7 Software Alur Kerja Dokumen Terbaik Tahun 2023
Diterbitkan: 2023-12-24Perangkat lunak alur kerja manajemen dokumen membantu mengotomatisasi dan mengelola aliran dokumen dan menyederhanakan proses untuk meningkatkan efisiensi dan organisasi.
Mengurus berbagai dokumen setiap hari bisa jadi sulit. Baik Anda menangani kontrak, faktur, laporan, atau proposal, Anda harus membuat, meninjau, menyetujui, dan menyimpannya secara efisien dan aman.
Proses bisnis manual yang berbasis kertas dapat menyebabkan hilangnya dokumen, tenggat waktu yang terlewat, atau kesalahan lainnya yang memerlukan biaya atau merusak reputasi. Sementara itu, beberapa solusi digital—seperti sistem pengarsipan digital dasar atau alat distribusi email semi-otomatis—mungkin gagal memenuhi kebutuhan Anda yang terus berkembang.
Perangkat lunak alur kerja dokumen yang efektif dapat membantu Anda mengotomatisasi dan mengoptimalkan aliran dokumen dalam organisasi Anda sekaligus meningkatkan produktivitas, keamanan, dan kepatuhan Anda.
Inilah sebabnya saya meneliti dan menyusun daftar 7 perangkat lunak alur kerja dokumen terbaik. Saya menjelajahi fitur utama, harga, serta pro dan kontranya. Dengan cara ini, Anda dapat memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jika Anda tidak punya waktu untuk membaca penelitian kami, lihat tabel perbandingan singkat kami.
Pilihan Utama Kami
Perangkat lunak alur kerja dokumen lengkap terbaik
Pelajari lebih lanjut Mulai secara gratis
Cocok untuk pengambilan data berbasis AI
Cocok untuk pembuat formulir seret dan lepas
Bagaimana Saya Memilih Perangkat Lunak Alur Kerja Dokumen Terbaik
Saat menyusun daftar perangkat lunak alur kerja dokumen terbaik , saya fokus pada platform dengan fitur utama berikut.
Fitur yang harus dimiliki
Pertama, saya memastikan mereka memiliki fitur inti berikut:
- Pembuatan dan pengeditandokumen untuk memungkinkan desain dan pengeditan langsung di dalam perangkat lunak.
- Kontrol versi untuk melacak perubahan dan menjaga integritas dokumen, terutama dalam lingkungan kolaboratif.
- Perutean alur kerja otomatis untuk secara otomatis mengarahkan dokumen ke orang atau tim yang tepat, mengurangi upaya manual dan memastikan pekerja menyelesaikan tugas terkait dokumen dengan cepat dan akurat.
- Kontrol akses dan izin untuk keamanan data, memastikan informasi sensitif hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang.
- Alat kolaborasi bagi tim untuk bekerja sama secara efektif pada dokumen, termasuk fitur seperti komentar dan pengeditan waktu nyata.
- Penyimpanan dan pengambilan dokumen untuk mengatur dan mengambil dokumen secara efisien.
Saya juga memastikan perangkat lunak yang ditawarkan:
- Antarmuka ramah pengguna yang membuat perangkat lunak lebih mudah digunakan, meningkatkan tingkat adopsi, dan mengurangi kurva pembelajaran.
- Harga terjangkau untuk bisnis yang sadar anggaran.
- Fungsionalitas cloud untuk memungkinkan aksesibilitas dari lokasi mana pun.
Terakhir, saya memeriksa fitur spesifik yang membuat perangkat lunak alur kerja dokumen hebat:
- Alat kolaborasi tingkat lanjut yang melampaui fitur pengeditan dan komentar dasar, seperti penulisan bersama secara real-time dan fungsi obrolan terintegrasi.
- Kemampuan pencarian dan pengambilan yang canggih menggunakan metadata, tag, dan pencarian teks lengkap, membuat pengambilan dokumen menjadi cepat dan efisien.
- Jalur audit dan pelaporankomprehensif untuk pelacakan terperinci atas semua tindakan, optimalisasi proses, dan tujuan kepatuhan.
