Cara Menggunakan Otomatisasi untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan & Mengembalikan Pesanan

1. Perkenalan

Dalam bisnis e-commerce apa pun, kepuasan pelanggan adalah kunci kesuksesan. Baik itu bisnis kecil atau bisnis besar; jika pelanggan tidak senang dengan produk atau layanan, mereka hanya akan pergi ke tempat lain. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memiliki kebijakan pengembalian yang baik.

Pengembalian produk otomatis di eCommerce dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan membuat proses lebih cepat dan lebih mudah bagi pelanggan dan pedagang. Bisnis dapat menghemat waktu dan uang dengan mengotomatiskan proses pengembalian sambil memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan mereka. Pada artikel ini, kita akan membahas bagaimana pengembalian otomatis dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan bagaimana menerapkannya dalam bisnis Anda.

2) Apa itu Pengembalian Otomatis?

Pengembalian otomatis adalah jenis proses pengembalian yang diselesaikan secara online seluruhnya. Pelanggan memulai pengembalian melalui situs web atau aplikasi seluler penjual, dan pengembalian diproses tanpa intervensi apa pun dari penjual. Hal ini dimungkinkan ketika penjual menambahkan jendela pengembalian dan syarat dan ketentuan lainnya untuk setiap jenis produk. Oleh karena itu, untuk memastikan permintaan tersebut dapat dipenuhi secara otomatis, penjual perlu memberikan pedoman pengembalian produk. Melakukan hal ini akan membuat proses pengembalian lebih efisien dan lebih sedikit memakan waktu bagi kedua pihak yang terlibat. Proses pengembalian otomatis dapat diselesaikan sepenuhnya secara online, atau dapat dimulai secara offline dan diselesaikan secara online.

3) Tanda-tanda bahwa merek Anda membutuhkan pengembalian otomatis

Mungkin ada berbagai alasan mengapa perusahaan mungkin perlu mengotomatiskan kebijakan pengembaliannya. Berikut adalah beberapa tanda bahwa merek Anda membutuhkan pengembalian otomatis:

3.1) Anda merasa seperti terus-menerus mengejar ketinggalan

Ketika Anda merasa selalu mengejar ketertinggalan, seperti mengejar pengembalian yang terlambat atau mengelola volume pengembalian yang terus meningkat, ini sering kali menunjukkan bahwa tim Anda melakukan terlalu banyak pekerjaan manual. Hal ini dapat menyebabkan inefisiensi dan kesalahan, yang dapat memakan biaya dan menyebabkan masalah kepuasan pelanggan. Mungkin sulit untuk memberikan pengalaman pelanggan terbaik. Mengotomatiskan proses pengembalian Anda dapat membantu Anda memenuhi permintaan pelanggan dan memastikan bahwa setiap pengembalian ditangani dengan segera dan efisien. Mengotomatiskan proses pengembalian Anda dapat membantu Anda mengikuti volume pengembalian sekaligus mengurangi kesalahan dan meningkatkan pelanggan.

3.2) Anda secara manual memproses volume pengembalian yang tinggi

Mengotomatiskan proses pengembalian Anda dapat membantu mengurangi beban kerja tim Anda dan meningkatkan kualitas layanan yang Anda berikan. Jika Anda memproses pengembalian dalam jumlah besar secara manual, tim Anda kemungkinan akan merasa kewalahan. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dan penurunan kualitas layanan pelanggan. Pemrosesan manual juga membutuhkan waktu lebih lama, sehingga otomatisasi dapat membantu mempercepat proses dan mendapatkan pengembalian dana pelanggan Anda lebih cepat.

