6 Software Manajemen File Karyawan Terbaik Tahun 2023
Diterbitkan: 2023-03-26Praktik manajemen dokumen yang buruk dapat menyebabkan inefisiensi dan sakit kepala bagi departemen SDM Anda. Sederhanakan catatan karyawan Anda dengan sistem perangkat lunak manajemen file karyawan.
Menyortir dan mengarsipkan dokumen fisik tidak efisien dan memakan waktu, tetapi sebagian besar sistem elektronik tidak jauh lebih baik. Tanyakan siapa saja yang pernah mengorbankan waktu untuk menguraikan file Excel yang terlalu banyak.
Di situlah sistem perangkat lunak manajemen file masuk. Teknologi inovatif ini membantu Anda menyortir, mengarsipkan, dan mengambil informasi dan dokumen penting karyawan. Dalam panduan ini, kita akan membahas enam sistem perangkat lunak manajemen karyawan teratas tahun 2023. Pelajari tentang kekuatan, kelemahan, dan fitur uniknya.
Jika Anda tidak punya waktu untuk membaca penelitian kami, lompat ke tabel perbandingan cepat kami.
Pilihan Teratas Kami
Perangkat lunak manajemen file all-in-one terbaik
Belajarlah lagi
Baik untuk mendigitalkan dokumen
Baik untuk manajemen kontrak
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan
Sistem manajemen dokumen terbaik memangkas proses yang tidak efisien. Berikut adalah fitur utama yang mereka tawarkan:
- Pengingat otomatis mendorong pekerja untuk mengunggah dokumen mereka yang hilang, membebaskan staf SDM untuk fokus pada tugas bernilai lebih tinggi.
- Komunikasi instan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama dan memastikan karyawan dapat bekerja lebih cepat.
- Alat navigasi sederhana membantu bahkan karyawan yang paling tidak mengerti teknologi dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan.
- Penyimpanan tak terbatas memastikan Anda dapat mengunggah dan mengatur semua dokumen penting untuk bisnis Anda.
- Basis pengetahuan menyediakan hub pusat untuk menyimpan dan mengambil dokumen internal, seperti formulir rutin atau buku pegangan karyawan.
Merangkul sistem manajemen file yang mengutamakan seluler seperti Connecteam memungkinkan Anda terhubung dengan sekitar 80% tenaga kerja global yang tidak memiliki akses ke meja.
6 Software Manajemen File Karyawan Terbaik Tahun 2023
Connecteam — Perangkat lunak manajemen file all-in-one terbaik
Tersedia di
- Web
- iOS
- Android
Connecteam menempati posisi teratas kami untuk perangkat lunak manajemen file karyawan terbaik tahun 2023. Connecteam menyediakan lokasi yang aman bagi pekerja untuk mengunggah dokumen penting mereka, jadi Anda tidak perlu lagi membawa karyawan ke kantor hanya untuk mengisi dokumen. Untuk bisnis dengan tenaga kerja terdistribusi atau sangat mobile, ini berarti penghematan waktu dan uang yang cukup besar. Mari kita lihat lebih dekat apa yang ditawarkan Connecteam.
Temukan Semua Dokumen Anda di Satu Hub yang Mudah Dikelola
Connecteam memungkinkan Anda memusatkan semua dokumen penting Anda dalam satu hub virtual . Anda dapat mengakses file karyawan, kontrak, dan lainnya dari mana saja di dunia.
Mekanisme penyortiran yang efisien dan dapat disesuaikan berarti Anda tidak perlu khawatir tentang dokumen yang salah arsip atau dokumentasi yang tidak ada.
Alat Kolaborasi Cepat Menjaga Pekerja Anda Tetap Terhubung
Connecteam melakukan lebih dari sekadar membiarkan Anda berbagi dokumen dan file lain seperti video dan foto. Ini juga memiliki fitur peringatan. Gunakan itu untuk berkomunikasi dengan seluruh perusahaan Anda, satu tim atau departemen, atau hanya satu karyawan. Anda dapat mengirimkan pemberitahuan tentang perubahan kebijakan atau kebutuhan untuk menyelesaikan persyaratan pendidikan berkelanjutan.
