Bagian dari Faktur: Apa yang Harus Diisi Faktur

Ketika Anda pertama kali mulai membuat faktur, itu pasti bisa membuat Anda kewalahan. Ini terutama benar karena banyak faktur akan berbeda tergantung pada pekerjaan yang telah Anda lakukan, persyaratan Anda dan klien Anda, dan apakah Anda membuat faktur gabungan. Namun, ada beberapa elemen kunci yang perlu Anda sertakan dalam setiap faktur—baik untuk faktur ad hoc maupun faktur berulang.

Anda dapat menganggap ini sebagai 'dasar' faktur Anda – informasi terpenting bagi Anda dan penerima. Dengan memastikan Anda menyertakan ini di setiap faktur yang diterbitkan, Anda akan memiliki template yang bagus untuk dibuat.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan delapan elemen utama yang harus Anda tampilkan di setiap faktur. Kami juga akan membahas bagaimana Anda dapat mempermudah seluruh proses pembayaran dengan menggunakan perangkat lunak faktur seperti Hiveage. Mari kita mulai!

8 Bagian Penting dari Faktur Semua Faktur Anda Harus Berisi

Tentu saja, faktur Anda biasanya akan berisi setiap elemen yang dibutuhkan oleh klien Anda, dan ini terkadang ditentukan oleh undang-undang dan peraturan khusus pemerintah atau geografis. Namun, elemen pertama kami didasarkan pada akal sehat.

1. Tandai Faktur Anda Dengan Jelas

Item pertama ini adalah item yang mudah. Ini berarti memasukkan kata "Faktur" pada faktur Anda. Meskipun ini tampak jelas, sebenarnya sangat penting untuk memperjelas tujuannya. Misalnya, menandai faktur Anda dengan jelas akan menghindari situasi di mana orang mungkin salah mengartikannya sebagai tanda terima, pernyataan, atau perkiraan.

Saat Anda membaca elemen-elemen ini, ingatlah bahwa tujuan utama Anda adalah mendapatkan pembayaran secepat mungkin setelah faktur diterbitkan. Dengan demikian, Anda akan sering melihat bahwa template Anda akan memerlukan penyesuaian dalam beberapa cara jika waktu pembayaran terlalu lama.

2. Tambahkan Nomor Faktur Unik

Nomor ID faktur, atau hanya nomor faktur, adalah string unik yang mengidentifikasi faktur tertentu. Ini biasanya memiliki format yang telah ditentukan, termasuk awalan dan serangkaian angka. ID Faktur paling sering dikaitkan dengan penagihan berulang.

Namun, mereka masih sangat penting untuk disertakan, bahkan pada faktur satu kali untuk catatan Anda sendiri dan klien Anda. Dengan menetapkan pengenal unik untuk setiap faktur, Anda dapat dengan mudah merujuk ke faktur sebelumnya dan membuatnya lebih mudah untuk melacak pekerjaan yang telah Anda lakukan dengan klien yang berbeda.

3. Sertakan Jumlah Biaya yang Akurat

Secara alami, Anda perlu memberi tahu klien Anda apa yang harus mereka bayar. Namun, di samping jumlah total, Anda juga harus membagi biaya menjadi jumlah individu untuk setiap aspek pekerjaan yang telah Anda lakukan.

Misalnya, jika Anda telah mendesain situs web dan logo untuk klien, Anda harus menguraikan biaya setiap tugas. Ini akan membantu mereka mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang mereka bayar dan bagaimana angka akhir dihitung.

4. Buat Ketentuan Pembayaran Jelas

Selain memberi tahu mereka apa yang harus mereka bayar, Anda juga perlu menjelaskan bagaimana mereka harus melakukannya. Anda dapat menggunakan ini untuk memberi tahu mereka apakah pembayaran sebagian diperbolehkan, metode pembayaran apa yang Anda gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, dan kapan Anda ingin mereka membayar (yaitu, tanggal jatuh tempo)

Menjadi jelas pada tahap ini akan membantu menghindari yang disebabkan oleh ketidakpastian atau keterlambatan pembayaran. Seperti yang kami sebutkan, semakin mudah membayar faktur, semakin cepat Anda menerima uang.

