Mengapa Manajemen Konten Perusahaan Penting untuk Bisnis Anda

Solusi Manajemen Konten Perusahaan membantu perusahaan mendigitalkan, mengontrol, dan mengotomatiskan informasi tidak terstruktur mereka seperti slip pengepakan dan faktur, resume, dokumen pajak, email, dan catatan rapat.

Sistem ECM akan menangkap, membaca, dan mengindeks informasi untuk meningkatkan pemahamannya; memberi staf kemampuan untuk mengedit atau membubuhi keterangan informasi; dan menyediakan alat alur kerja dan otomatisasi yang komprehensif untuk memastikan informasi yang tepat berakhir di tangan yang tepat pada waktu yang tepat.

Dalam sistem ini, dokumen dapat dibuat, dikelola, diproses, dan diarsipkan dengan aman dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

88% pekerja kantoran mengatakan bahwa mereka membutuhkan platform pencarian data terpadu yang dapat diandalkan yang akan membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Mereka dapat tersedia untuk semua staf, baik mobile atau in-house, dan semua akses dokumen, perubahan, dan pergerakan dicatat untuk organisasi dan forensik yang lebih baik.

Semua komunikasi—termasuk dengan pelanggan, pemasok, dan subkontraktor—dikelola secara cerdas dan dapat dengan mudah diambil untuk alur kerja yang lebih baik dan peningkatan proses berkelanjutan.

Mengapa Solusi Manajemen Konten Perusahaan Sangat Penting

Bisnis modern lebih fokus dari sebelumnya pada proses digital dan menerapkan jenis transformasi digital yang mendorong kesuksesan.

Serangan kemajuan teknologi, termasuk teknologi cloud, kemampuan seluler, pembelajaran mesin, dan otomatisasi memacu perubahan dan menciptakan peluang.

Bentuk konten baru sedang meningkat karena platform media sosial, audio, dan video membuat lebih banyak data tidak terstruktur untuk ditangani oleh bisnis, di samping tumpukan data yang harus dihadapi bisnis dari pelanggan dan proses kerja.

Pada tahun 2020, jumlah global data yang dibuat setiap hari akan mencapai 44 triliun gigabyte dan sebagian besar data ini tidak terstruktur

Sistem manajemen konten perusahaan memberikan solusi yang membantu bisnis mengatasi perubahan yang cepat dan produktif ini dengan menyediakan cara untuk mengatur informasi dengan cara yang mengoptimalkan kinerja dan meminimalkan kesalahan.

Selain itu, meningkatnya penipuan dan serangan siber berarti tata kelola data dan kepatuhan terhadap peraturan menjadi lebih penting dari sebelumnya.

ECM memungkinkan pengelolaan data yang efektif dan—yang penting—integrasi dengan analisis bisnis terkini untuk melindungi informasi dari kehilangan.

Akhirnya, di pasar yang semakin kompetitif, bisnis harus memanfaatkan kekuatan produktivitas untuk mempertahankan keunggulan mereka.

81% karyawan menyebutkan perlunya akses seluler ke dokumen perusahaan

ECM menyediakan cara yang aman dan terorganisir secara logis untuk mengarsipkan informasi penting sehingga tersedia untuk merampingkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi dengan data Anda.

Memecahnya: Apa itu Manajemen Konten Perusahaan?

Paling sederhana, ECM (solusi modern biasanya ECM berbasis cloud) adalah sistem multifungsi yang digunakan untuk membuat katalog dan menyimpan informasi tidak terstruktur untuk tujuan bisnis.

Namun, ada banyak hal yang masuk ke dalam susunan, fungsi, dan manfaat mereka yang harus dipahami dengan jelas untuk membedakan nilai sebenarnya yang mereka bawa ke proses, produktivitas, dan profitabilitas bisnis.

Komponen Solusi Manajemen Konten Perusahaan

Ada lima komponen dasar manajemen konten perusahaan: penangkapan, manajemen, penyimpanan, pelestarian, dan pengiriman.

Menangkap

Untuk menangkap informasi digital dan cetak, ECM harus memiliki kemampuan pemindaian dan pengenalan karakter optik (OCR).

Beberapa bahkan mungkin menggunakan teknologi pengenalan sidik jari (HCR), suatu bentuk pengenalan karakter cerdas (ICR) yang memungkinkan teks yang dicetak dengan tangan mudah ditafsirkan dan ditangkap.