Anda juga dapat mengatur notifikasi otomatis untuk memberi tahu karyawan Anda tentang mengunggah dokumen yang diperlukan atau memperbarui materi yang sensitif terhadap waktu.
Pertahankan Privasi Karyawan Dengan Pengaturan Izin Granular
File personel penuh dengan materi sensitif. Untungnya, antarmuka intuitif Connecteam memungkinkan Anda mengelola dengan mudah siapa yang melihat apa melalui pusat izinnya. Anda dapat memberikan hak kepada pengguna tertentu untuk mengakses dokumen atau detail yang relevan dan tetap mematuhi undang-undang dan kebijakan internal perusahaan Anda.
Onboard Karyawan Baru Anda dalam Waktu Rekor
Connecteam mempercepat orientasi dengan membiarkan karyawan mengunggah dokumen secara langsung. Anda juga dapat mengumpulkan tanda tangan elektronik dan mengirim serta menerima file yang relevan secara elektronik.
Tingkatkan Efisiensi Tempat Kerja Dengan Rangkaian Alat SDM yang Komprehensif
Connecteam melampaui perangkat lunak manajemen file. Itu juga dilengkapi dengan berbagai fitur manajemen karyawan, seperti fungsi penjadwalan , penggajian, dan pelacakan waktu . Departemen SDM dapat mengelola hampir semua aspek administrasi personalia melalui Connectstream.
Selain itu, pekerja SDM dapat memanfaatkan alat kolaboratif Connecteam untuk berbagi file dan mengirim serta menerima komunikasi yang aman. Connecteam memberi staf SDM beberapa alat perpesanan. Misalnya, mereka dapat membuka saluran komunikasi pribadi untuk obrolan pribadi dengan pekerja atau mengirimkan pengumuman di seluruh perusahaan melalui obrolan grup.
Fitur Utama
Ini mobile-first untuk akses on-the-go
Pengaturan privasi terperinci memungkinkan Anda mengontrol akses dokumen melalui pengaturan izin Anda
Pengingat otomatis memberi tahu karyawan kapan harus mengunggah dokumen penting
Simpan dokumen tanpa batas di ruang penyimpanan digital Anda
Proses orientasinya yang disederhanakan mengurangi inefisiensi yang tidak perlu
Fitur navigasi yang mudah memungkinkan Anda menemukan dokumen apa pun dengan mudah
Pro
Kelola semua dokumen karyawan Anda di satu lokasi yang aman
Onboard karyawan lebih cepat dan lebih efisien
Izinkan pekerja mengunggah dokumen penting dari perangkat seluler mereka
Fitur pencarian sederhana memudahkan pengelolaan dokumen
Kontra
Pelatihan hanya digital
Harga
Mulai dari $29/bulan untuk 30 pengguna pertama Uji coba gratis14 hari Paketgratistersedia
Uji coba gratis 14 hari, tidak perlu kartu kredit
Mulai Uji coba Gratis AndaDynaFile — Bagus untuk mendigitalkan dokumen
Tersedia di
- Web
DynaFile memberi bisnis sistem manajemen dokumen digital dasar dengan penekanan pada digitalisasi. Kode batang secara otomatis ditambahkan ke dokumen saat dipindai, memungkinkan pengambilan yang lebih mudah. Fitur lain termasuk pemindaian batch untuk mengatur materi yang tidak terkait dengan lebih cepat, kolaborasi cloud, penyimpanan berbasis web, dan kontrol administratif. Itu tidak memiliki beberapa fitur canggih, tetapi DynaFile memungkinkan pekerja berbagi dan mengomentari dokumen melalui saluran digital yang aman.
Fokus Dynafile pada pemindaian dan penyortiran membuatnya cocok untuk perusahaan yang masih menggunakan lemari arsip lama mereka. Namun, pemberi kerja yang mencari sistem perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one yang modern mungkin lebih baik dilayani di tempat lain.
