18 Alat Komunikasi Internal Yang Dibutuhkan Perusahaan Anda di Tahun 2022

Ada saat ketika alat komunikasi internal tidak menjadi prioritas utama bagi sebagian besar bisnis. Paling-paling, manajer menghargai alat ini untuk meningkatkan transparansi lintas perusahaan dan berbagi informasi. Tetapi dengan lebih banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau di lapangan daripada sebelumnya, Anda perlu menemukan cara yang lebih mudah untuk menjangkau mereka.

Beberapa bisnis lebih baik menggunakan alat komunikasi klasik seperti email dan panggilan telepon. Sementara bisnis lain lebih cocok untuk alat yang lebih canggih seperti perangkat lunak komunikasi digital, jaringan media sosial, dan intranet karyawan.

Apa pun masalahnya, sebagian besar tenaga kerja memerlukan alat yang membantu menyederhanakan brainstorming, mengirimkan umpan balik, dan kolaborasi, sekaligus meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan.

Kami telah mengumpulkan daftar lengkap alat komunikasi internal terbaik. Dan kami merekomendasikan membaca semuanya untuk membantu Anda memahami alat mana yang paling sesuai untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda.

Apa yang Harus Anda Dapatkan Dari Alat Komunikasi Internal?

Setiap solusi perangkat lunak komunikasi internal yang hebat harus membawa manfaat berikut bagi Anda dan karyawan Anda:

1. Ini mudah digunakan dan dapat disesuaikan sehingga karyawan Anda dapat memahami fitur-fiturnya.
2. Ini menghemat waktu dan menghilangkan bolak-balik yang tidak perlu melalui fasilitas pesan instan yang terorganisir.
3. Ini meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan , memberi Anda platform untuk membuat komunikasi menjadi menyenangkan dan menyenangkan.
4. Ini memastikan bahwa semua bentuk komunikasi aman dan terlindungi, melindungi semua data dan informasi pribadi.
5. Ini memberdayakan kolaborasi , memudahkan Anda dan karyawan Anda untuk saling berbagi umpan balik. Ini juga mudah untuk menemukan karyawan dengan beberapa jenis alat pencarian.

Dan jika Anda ingin menyelam lebih dalam, lihat panduan kami tentang membuat dan menerapkan strategi komunikasi internal untuk bisnis Anda.

Jenis Komunikasi Internal

Meskipun ada banyak alat komunikasi internal yang berbeda untuk dipilih (lebih lanjut tentang itu nanti), ini sering dapat dikategorikan sebagai jenis komunikasi internal tertentu.

• Kolaborasi proyek : Karyawan memerlukan alat komunikasi internal untuk membantu mereka mengerjakan proyek dan tugas secara efisien bersama-sama.
• Perusahaan terkemuka : Alat komunikasi internal dapat digunakan untuk berbagi berita tentang perusahaan dengan tenaga kerja. Berita ini dapat berkisar dari pengumuman dan pencapaian karyawan hingga strategi dan kebijakan baru.
• Komunikasi informal : Personil harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi bahkan tentang hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, baik melalui forum publik atau pesan pribadi.

Perlu juga dicatat bahwa beberapa alat komunikasi internal dirancang untuk digunakan oleh karyawan, sementara yang lain khusus untuk digunakan oleh manajer.

Jenis Alat Komunikasi Internal

Alat Komunikasi Internal yang Digunakan Karyawan

Menurut Gallup, perusahaan dengan karyawan yang sangat terlibat 21% lebih menguntungkan daripada perusahaan yang karyawannya tidak.

Karyawan harus memiliki alat dan metode komunikasi internal untuk berbagi sumber daya dan terhubung satu sama lain. Ini harus memberdayakan pekerja untuk mengajukan pertanyaan yang relevan kepada manajemen atas, berkolaborasi dalam proyek dan memberikan umpan balik tentang semua hal yang berhubungan dengan pekerjaan.