- Fiturotomatisasi dan kecerdasan buatan (AI) untuk otomatisasi tugas rutin serta analisis dan kategorisasi dokumen cerdas.
- Skalabilitas tinggi untuk bisnis yang sedang berkembang, mengakomodasi lebih banyak pengguna dan volume data yang lebih besar tanpa penurunan kinerja.
- Integrasi untuk memastikan alur kerja yang kohesif.
- Aksesibilitas seluler untuk fleksibilitas dan akses jarak jauh.
7 Software Alur Kerja Dokumen Terbaik Tahun 2023
Connecteam — Perangkat lunak alur kerja dokumen lengkap terbaik
Tersedia di
- jaring
- iOS
- Android
Connecteam adalah perangkat lunak manajemen karyawan serbaguna yang unggul sebagai platform alur kerja dokumen. Ia menawarkan beberapa fitur yang disesuaikan untuk manajemen dokumen yang efisien, menyederhanakan pembuatan, pengelolaan, dan distribusi berbagai dokumen.
Mengapa saya memilih Connecteam : Daya tarik Connecteam terletak pada alat pembuatan alur kerjanya yang sederhana.Ini menawarkan formulir yang mudah digunakan yang membantu menjaga operasi yang efisien. Ini juga memungkinkan penetapan tugas terkait dokumen dengan mudah dan perpustakaan templat untuk membantu tugas operasional sehari-hari.
Di bawah ini, saya menjelajahi fitur-fitur utama Connecteam yang meningkatkan kemampuannya dalam mengelola dokumen dan alur kerja terkait.
Hilangkan kekacauan kertas dengan manajemen dan kontrol dokumen yang ditingkatkan
Sistem manajemen dokumen Connecteam memungkinkan Anda menyimpan semua dokumen dan formulir dalamrepositori berbasis cloud yang aman—dapat diakses dari mana saja , kapan saja.Antarmuka intuitifnya memungkinkan Anda dengan mudah mengkategorikan dan mengambil dokumen, baik kebijakan, manual, prosedur operasi standar, atau dokumen tim . Anda bahkan dapat mengatur tanggal kedaluwarsa untuk memastikan dokumen penting Anda selalu terkini.
Sistemmendukung berbagai format file , memastikan kompatibilitas dengan dokumen Anda yang ada.Anda dapat menarik dan melepas atau mengunggah file secara massal, lalu mengategorikan dan memberi tag pada file tersebut untuk pengambilan yang efisien. Fungsi pencarian lanjutan memungkinkan lokasi file dengan cepat.
Platform ini menyediakankontrol versi , menjaga pengeditan dokumen secara tepat, dan memperbarui riwayat.Fitur ini sangat penting untuk melacak perubahan dari waktu ke waktu. Anda juga dapat menyinkronkan file secara otomatis untuk memastikan tim Anda selalu bekerja dengan dokumen terbaru. Selain itu, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, dan menghapus dokumen dengan izin pengguna yang terperinci.
Solusi manajemen dokumen Connecteamterintegrasi secara mulus dengan perangkat lunak HR atau manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda yang ada, menciptakan lingkungan alur kerja yang kohesif.
Optimalkan alur kerja dokumen dengan Grup Cerdas dan manajemen tugas yang intuitif
Sistem otomatis Connecteam menyederhanakan proses alur kerja dokumen , mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi. Anda dapat membuat Grup Cerdas yang secara otomatis mengkategorikan karyawan ke dalam kelompok berdasarkan kriteria seperti peran, departemen, atau keahlian. Kemudian, sistem dapat secara otomatis mengarahkan dokumen ke kelompok yang tepat .
Saya juga menghargai cara Connecteam memandu penyelesaian tugas terkait dokumen. Dengan pelacakan tugas karyawan Connecteam , Anda dapat menyematkan instruksi yang jelas dalam tugas dokumen, memastikan tindak lanjut yang akurat.Selain itu, Anda dapat memecah proses kompleks menjadi urutan yang dapat dikelola dan memantau kemajuan dari dasbor pusat Anda.
