5 Strategi Manajemen Perubahan untuk Transformasi Digital

Manajemen perubahan adalah salah satu strategi terpenting untuk memastikan keberhasilan transformasi; mungkin salah satu alasan posisi CIO sekarang menjadi salah satu peran yang paling didambakan dan dikompensasikan dalam bisnis saat ini.

Perusahaan yang beroperasi di lanskap bisnis modern semakin menemukan diri mereka mengelola lebih dari sekadar karyawan, pelanggan, dan produk.

Mereka juga mengelola pengenalan teknologi baru, kemunculan peluang pasar baru yang tiba-tiba, dan perubahan cara konsumen memilih, berinteraksi, dan menerapkan standar pada merek mereka.

Singkatnya, bisnis modern harus mengelola perubahan. Untuk melakukannya, mereka perlu mengubah strategi manajemen mereka.

Namun, seperti halnya pergolakan drastis dalam suatu organisasi, merumuskan rencana manajemen perubahan terstruktur bisa jadi sulit.

Karyawan mungkin enggan untuk “mencoba hal-hal baru.” Mungkin sulit untuk mengamankan anggaran karena pengambil keputusan mungkin tidak melihat perlunya memperbarui proses yang tampaknya berhasil. Dan bahkan jika mereka melakukannya, melibatkan orang yang tepat sejauh yang mereka butuhkan bisa menjadi tantangan tersendiri.

Kemampuan untuk mengatasi dan beradaptasi dengan perubahan dalam suatu organisasi menjadi elemen penting untuk bertahan hidup bagi banyak bisnis modern dalam lanskap transformasi digital saat ini.

Apakah perusahaan Anda bersiap untuk melakukan perubahan, atau berjuang untuk mengelolanya? Baca terus untuk mengetahui bagaimana manajemen perubahan telah berkembang, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu menciptakan strategi yang layak dan sukses.

Tujuan Manajemen Perubahan

Tidak seperti manajemen proyek—di mana mudah untuk menunjukkan jadwal, tujuan yang nyata, dan hasil yang spesifik—manajemen perubahan mengikuti rute yang lebih reaktif dan tidak terbatas.

Seperti apa manajemen perubahan itu mungkin berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tetapi semua strategi akan memiliki tiga tujuan utama:

• Untuk meningkatkan ROI tenaga kerja. Semua perubahan, terutama yang terkait dengan transformasi digital, harus dipasang untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja Anda. Baik itu teknologi untuk berkomunikasi dengan lebih baik antar departemen atau alat untuk melaksanakan pekerjaan desain yang terampil secara efektif, setiap perubahan akan membantu karyawan Anda melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dan lebih cepat.
• Untuk menciptakan keunggulan kompetitif. Perusahaan berevolusi untuk menjadi lebih baik dalam apa yang mereka lakukan. Dengan memberikan proses perubahan struktur, manajemen perubahan membantu perusahaan melihat peluang untuk mendapatkan keunggulan kompetitif melalui pengurangan biaya, spesialisasi, inovasi, atau peningkatan kualitas layanan.
• Memberi energi dan memberdayakan karyawan. Penelitian memperkirakan bahwa sekitar 70% inisiatif perubahan gagal karena kurangnya dukungan dari karyawan. Perubahan dapat mengintimidasi, terutama ketika pengguna telah melakukan sesuatu dengan cara tertentu untuk waktu yang lama, atau mereka takut bahwa perubahan dapat menyebabkan hilangnya pendapatan. Manajemen perubahan membantu memastikan karyawan merasa diakui dan didukung, sehingga memberdayakan mereka untuk mendukung inisiatif perubahan.

Masalah Manajemen Perubahan Saat Ini Dalam Transformasi Digital

Seperti yang kami sebutkan, membuat perubahan besar pada proses bisnis yang ada seringkali merupakan perjalanan yang panjang dan tidak mudah, terutama ketika membuat pergolakan yang diperlukan untuk komponen bisnis yang telah ada selama bertahun-tahun.

Survei Harvey Nash/KPMG CIO menunjukkan bahwa hanya 41% perusahaan yang memiliki strategi digital seluruh perusahaan, dan hanya 18% perusahaan yang menilai penggunaan teknologi digital mereka sebagai “sangat efektif.”

Kegagalan dalam proyek transformasi digital hampir selalu disebabkan oleh kurangnya persiapan dan strategi.

Komunikasi yang jelas; tujuan dan pelaporan kemajuan yang konsisten; tetap dalam anggaran—semua ini penting untuk melihat inisiatif dari awal hingga akhir.

Bisnis yang merasa kecewa dengan hasil proyek digital mereka sering kali tidak memiliki arah dalam bidang-bidang utama ini.