Alat Komunikasi Internal yang Digunakan oleh Manajer

Menurut penelitian, tim lebih mungkin terorganisir jika mereka menerima informasi dan bimbingan perusahaan dari atas ke bawah.

Manajer memerlukan alat komunikasi internal administratif yang membantu mereka menerapkan metode komunikasi mereka. Misalnya, membangun dan menyesuaikan fitur komunikasi seperti survei, buletin, pembaruan perusahaan, dan banyak lagi.

Sekarang setelah Anda mengetahui jenis utama alat komunikasi internal, mari kita lihat lebih dalam jenis fitur yang harus disertakan saat mempertimbangkan solusi perangkat lunak komunikasi internal untuk bisnis Anda.

18 Alat Komunikasi Internal Terbaik untuk 2022

Dengan semakin banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau di lapangan, sangat penting bagi perusahaan untuk memaksimalkan akses tenaga kerja mereka ke perangkat seluler mereka.

Mengapa? Karena karyawan sering tidak memiliki akses instan ke komputer selama sehari-hari, mengurangi produktivitas dalam prosesnya. Akses ke aplikasi karyawan seluler dapat membantu mengatasi masalah ini dan membuat karyawan tetap terlibat. Selain itu, karyawan dapat berkomunikasi dengan manajer mereka dari lokasi mana pun.

Dengan aplikasi seluler karyawan, tim selalu memiliki akses instan ke informasi perusahaan dan dapat berkomunikasi satu sama lain di ponsel, tablet, laptop, dan desktop.

Connecteam adalah contoh ideal solusi perangkat lunak dengan aplikasi komunikasi karyawan yang menyederhanakan manajemen karyawan. Pekerja dapat dengan mudah menjangkau rekan kerja atau manajer melalui direktori online, berkomunikasi melalui obrolan 1:1 atau tim, menerima pembaruan waktu nyata, dan memiliki akses instan ke semua informasi penting untuk pekerjaan mereka.

Untuk bisnis dengan tim besar, intranet bisa sangat berguna untuk komunikasi internal. Perangkat lunak semacam ini dapat digunakan untuk berbagi pengetahuan lintas departemen, serta artikel, dokumen, bagan, dan banyak lagi. Yang terpenting, semua karyawan, baik yang bekerja di kantor utama, di lokasi satelit, atau di rumah, semuanya dapat tetap berada di halaman yang sama mengenai berita perusahaan.

Juga dikenal sebagai "jejaring sosial perusahaan," Intranet dapat digunakan dengan cara yang tampaknya tidak terbatas karena kemampuan penyesuaiannya. Dengan alat semacam ini, pengguna dapat terlibat dalam dialog transparan tentang topik terkait pekerjaan apa pun, membangun keterlibatan karyawan, dan menyimpan dokumen sebanyak yang diperlukan, sehingga pekerja jarak jauh dan internal dapat merasa terhubung setiap saat.

Perangkat lunak lengkap yang pada dasarnya berfungsi sebagai aplikasi intranet perusahaan adalah Connecteam. Dirancang terutama untuk pekerja tanpa meja, pengguna dapat membaca semua berita terkait perusahaan , menjalani pelatihan karyawan, mengakses dokumen yang diunggah, mengisi survei, dan banyak lagi.

Meskipun penting untuk memberikan suara kepada karyawan Anda untuk membagikan pemikiran mereka tentang topik, kebijakan, dan proses yang terkait dengan perusahaan, banyak yang lebih memilih untuk tetap anonim. Jadi memberi tenaga kerja ruang yang aman di mana mereka dapat menyuarakan diri mereka sendiri tanpa nama, seperti survei keterlibatan karyawan online, adalah cara yang pasti untuk menerima umpan balik yang benar-benar membuat perbedaan.

Manajer kemudian dapat menganalisis pengajuan karyawan untuk mengidentifikasi masalah umum dan cara mereka dapat mengubah aspek perusahaan, baik besar maupun kecil.

