6 Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Usaha Kecil Tahun 2023

6 Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Usaha Kecil Tahun 2023

1. 

   Connecteam — Sistem manajemen dokumen berbasis cloud all-in-one terbaik

   Tersedia di

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   Connecteam adalah platform termudah untuk digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, dan mengatur dokumen Anda di repositori pusat. Dinilai sebagai solusi all-in-one teratas untuk bisnis kecil dan menengah, Connecteam sangat bagus untuk SDM serta orientasi dan pemrosesan. Ini memungkinkan karyawan untuk mengunggah dokumen yang diperlukan dan mengelola file pribadi dengan aman di satu lokasi. Ini meminimalkan waktu orientasi dan membuat karyawan bekerja lebih cepat — membebaskan waktu untuk tugas penting lainnya.

   Kedaluwarsa dan Peringatan

   Anda dapat mengatur kedaluwarsa dokumentasi dengan peringatan otomatis untuk memastikan catatan karyawan Anda selalu terbarui. Misalnya, Anda dapat menyetel notifikasi untuk memberi tahu Anda saat dokumen, lisensi, atau sertifikasi kepatuhan karyawan akan kedaluwarsa sehingga Anda dapat memperbarui catatan Anda.

   Hilangkan Silo Data

   Karena Anda dapat mengakses semua dokumen Anda dalam satu aplikasi, Anda dapat menghilangkan silo data dan saluran manajemen dokumen. Tidak perlu lagi menggunakan email, Google Drive, atau Dropbox untuk melacak berbagai hal dan mengkhawatirkan tempat penyimpanan sesuatu.

   Manajemen Akses yang Kuat

   Anda dapat langsung mengambil dokumen apa pun yang Anda simpan, memberikan izin kepada pengguna, dan membatasi data hanya untuk pengguna yang berwenang. Ini membuat berbagi dokumen dengan anggota tim menjadi mudah sambil memastikan hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses.

   Pusat Pengetahuan

   Anda juga dapat menggunakan Connecteam untuk membangun pusat pengetahuan komprehensif untuk tim internal, menambahkan file sebanyak yang Anda inginkan. Misalnya, Anda dapat menyimpan semua informasi orientasi, dokumen pelatihan, buku pegangan perusahaan, kebijakan, dan FAQ di area yang disiapkan untuk karyawan baru. Ini juga memudahkan untuk membuat perubahan global, memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi terbaru.

   Bagikan Dokumen dengan Mudah di Obrolan, Grup, atau Secara Langsung

   Tim dapat berbagi dokumen dalam obrolan tim , langsung dengan anggota tim lainnya, atau menugaskan dokumen ke grup. Connecteam bekerja sangat baik untuk "pekerja tanpa meja" yang tidak memiliki akses reguler ke komputer kantor atau email perusahaan.

   Fitur Utama

   • Kumpulkan, simpan, dan atur dokumen

   • Tim manajemen dokumen yang kuat

   • Formulir digital dan daftar periksa

   • Manajemen tugas

   • Fungsi pusat pengetahuan

   • Pelatihan karyawan

   Pro

   • Mudah digunakan dengan alat intuitif

   • Menggunakan ruang penyimpanan minimal

   • Alternatif yang terjangkau untuk solusi DMS lainnya

   • Dukungan pelanggan yang sangat baik

   Kontra

   • Tidak mendukung kolaborasi dokumen saat ini

   Harga

   Mulai dari $29/bulan untuk 30 pengguna pertama Uji coba gratis14 hari Paketgratistersedia

   Uji coba gratis 14 hari, tidak perlu kartu kredit

   Mulai Uji coba Gratis Anda
2. 

   Zoho Docs — Bagus untuk membuat dan mengedit file

   Tersedia di

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   Zoho WorkDrive adalah perangkat lunak manajemen dokumen alternatif lain yang melampaui pembuatan dan penyimpanan dokumen di repositori pusat. Ini menyediakan ruang kerja bersama yang aman yang sederhana dan mudah digunakan. Itu juga menyatukan email, obrolan, panggilan, dan manajemen tugas ke dalam ruang yang sama.