Salah satu alasan bisnis lebih sering menggunakan MSP adalah untuk alasan yang tepat ini—mengalihdayakan strategi dan implementasi ke pihak ketiga yang telah menunjukkan keahlian selama beberapa tahun dalam proyek serupa menarik bagi bisnis yang ingin bertransformasi.

Memiliki strategi manajemen perubahan yang ketat harus menjadi prioritas utama organisasi ketika memulai mengadopsi dan menerapkan teknologi baru.

Jadi, tanpa basa-basi lagi, mari kita masuk ke aspek terpenting yang membentuk strategi manajemen perubahan keseluruhan yang hebat.

5 Strategi Manajemen Perubahan untuk UKM

Strategi manajemen perubahan sangat penting untuk keberhasilan setiap inisiatif perubahan di perusahaan, baik itu transisi spesifik yang ditargetkan dalam departemen atau transformasi digital yang signifikan di seluruh organisasi. Berikut adalah lima praktik terbaik untuk langkah manajemen perubahan Anda dalam bisnis kecil dan menengah:

1. Mulai dari atas

Perubahan yang mempengaruhi operasi fundamental bisnis akan mempengaruhi budaya perusahaan. Oleh karena itu, perubahan tersebut harus dimulai dari C-suite.

Peran kepemimpinan selama periode perubahan didokumentasikan dengan baik dalam penelitian manajemen. Misalnya, penelitian seputar kepemimpinan selama merger telah menemukan bahwa ketika para pemimpin mengambil peran lebih aktif dalam manajemen perubahan, proses merger itu sendiri menghasilkan lingkungan kerja yang lebih positif.

Kehadiran, bimbingan, dan dukungan pemimpin memberi isyarat kepada karyawan mereka bahwa mereka tahu dan mendukung apa yang sedang terjadi. Ini menghilangkan ketakutan, mengurangi kecemasan, dan membantu karyawan merasa lebih percaya diri tentang masa depan.

Perubahan yang dimulai dari atas mencerminkan komitmen, investasi, kepemimpinan terpadu yang sejalan dengan masa depan perusahaan. Ini satu-satunya cara Anda akan dapat memperoleh dan mempromosikan budaya yang dibutuhkan untuk mendorong seluruh perusahaan untuk menerima perubahan.

2. Pastikan perubahan itu perlu dan diinginkan

Memperkenalkan terlalu banyak terlalu cepat seringkali bisa menjadi masalah besar jika bisnis tidak memiliki strategi yang solid.

Bukan rahasia lagi bahwa banyak upaya transformasi digital berakhir dengan kegagalan atau gagal memenuhi harapan, seringkali sampai pada tingkat yang mengkhawatirkan.

Salah satu alasan utama untuk ini adalah bahwa para pengambil keputusan tidak yakin tentang bagaimana mendekati transformasi digital dengan benar dan dampaknya terhadap bisnis mereka.

Kurangnya audit yang komprehensif dapat menyebabkan penerapan solusi yang tidak diperlukan untuk kebutuhan organisasi, yang berarti biaya tambahan, pelatihan tambahan, dan peningkatan—seringkali tidak realistis—harapan

Posting Terkait: Penyedia Layanan Terkelola: Apa yang Harus Diperhatikan dalam Kemitraan

Semakin penting bagi UKM yang mengejar transformasi digital untuk menyadari efek yang akan ditimbulkan oleh pengenalan solusi baru pada perusahaan.

Akankah solusi yang diusulkan menjadi manfaat keseluruhan untuk kapasitas operasional organisasi, memperhitungkan masalah orientasi staf dan keakraban? Dan ini membawa kita ke poin berikutnya.

3. Minimalkan gangguan

Apa yang karyawan rasakan perlu atau perubahan yang diinginkan dapat bervariasi dari departemen, tingkat, atau catatan kinerja. Indikator utamanya? Seberapa besar perubahan mengganggu peran mereka sehari-hari.

Seperti yang akan diketahui oleh banyak eksekutif, harus mengubah proses yang ada dalam suatu organisasi dapat membuat pusing. Mengurangi dampak perubahan pada karyawan sangat penting.

Terlalu sering, kecemasan karyawan seputar perubahan berasal dari pengenalan strategi atau teknologi baru yang dirancang untuk membuat manajemen dan operasi bisnis lebih efisien.

Misalnya, sementara kepemimpinan mungkin melihat pengenalan otomatisasi ke dalam fungsi bisnis inti sebagai cara untuk menghemat waktu dan uang, karyawan yang sebelumnya ditugaskan dengan peran ini mungkin merasa diganti, terancam usang, atau tidak memiliki arah.

Selain itu, restrukturisasi organisasi dapat menyebabkan karyawan yang dipindahkan ke posisi lain merasa marah, bingung, atau bertanya-tanya apa yang salah dengan struktur sebelumnya.