Selain itu, Anda dapat menetapkan tugas kepada individu atau kelompok, dan sistem memperbarui kemajuan tugas. Beberapapengguna dapat berkolaborasi pada dokumen secara real-time, dengan perubahan langsung, komentar, dan @sebutan.Anda juga mendapatkan peringatan dan pembaruan waktu nyata mengenai kemajuan alur kerja melalui dasbor pusat, yang memberi tahu Anda tentang status setiap dokumen di setiap tahap.
Fitur kolaborasi menonjol lainnya adalahsaluran komunikasi khusus tugas Connecteam yang memungkinkan komunikasi dua arah langsung antara karyawan dan manajer.Fitur ini membantu Anda menjernihkan kesalahpahaman dalam tugas terkait dokumen, memastikan pekerja melaksanakan tugas tersebut secara efektif dan akurat.
Tingkatkan efisiensi dan pengumpulan data dengan formulir yang dapat disesuaikan
Pembuat drag-and-drop intuitif Connecteam memungkinkan Anda membuang kertas dan membuat formulir dan alur kerja digital khusus dalam hitungan menit—tidak memerlukan pengkodean.Anda dapatmenambahkan bidang seperti teks, kotak centang, dan dropdown.Selain itu, gabungkan elemen seperti gambar dan video untuk membuat formulir lebih menarik dan informatif.
Selain itu, Connecteam memungkinkan Anda membuatformulir yang dinamis dan mudah beradaptasi .Formulir ini menggunakan logika kondisional untuk menyajikan informasi dan bidang yang relevan kepada pengguna berdasarkan jawaban mereka sebelumnya. Daripada membuat berbagai formulir statis untuk skenario berbeda (seperti beberapa survei untuk departemen berbeda), Anda dapat membuat satu formulir dinamis saja.
Selanjutnya, Connecteam memperkaya pembuatan formulir Anda dengan perpustakaan templat ,menawarkan berbagai formulir yang telah dirancang sebelumnya untuk memulai proses Anda .Fitur ini menghemat waktu dan memastikan konsistensi di berbagai jenis pengumpulan data.
Anda dapat mendistribusikan, melengkapi, dan mengirimkan formulir secara efisien melalui platform, menyederhanakan proses pengumpulan data. Perangkat lunak ini juga mendukungtanda tangan elektronik , menambahkan lapisan verifikasi dan keaslian tambahan pada formulir Anda.Formulir yang dikirimkan secara otomatis disimpan dan diatur dalambasis pengetahuan perusahaan , sehingga memudahkan akses dan analisis data yang dikumpulkan.
Memfasilitasi integrasi yang lancar dan aksesibilitas saat bepergian
Connecteam terintegrasi dengan berbagai platform penyimpanan cloud seperti Google Drive, Dropbox, dan OneDrive , meningkatkan aksesibilitas dan kolaborasi file.
Manfaat lainnya? Connecteam berfungsi sebagai aplikasi seluler, tersedia untuk iOS dan Android .Hal ini memberdayakan Anda dan pekerja Anda untuk mengakses, meninjau, mengedit, dan berbagi dokumen langsung dari perangkat seluler Anda.
Selain itu,kemampuan penangkapan seluler memungkinkan pemindaian dan pengunggahan dokumen dengan mudah menggunakan kamera ponsel, sehingga semakin menyederhanakan proses pengelolaan dokumen.
Terakhir, pemberitahuan push terus memberi Anda informasi tentang pembaruan dan persetujuan dokumen, memastikan penyelesaian tugas tepat waktu.
Dan banyak lagi
Di luar fitur utamanya, Connecteam menawarkan serangkaian alat tambahan, termasuk penjadwalan karyawan , jam waktu karyawan , dan banyak lagi, menjadikannya solusi manajemen tenaga kerja yang serbaguna .
Connecteam juga menawarkan paket gratis seumur hidup – Mulai Sekarang!