5. Rincian Pembayaran Pasokan

Tentu saja, Anda juga perlu memberi klien Anda detail yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pembayaran. Misalnya, ini dapat mencakup detail akun dan kode sortir Anda, atau alamat PayPal Anda.

Seperti sebelumnya, memberikan semua informasi dan detail pada tahap ini akan memudahkan klien Anda untuk menyelesaikan pembayaran tepat waktu. Ini juga memastikan setiap pembayaran diselesaikan sesuai dengan kebutuhan Anda.

6. Sertakan Semua Tanggal yang Relevan pada Faktur Penjualan Anda

Faktur Anda juga harus berisi informasi tanggal yang akurat. Ini termasuk yang berikut:

• Tanggal pasokan: Saat Anda mengirimkan layanan atau produk ke klien.
• Tanggal faktur: Saat Anda mengirim faktur.
• Tanggal jatuh tempo pembayaran: Batas waktu untuk membayar faktur.

Secara alami juga penting Anda membuat tanggal yang relevan benar-benar jelas, untuk menghindari kesalahpahaman.

7. Sertakan Ringkasan Produk atau Layanan yang Ditagih

Anda harus menyertakan deskripsi untuk apa sebenarnya faktur itu. Tujuannya adalah untuk secara jelas menguraikan produk atau layanan mana yang telah Anda berikan kepada klien.

Pastikan Anda sespesifik mungkin di sini, karena ini akan membantu mereka yang bertanggung jawab untuk memproses faktur untuk mengetahui dengan tepat apa yang mereka bayar. Hindari komentar yang tidak jelas seperti “Menyediakan berbagai layanan” dan fokus pada hasil yang sebenarnya.

8. Berikan Informasi Pribadi untuk Anda dan Pelanggan Anda

Terakhir, Anda harus memastikan untuk menambahkan semua informasi pribadi yang relevan tentang Anda dan pelanggan Anda. Untuk Anda, ini termasuk nama, alamat, dan informasi kontak Anda minimal. Ketika datang ke klien, Anda setidaknya harus memasukkan nama dan alamat perusahaan mereka.

Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan, jika sesuai, seperti nomor ID pajak. Namun, hindari menambahkan pengisi yang tidak penting, karena dapat membuat faktur sulit dibaca.

Cara Mudah Membuat dan Mengelola Faktur Profesional

Meskipun ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, membuat template faktur fungsional tidak harus sulit. Untuk membuat hidup Anda lebih mudah, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak khusus seperti Hiveage untuk membuat faktur elektronik.

Dengan ini, Anda dapat dengan mudah membuat faktur profesional menggunakan templat, yang memastikan semua informasi yang relevan disertakan setiap saat. Anda bahkan dapat menggunakan ini untuk mengirim tanda terima dan pengingat dari antarmuka yang sama, menyimpan semuanya di satu tempat yang rapi.

Pada akhirnya, ini membantu Anda membuat faktur yang konsisten dan komprehensif, serta merampingkan proses pembuatan faktur Anda. Ini akan membantu Anda menghemat waktu, karena Anda dapat dengan mudah melacak faktur mana yang telah Anda kirim dan sedang menunggu pembayaran, sementara klien Anda akan mendapatkan faktur yang bersih dan fungsional yang berisi semua informasi yang mereka perlukan untuk segera membayar Anda.

Kesimpulan

Membuat faktur bisa menjadi tugas yang menakutkan jika Anda memiliki pengalaman terbatas di lapangan, tetapi tidak harus demikian. Dengan memahami anatomi inti faktur dan mengetahui apa persyaratan minimumnya, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengirim faktur fungsional.

Dalam artikel ini, kami telah menguraikan elemen yang harus disertakan dalam faktur apa pun. Ini termasuk memberi label dengan jelas pada faktur Anda, termasuk detail klien Anda dan diri Anda sendiri, meringkas layanan sebenarnya yang Anda berikan, total biaya, dan banyak lagi.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang cara membuat faktur? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!