Hasil dalam kedua kasus tersebut adalah semangat kerja yang lebih rendah, kinerja yang lebih tidak memuaskan, dan menguras otak saat pemain terbaik Anda melarikan diri. Oleh karena itu, gangguan di antara tenaga kerja dapat diminimalkan dengan:

• Merencanakan beberapa gangguan dan menyampaikan berita lebih awal.
• Menyediakan karyawan dengan pelatihan dan sumber daya untuk beradaptasi dengan perubahan.
• Membina budaya yang mendukung perubahan atau transformasi.
• Memberdayakan para juara seperti manajer proyek atau pemimpin tim untuk memberikan kejelasan dan konteks untuk perubahan.
• Memastikan departemen TI Anda dalam lingkaran dan siap untuk mendukung perubahan teknologi atau infrastruktur.

4. Promosikan komunikasi

Kami telah menyinggung perlunya komunikasi yang tepat selama perubahan organisasi, karena tampaknya menjadi salah satu faktor mendasar yang menentukan keberhasilan atau kegagalan transisi atau transformasi.

Komunikasi yang baik membuat semua orang pada halaman yang sama dan meyakinkan orang-orang yang akan merasakan beban perubahan ini bahwa mereka tidak dalam bahaya.

Berbicara tentang perubahan secara terus terang dan terbuka adalah salah satu hal paling kuat yang dapat Anda lakukan untuk membantu perusahaan Anda menerima perubahan.

MIT melakukan penelitian tentang efek komunikasi oleh kepemimpinan kepada karyawan selama transformasi digital. Sementara 93% karyawan mendukung transformasi digital setelah dibahas, hanya sekitar 36% CEO yang mengomunikasikan visi mereka secara memadai kepada karyawan organisasi mereka.

Demikian pula, dorong komunikasi tidak hanya dari pimpinan kepada karyawan, tetapi juga dari karyawan kepada pimpinan.

Buat saluran bagi karyawan untuk dihubungi dengan pertanyaan atau masalah. Mendukung komunikasi lintas departemen untuk membantu penyebaran ide dan inovasi saat proses baru berlangsung. Seperti visi Anda, komunikasi mendorong efisiensi dan berpotensi membentuk budaya.

5. Sadari bahwa perubahan adalah norma, bukan pengecualian

Apakah Anda memperlakukan perubahan sebagai proyek dengan awal dan akhir yang pasti? Anda mungkin mengalami kesulitan karena perubahan bukanlah proyek melainkan proses yang berkelanjutan.

Dunia saat ini bergerak sangat cepat—teknologi, pasar, preferensi konsumen, bahkan kondisi lingkungan, semuanya meningkat dan menghilang dalam sekejap mata.

Bisnis tidak hanya perlu mengubah operasi mereka untuk dapat mengimbangi pelanggan mereka. Mereka perlu mengantisipasi perubahan dan siap untuk itu ketika itu terjadi.

Harvard Business Review mendefinisikan kesiapan perubahan sebagai "kemampuan untuk terus memulai dan merespons perubahan dengan cara yang menciptakan keuntungan, meminimalkan risiko, dan mempertahankan kinerja."

Terdengar akrab? Itu tidak kurang dari tujuan manajemen perubahan yang diuraikan sebelumnya. Anda hanya bisa siap berubah jika Anda menyadari bahwa perubahan adalah norma, bukan pengecualian terhadap aturan.

Intinya

• Organisasi itu unik —perubahan mempengaruhi mereka dengan cara yang berbeda. Strategi manajemen perubahan akan terlihat berbeda di seluruh konstelasi organisasi.
• Perubahan yang berhasil —baik besar atau kecil—membutuhkan kepemimpinan aktif dan berkomitmen yang memupuk komunikasi yang baik, budaya belajar, dan visi yang jelas tentang apa yang diperlukan oleh perubahan itu.
• Perubahan adalah elemen vital yang tak terelakkan dalam menjalankan bisnis di dunia saat ini. Namun, dengan merangkul kesiapan perubahan, bisnis dapat mengubah perubahan menjadi peluang, bukan tantangan.
• Semua perubahan membawa beberapa gangguan ke tempat kerja, tetapi Anda dapat mengurangi gangguan berbahaya sambil membiarkannya menghirup inovasi ke dalam operasi Anda.

Solusi teknologi canggih membantu perusahaan mencapai dan mempertahankan keunggulan kompetitif dalam industri mereka. Dengan memanfaatkan alat yang tersedia, Anda dapat meningkatkan produktivitas staf dan mengurangi biaya—bisnis Anda dapat menikmati kapasitas operasi yang lebih tinggi dan memberikan pengalaman pelanggan yang unggul.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana solusi teknologi dapat membantu UKM Anda, unduh eBuku gratis kami, “Melacak Transformasi Digital Anda dengan Cepat”, yang menampilkan informasi tentang pencadangan data dan kelangsungan bisnis, solusi alur kerja dokumen, keamanan siber, dan banyak lagi.