3.3) Anda tidak menawarkan kebijakan pengembalian yang memenuhi harapan pelanggan

Untuk bersaing di pasar saat ini, Anda harus menawarkan kebijakan pengembalian yang memenuhi harapan pelanggan. Jika kebijakan Anda terlalu membatasi, pelanggan akan membawa bisnis mereka ke tempat lain. Jika terlalu lunak, Anda akan kehilangan uang saat kembali. Menemukan keseimbangan yang tepat bisa jadi sulit, tetapi penting untuk membuat pelanggan Anda senang. Mengotomatiskan proses pengembalian Anda dapat membantu Anda melacak item yang dikembalikan dan memastikan bahwa mereka diproses sesuai dengan kebijakan Anda.

3.4) Pelanggan Anda sering meminta label pengembalian

Jika pelanggan Anda sering meminta label pengembalian, ini mungkin merupakan tanda bahwa kebijakan pengembalian Anda terlalu ketat. Pertimbangkan untuk menawarkan pengiriman pengembalian gratis atau memperpanjang batas waktu pengembalian. Ini akan menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa Anda menghargai kepuasan mereka dan ingin memudahkan mereka berbisnis dengan Anda.

3.5) Anda kehilangan potensi pendapatan

Anda mungkin kehilangan potensi pendapatan jika Anda tidak menawarkan pengembalian gratis. Menurut sebuah studi oleh UPS, hampir 60% pembeli mengatakan mereka akan lebih cenderung berbelanja dengan pengecer jika mereka menawarkan pengembalian gratis. Jika Anda tidak menawarkan pengembalian gratis, Anda bisa kehilangan banyak bisnis.

3.6) Anda terus-menerus mendapatkan keluhan tentang kebijakan pengembalian Anda

Jika Anda mendapatkan banyak keluhan tentang kebijakan pengembalian Anda, inilah saatnya untuk melakukan perubahan. Pelanggan Anda harus menjadi prioritas utama Anda, dan jika mereka tidak puas dengan kebijakan pengembalian Anda, itu menjadi masalah. Jika Anda mendapatkan umpan balik negatif tentang kebijakan pengembalian Anda, inilah saatnya untuk membuat beberapa perubahan.

3.7) Anda tidak mengambil keuntungan dari data dari pengembalian

Pengembalian dapat memberikan wawasan tentang apa yang diinginkan pelanggan Anda dan bagaimana mereka menggunakan produk Anda. Jika Anda tidak memanfaatkan data yang dikembalikan, Anda mungkin kehilangan beberapa informasi berharga. Anda kehilangan peluang berharga jika tidak menggunakan data ini untuk meningkatkan bisnis Anda.

4) Bekerja pada pengembalian otomatis

Saat pelanggan memulai pengembalian, Anda harus terlebih dahulu mengirimkan label pengiriman pengembalian kepada mereka. Setelah label dibuat, pelanggan dapat mencetaknya dan menempelkannya ke paket mereka. Ini dapat dilakukan secara otomatis melalui platform e-niaga Anda atau dengan layanan perangkat lunak pengiriman seperti ClickPost.

Langkah selanjutnya adalah melacak pengiriman kembali. Ini dapat dilakukan secara otomatis melalui platform e-niaga Anda atau dengan layanan seperti Shipstation. Setelah pengiriman dilacak, Anda dapat melihat kemajuannya dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Setelah pengiriman kembali tiba, Anda harus memprosesnya. Ini termasuk memeriksa kondisi barang dan mengeluarkan pengembalian uang atau pertukaran yang sesuai. Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin juga perlu mengisi kembali barang-barang tersebut.

Pengembalian dapat menjadi pengalaman positif bagi Anda dan pelanggan Anda jika dilakukan dengan benar. Jika Anda memiliki kebijakan pengembalian, sertakan di situs web Anda dan di email konfirmasi pengiriman Anda. Ini akan membantu menetapkan harapan pelanggan dan menghindari kebingungan di kemudian hari. Anda dapat mengubah pengembalian menjadi bisnis yang berulang dengan memberikan layanan pelanggan yang baik dan membuat prosesnya semudah mungkin.

5) Apa manfaat pengembalian otomatis?