Pelajari lebih lanjut tentang DynaFileFitur Utama
- Secara otomatis menetapkan kode batang untuk membantu pengambilan dokumen
- Pengumpulan tanda tangan elektronik
- Kemampuan pemindaian batch
- Manajer dapat menetapkan izin akses
Pro
- Penyimpanan berbasis web memudahkan untuk mengakses dokumen saat bepergian
- Fitur kolaborasi cloud meningkatkan efisiensi antar lokasi
Kontra
- Harga tidak tercantum di situs web DynaFile
- Tidak ada uji coba gratis yang tersedia
Harga
Hubungi vendor untuk mengetahui harga Uji coba: Tanpa Paket Gratis: Tidak
Avokaado — Bagus untuk manajemen kontrak
Tersedia di
- Web
Avokaado adalah sistem manajemen kontrak dengan kemampuan penyimpanan dokumen karyawan. Pengusaha dapat membuat kontrak dari templat Avokaado yang dapat disesuaikan, meminta tanda tangan elektronik, dan mengajukan serta menyortir kontrak dari kenyamanan kantor mereka.
Daripada menulis ulang kontrak dari awal, pemberi kerja dapat menggunakan fitur otomasi berbasis klausa Avokaado untuk membuat perpustakaan klausul umum untuk bertukar masuk atau keluar sesuai keinginan mereka. Fitur lain termasuk pengingat otomatis yang dapat diatur pemberi kerja untuk diri mereka sendiri atau karyawan mereka. Misalnya, mereka dapat mengingatkan karyawan saat pendaftaran terbuka dimulai pada paket asuransi kesehatan mereka atau saat mereka perlu memperbarui sertifikasi khusus industri.
Sayangnya, Avokaado saat ini hanya tersedia dalam bahasa Inggris. Pengusaha mungkin memerlukan sistem perangkat lunak lain jika pekerjaan mereka melintasi batas internasional.
Pelajari selengkapnya tentang AvokaadoFitur Utama
- Akses ke perpustakaan template kontrak
- Kemampuan "mengirim dan meminta" tanda tangan elektronik
- Hub terpusat untuk dokumen penting
- Paket gratis selamanya menawarkan fungsionalitas yang kuat
Pro
- Tersedia paket gratis selamanya
- Templat kontrak yang dapat dimodifikasi tersedia
Kontra
- Hanya tersedia dalam bahasa Inggris
- Jumlah template terbatas
Harga
Mulai dari $35/pengguna/bulan Uji Coba: Ya Paket Gratis: Ya
GoCo — Bagus untuk merekrut karyawan baru
Tersedia di
- Web
- iOS
- Android
GoCo adalah solusi perangkat lunak HR all-in-one yang menyentuh beberapa fungsi di tempat kerja. Ini menawarkan fungsionalitas pembuatan alur kerja terperinci, yang dapat memuluskan orientasi dengan membiarkan pemberi kerja menyambut anggota staf baru dengan daftar tugas terperinci dan dokumen yang diperlukan.
Ini juga memungkinkan pengingat dan tenggat waktu otomatis, sehingga manajer tidak perlu membuat pengingat secara manual untuk mengirimkan dokumen asuransi kesehatan kepada karyawan baru.
GoCo juga menawarkan serangkaian fitur perangkat lunak SDM standar, seperti kemampuan pengumpulan tanda tangan elektronik dan pengarsipan dokumen. Pengguna dapat mengotomatiskan berbagai praktik SDM yang berulang, mulai dari orientasi hingga tinjauan kinerja.
Tidak seperti beberapa entri lain dalam daftar ini, GoCo tidak mendukung banyak integrasi pihak ketiga. Pengusaha yang mencari sistem yang lebih fleksibel mungkin menemukan bahwa GoCo tidak memenuhi semua kebutuhan mereka.
