan jenis data lainnya, serta bekerja sama dalam proyek dan tugas dari lokasi mana pun dan perangkat apa pun .

Manfaat Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One

Ada banyak manfaat yang datang dengan perangkat lunak kolaborasi. Mungkin yang paling penting dari semuanya adalah kesempatan untuk meningkatkan produktivitas di antara tim yang tidak harus bekerja di kantor yang sama, negara yang sama, atau zona waktu yang sama.

Berikut adalah beberapa manfaat lain dari perangkat lunak kolaborasi all-in-one dan bagaimana mereka menghasilkan kerja sama tim yang produktif:

Peningkatan Komunikasi

Komunikasi, kata mereka, adalah kunci kerja sama tim.

Komunikasi dan kolaborasi secara langsung sangat bagus, tetapi jika itu tidak memungkinkan, alat online seperti perangkat lunak kolaborasi all-in-one membantu kami menjaga aliran percakapan, umpan balik, dan ide. Komunikasi yang efisien tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga membantu mencegah dan menyelesaikan masalah lebih cepat.

Manajemen Proyek yang Ditingkatkan

Mengelola satu proyek bisa menjadi tugas yang sederhana, tetapi bagaimana dengan mengelola puluhan proyek sekaligus? Bagaimana Anda dapat menghindari tersesat dalam pengorganisasian dan koordinasi acara atau proyek tanpa bantuan alat kolaborasi?

Untungnya, Anda tidak perlu khawatir tentang itu. Perangkat lunak kolaborasi all-in-one memastikan semuanya berjalan sesuai rencana untuk menghindari kesalahan dan kebingungan yang dapat menunda proyek atau tugas individu.

Organisasi yang Lebih Baik

Saat menggunakan berbagai alat untuk mengelola tugas, berkomunikasi, dan menyimpan file, mudah kehilangan jejak apa yang telah dilakukan, apa yang belum, siapa yang mengatakan apa, dan tugas mana yang mereka maksud. Semuanya berantakan. Tetapi menjaga agar semua aspek proyek dan tugas Anda teratur tidak harus rumit. Perangkat lunak kolaborasi all-in-one membantu menciptakan ketenangan dan keteraturan dalam alur kerja tim Anda melalui komunikasi terbuka dan koordinasi proyek dan acara dengan menjaga semuanya pada satu platform di mana tidak ada yang hilang secara misterius.

Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Dengan kekuatan solusi analitik data, tim Anda tidak perlu lagi membuang waktu untuk mencoba menganalisis spreadsheet untuk mencari sumber data mereka, tetapi memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada wawasan yang dikumpulkan dan membuat pilihan berdasarkan fakta yang akan membantu Anda menjangkau perusahaan Anda tujuan dan sasaran lebih cepat. Memiliki itu tersedia di satu tempat dengan semua alat produktivitas lainnya membawa kemudahan dan efektivitas instan ke proses pengambilan keputusan berbasis data.

Coba Katapel

Fitur Utama Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One

Setiap perangkat lunak kolaborasi berbeda, namun sebagian besar alat akan (atau seharusnya) menyertakan fitur berikut:

Manajemen proyek – Atur semua aspek proyek mulai dari perencanaan dan penjadwalan hingga alokasi dan pelaksanaan sumber daya.

Manajemen tugas – Semua yang diperlukan untuk mengelola tugas melalui siklus hidupnya dari perencanaan hingga pelaksanaan. Tetapkan tenggat waktu, ketergantungan, dan prioritas, dan pastikan proyek tetap pada jalurnya dan diselesaikan tepat waktu.

Manajemen dokumen – Fitur manajemen dokumen penting untuk setiap perangkat lunak kolaborasi all-in-one. Ini memungkinkan pengguna untuk berbagi dan mengerjakan dokumen bersama-sama dengan mengintegrasikan aplikasi penyimpanan cloud pihak ketiga dengan mudah ke dalam platform . Fitur ini juga membantu menjaga dokumen tertata rapi di satu tempat, sehingga semua orang dapat dengan mudah mengaksesnya kapan saja.