Ini membantu mengotomatiskan tugas entri data untuk mengurangi kesalahan manusia dan memungkinkan pelacakan volume data yang besar.

Pengelolaan

Alat manajemen akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing bisnis. Biasanya, mereka termasuk:

• Alat yang memungkinkan kolaborasi konten
• Alat alur kerja untuk manajemen proses bisnis
• Alat manajemen arsip dan file untuk mempermudah pengindeksan, penyimpanan, dan pembersihan

Alat lain dapat mencakup manajemen konten web atau alat manajemen dokumen.

Penyimpanan

Ada tiga elemen dasar untuk solusi penyimpanan dalam solusi manajemen konten perusahaan:

Pertama; ada repositori untuk mengumpulkan file.

Kedua; alat perpustakaan yang mengambil file yang telah melalui pengambilan dan pengelolaan urutan.

Akhirnya; perangkat keras—seperti server, penyimpanan berbasis cloud, disk optik, dan lainnya—yang menyimpan file dan perangkat lunak untuk pengambilan.

Kelestarian

Berbeda dengan penyimpanan komponen penyimpanan jangka pendek, pelestarian menyediakan penyimpanan jangka panjang atau pengarsipan file penting.

Ada banyak pilihan media yang dapat menyediakan arsip yang sesuai, namun penting untuk memastikan jenis media kompatibel dengan teknologi yang berkembang untuk penggunaan jangka panjang.

Pengiriman

Untuk dapat mengalihkan konten ke pengguna yang sesuai di seluruh sistem Anda, Anda memerlukan middleware yang membantu memindahkan informasi dari aplikasi ke aplikasi.

Proses penyampaian dapat mencakup distribusi media untuk diakses oleh pengguna akhir melalui situs web, media sosial, intranet, atau bahkan dokumen cetak.

Keamanan sangat penting pada bagian proses ini sehingga pengeditan dan akses yang tidak sah dilarang karena data dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain.

Cara Kerja ECM

Proses ECM dasar memiliki kelima komponen ECM yang bekerja bersama-sama untuk mengatur dan menyebarkan informasi proses bisnis penting sepanjang siklus hidup data. Pendeknya:

• Data diambil
• Informasi dipublikasikan secara internal atau di situs web perusahaan
• Informasi diarsipkan secara otomatis dan aman
• Informasi lama, usang, atau tidak terpakai dihapus secara berkala untuk menghemat ruang

Untuk mulai menggunakan ECM, bisnis biasanya mengidentifikasi setiap jenis konten yang digunakan dalam organisasi dan menugaskannya ke proses bisnis dan bahkan anggota staf tertentu.

Kemudian, perangkat lunak ECM menargetkan konten duplikat untuk mengurangi redudansi penyimpanan dan kemudian mengatur informasi dalam repositori pusat bersama dengan metadata yang memungkinkannya diakses dengan cepat dan efisien oleh orang-orang yang membutuhkannya.

Pengguna yang disetujui ini dapat menggunakan pencarian teks lengkap untuk menemukan konten yang diperlukan yang kemudian dapat mereka baca, edit, atau cetak.

Pengguna juga dapat menggunakan kata kunci atau frase untuk mencari dokumen, mengurangi waktu pengambilan dan meningkatkan produktivitas.

Alat sederhana namun kuat ini memungkinkan departemen—atau seluruh bisnis—untuk:

• Kurangi ketergantungan pada kertas
• Merampingkan alur kerja
• Kurangi risiko
• Meningkatkan produktivitas
• Berikan layanan pelanggan yang luar biasa

Akses mudah ke informasi penting membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik, menyelesaikan proyek lebih cepat, dan berkolaborasi dengan mudah untuk meningkatkan efisiensi.

Bagaimana ECM Menguntungkan Bisnis Anda

Karena sistem manajemen konten perusahaan menyediakan platform terpadu untuk penyebaran, penyimpanan, dan pengelolaan data, ini dapat membantu bisnis menangani data dengan cara yang memenuhi persyaratan keamanan dan kepatuhan untuk manajemen risiko yang luar biasa.