Pelajari lebih lanjut tentang GoCoFitur Utama
- Memiliki daftar periksa dan pengingat yang dapat dibangun
- Opsi untuk mengirimkan permintaan pengumpulan tanda tangan elektronik melalui email
- Termasuk perangkat lunak penggajian berpemilik
- Alur kerja yang dapat disesuaikan untuk berbagai tugas SDM
Pro
- Aplikasi seluler berfungsi untuk perangkat Apple dan Android
- Beberapa fitur otomatisasi tersedia
Kontra
- Jumlah modul terbatas
- Tidak ada uji coba gratis
Harga
Mulai dari $5/pengguna/bulan Uji Coba: Ya Paket Gratis: Ya
DocuSign — Bagus untuk mengelola volume kontrak yang besar
Tersedia di
- Web
- iOS
- Android
DocuSign membantu departemen SDM mematuhi undang-undang domestik dan internasional saat mengirim dan menerima kontrak besar. Pengguna dapat mempercepat proses penandatanganan dengan menyorot area yang perlu ditandatangani, dan ini memungkinkan mereka mewarnai kotak kode untuk penerima yang dituju.
Sementara DocuSign mempertahankan beberapa fungsi dasar pengarsipan, penyortiran, dan pengambilan dokumen karyawan, jelas bahwa fokus utama perangkat lunak terletak pada bidang kontrak. Daripada memburu karyawan secara langsung untuk tanda tangan mereka, pemberi kerja dapat mengirimkan kontrak digital dengan kemampuan tanda tangan elektronik. Fitur ini berguna untuk bisnis dengan banyak pekerja kontrak, karyawan jarak jauh, dan anggota staf yang rutin bekerja di luar kantor.
Namun, kurangnya fungsionalitas SDM yang mendalam berarti mungkin perlu dipasangkan dengan solusi perangkat lunak lain untuk mencapai hasil terbaik.
Pelajari lebih lanjut tentang DocuSignFitur Utama
- Standar kepatuhan dan tata kelola data yang komprehensif
- Fungsi pengkodean warna
- Repositori digital pusat untuk dokumen-dokumen penting
- Verifikasi identitas yang ditingkatkan
Pro
- Memudahkan pembuatan kontrak dan pengumpulan tanda tangan
- Sejumlah besar integrasi pihak ketiga tersedia
Kontra
- Tidak dibangun dengan mempertimbangkan fungsionalitas SDM yang komprehensif
- Pembatasan jumlah file dan ukuran file
Harga
Mulai dari $10/pengguna/bulan Uji Coba: Ya Paket Gratis: Ya
Eddy — Bagus untuk usaha kecil
Tersedia di
- Web
- Windows
- Mac
Eddy menyebut dirinya sebagai solusi perangkat lunak SDM untuk bisnis lokal. Fungsi intinya berpusat pada mengotomatiskan tugas SDM rutin untuk bisnis kecil. Ini melacak jam kerja karyawan, membantu dengan onboarding dan offboarding, dan memungkinkan pengguna membuat profil untuk pekerja. Itu juga dilengkapi dengan fitur laporan otomatis dengan analitik bawaan.
Fitur manajemen file yang dapat disesuaikan memungkinkan pengguna mengurutkan dokumen sesuai dengan proses internal mereka. Seperti kebanyakan sistem pelacakan file, semuanya disimpan dalam satu hub yang nyaman.
Sayangnya, Eddy tidak mengizinkan pengguna melacak dokumen mana yang masih memerlukan tanda tangan, yang dapat memperlambat tugas SDM yang ingin diotomatisasi.