Kolaborasi lintas fungsi – Satu tempat di mana setiap orang dalam organisasi Anda (pemasaran, penjualan, SDM, logistik, pengembang, dukungan, dll.) berkumpul untuk mengerjakan tujuan atau proyek.

Perpesanan internal – Ini adalah fitur yang harus dimiliki yang dapat membantu menjaga komunikasi tetap teratur dan sesuai topik. Kemampuan untuk berkomunikasi dalam aplikasi dan berkolaborasi pada tugas individu dan proyek berbagi komentar, umpan balik, dan ide, sambil menyimpan catatan sejarah diskusi yang dapat dirujuk semua orang kapan saja. Sebagian besar alat kolaborasi all-in-one juga memberi pengguna kemampuan untuk mengomentari tingkat tugas dan proyek serta melampirkan file untuk mendukung tugas dan proyek lebih lanjut.

Analitik data – Fitur itu tidak terlalu umum, tetapi sangat bermanfaat untuk kesehatan bisnis Anda. Dengan memiliki akses ke data real-time, pengguna dapat membuat keputusan berdasarkan informasi yang lebih baik yang tidak berdasarkan naluri tetapi didukung dengan wawasan data utama. Saat ini, analitik data adalah suatu keharusan bagi setiap perusahaan. Startup juga tidak boleh mengabaikannya – data dapat membantu perusahaan startup tumbuh lebih cepat .

Notifikasi – Untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang semua modifikasi terbaru yang dilakukan pada tugas, sebutan, diskusi, dan lainnya.

Peluang integrasi – Dengan perangkat lunak kolaborasi all-in-one, pengguna harus dapat mengakses semua jenis dokumen, file, dan sumber daya, beberapa di antaranya disimpan dalam aplikasi pihak ketiga. Oleh karena itu, penting bagi solusi perangkat lunak kolaborasi all-in-one pilihan Anda untuk menawarkan peluang integrasi yang kuat dengan alat seperti Dropbox, Google Drive, dll.

Antarmuka yang intuitif – Perangkat lunak kolaborasi all-in-one yang baik harus intuitif dan ramah pengguna dan tidak perlu lebih dari beberapa hari untuk membiasakan diri. Tujuan dari jenis alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja dan membuatnya lebih efisien, jadi salah satu fitur terpenting dari setiap perangkat lunak kolaborasi adalah sederhana dan lugas.

Desain ramah seluler – Alat kolaborasi all-in-one juga harus dapat berfungsi dengan baik di ponsel dan tablet. Karyawan jarak jauh atau karyawan yang tugasnya mengharuskan berpindah-pindah tidak selalu berada di depan desktop, jadi memberi mereka solusi yang memungkinkan mereka untuk tetap produktif dan mengerjakan tugas mereka bahkan saat bepergian harus menjadi prioritas utama.

Keamanan – Saat berfokus pada fitur yang disediakan oleh solusi perangkat lunak kolaborasi all-in-one, Anda tidak boleh melupakan pentingnya perlindungan dan keamanan data. Dan sementara beberapa alat perangkat lunak kolaborasi gratis menawarkan perlindungan yang lebih sedikit daripada alat perusahaan, semuanya harus memerlukan login dan kata sandi untuk melindungi data dan informasi yang dibagikan di platform. Jika perangkat lunak kolaborasi menawarkan autentikasi dua faktor, semakin baik. Ini membantu mencegah pelanggaran keamanan dan memverifikasi identitas pengguna.

Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One vs Point

Alat kolaborasi sangat bagus karena meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim, dan Anda menginginkannya untuk bisnis Anda, tetapi kemudian Anda menghadapi dilema tentang jenis solusi apa yang sebenarnya harus Anda pilih: solusi lengkap atau solusi titik?

Untuk membantu Anda memahami beberapa perbedaan utama dengan lebih baik dan pro dan kontra setiap solusi, kami membuat tabel perbandingan tersebut sebagai referensi:

Apa yang Harus Anda Pertimbangkan Saat Memilih Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One?