Aplikasi seperti Connecteam memberikan survei kepada karyawan yang dapat mereka isi langsung dari perangkat seluler mereka . Dimungkinkan juga untuk membuat jajak pendapat yang mudah bagi karyawan untuk memberikan suara, atau opsi untuk mengomentari memberikan reaksi emoji terhadap pembaruan perusahaan.

Alih-alih mengirimkan buletin internal di pos dan tidak menjamin bahwa setiap penerima membaca, perusahaan sekarang dapat membagikannya secara digital. Ini dapat dibagikan dengan karyawan, baik melalui aplikasi atau email, mengumpulkan pembaruan dan item berita yang paling relevan dan hanya menyertakan teks dan gambar yang menarik.

Bisnis juga dapat menggunakan buletin perusahaan digital untuk mengenali pencapaian karyawan atau tim. Ini dapat dibagikan baik di desktop atau perangkat seluler, memastikan bahwa semua orang menerimanya di perangkat yang sesuai untuk mereka.

Aplikasi karyawan seperti Connecteam memiliki opsi untuk mengirimkan pembaruan di seluruh perusahaan secara real-time , yang pada dasarnya dapat berfungsi sebagai buletin digital.

Mungkin jenis alat komunikasi yang paling jelas adalah aplikasi pesan instan. Dari nama rumah tangga seperti WhatsApp dan Messenger hingga aplikasi manajemen karyawan dengan fitur obrolan tim karyawan seperti Connecteam, teknologi semacam ini membantu orang tetap berhubungan satu sama lain , baik itu untuk alasan profesional atau pribadi.

Dalam dunia bisnis, karyawan harus dapat menjangkau satu sama lain, serta manajer mereka.

Beberapa pertanyaan lebih mudah diajukan melalui pesan singkat dibandingkan dengan panggilan telepon. Dan aplikasi perpesanan memastikan bahwa semua diskusi yang berhubungan dengan pekerjaan dilakukan pada platform yang sama, tidak tercampur dengan utas pesan pribadi.

Pesan instan juga merupakan bentuk komunikasi tertulis yang lebih cepat dan nyaman daripada email, yang seringkali lebih lama dan membutuhkan lebih banyak waktu untuk ditanggapi.

Beberapa alat komunikasi internal dapat memberikan lebih dari sekadar kemampuan bagi karyawan untuk saling mengirim pesan. Dengan alat kolaborasi, karyawan benar-benar dapat mengerjakan proyek dengan rekan kerja, di mana pun mereka berada. Grup besar yang perlu melacak kemajuan dan menyinkronkan dengan mudah dapat memperoleh manfaat besar dari teknologi semacam ini.

Alat kolaborasi memungkinkan manajer untuk membagi pekerjaan di antara karyawan, menetapkan tugas untuk karyawan tertentu dan mengomentari file secara real-time.

Fungsi khas lainnya dari alat kolaborasi termasuk berbagi file dan manajemen tugas, dua kemampuan yang dapat dilakukan oleh aplikasi seperti Connecteam.

Salah satu cara terbaik untuk berkomunikasi dengan tenaga kerja adalah dengan memberikan pengakuan kepada karyawan di tempat yang seharusnya. Baik untuk melampaui dan melampaui atau memberikan contoh yang baik untuk rekan kerja, pusat pengenalan karyawan digital memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menempatkan karyawan dalam sorotan.

Menurut sebuah penelitian, bisnis dengan alat pengenalan yang efektif memiliki omset 31% lebih sedikit daripada bisnis dengan alat yang tidak efektif atau tanpa alat sama sekali.

Mengenali karyawan dan memberikan kesempatan kepada orang lain untuk menunjukkan penghargaan atas upaya mereka membantu membangun budaya perusahaan yang positif dan memberikan insentif kepada karyawan untuk menjadi lebih produktif. Manajer juga dapat berbagi program karyawan bulan ini, promosi, pensiun, dan perpisahan dalam kapasitas ini.