Pelajari selengkapnya tentang EddyFitur Utama
- Jam waktu seluler untuk melacak dan mengelola karyawan saat bepergian
- Perekrutan dan pelacakan pelamar
- Pelacakan metrik utama dengan analitik terperinci
- File karyawan dapat disimpan dan diambil dari hub dokumen pusat
Pro
- Fungsi manajemen SDM yang komprehensif
- Fitur direktori staf tersedia
Kontra
- Harus menelepon untuk penawaran khusus
- Fitur tertentu hanya tersedia sebagai add-on berbayar
Harga
Mulai dari $49/bulan + $8/pengguna/bulan Uji Coba: Tanpa Paket Gratis: Tidak
Bandingkan Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan Terbaik
| Tema |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ulasan |   | | | | | |
| Harga | Mulai dari hanya $29/bulan untuk 30 pengguna pertama | Hubungi vendor untuk harga | Mulai dari $35/pengguna/bulan | Mulai dari $5/pengguna/bulan | Mulai dari $10/pengguna/bulan | Mulai dari $49/bulan + $8/pengguna/bulan |
| Uji Coba Gratis | Ya 14 hari | TIDAK | Ya | Ya | Ya | TIDAK |
| Paket Gratis | Ya Hingga 30 pengguna | TIDAK | Ya | Ya | Ya | TIDAK |
Apa itu Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan?
Sistem manajemen file karyawan menyimpan catatan karyawan dan dokumen digital lainnya dalam database terpusat . Ini membantu profesional sumber daya manusia menyederhanakan alur kerja mereka dan meningkatkan efisiensi dengan memindahkan catatan karyawan dari lemari arsip ke file elektronik berbasis cloud sehingga lebih mudah untuk mengambil informasi penting atau rahasia.
Sistem perangkat lunak juga dapat membantu perusahaan mematuhi berbagai undang-undang dan kode peraturan. Misalnya, sistem perangkat lunak manajemen file karyawan perusahaan truk dapat mendeteksi bahwa CDL pengemudi akan diperbarui dan dapat mengirimkan pengingat yang bermanfaat sehingga pengemudi dan perusahaan tetap berada di sisi hukum yang benar.
Bagaimana Cara Kerja Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan?
Sistem perangkat lunak manajemen file karyawan menggabungkan komunikasi cepat dengan tindakan keamanan siber yang kuat , seperti perangkat lunak enkripsi, protokol HTTPS, dan autentikasi dua faktor. Informasi sensitif, seperti file personel dengan nomor Jaminan Sosial karyawan, dapat disimpan lebih aman daripada di lingkungan kertas tradisional.
Pencari dokumen memungkinkan profesional HR bertindak dengan efisiensi yang lebih besar. Misalnya, jika SDM perlu mendapatkan nomor Jaminan Sosial yang disebutkan di atas untuk staf penggajian, mereka dapat menarik dokumen tersebut dalam hitungan detik menggunakan fitur alat pencarian perangkat lunak.
Fitur lain dapat mempercepat proses bisnis rutin. Misalnya, kontrak elektronik dapat dikirim melalui email, ditandatangani, dikumpulkan, dan diajukan dalam hitungan menit. Di zaman kerja jarak jauh, ini telah menjadi kebutuhan bagi bisnis apa pun yang berusaha tetap kompetitif di pasar saat ini.
Perangkat lunak ini juga menghemat waktu bisnis dengan membiarkan karyawan mengirimkan dokumen mereka melalui portal online yang mengarahkan dokumen ke departemen atau individu yang sesuai.
Manfaat Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan
Sistem manajemen file karyawan lebih dari sekadar memodernisasi kantor Anda. Ini melindungi informasi penting karyawan sambil meningkatkan efisiensi staf dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin. Fitur pencarian yang mudah berarti tidak perlu lagi memilah-milah lemari arsip atau file desktop yang tidak tertata dengan baik.
Tumbuhkan Semangat Kolaborasi Dalam Perusahaan Anda
Perangkat lunak ini mendorong kolaborasi yang lebih erat antar departemen dengan bertindak sebagai satu sumber kebenaran. Daripada mengandalkan sumber informasi duplikat yang mungkin berisi informasi yang kedaluwarsa atau keliru, Anda dapat memusatkan semua data seluruh perusahaan Anda di satu hub yang dapat diakses.
Peningkatan produktivitas pekerja mengembalikan uang ke kantong perusahaan. Setiap jam yang dihemat melalui peningkatan efisiensi berarti satu jam ekstra yang dapat dihabiskan untuk tugas terkait pekerjaan lainnya.