Manfaat lainnya termasuk:

• Kemampuan audit termasuk check-in/check-out dan pengawasan alur kerja
• Akses yang disederhanakan dan pengurangan kemacetan informasi melalui kontrol versi
• Mengurangi penyimpanan, kertas, dan kebutuhan pengiriman surat untuk meminimalkan biaya overhead
• Keamanan yang dioptimalkan
• Mengurangi biaya—dan potensi kesalahan—melalui otomatisasi proses manual
• Layanan pelanggan yang ditingkatkan melalui visibilitas waktu nyata

Akses ECM ke alat yang kompleks menghadirkan fungsionalitas yang kuat untuk proses bisnis.

Misalnya, penambangan data menjadi lebih sederhana dan lebih akurat melalui penggunaan alat yang disediakan oleh sistem ECM yang memungkinkan parameter dan rentang pencarian ditentukan untuk pencarian yang lebih cepat dan lebih akurat.

Ke depan, sistem ECM terus berkembang dan berubah karena mereka menargetkan kebutuhan bisnis yang mencari peningkatan kelincahan, integrasi, dan keunggulan kompetitif di dunia yang berubah dengan cepat.

Seiring dengan peningkatan kecepatan digital, ECM terus menambahkan fitur dan menggabungkan teknologi yang berkembang seperti pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan untuk memaksimalkan efektivitas.

Dan bisnis—besar dan kecil—mendapatkan manfaat dari sistem ini untuk memposisikan diri mereka lebih kokoh di pasar.

Poin Nyeri Apa yang Diringankan ECM?

Kepatuhan

Bagi banyak organisasi, terutama mereka yang harus berurusan dengan peraturan kepatuhan yang kompleks dalam industri seperti distribusi makanan, manufaktur, dan perawatan kesehatan, ECM dapat sangat membantu dalam manajemen catatan.

Dengan menggunakan ECM, jauh lebih mudah bagi bisnis untuk mempertahankan kepatuhan. Dalam kasus audit, misalnya, menggunakan ECM untuk menyimpan data bisnis Anda berarti akses jarak jauh yang aman dapat diberikan ke informasi saat diperlukan—secara drastis mempercepat biaya audit wajib dan memberikan ketenangan pikiran bagi bisnis.

Selain itu, aturan dan tata kelola yang tepat dari data yang Anda ambil dan simpan membuat kepatuhan terhadap peraturan juga jauh lebih mudah dengan cara lain.

Misalnya, informasi tidak lagi harus dihapus secara manual—kontrol otomatis dapat dibuat sehingga ECM Anda menjaga kepatuhan data Anda selagi Anda dapat melanjutkan bisnis Anda.

Kontrol

Sama seperti kontrol yang sangat penting untuk kepatuhan, kontrol juga memainkan peran besar dalam operasi bisnis umum, dan ECM dapat memainkan peran besar dalam memastikan kontrol atas informasi.

Tanpa ECM dan pusat penyimpanan data, biasanya perusahaan memiliki data yang terdesentralisasi dan tidak terorganisir.

Apa artinya ini dalam arti praktis?

Ini bisa berarti karyawan menggunakan versi berbeda dari dokumen penting bisnis; itu bisa berarti perwakilan yang menggunakan perjanjian penjualan atau formulir pemesanan yang sudah ketinggalan zaman.

Dalam survei Nintex, 39% orang yang diwawancarai mengaku mengamati proses dokumen yang rusak dalam organisasi mereka:

• 49% mengatakan mereka tidak dapat menemukan dokumen dengan mudah
• 43% mengaku kesulitan saat berbagi dokumen dan meminta persetujuan dokumen
• 33% mengalami masalah dengan pembuatan versi dokumen

Dengan penyimpanan informasi pusat dan ECM untuk mengatur data, alur kerja yang terdokumentasi dapat menunjukkan kepada Anda siapa yang dikirim apa; siapa yang telah menandatangani polis dan siapa yang belum; yang membutuhkan dokumen yang belum dikirimkan kepada mereka—Anda mengerti.

Memperbarui, mendistribusikan, dan melacak data penting bisnis dapat lebih efektif dilakukan dengan sistem terpusat untuk data dan ECM pada intinya.

Produktifitas

Salah satu alasan utama bisnis ingin menerapkan sistem manajemen konten perusahaan adalah murni karena produktivitas.

Perusahaan sering menyadari bahwa proses manajemen dokumen mereka yang ada kurang.

Menurut survei AIIM, rata-rata keseluruhan waktu yang dihabiskan untuk mencari dan mengelola informasi adalah 45 menit, sekitar 8% dari hari kerja.