Fitur Utama
Manajemen dan kontrol dokumen yang ditingkatkan
Otomatisasi alur kerja
Formulir yang dapat disesuaikan
Tanda tangan elektronik dan integrasi multimedia
Kontrol versi
Manajemen tugas
Kelebihan
Dapat disesuaikan
Terjangkau untuk semua bisnis
Dapat diakses melalui perangkat seluler
Terintegrasi dengan platform lain
Kontra
Integrasi lainnya akan segera dilakukan
Harga
Tersedia paket gratis seumur hidup Paket Premium mulai dari $29/bulanuntuk 30 pengguna
Uji coba gratis 14 hari, tidak memerlukan kartu kredit
Mulai Uji coba Gratis AndaDocuPhase — Cocok untuk pengambilan data berbasis AI
Tersedia di
- jaring
- jendela
- Mac
DocuPhase adalah perusahaan perangkat lunak yang berfokus terutama pada otomatisasi proses terkait keuangan dengan otomatisasi hutang, pengambilan data berbasis AI, dan integrasi dengan berbagai sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Mengapa saya memilih DocuPhase : Ini menyederhanakan operasi keuangan untuk mengurangi pekerjaan manual secara signifikan.Dengan otomatisasi alur kerja , Anda dapat menyesuaikan persetujuan, peninjauan, dan perutean dokumen. Selain itu, Anda dapat membuat pemicu otomatis—tindakan yang telah ditentukan sebelumnya yang aktif pada peristiwa tertentu, seperti penyerahan dokumen—untuk memastikan proses berjalan maju tanpa penundaan.
Salah satu fitur yang menurut saya sangat berguna adalah pengambilan data berbasis AI, yang memungkinkan pengguna mendigitalkan file kertas dan mengimpor dokumen elektronik . Ini mendukung pengindeksan dan kategorisasi dokumen, memungkinkan pengorganisasian dan pengambilan dokumen secara efisien.
Perangkat lunak ini mencakup formulir web dan tanda tangan elektronik, otomatisasi alur kerja yang dapat disesuaikan tanpa keterlibatan TI, dan pembayaran vendor terintegrasi. Ini juga menyinkronkan data dengan berbagai sistem ERP untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Namun, karena fokus utamanya pada keuangan, hal ini mungkin tidak memenuhi kebutuhan organisasi yang lebih luas. Selain itu, pengaturannya mungkin rumit dan mungkin mahal untuk beberapa bisnis.
Pelajari lebih lanjut tentang DocuPhaseFitur Utama
- Pengambilan dokumen
- Otomatisasi alur kerja
- Tanda tangan elektronik
- Pengindeksan dokumen
Kelebihan
- Menawarkan alur kerja yang dapat disesuaikan
- Terintegrasi dengan alat lain
Kontra
- Kompleks
- Mahal untuk beberapa bisnis
Harga
Mulai dari $250 Uji Coba: Ya Paket Gratis: Tidak
Jotform — Cocok untuk pembuat formulir drag-and-drop
Tersedia di
- jaring
- iOS
- Android
JotForm adalah pembuat formulir online dan alur kerja serta perangkat lunak manajemen dokumen yang menawarkan berbagai fitur untuk menyederhanakan proses terkait dokumen.
Mengapa saya memilih Jotform : Fitur menonjolnya adalah pembuat formulir intuitif, memungkinkan pembuatan berbagai formulir dengan mudah—mulai dari survei hingga formulir pendaftaran.Bentuknya mendukung logika kondisional.
Selain itu, Jotform memungkinkan Anda menambahkan bidang tanda tangan ke formulir. Itu juga terintegrasi dengan banyak alat bisnis, seperti Google Drive, Dropbox, Slack, dan Zapier. Ini membantu menyederhanakan proses pengumpulan dan pengelolaan data.
Fitur bermanfaat lainnya yang saya temukan adalah perpustakaan templatnya yang luas, menawarkan titik awal untuk hampir semua jenis formulir. Namun, fokus JotForm pada formulir mungkin membatasi kemampuan manajemen alur kerja dokumen tingkat lanjut.