   Zoho menghentikan proyek manajemen dokumennya yang berdiri sendiri, Zoho Docs, pada awal tahun 2023, tetapi meluncurkan fitur tersebut ke dalam Zoho WorkDrive. Ini mencakup semua alat kolaborasi bawaan dari Zoho Docs, memungkinkan pengguna untuk terhubung, berkomunikasi, mengulas, mengomentari, atau mengedit file secara real time. Perangkat lunak ini juga memfasilitasi penugasan tugas kepada anggota tim atau grup tertentu.

   Pelajari selengkapnya tentang Zoho Docs

   Fitur Utama

   • Klasifikasi dokumen
   • Tanda Tangan Elektronik
   • Kontrol Versi
   • Jejak Audit

   Pro

   • Ruang kerja bersama yang aman untuk kolaborasi dan komunikasi tim
   • Respon cepat dan mudah digunakan

   Kontra

   • Sulit menemukan file jika Anda tidak tahu di mana file disimpan
   • Autentikasi dua faktor (2FA) tidak ada dalam opsi entri dan tingkat menengah.

   Harga

   Mulai dari $5/pengguna/bulan Uji Coba: Ya Paket Gratis: Ya

3. 

   Box — Bagus untuk merampingkan penyimpanan dan berbagi file

   Tersedia di

   • Web
   • iOS
   • Android
   • Windows
   • Mac

   

   Box for Business memungkinkan Anda mengunggah dan berbagi dokumen di seluruh organisasi Anda dengan mudah. Anda dapat menghosting file pribadi dan mengirim tautan langsung atau mengunduh konten sebelum mengirim. Box for Business juga memungkinkan Anda menyesuaikan tautan untuk memberikan izin melihat atau mengedit dan menghasilkan tautan yang dilindungi kata sandi. Tautan dapat menyertakan URL khusus dan disetel untuk kedaluwarsa secara otomatis setelah interval tertentu dan mengizinkan atau memblokir pengunduhan dokumen.

   Pengguna dapat bangun dan berjalan dengan cepat dengan antarmuka yang intuitif untuk penyimpanan file. Namun, beberapa pengguna menganggap izin dan penyiapan admin sedikit menantang.

   Anda juga dapat mengedit secara offline; dokumen yang disinkronkan akan diperbarui secara otomatis setelah online. Namun, ada sedikit jeda waktu. Pengguna eksternal seperti klien dan pelanggan hanya diberikan hak baca-saja dan tidak dapat mengedit dokumen, yang dapat mempersulit kolaborasi.

   Pelajari selengkapnya tentang Kotak

   Fitur Utama

   • Fungsi seret dan lepas
   • Templat yang dapat disesuaikan
   • Manajemen alur kerja
   • Pengarsipan dan penyimpanan

   Pro

   • Penyimpanan data tidak terbatas
   • Otomatisasi tugas, seperti pengingat dan persetujuan

   Kontra

   • Tidak mendukung pengenalan karakter optik
   • Sulit untuk menemukan dokumen kecuali Anda tahu lokasinya

   Harga

   Mulai dari $20/pengguna/bulan Uji Coba: Ya — Paket Gratis 14 hari : Tidak

4. 

   Microsoft Sharepoint — Cocok untuk pengguna Microsoft 365 untuk lingkungan kerja bersama

   Tersedia di

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   Microsoft SharePoint berfungsi sebagai produk yang berdiri sendiri atau sebagai bagian dari langganan Microsoft 365 Anda. Ini menawarkan kolaborasi konten dan kemampuan pencarian lanjutan. Beberapa pengguna merasa rumit dan sulit dinavigasi. Namun, jika Anda berpengalaman dalam Microsoft 365, kemungkinan kurva pembelajarannya akan jauh lebih sedikit. Selain itu penyimpanan dokumen juga memungkinkan pengguna membangun situs intranet untuk berbagi informasi, penjadwalan tugas, dan kontak.

   Karena SharePoint terintegrasi dengan Microsoft 365, ini adalah pilihan populer bagi banyak bisnis. SharePoint memungkinkan Anda untuk mengelola dokumen, mengatur tingkat keamanan dan izin, serta mengintegrasikan dengan alat pemindaian dan pengambilan. Ini juga memungkinkan pengguna memasukkan dan mengelola metadata dokumen.