Fitur pengakuan dan penghargaan karyawan Connecteam dengan sempurna menunjukkan kemampuan alat semacam ini.

Dengan alat advokasi karyawan sosial, karyawan memiliki kesempatan untuk menunjukkan keterampilan mereka sebagai duta merek online untuk perusahaan mereka. Alat semacam ini membuktikan kepada karyawan bahwa Anda percaya bahwa mereka dapat menjadi suara positif organisasi, dengan kebebasan untuk mengekspresikan pesan dan pembaruan produk sesuai keinginan mereka.

Dengan demikian, alat komunikasi internal jenis ini dapat digunakan untuk memberikan pedoman dan arahan kepada karyawan tentang bagaimana memaksimalkan tugas advokasi mereka. Kemampuan untuk membagikan postingan ke saluran media sosial dari alat semacam itu dalam satu klik membuat advokasi karyawan lebih mudah untuk berpartisipasi.

Yang mengejutkan, lebih dari sepertiga karyawan harus menunggu lebih dari tiga tahun untuk menerima umpan balik apa pun dari manajer mereka. Namun, umpan balik yang membangun adalah metode penting untuk membantu karyawan tumbuh dan menjadi kontributor independen untuk operasi perusahaan.

Banyak solusi perangkat lunak menyediakan fitur di mana karyawan dapat meminta umpan balik, dan manajer dapat menyediakannya, seperti melalui obrolan 1:1, survei yang dapat disesuaikan, dan kotak saran. Ini membantu manajer mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang tingkat kepuasan karyawan mereka dan membantu meningkatkan keputusan bisnis di masa depan.

Dengan Connecteam, Anda dapat:

• Buka kotak saran untuk mengumpulkan umpan balik dari tim Anda .
• Kumpulkan umpan balik waktu nyata melalui 1:1 dan obrolan tim.
• Bagikan pembaruan, pengumuman perusahaan, dan lainnya sambil menerima umpan balik melalui komentar dan reaksi
• Gunakan survei dan jajak pendapat langsung untuk meningkatkan pengambilan keputusan bisnis .

Melihat bahwa Milenial dan Gen Z akan mewakili gabungan 71,6% dari angkatan kerja global pada tahun 2030, itu adalah sebagian besar angkatan kerja yang terbiasa mengakses informasi melalui video.

Konten video adalah cara yang ampuh untuk mengomunikasikan ide dan berbagi informasi dengan tenaga kerja.

Dengan perpustakaan video, berbagi pengetahuan bersifat visual dan audio, artinya sumber daya pelatihan, rapat, dan demonstrasi dapat diajarkan dengan lebih efisien. Terlebih lagi, karyawan dapat mengakses semua video yang diunggah atas kebijaksanaan mereka sendiri, dari lokasi mana pun. Di tingkat perusahaan, organisasi dapat menggunakan perpustakaan video untuk berbagi pengumuman instan mengenai tujuan dan kebijakan perusahaan baru.

Aplikasi seperti Connecteam memungkinkan admin berbagi video secara instan dengan tim dan individu untuk tujuan pelatihan, pengumuman perusahaan, dan banyak lagi.

Memulai pekerjaan baru tanpa pengetahuan atau bimbingan yang tepat bisa menjadi mimpi buruk yang mutlak. Memiliki pusat orientasi memberi karyawan baru langkah-langkah logis, memastikan bahwa mereka mempelajari semua dasar-dasar utama untuk memudahkan peran baru mereka. Tidak hanya itu, pusat orientasi membantu karyawan baru terbiasa dengan proses dan budaya perusahaan baru mereka.

Dengan alat komunikasi internal semacam ini, manajer dapat menyesuaikan sumber daya pelatihan mereka untuk karyawan dan tim tertentu, membangun basis pengetahuan dan menambahkan karyawan baru ke direktori karyawan, di mana mereka dapat menemukan rincian kontak dari semua tokoh yang relevan di perusahaan.