Dengan metode pengelolaan data yang sudah ketinggalan zaman, karyawan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya melakukan tugas-tugas dasar, seperti mencari dokumen.

Hal ini tidak hanya membuat para pekerja frustrasi yang harus membuang waktu untuk mencari sesuatu yang seharusnya dapat mereka akses secara instan dari mana saja, tetapi juga menghabiskan uang bisnis dalam tenaga kerja yang digunakan dengan buruk.

Mengadopsi ECM membantu mengurangi pemborosan ini dan meningkatkan produktivitas operasi bisnis Anda secara keseluruhan.

IHS mengklaim bahwa ECM dapat mengurangi biaya yang terkait dengan ketidakmampuan untuk menemukan dokumen per pengguna per bulan dari sekitar $200 hingga $10 untuk bisnis menengah (100–999 karyawan).

Efisiensi

Tentu saja, meningkatkan produktivitas operasi Anda berjalan seiring dengan menjalankan proses yang lebih efisien untuk alur kerja dokumen Anda.

Ketika kita berbicara tentang implementasi sistem ECM, alur kerja dokumen menjadi agenda utama.

Posting Terkait: Alur Kerja Dokumen Digital Dijelaskan

42% pekerja pengetahuan mengakui bahwa alur kerja berbasis kertas membuat tugas sehari-hari mereka kurang efisien, lebih mahal, dan kurang produktif.

Manajemen konten perusahaan adalah alat yang sangat berguna dalam meningkatkan efisiensi bisnis, paling tidak karena membantu memecah silo data.

Data silo, yang mengacu pada penyimpanan data terpisah yang muncul dalam suatu organisasi—seringkali antar departemen yang menggunakan sistem yang tidak terintegrasi—merupakan hambatan besar dalam hal efisiensi.

Titik kesulitan ini dapat dikurangi secara signifikan dengan menyatukan data bisnis di semua departemen dengan ECM dan menyediakan akses data di seluruh perusahaan jika diperlukan dan bermanfaat.

Limbah kertas

Salah satu poin nyeri yang lebih jelas yang dipecahkan oleh solusi ECM adalah jumlah yang dihabiskan di atas kertas oleh bisnis, serta masalah lingkungan yang terkait.

Manfaat lingkungan tanpa kertas adalah alasan yang mengagumkan, jika tidak sepenuhnya menarik dari perspektif bisnis, untuk menerapkan ECM.

Ini adalah aspek yang tidak bisa diremehkan, namun. Salah satu perkembangan yang lebih menarik untuk keluar dari pandemi adalah meningkatnya penekanan yang mulai diberikan konsumen pada pengalaman pelanggan—sedemikian rupa sehingga sekarang menjadi pembeda kompetitif utama antara bisnis; bahkan menempatkan lebih tinggi dari harga dan kualitas.

Dengan pemikiran ini, sebenarnya bermanfaat untuk mengejar ECM dan mengurangi ketergantungan pada kertas untuk menunjukkan kepada pelanggan sikap Anda terhadap masalah tertentu. Jika pelanggan dari bisnis tertentu sangat peduli dengan lingkungan, mengejar pendekatan digital saja sebenarnya dapat berfungsi sebagai alat pemasaran utama bagi perusahaan.

Menurut IBM, 81% konsumen di seluruh dunia termasuk dalam salah satu dari dua segmen pembelanja: Konsumen yang digerakkan oleh nilai (41%) yang menginginkan nilai yang baik dan konsumen yang digerakkan oleh tujuan (40%) yang mencari produk dan layanan yang selaras dengan nilai-nilai mereka.

Tentu saja, dalam hal limbah kertas, ada kekhawatiran mendesak bagi bisnis, pelanggan atau tidak ada pelanggan—yaitu bahwa perusahaan mencetak lebih banyak dari sebelumnya, dan biaya berbasis kertas ini menumpuk untuk UKM.

Infografis Terkait: Berapa Biaya Kertas untuk Bisnis Anda?

