Apakah Klien Penagihan Agensi Anda Sudah Benar?

Jika Anda seperti kebanyakan biro iklan, dibayar oleh klien selalu terasa seperti kemenangan, ditambah itu membuat lampu tetap menyala dan tim tetap berjalan dan fokus. Tapi begitu banyak di sekitar proses penagihan dan faktur bisa membuat stres. Bahkan, jika dilakukan secara tidak benar, ini adalah proses yang membingungkan dan canggung bagi Anda dan klien Anda. Ini juga merupakan langkah paling penting dalam bekerja dengan klien—tidak hanya untuk memastikan Anda dibayar tepat waktu, tetapi juga sebagai cara untuk membangun profesionalisme Anda dan membangun hubungan jangka panjang yang positif dengan klien. Kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang dapat Anda lakukan hari ini untuk mengubah proses penagihan yang menyakitkan menjadi keuntungan strategis yang menciptakan pengalaman hebat bagi klien Anda—dan biro iklan Anda.

1. Hindari kejutan dengan ekspektasi yang jelas

Tidak ada yang lebih membebani hubungan klien daripada ketika klien datang kepada Anda dan bertanya, "Apa yang terjadi dengan faktur ini?" Satu pertanyaan itu dapat menimbulkan kepanikan dan keraguan: Apakah itu lebih dari yang mereka harapkan? Lebih cepat dari yang mereka harapkan? item/layanan dan biaya yang tidak mereka harapkan?Klien yang mempertanyakan faktur Anda dapat membunuh semua perasaan baik yang datang dengan mendaratkan klien baru di tempat pertama.

Kuncinya di sini adalah meluangkan waktu di awal untuk menetapkan perkiraan dan cakupan pekerjaan yang jelas dan terperinci serta membuat klien Anda bergabung di awal.

Setelah Anda dan klien menyetujui persyaratan, ruang lingkup, dan layanan atau barang yang akan Anda sediakan, tuliskan semuanya dalam kontrak yang menyoroti hasil dan tanggal utama. Mintalah klien Anda meninjau dan menandatangani, dan mintalah orang lain di biro iklan Anda untuk memeriksanya guna memastikan Anda telah menandai semua i Anda dan melewati semua t Anda.

2. Lakukan pembayaran dengan mudah dan sesuaikan untuk setiap klien

Gunakan layanan penagihan berbasis cloud

Ini adalah cara termudah untuk memastikan semua orang tahu di mana faktur mereka berada. Klien tidak perlu mencari melalui tumpukan email atau mencoba membuka file yang tidak dapat mereka akses karena mereka tidak memiliki perangkat lunak yang tepat. Layanan penagihan berbasis cloud seperti Hiveage berarti klien dapat mengakses faktur di mana saja dan kapan saja mereka membutuhkannya.

Perangkat lunak berbasis cloud juga berarti klien akan selalu memiliki akses ke faktur lama. Ini dapat membantu pada waktu pajak dan membantu membangun hubungan kepercayaan dengan klien Anda. Ini juga bagus untuk seluruh agensi Anda untuk dapat melacak keuangan semua di satu tempat.

Sertakan opsi pembayaran sederhana

Setiap titik kontak yang Anda miliki dengan klien adalah kesempatan untuk membuat kesan yang luar biasa. Pastikan mudah bekerja dengan Anda dan mereka akan terus datang kembali.

• Berikan pilihan one-click payment dengan beberapa metode pembayaran. Jika Anda membuat pembayaran semudah mengklik tombol, klien yang sibuk lebih cenderung membayar faktur Anda ketika tiba di kotak masuk mereka. Semakin sulit, semakin lama mereka akan menundanya.
• Atur setoran otomatis untuk e-Transfer agar tidak perlu membuat dan mengirim kata sandi/pertanyaan keamanan.
• Konsolidasi sebanyak yang Anda bisa. Sebagai agensi, Anda mungkin memiliki beberapa tim yang mengerjakan beberapa proyek untuk satu klien. Tanyakan kepada klien untuk memastikan bahwa Anda menagih mereka sesuai keinginan mereka dan departemen keuangan mereka, tetapi gabungkan ke satu faktur bila memungkinkan. Pastikan untuk menyertakan perincian pekerjaan yang jelas dan hindari beberapa tagihan jika Anda bisa.
• Menawarkan pembayaran sebagian. Fleksibilitas untuk menagih secara bertahap adalah kunci bagi klien apakah Anda menerima setoran, mengerjakan proyek skala besar, atau untuk alasan keuangan klien: mampu mengakomodasi klien Anda menunjukkan kepada mereka bahwa Anda terlibat dalam hal ini bersama-sama.
• Miliki metode pembayaran yang fleksibel: Pastikan Anda dapat melakukan berbagai jenis pembayaran, dan berbagai mata uang untuk mempermudah klien internasional.