Untuk bisnis apa pun, tujuan utamanya adalah meminimalkan biaya sambil memaksimalkan efisiensi dan hasil. Mengotomatiskan proses pengembalian dapat membantu Anda mencapai tujuan ini. Ada beberapa cara lain bagaimana proses pengembalian otomatis dapat menguntungkan bisnis Anda, seperti:-

5.1) Peningkatan Akurasi

Sistem otomatis dapat membantu mengurangi kesalahan dalam proses pengembalian. Misalnya, sistem barcode atau pemindaian dapat membantu memastikan bahwa produk yang benar dikembalikan dan dikreditkan ke pelanggan yang benar. Ketika bisnis mengandalkan entri data manual, selalu ada potensi kesalahan manusia.

5.2) Waktu pemrosesan lebih cepat

Sistem otomatis dapat membantu mempercepat proses pengembalian. Misalnya, sistem otomatis dapat menghasilkan label pengembalian yang dilampirkan pada paket. Ini dapat menghemat waktu dibandingkan dengan membuat label pengembalian secara manual.

5.3) Meningkatkan kepuasan pelanggan

Proses pengembalian otomatis dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memudahkan pelanggan mengembalikan produk. Misalnya, jika pelanggan dapat dengan mudah melampirkan label pengiriman prabayar ke paket mereka, mereka akan lebih puas dengan prosesnya daripada jika mereka harus membayar sendiri pengirimannya. Selain itu, pengembalian otomatis dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses pengembalian.

5.4) Mengurangi biaya

Proses pengembalian otomatis dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan pengembalian. Misalnya, jika perusahaan menggunakan pusat pengembalian pihak ketiga untuk memproses pengembalian, mungkin dapat menegosiasikan tarif per unit yang lebih rendah untuk memproses pengembalian. Selain itu, sistem otomatis dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses pengembalian, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja.

5.5) Dokumen yang dihilangkan

Manfaat lain dari proses pengembalian otomatis adalah dapat membantu menghilangkan dokumen. Misalnya, jika perusahaan menggunakan label pengembalian elektronik, itu dapat menghilangkan kebutuhan akan label pengembalian kertas.

5.6) Kontrol yang lebih besar atas proses

Proses pengembalian otomatis juga dapat memberikan kontrol yang lebih besar kepada perusahaan atas pengembalian tersebut. Misalnya, perusahaan dapat mengatur sistem otomatis untuk melacak aktivitas pengembalian dan mengidentifikasi pola. Ini memberi pemilik bisnis lebih banyak kendali atas pekerjaan mereka dan memberikan analisis terperinci tentang pola pembelian pelanggan mereka.

5.7) Mengurangi biaya tenaga kerja

Salah satu manfaat paling signifikan dari proses pengembalian otomatis adalah dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja. Misalnya, sistem otomatis dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses pengembalian, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja. Selain itu, sistem otomatis dapat mengotomatiskan tugas yang biasanya dilakukan secara manual, seperti entri data atau tugas layanan pelanggan.

5.8) Mengurangi kesalahan dan kelalaian

Mengotomatiskan proses pengembalian juga dapat membantu mengurangi kesalahan dan kelalaian. Misalnya, sistem otomatis dapat membantu memastikan bahwa data yang akurat dimasukkan ke dalam sistem dan bahwa pelanggan menerima item yang benar. Selain itu, sistem otomatis dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses pengembalian, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja.

6. Kesimpulan

Menerapkan sistem manajemen pengembalian otomatis dapat menawarkan beberapa manfaat bagi bisnis, termasuk pengurangan biaya tenaga kerja, peningkatan efisiensi, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Saat memilih solusi perangkat lunak manajemen pengembalian, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda dan memilih sistem yang dapat disesuaikan dan terukur. Selain itu, Anda harus mempertimbangkan fitur yang paling penting bagi Anda dan bisnis Anda. Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, Anda pasti akan menemukan sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.