Mendapatkan perangkat lunak kolaborasi all-in-one untuk tim Anda adalah keputusan bisnis yang penting. Anda tidak ingin membuang waktu dan uang untuk menguji setiap solusi yang tersedia di pasar. Kami membantu Anda mempersempit pilihan Anda, sehingga Anda dapat membuat keputusan terbaik – baik untuk tim dan bisnis Anda.

Berikut adalah 6 faktor utama yang perlu diingat saat memilih solusi kolaborasi all-in-one:

1. Kebutuhan – Langkah pertama dalam memilih perangkat lunak kolaborasi all-in-one adalah memahami kebutuhan organisasi Anda – bagaimana tim Anda saat ini bekerja, apa yang dapat dan harus ditingkatkan dalam proses kerja mereka, dan apakah pekerjaan mereka terstruktur atau tidak terstruktur? Untuk menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda tidak hanya harus mengamati kerja tim Anda dari jauh, tetapi Anda juga harus berkonsultasi dengan mereka. Mereka adalah orang-orang yang akan menggunakan perangkat lunak kolaborasi ini, jadi kebutuhan dan pendapat mereka tentang masalah tersebut adalah hal yang paling Anda pedulikan.

Apa lagi yang harus Anda pertimbangkan dalam langkah pertama ini adalah apakah solusinya dihosting web atau lokal. Apakah data dan file organisasi Anda akan aman? Setelah Anda menentukan kebutuhan spesifik Anda, maka Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

2. Fitur – Fitur yang ditawarkan perangkat lunak kolaborasi all-in-one adalah potongan teka-teki yang hilang untuk organisasi Anda. Perangkat lunak harus menyediakan semua fitur yang Anda perlukan untuk menjadi alat produktivitas yang efektif untuk tim Anda. Mereka harus responsif, mudah digunakan, dan tentu saja, mereka harus membantu tim Anda menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien.

3. Biaya – Berapa anggaran Anda untuk perangkat lunak semacam ini? Investasi Anda harus masuk akal dan harus mempertimbangkan nilai jangka panjang yang dapat dimiliki perangkat lunak untuk tim dan organisasi Anda, serta semua biaya lain yang mungkin menyertainya seperti pemutakhiran di masa mendatang, pemeliharaan, dll.

4. Dukungan – Dukungan yang andal adalah suatu keharusan. Tim Anda perlu dilatih dan harus memiliki akses ke tutorial dan basis pengetahuan. Jika vendor tidak menawarkan ini, lebih baik Anda beralih ke yang berikutnya.

5. Integrasi dengan alat lain – Anda perlu menemukan perangkat lunak kolaborasi yang dapat diintegrasikan dengan alat yang sudah digunakan tim Anda. Jangan abaikan faktor ini jika Anda memilih alat yang tidak dapat diintegrasikan dengan alat lain yang dibutuhkan oleh tim Anda, maka perangkat lunak tidak akan banyak membantu – tim Anda masih perlu beralih antar aplikasi untuk dapat mengakses semuanya dibutuhkan untuk menyelesaikan tugasnya.

6. Keamanan – Keamanan itu penting, jadi bagaimanapun juga, Anda harus memilih solusi yang dilengkapi dengan fitur keamanan yang akan menjamin keamanan data Anda. Anda juga harus dapat memilih di mana data Anda akan disimpan. Jika vendor tidak menawarkan fitur keamanan atau hanya menawarkan keamanan yang lemah, ucapkan selamat tinggal dan lanjutkan mencari solusi yang lebih baik.

Slingshot, Perangkat Lunak Kolaborasi All-in-One Lengkap

Slingshot menyederhanakan kolaborasi dengan menggabungkan proyek modern dan manajemen file tim , obrolan, dan analitik data semuanya dalam satu aplikasi. Saat Anda dapat dengan mudah membagikan semua elemen ini di satu tempat dengan anggota tim dan berbagi proyek dengan anggota tim eksternal, ketenangan dipulihkan. Dengan produktivitas yang kuat mengalir keluar dari kotak dan dirancang untuk bekerja dengan mulus untuk memungkinkan alur kerja kolaborasi yang berkelanjutan. Ini membantu tim memotong silo kolaborasi, mencegah gangguan kerja, dan mempermudah tim untuk bekerja sama dengan lebih baik.