   Penyiapan dan pemeliharaan dapat memakan waktu — sementara beberapa fungsi siap pakai disertakan, beberapa fitur memerlukan pengguna atau pengembang yang berpengalaman untuk membuatnya. Namun, untuk dasar-dasar manajemen dokumen, ini cocok untuk usaha kecil.

   Pelajari selengkapnya tentang Microsoft Sharepoint

   Fitur Utama

   • Alat kolaborasi
   • Manajemen alur kerja
   • Komentar dan catatan
   • Terintegrasi dengan Microsoft 365

   Pro

   • Templat yang dapat disesuaikan
   • Dapat membangun situs intranet kustom

   Kontra

   • Tidak mendukung kontrol versi atau jejak audit
   • Tidak mendukung tanda tangan elektronik

   Harga

   Mulai dari $4,59/pengguna/bulan Uji Coba: Tanpa Paket Gratis: Tidak

5. 

   SmartVault — Baik untuk penyimpanan dan berbagi dokumen

   Tersedia di

   • Web
   • iOS
   • Android
   • Windows

   

   SmartVault dirancang untuk manajemen dan penyimpanan dokumen berbasis cloud yang aman, menekankan kepatuhan dan alur kerja. Ini bagus untuk berbagi dokumen dengan klien, termasuk membuat portal klien bermerek. Meskipun Anda tidak dapat mengedit dokumen di SmartVault, Anda dapat merampingkan proses menggunakan templat standar.

   SmartVault mempromosikan "keamanan tingkat bank" untuk melindungi dokumen pada tingkat yang lebih tinggi daripada aplikasi cloud tingkat konsumen. Meskipun memungkinkan interaksi klien, klien harus memiliki akun untuk mengakses dokumen apa pun di platform.

   Pelajari lebih lanjut tentang SmartVault

   Fitur Utama

   • Manajemen dokumen terenkripsi
   • Alat kolaborasi
   • Fungsi seret dan lepas
   • Alat manajemen alur kerja

   Pro

   • Kontrol dan izin akses yang kuat
   • Jejak audit otomatis

   Kontra

   • Tidak dapat mengedit dokumen di SmartVault
   • Tidak mendukung sinkronisasi dokumen waktu nyata

   Harga

   Mulai dari $20/bulan per pengguna dengan minimal 5 pengguna Uji Coba: Ya — Paket Gratis 14 hari : Tidak

6. 

   Google Drive — Bagus untuk penyimpanan file dan kolaborasi

   Tersedia di

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   Google Drive memberikan akses terenkripsi ke file dan berfungsi lancar dengan Google Suite, termasuk Google Dokumen, Google Spreadsheet, dan Google Slide. Ini memungkinkan Anda untuk berkolaborasi secara real time dengan anggota tim. Ini berfungsi dengan baik untuk penyimpanan file dasar dan sebagai arsip pusat, tetapi tidak menyediakan manajemen file dan sistem manajemen dokumen yang kuat yang dibutuhkan beberapa bisnis. Misalnya, tidak menawarkan dukungan untuk kepatuhan , kontrol versi lanjutan, atau alur kerja otomatis. Namun, ini adalah pilihan yang solid untuk manajemen dokumen dasar dan memiliki tempat kolaboratif yang terpusat untuk file.

   Google Drive juga berfungsi dengan file Microsoft Office, sehingga Anda dapat mengunggah dan mengedit dokumen Word, Excel, atau PowerPoint secara online tanpa mengonversinya.

   Pelajari lebih lanjut tentang Google Drive

   Fitur Utama

   • Seret dan lepas antarmuka
   • Kemampuan pencarian dan filter
   • Alat kolaborasi dan pelacakan
   • Kontrol versi

   Pro

   • Kemudahan penggunaan
   • Juga menyediakan akses dokumen offline

   Kontra

   • Tidak mendukung tanda tangan elektronik
   • Tidak mendukung manajemen alur kerja

   Harga

   

   Gratis untuk Uji Coba 15GB pertama : Tidak Ada Paket Gratis: Ya