Pelajari lebih lanjut tentang JotformFitur Utama
- Pembuat formulir seret dan lepas
- Logika bersyarat
- Perpustakaan templat
- Otomatisasi alur kerja
Kelebihan
- Fleksibel dan terukur
- Hemat biaya
Kontra
- Kemampuan manajemen dokumen yang terbatas
- Kustomisasi terbatas
Harga
Mulai dari $34/bulan, hingga 25 Formulir Uji Coba: Tidak Paket Gratis: Ya — Ya, hingga 5 Formulir
M-files — Baik untuk memahami dokumen dengan AI
Tersedia di
- jaring
- iOS
- Android
- jendela
- Mac
M-Files adalah sistem alur kerja manajemen dokumen yang berfokus pada otomatisasi proses pekerja. Ia menawarkan berbagai fitur, termasuk pembuatan dokumen , manajemen, otomatisasi proses , dan kolaborasi eksternal.
Mengapa saya memilih M-Files : Teknologi AI generatif M-files, M-Files Aino, membuat saya terkesan.Ia menggunakan konteks (seperti metadata dokumen) untuk menentukan setiap jenis dokumen yang digunakannya. Selain itu, ini menghasilkan berbagai format konten seperti ringkasan, laporan, dan email berdasarkan instruksi. Itu juga dapat menerjemahkannya ke berbagai bahasa.
Berdasarkan properti dokumen (seperti jenis dokumen ) atau metadata (seperti nama proyek atau departemen yang bertanggung jawab), alur kerja M-Files dapat secara otomatis merutekan dokumen ke peninjau, pemberi persetujuan, atau tujuan yang tepat. Selain itu, ia menawarkan kontrol versi, jalur audit , dan integrasi dengan sistem lain.
Namun, struktur harga M-Files mungkin kurang ramah anggaran untuk usaha kecil. Selain itu, pengguna yang terbiasa dengan sistem berbasis folder mungkin menganggap pendekatan berbasis metadata kurang intuitif.
Pelajari lebih lanjut tentang M-fileFitur Utama
- Organisasi dokumen berbasis metadata
- Otomatisasi alur kerja
- Kontrol versi
- Pencarian dan navigasi kontekstual
Kelebihan
- Kategorisasi dokumen yang efisien
- Peningkatan keamanan dan kepatuhan
Kontra
- Harga yang berpotensi tinggi
- Kurva pembelajaran untuk pendekatan berbasis metadata
Harga
Hubungi vendor untuk mengetahui harga Uji Coba: Ya Paket Gratis: Tidak
Fluix — Baik untuk pekerja lapangan dan kantor
Tersedia di
- jaring
- iOS
- Android
Fluix adalah platform berbasis cloud yang membantu perusahaan mendigitalkan proses dokumen dan mengotomatiskan tugas-tugas rutin. Ini melayani tim kantor dan lapangan, yang bertujuan untuk memberikan pengumpulan data yang cepat dan aman dengan tetap memprioritaskan keselamatan dan kepatuhan.
Mengapa saya memilih Fluix : Ia menawarkan alat pengambilan dokumen dan digitalisasi untuk mengubah dokumen kertas menjadi dokumen digital , bersama dengan fitur anotasi untuk menambahkan komentar dan markup langsung ke dalam dokumen.
Fluix juga memungkinkan pembuatan alur kerja khusus untuk persetujuan dan perutean dokumen, mendukung tanda tangan elektronik untuk persetujuan yang aman. Ia menawarkan fitur inspeksi dan audit untuk menyederhanakan operasi lapangan. Fokusnya pada keselamatan dan kepatuhan merupakan nilai tambah yang signifikan.
Penting untuk dicatat bahwa fokus utama Fluix pada penggunaan perangkat seluler dapat membatasi kompatibilitasnya dengan organisasi yang sangat bergantung pada platform desktop.