Tetap Mematuhi Peraturan Pemerintah dan Industri Sepenuhnya
Perangkat lunak manajemen file karyawan membantu perusahaan mematuhi peraturan pemerintah dan industri . Misalnya, ini dapat menyempurnakan pengaturan izin untuk menghindari kebocoran informasi karyawan yang sensitif seperti Jaminan Sosial atau nomor SIM. Pembagian informasi yang tidak sah dapat menyebabkan bisnis melanggar Undang-Undang Hak Privasi California tahun 2020.
Luangkan Waktu Anda Dengan Alat Peningkatan Efisiensi
Opsi pengunggahan dokumen yang ramah seluler membuat hidup manajer SDM lebih mudah dengan membiarkan karyawan memasukkan dokumen penting ke dalam file karyawan mereka dari mana saja di dunia. ROI untuk membebaskan pekerja SDM Anda untuk tugas bernilai tambah lebih tinggi akan membayar perangkat lunak beberapa kali lipat.
Berapa Biaya Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan?
Biaya perangkat lunak manajemen file karyawan bervariasi menurut perusahaan. Meskipun ada beberapa sistem perangkat lunak gratis selamanya, sebagian besar program memiliki harga dasar langganan bulanan ditambah biaya tambahan per pengguna. Ini dapat dengan cepat menambah hingga ratusan dolar sebulan untuk beberapa paket. Misalnya, paket Pro Bisnis DocuSign berharga $40 per pengguna setiap bulan. Jika Anda menambahkan hanya lima anggota staf ke paket ini, Anda akan membayar $200 per bulan.
Perusahaan perangkat lunak lain membuat Anda menelepon untuk tawar-menawar dengan perwakilan penjualan. Kurangnya harga yang transparan ini bisa membuat frustasi jika Anda mencari penawaran harga yang kompetitif. Sebaliknya, Connecteam menawarkan harga rendah dan transparan secara menyeluruh. Anda bahkan dapat memulai dengan paket bisnis kecil gratis kami (hingga 10 pengguna). Paket berbayar mulai dari $29 hingga $99 per bulan untuk 30 pengguna pertama, dengan setiap pengguna tambahan hanya seharga $0,50 hingga $3, bergantung pada opsi.
FAQ
Bagaimana cara mengatur file HR saya di komputer saya?
Gunakan perangkat lunak manajemen dokumen SDM khusus untuk menyusun dokumen sesuai tujuan. Sistem manajemen file seperti Connecteam dapat membantu Anda mengumpulkan semua dokumen karyawan Anda di satu lokasi yang aman.
Manakah perangkat lunak SDM terbaik?
Connecteam menggabungkan fungsionalitas yang solid dengan antarmuka pengguna yang intuitif. Sistem mobile-ready inovatifnya memungkinkan karyawan mengunggah dokumen langsung dari smartphone mereka. Anda juga dapat memanfaatkan sistem otomatisnya yang kuat untuk membebaskan profesional SDM Anda dari tugas lain.
Perangkat lunak apa yang digunakan untuk menyimpan detail karyawan?
Anda dapat menyimpan informasi karyawan Anda dalam sistem perangkat lunak manajemen dokumen . Connecteam memudahkan untuk menyimpan, menyortir, dan mengakses file HR dari satu lokasi pusat, sehingga Anda akan selalu memiliki data karyawan yang penting di dekat Anda.
Intinya Pada Perangkat Lunak Manajemen File Karyawan
Perangkat lunak manajemen file karyawan meningkatkan efisiensi tempat kerja dengan mempercepat proses SDM rutin. Ini juga membantu bisnis berfungsi dengan menyediakan satu sumber kebenaran untuk informasi dan dokumentasi karyawan.
Connecteam adalah sistem perangkat lunak manajemen file karyawan all-in-one yang kuat. Itu menonjol dari kompetisi dengan set fitur yang komprehensif. Paket perangkat lunak lain gagal menyentuh masalah umum, tetapi Connecteam menawarkan seperangkat alat manajemen file karyawan yang lengkap.