Aplikasi seperti Connecteam memungkinkan manajer menyiapkan program pelatihan karyawan yang efektif untuk karyawan baru.

Tidak cukup hanya menyediakan karyawan dengan alat komunikasi internal. Penting juga untuk melacak seberapa interaktif, terlibat, dan produktif karyawan Anda.

Dengan sistem analitik dan pelaporan, Anda dapat melacak dengan tepat bagaimana tim Anda berinteraksi dengan konten yang diposting dalam platform digital pilihan Anda.

Misalnya, Anda dapat mengukur keterlibatan karyawan dengan pengumuman perusahaan, pembaruan kebijakan, polling langsung, atau postingan informal.

Memiliki platform di mana pengguna dapat mengunggah, berbagi, dan mengelola dokumen dan file sangat penting untuk kolaborasi tim yang efektif.

Alat komunikasi internal yang mencakup perpustakaan pusat untuk penyimpanan dokumentasi memberi karyawan ruang yang jelas di mana mereka dapat melihat dokumen mana yang perlu mereka unggah, apakah itu untuk tujuan administratif atau pekerjaan. Untuk yang pertama – manajer dapat dengan mudah memperbarui kebijakan, lisensi, dan dokumen karyawan.

Fitur dokumen Connecteam memudahkan manajer SDM untuk melacak semua dokumentasi penting karyawan , dengan kemampuan untuk menyetujui dan menolak dokumen tergantung pada status mereka.

Dengan podcast sekarang menjadi salah satu bentuk media paling populer di dunia (100+ juta orang setidaknya sebulan sekali, menurut Forbes), tidak ada alasan mengapa perusahaan tidak dapat menggunakannya secara internal untuk melibatkan karyawan mereka.

Podcast dapat memberikan informasi yang berharga, meskipun rumit kepada pekerja, dengan cara yang lebih sederhana, yang dapat mereka dengarkan bahkan saat sedang bekerja.

Dengan Connecteam, Anda dapat mengunggah file audio dan menandainya sebagai podcast , menambahkannya ke aset Anda, yang dapat diakses dengan mudah oleh karyawan dengan mengklik tombol.

Tidak peduli seberapa besar atau kecil perusahaan Anda, Anda perlu memberi tim Anda kesempatan untuk mengidentifikasi dan menghubungi siapa pun di perusahaan, untuk meningkatkan transparansi dan aksesibilitas perusahaan.

Perangkat lunak direktori karyawan adalah alat komunikasi internal yang berguna untuk ini. Juga, bagan organisasi adalah alat bantu visual yang bagus untuk melihat dengan tepat siapa setiap karyawan dan di departemen apa mereka bekerja.

Melalui direktori karyawan Connecteam, karyawan dapat mengirimkan detail pribadi , informasi kontak, foto profil, dan banyak lagi.

Maklum, banyak perusahaan percaya bahwa platform media sosial seperti Facebook dan Instagram dapat mengganggu dan kontraproduktif bagi tim mereka. Namun, alat komunikasi internal yang terlihat dan terasa seperti outlet media sosial sebenarnya dapat memiliki efek positif pada karyawan Anda.

Jaringan sosial internal menggabungkan informasi terkait pekerjaan dengan aspek komunitas media sosial. Terlebih lagi, karyawan sudah terbiasa menggunakan media sosial. Jadi, aplikasi karyawan yang dirancang dengan antarmuka yang familier dapat membuat proses kerja lebih mudah dan menyenangkan.

Aplikasi seluler karyawan Connecteam memiliki antarmuka pengguna yang mengingatkan pada platform media sosial. Selain itu, manajer dapat berbagi pembaruan instan melalui umpan sosial, dan karyawan dapat berinteraksi satu sama lain melalui Messenger-esque 1:1 atau obrolan tim.