Pelajari lebih lanjut tentang FluixFitur Utama
- Pengambilan dokumen dan digitalisasi
- Alat anotasi
- Otomatisasi alur kerja yang dapat disesuaikan
- Tanda tangan elektronik
Kelebihan
- Kompatibilitas perangkat seluler
- Peningkatan kolaborasi untuk pekerja lapangan
Kontra
- Mungkin tidak melayani organisasi yang berpusat pada desktop
- Membutuhkan kurva belajar
Harga
Mulai dari $20/pengguna/bulan Uji Coba: Ya — Paket Gratis 14 hari : Tidak
DocuSign — Cocok untuk tanda tangan elektronik dan manajemen kontrak
Tersedia di
- jaring
- iOS
- Android
DocuSign adalah perangkat lunak alur kerja dokumen populer yang berspesialisasi dalam tanda tangan elektronik dan manajemen kontrak. Ia menawarkan fitur-fitur seperti tanda tangan elektronik, notaris elektronik, analisis kontrak, dan pembuatan dokumen. Ini terutama melayani sektor jasa keuangan, asuransi, dan real estate.
Mengapa saya memilih DocuSign : Fitur inti DocuSign memungkinkan Anda mengunggah dokumen, menambahkan kolom tanda tangan untuk penerima, dan mengirimkannya untuk ditandatangani secara elektronik.Penandatangan dapat mengakses dan menandatangani dokumen dari perangkat apa pun, di mana pun di dunia.
Saya menghargai bagaimana DocuSign memperhatikan keamanan dan kepatuhan dengan serius. Ini menggunakan enkripsi dan protokol keamanan terkemuka di industri untuk memastikan privasi data dan membantu Anda memenuhi berbagai persyaratan peraturan.
Fitur lain yang menurut saya sangat berguna adalah manajemen siklus hidup kontrak (CLM), yang mengelola seluruh siklus hidup kontrak—mulai dari persiapan dokumen dan negosiasi hingga persetujuan, pelaksanaan, dan analisis pasca-penandatanganan.
Namun, penekanan utama DocuSign pada tanda tangan elektronik dan manajemen kontrak mungkin membatasi kesesuaiannya sebagai solusi alur kerja dokumen yang lebih komprehensif untuk bisnis.
Pelajari lebih lanjut tentang DocuSignFitur Utama
- Tanda tangan elektronik
- Manajemen kontrak
- Keamanan dokumen
- Pembuat alur kerja
Kelebihan
- Beberapa integrasi
- Aksesibilitas global
Kontra
- Cakupan terbatas di luar tanda tangan elektronik
- Bisa mahal untuk usaha kecil
Harga
Mulai dari $10/pengguna/bulan Uji Coba: Ya Paket Gratis: Ya
DocuWare — Cocok untuk kategorisasi otomatis AI
Tersedia di
- jaring
- iOS
- Android
- jendela
DocuWare adalah perangkat lunak manajemen dokumen berbasis cloud yang menawarkan klasifikasi dokumen, manajemen tugas, dan tanda tangan elektronik dengan bantuan AI. Ini terintegrasi dengan baik dengan alat seperti Microsoft Teams dan Outlook.
Mengapa saya memilih DocuWare : Platform ini menawarkan rangkaian komprehensif untuk manajemen dokumen, mulai dari mengimpor dan mengatur dokumen hingga menyederhanakan proses persetujuan.Formulir elektronik dan integrasi Outlook sangat efisien untuk mengelola komunikasi dan alur kerja dokumen.
Fitur lain yang menonjol adalah pengindeksan cerdas, yang menggunakan AI untuk mengatur dokumen berdasarkan kontennya secara otomatis. Ini menyederhanakan pengambilan dan pengelolaan dokumen dengan mengenali dan menandai informasi penting dalam dokumen.
Salah satu potensi keterbatasan DocuWare yang saya perhatikan adalah biayanya, yang mungkin menjadi hambatan bagi usaha kecil atau organisasi dengan anggaran terbatas.