Penagihan profesional lebih dari sekadar cara klien membayar Anda—cara Anda menyajikan tagihan juga penting.

Gunakan template profesional yang menyertakan sistem penomoran, memiliki rincian tarif dan layanan yang jelas, termasuk ketentuan pembayaran (jatuh tempo setelah diterima, dalam 30 hari, dll.), biaya keterlambatan, dan metode pembayaran.

3. Jadikan proses penagihan Anda bekerja untuk Anda dan klien Anda

Pikirkan kembali pengalaman layanan pelanggan terburuk Anda sendiri: mungkin Anda mencoba berurusan dengan penyedia internet atau telepon, menghabiskan berjam-jam di telepon hanya untuk diberitahu satu hal oleh satu orang dan sesuatu yang berbeda oleh orang lain. Setelah semua itu, masalahnya tidak terpecahkan dan Anda harus menelepon kembali lain kali hanya untuk menerima jawaban yang sama sekali berbeda. Begitu banyak dari ini dapat diselesaikan dengan komunikasi yang jelas dan menghilangkan peluang untuk kesalahan manusia.

Menggunakan layanan faktur berbasis cloud berarti Anda dapat mengotomatiskan hampir setiap langkah.

• Otomatiskan periode penagihan Anda. Proses pengiriman faktur dapat memakan waktu—melacak email, memastikan Anda memiliki periode penagihan yang tepat untuk setiap klien, dll., terutama jika Anda memiliki banyak faktur untuk dikirim. Hemat banyak waktu dengan menggunakan perangkat lunak faktur yang memungkinkan Anda mengaturnya sekali dan kemudian mengotomatiskan seluruh proses untuk Anda. Selain itu, klien Anda akan merasa tenang karena mengetahui dengan tepat kapan harus menunggu faktur mereka—terutama jika mereka adalah klien tetap.
• Kirim tindak lanjut otomatis. Hemat waktu dan energi mental dengan membuat pengingat otomatis untuk faktur yang telah jatuh tempo. Menstandarkan email ini juga berarti mereka akan selalu profesional—bahkan jika Anda frustrasi karena keterlambatan pembayaran.
• Siapkan penagihan berulang otomatis. Setelah Anda memukau klien Anda dan mendapatkan kontrak tetap atau kontrak berulang, buat segalanya lebih mudah dengan penagihan berulang. Ini juga memastikan Anda selalu menagih selama periode penagihan yang benar. Sama seperti Anda tidak perlu melakukan pekerjaan melacak pembayaran, klien Anda tidak perlu melakukan pekerjaan ekstra untuk membayar Anda.
• Kirim tanda terima pembayaran otomatis. Seperti tips di atas, ini akan membebaskan waktu Anda dan mengotomatiskan alur kerja Anda dengan lebih baik sehingga Anda tidak perlu mengirim tanda terima manual. Ini juga membantu membangun hubungan baik dengan klien Anda, dan memberi mereka tanda terima transaksi untuk catatan mereka. Anda bahkan dapat mempersonalisasi ini dengan pesan hangat untuk lebih membangun hubungan Anda dan memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai bisnis mereka.

Gunakan penagihan untuk memperkuat hubungan klien Anda

Pada akhirnya, Anda harus dibayar untuk pekerjaan Anda. Tetapi proses penagihan jauh lebih dari sekadar transaksi dan agensi yang cerdas memanfaatkan setiap kesempatan untuk mengesankan. Anda melakukan banyak pekerjaan untuk mendapatkan klien Anda, dan hal terakhir yang Anda inginkan adalah merusak hubungan dengan sesuatu seperti proses penagihan yang ceroboh. Anda ingin klien melihat bekerja dengan Anda sebagai sesuatu yang membuat hidup mereka lebih mudah—bukan sebagai kerumitan—dan itu meluas ke setiap aspek hubungan Anda.

Detail kecil bertambah. Menjadi jelas dan terbuka sejak awal, meluangkan waktu untuk memandu klien Anda melalui proses Anda dan menunjukkan kepada mereka apa (dan berapa banyak) yang mereka bayar, dan membuatnya sesederhana mungkin bagi mereka untuk membayar Anda semua menunjukkan Anda profesionalisme dan menambah pengalaman klien yang luar biasa. Dan perangkat lunak faktur yang tepat dapat membuat seluruh proses tanpa rasa sakit sehingga penagihan sama lancarnya bagi Anda dan klien Anda.