Menyediakan tim dengan basis pengetahuan digital adalah cara yang bagus untuk menyediakan mereka dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah yang berhubungan dengan pekerjaan.

Pusat pengetahuan yang efektif (seperti Connecteam) harus dapat disesuaikan, memungkinkan manajer untuk menambahkan semua sumber daya yang dibutuhkan tim mereka untuk memecahkan masalah potensial yang mungkin muncul di tempat kerja. Ini mungkin termasuk manual, buku pegangan karyawan, kebijakan, dan dokumen hukum.

Memberikan utas email yang panjang dan membosankan atau surat yang hilang di pos bukanlah cara untuk memberikan berita perusahaan kepada tenaga kerja. Tidak jauh berbeda dengan buletin perusahaan, pusat berita digital adalah cara yang bagus bagi karyawan untuk langsung mempelajari hal-hal terbaru yang terjadi di perusahaan.

Apa yang membuat pusat berita berbeda dari buletin adalah bahwa karyawan dapat dengan mudah mengakses hub terpusat yang mencakup semua pembaruan perusahaan terbaru, posting blog, siaran pers, berita proyek, dan banyak lagi. Bisnis juga dapat menggunakan pusat berita untuk menyoroti karyawan berkinerja tinggi (program Karyawan Bulan Ini, misalnya).

Meskipun tidak disebut sebagai pusat berita, pembaruan Connecteam pada umpan sosialnya memungkinkan bisnis untuk berbagi banyak item berita yang disebutkan di atas.

Lebih Banyak Alat Komunikasi Internal yang Layak Dicoba

Ada banyak alat komunikasi internal lainnya yang harus dipertimbangkan oleh bisnis untuk diterapkan tergantung pada kebutuhan mereka. Ini termasuk:

• Saluran Komunitas

• Pusat Kepemimpinan/Blog

• Papan Pekerjaan

• Alat Konferensi Video

• Alat Pengalaman Karyawan

• Alat Multibahasa

• Alat Bermerek

• Alur Kerja Persetujuan Konten

• Kalender Acara

• Alat Reaksi Emoji

• Forum dan Obrolan

• Alat Perencanaan

• Pembuat Grafis

• Umpan Aktivitas

Apa itu Alat Komunikasi Karyawan?

Alat komunikasi internal adalah sumber daya yang dirancang untuk meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan dalam bisnis.

Ini dapat mencakup solusi perangkat lunak, fitur, dan metode komunikasi yang mempromosikan transparansi dan kolaborasi di seluruh perusahaan yang bersangkutan. Alat komunikasi internal dirancang untuk mengatasi masalah komunikasi apa pun yang mungkin dihadapi oleh tenaga kerja.

Saat ini, ada sejumlah alat komunikasi internal yang belum pernah ada sebelumnya untuk dipilih – dan ini dapat menangani berbagai jenis komunikasi, mulai dari obrolan di tempat kerja dan berbagi file hingga kolaborasi dan umpan balik.

Intinya pada Alat Komunikasi Internal

Saat memilih perangkat lunak manajemen karyawan terbaik untuk perusahaan Anda, Anda perlu mempertimbangkan solusi mana yang mencakup berbagai alat komunikasi internal terluas. Paling tidak, itu harus menampilkan yang dibutuhkan bisnis Anda.

Dengan mengingat hal itu, tip pro kami adalah mencoba Connecteam karena mencakup semua 18 alat komunikasi internal yang disebutkan di atas dalam beberapa bentuk atau bentuk. Melalui pusat Komunikasinya, solusi lengkap ini menyediakan beragam alat komunikasi internal untuk membantu manajer dan karyawan saling menjangkau secara instan.

Fitur komunikasi Connecteam memaksimalkan produktivitas, keterlibatan, dan transparansi karyawan sekaligus. Kami merekomendasikan untuk mencoba uji coba gratisnya untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang alat komunikasi internal mana dalam perangkat lunak yang paling sesuai dengan bisnis Anda.