Pelajari lebih lanjut tentang DocuWareFitur Utama
- Pengindeksan dan kategorisasi
- Pengenalan kode batang
- Otomatisasi alur kerja
- Tanda tangan elektronik
Kelebihan
- Desain yang ramah pengguna
- Beberapa integrasi
Kontra
- Pengaturan awal yang rumit
- Kustomisasi terbatas
Harga
Hubungi vendor untuk mengetahui harga Uji Coba: Tidak Paket Gratis: Tidak
Bandingkan Perangkat Lunak Alur Kerja Dokumen Terbaik
| Tema |  Mulai secara gratis | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ulasan |   | | | | | | |
| Harga | Mulai dari $29/bulan untuk 30 pengguna pertama | Mulai dari $250 | Mulai dari $34/bulan, hingga 25 Formulir | Hubungi vendor untuk mengetahui harganya | Mulai dari $20/pengguna/bulan | Mulai dari $10/pengguna/bulan | Hubungi vendor untuk mengetahui harga |
| Uji Coba Gratis | Ya 14 hari | Ya | TIDAK | Ya | Ya 14 hari | Ya | TIDAK |
| Paket Gratis | Ya Gratis Hingga 10 pengguna | TIDAK | Ya Ya, hingga 5 Formulir | TIDAK | TIDAK | Ya | TIDAK |
Apa itu Perangkat Lunak Alur Kerja Dokumen?
Perangkat lunak manajemen alur kerja dokumen adalah alat digital yang dirancang untuk mengoptimalkan aliran dokumen dalam suatu organisasi. Ini membantu mengotomatiskan pembuatan, pengeditan, pembagian, dan penyimpanan dokumen, seperti laporan, kontrak, dan faktur .
Perangkat lunak ini biasanya menawarkan fitur seperti perutean dokumen, kontrol versi, alur kerja persetujuan, tanda tangan elektronik, dan pelacakan dokumen. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi tugas-tugas manual, memastikan kepatuhan, dan meningkatkan kolaborasi antar anggota tim .
Bagaimana Cara Kerja Sistem Alur Kerja Manajemen Dokumen?
Perangkat lunak alur kerja dan manajemen dokumen menyederhanakan manajemen dokumen dengan menjalankan tugas secara berurutan. Administratormemulai proses dengan menyiapkan ruang kerja atau platform digital di dalam perangkat lunak dan menetapkan kontrol akses.Langkah ini menjamin bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses, mengedit, atau bertindak atas dokumen tertentu.
Selama penyetelan, administrator juga sering menentukan templat alur kerja. Templat ini berfungsi sebagai set instruksi yang telah ditetapkan sebelumnya untuk berbagai proses, menyederhanakan pembuatan alur kerja.
Setelah perangkat lunak siap,manajer proyek menggunakannya untuk meluncurkan alur kerja dokumen. Proses ini biasanya mencakup pemilihan templat alur kerja yang sesuai, menetapkan tugas, dan menentukan urutan pelaksanaan tugas.
Setelah penetapan tugas, perangkat lunak secara otomatis memberi tahu individu yang ditugaskan, membimbing mereka mengenai tindakan yang diperlukan.Pekerja kemudian mengakses dokumen yang relevan dalam perangkat lunak, menyelesaikan tugas mereka, dan memberikan umpan balik jika diperlukan.
Manajer mengawasi versi dokumen dan menerima pembaruan ketika pencapaian tertentu tercapai, memastikan kelancaran aliran proses. Pengawasan ini memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan konsistensi dalam praktik kerja.
Manfaat Perangkat Lunak Alur Kerja Manajemen Dokumen
Perangkat lunak manajemen alur kerja dan dokumen menawarkan manfaat berikut.
Peningkatan produktivitas
Sistem alur kerja manajemen dokumen mengotomatiskan tugas-tugas rutin, mengurangi intervensi manual dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada aspek-aspek yang lebih penting dari pekerjaan mereka, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Mengurangi biaya
Solusi perangkat lunak ini secara signifikan memangkas biaya operasional dengan menyederhanakan pemrosesan dokumen dan mengurangi kebutuhan akan penyimpanan fisik dan kertas.
Kolaborasi yang ditingkatkan
Akses waktu nyata dan kemampuan penulisan bersama mendorong kerja tim dan komunikasi yang lebih baik, mempercepat siklus pembuatan dan peninjauan dokumen .