Lihatlah beberapa statistik ini dari infografis tertaut untuk melihat berapa biaya kertas rata-rata SMB:

1. Kebiasaan mencetak rata-rata karyawan menghabiskan biaya $725 per tahun
2. Karyawan rata-rata mencetak 34 halaman dalam sehari, 17% di antaranya tidak akan terbaca
3. 90% perusahaan tidak melacak biaya pencetakan mereka
4. Perusahaan yang menggunakan tebakan untuk mengidentifikasi biaya pencetakan mereka rata-rata meremehkan 40%
5. Departemen TI menghabiskan rata-rata 15% dari waktu mereka untuk memperbaiki masalah terkait pencetakan
6. Selama 20 tahun terakhir, konsumsi kertas di AS telah meningkat dari 92 juta ton menjadi 208 juta—meningkat 126%
7. Konsumsi kertas bisnis rata-rata tumbuh sebesar 22% setiap tahun, artinya hanya dalam waktu kurang dari tiga setengah tahun konsumsi Anda akan berlipat ganda

Ketika Anda meletakkannya dalam konteks ini, jelas bahwa biaya pencetakan meningkat dan akan menjadi—jika belum—tidak berkelanjutan untuk bisnis.

Oleh karena itu, berinvestasi dalam sistem ECM untuk mengurangi masalah yang mahal ini adalah cara yang baik bagi organisasi untuk mengatasi pemborosan dan pengeluaran yang tidak perlu ini secara efektif.

Di mana Manajemen Konten Perusahaan Berlaku Dalam Bisnis?

Sebagian besar bisnis menggunakan ECM untuk proses bisnis tertentu dalam organisasi mereka. Mari kita lihat beberapa aplikasi umum ECM.

Mengelola kontrak

Jika Anda berurusan dengan banyak kontrak, Anda tahu bahwa mengelolanya bisa merepotkan, dan solusi ECM benar-benar dapat membantu alur kerja semacam ini.

ECM memungkinkan Anda memastikan kontrak ditinjau oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat, menggunakan otomatisasi untuk mengirimkan kontrak kepada pemangku kepentingan yang diperlukan saat giliran mereka meninjau atau mengedit dokumen.

Mengotomatiskan sumber daya manusia

Semua tahapan rekrutmen dan orientasi dapat diotomatisasi untuk menciptakan proses SDM yang jauh lebih efisien dari sebelumnya.

Formulir online dapat digunakan untuk menangkap aplikasi, yang kemudian dikirim ke manajer perekrutan melalui alur kerja otomatis.

Prinsip yang sama dapat diterapkan pada banyak aspek SDM lainnya, seperti manajemen kebijakan dan prosedur, kepatuhan I-9, dan kesiapsiagaan bencana (menjaga informasi tetap terlindungi di cloud daripada menyimpannya secara fisik) untuk beberapa nama.

Mengotomatiskan hutang dan piutang

AP dan AR dapat ditingkatkan secara signifikan dengan implementasi ECM.

AP dan AR adalah dua proses yang paling banyak menggunakan kertas dalam organisasi. Seberapa cepat dan efektif faktur dan penagihan dapat diproses akan menentukan seberapa efisien operasi Anda di area ini.

Dengan ECM, AP dan AR dapat didigitalkan sepenuhnya, dengan pengambilan, penyimpanan, akses, dan manajemen yang jauh lebih efisien daripada metode kertas tradisional.

Bawa pulang

• Solusi manajemen konten perusahaan akan menangkap, membaca, dan mengindeks informasi; memberi staf kemampuan untuk mengedit atau membuat anotasi; dan menyediakan alat alur kerja dan otomatisasi yang komprehensif.
• Ada lima komponen dasar ECM: penangkapan, manajemen, penyimpanan, pelestarian, dan pengiriman.
• Sistem manajemen konten perusahaan adalah solusi yang membantu bisnis menangani data dengan cara yang memenuhi persyaratan keamanan dan kepatuhan untuk manajemen risiko yang luar biasa.
• Manfaat lainnya termasuk kemampuan audit, akses yang disederhanakan dan pengurangan informasi, pengurangan penyimpanan, kertas, dan kebutuhan pengiriman surat untuk meminimalkan biaya overhead, keamanan yang dioptimalkan, pengurangan pengeluaran jangka panjang

Manajemen konten perusahaan untuk bisnis kecil: MSP menyediakan alat dan keahlian untuk membantu memandu transformasi, baik itu mengimplementasikan layanan cloud atau serangkaian teknologi baru. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana sistem manajemen cetak dan dokumen dapat membantu Anda, unduh eBuku kami, “ Kunci Alur Kerja yang Efisien“. Jika Anda membutuhkan konsultasi manajemen konten perusahaan, hubungi pakar Dampak dan kami dapat membantu.