Kepatuhan dan keamanan yang lebih baik
Perangkat lunak alur kerja dokumen memastikan kepatuhan terhadap standar peraturan, termasuk persyaratan pencatatan. Hal ini juga meningkatkan keamanan data, membantu bisnis mengelola risiko kepatuhan secara efektif.
Pengambilan keputusan lebih cepat
Akses cepat ke dokumen yang terorganisir dan diperbarui menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena informasi yang relevan tersedia saat dibutuhkan.
Berapa Biaya Perangkat Lunak Alur Kerja Dokumen?
Harga perangkat lunak alur kerja dokumen bervariasi tergantung pada fitur solusi, fungsionalitas, dan skalabilitas. Beberapa vendor menawarkan opsi penerapan berbasis cloud atau lokal, sementara vendor lainnya menyediakan keduanya. Beberapa vendor mengenakan biaya per pengguna, per bulan, atau per tahun, sementara vendor lainnya mengenakan biaya berdasarkan jumlah dokumen, alur kerja, atau ruang penyimpanan.
DocuPhase dimulai sekitar $25/pengguna/bulan, sementara Jotform dan M-Files bisa naik hingga $50 atau bahkan $100+/bulan. Bahkan Fluix dan DocuSign, yang dikenal dengan titik masuknya yang lebih rendah, dapat mencapai $30-$40/pengguna untuk paket lanjutan. Harga DocuWare tidak transparan, karena perusahaan biasanya memerlukan penawaran harga khusus.
Connecteam menawarkan platform yang efisien dan ramah pengguna dengan semua fitur alur kerja dokumen inti yang Anda perlukan dengan biaya yang lebih murah. Paket bisnis kecilnya sepenuhnya gratis untuk maksimal 10 pengguna . Bahkan paket berbayarnya jauh lebih terjangkau dibandingkan kebanyakan pesaingnya, dan menawarkan penghematan hingga 70% per pengguna dibandingkan dengan beberapa raksasa industri.
FAQ
Bagaimana perangkat lunak alur kerja dokumen memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri?
Perangkat lunak alur kerja dokumen biasanya mencakup jejak audit , kontrol akses, dan enkripsi data. Fitur-fitur ini membantu Anda mematuhi standar industri dan persyaratan peraturan—seperti persyaratan pencatatan dan perlindungan data karyawan —dengan memastikan integritas data, kerahasiaan, dan ketertelusuran tindakan.
Dapatkah perangkat lunak alur kerja dokumen ditingkatkan seiring pertumbuhan atau perubahan bisnis?
Ya, perangkat lunak alur kerja dokumen biasanya dapat diskalakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Misalnya, Connecteam dapat menangani basis pengguna yang berkembang, lebih banyak dokumen, dan tugas-tugas kompleks dengan mudah seiring pertumbuhan bisnis Anda. Seringkali hal ini dilakukan tanpa memerlukan perubahan besar, sehingga pertumbuhan menjadi lebih lancar dan efisien.
Intinya Pada Perangkat Lunak Alur Kerja Dokumen
Perangkat lunak alur kerja dokumen sangat penting untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan penanganan dokumen dalam organisasi. Hal ini secara signifikan meningkatkan efisiensi, memastikan konsistensi dalam pemrosesan dokumen, meningkatkan kepatuhan, dan mengurangi ketergantungan pada sistem berbasis kertas.
Setelah meninjau berbagai pilihan pasar, saya merekomendasikan Connecteam sebagai perangkat lunak alur kerja dokumen terbaikuntuk semua ukuran bisnis . Ini menawarkan fitur-fitur canggih seperti manajemen dokumen yang ditingkatkan, otomatisasi alur kerja yang disederhanakan , dan formulir yang dapat disesuaikan. Dengan fokus pada aksesibilitas seluler dan kemampuan integrasi yang kuat, Connecteam adalah solusi komprehensif dan hemat biaya untuk kebutuhan manajemen dokumen modern.
Coba Connecteam gratis hari ini!