Apa yang Membuat Suite Pengoptimalan Proses Bisnis yang Baik?

Optimalisasi proses bisnis sangat penting untuk keberhasilan organisasi modern di tahun 2020.

Bisnis di setiap industri telah menerapkan solusi otomatisasi untuk meningkatkan proses kerja mereka pada tingkat yang meningkat.

Otomasi, aspek kunci dari BPO, lebih canggih dan lebih terjangkau daripada sebelumnya—pasarnya telah tumbuh dari $271 juta pada tahun 2016 dan pada tahun 2022 diperkirakan akan mencapai $3 miliar.

Sementara perusahaan yang ingin merangkul otomatisasi belum tentu baru, pertumbuhan industri yang cepat merupakan indikasi yang jelas dari popularitas alat otomatisasi seperti RPA yang saat ini dinikmati di kalangan UKM.

RPA hanyalah salah satu aspek dari BPO, meskipun sangat penting. Optimalisasi proses bisnis, secara keseluruhan, melihat investasi yang signifikan, dengan UKM mencurahkan sumber daya untuk menghilangkan tugas yang berlebihan dan boros.

Karena itu, mereka ingin tahu ke mana perginya uang mereka dan seberapa efektif uang itu digunakan.

Di blog hari ini, kita akan melihat apa yang seharusnya Anda harapkan dari rangkaian pengoptimalan proses bisnis yang berkualitas.

Manfaat Optimasi Proses Bisnis

Jika Anda masih sedikit tidak yakin tentang apa sebenarnya kata kunci industri ini, lihat video penjelasan kami tentang kelincahan bisnis—yang menguraikan apa yang ingin dicapai organisasi dengan mengadopsi strategi BPO.

Intinya, setiap peta jalan untuk BPO umumnya akan berusaha mencapai kelincahan bisnis yang lebih besar dengan menangani dua bidang utama untuk UKM modern:

• Optimalkan proses alur kerja: Gunakan perangkat lunak yang memungkinkan Anda merampingkan tugas yang berlebihan, meningkatkan komunikasi, dan mendorong efisiensi yang lebih baik
• Manajemen perubahan: Membangun budaya tempat kerja yang menerima teknologi baru, ide baru, dan aspek lain yang mengganggu dari transformasi digital

Siapa yang Membutuhkan Optimasi Proses Bisnis?

Dalam dunia bisnis saat ini, data adalah raja.

Analisis data adalah bagian yang sangat penting dari strategi bisnis, baik untuk manajemen rantai pasokan atau pemasaran Anda.

90% dari semua data online telah dibuat dalam dua tahun terakhir saja. Sederhananya, jika Anda tidak memanfaatkan data yang Anda duduki, maka Anda tertinggal dari pesaing Anda.

Biasanya, bisnis yang membutuhkan pengoptimalan proses memiliki satu atau beberapa kesamaan berikut:

• Perangkat Lunak: Sistem warisan usang yang perlu diperbarui
• Komunikasi: Kurangnya konektivitas antar departemen dan lokasi
• Manajemen data: Berjuang untuk mengelola beberapa kumpulan data di seluruh program yang terputus
• Spesialis teknologi: Kurangnya pakar teknologi yang dapat memberikan pengetahuan untuk meningkatkan proses Anda
• Tugas yang berlebihan: Pekerja menghabiskan waktu lama untuk tugas manual yang berulang
• Strategi: Tidak ada atau tidak ada strategi digital yang memandu bisnis Anda

Apa yang Harus Anda Cari dalam Penawaran Optimasi Proses Bisnis?

Saat Anda melihat penawaran untuk rangkaian pengoptimalan proses Anda, Anda akan menginginkan jaminan bahwa itu akan membahas aspek-aspek tertentu dari organisasi.

Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda harapkan:

Komunikasi

Kami baru-baru ini berbicara tentang bagaimana UCaaS membantu bisnis meningkatkan struktur komunikasi internal mereka.

Banyak organisasi tertinggal dari pesaing mereka karena mereka tidak memiliki mekanisme komunikasi yang memadai.

Ketika ini terjadi, dapat menyebabkan munculnya silo data, yang sangat menghambat UKM modern.

Gabungkan ini dengan masuknya perangkat baru di tempat kerja dan kecenderungan bisnis yang berkembang untuk menerapkan kebijakan bawa perangkat Anda sendiri (BYOD), dan Anda memiliki resep untuk bencana.

Penawaran pengoptimalan proses yang tepat harus berupaya mengatasi masalah ini dengan menerapkan jalur komunikasi yang lengkap di seluruh organisasi Anda.

Otomatisasi

Jika Anda terbiasa dengan transformasi digital, kemungkinan besar Anda pernah mendengar atau membaca manfaat otomatisasi.

Yang benar adalah bahwa ketika Anda mempersempitnya, otomatisasi benar-benar menghemat waktu pekerja.

Ingat bagaimana kita berbicara tentang ledakan data baru yang muncul selama beberapa tahun terakhir? Nah, seseorang harus melakukan sesuatu dengan itu.

Dalam organisasi yang belum menerapkan otomatisasi, seseorang harus memasukkan semua data itu secara manual.

Bagi banyak UKM, ini bisa menjadi masalah besar.

Seorang karyawan tidak hanya harus membuang waktu mereka untuk melakukan tugas yang monoton, mereka juga merupakan peningkatan biaya bagi bisnis karena mereka tidak dapat menggunakan waktu mereka untuk melakukan sesuatu yang memberikan nilai lebih bagi bisnis.

Dengan kata lain, dengan memasukkan bot RPA ke dalam alur kerja Anda, Anda dapat menghemat waktu karyawan dan memungkinkan mereka untuk memfokuskan energi mereka pada tugas-tugas yang membutuhkan sentuhan manusia.

Contoh nyata dari hal ini adalah entri data untuk pelanggan. Penawaran pengoptimalan proses harus dapat memberi Anda kesempatan untuk memicu alur kerja secara otomatis saat pelanggan mendaftar.

Analisis data

Jika Anda tidak menggunakan data Anda untuk maju, maka Anda berada di belakang pesaing Anda.

Sebagian besar transformasi digital yang sukses adalah memperoleh kemampuan untuk menerapkan wawasan baru Anda ke dalam tindakan.

Aspek DX ini hanya akan menjadi semakin menonjol karena teknologi baru diadopsi oleh bisnis.

Anda perlu memiliki alat dan prosedur untuk dapat mengukur dampak dari inisiatif teknologi baru ini.

Penawaran pengoptimalan proses yang baik akan memberi Anda platform yang memungkinkan Anda menggunakan alat ini.

Contoh yang baik adalah Microsoft PowerBI, yang dapat mengambil sumber data dan mengubahnya menjadi visualisasi yang dapat dengan mudah dipahami dan dapat ditindaklanjuti.

Ini membantu pengambil keputusan mendapatkan pemahaman yang kuat tentang kinerja proses, bagaimana kepuasan pelanggan dipengaruhi olehnya, dan dengan cepat mengidentifikasi di mana proses tidak berkinerja ke tingkat yang seharusnya.

Ubah manajemen

Ini sering diabaikan oleh organisasi yang lebih bersemangat, tetapi mungkin merupakan salah satu aspek terpenting dari transformasi digital.

Ketika transformasi digital gagal, seringkali karena perusahaan tidak siap dengan baik dan budayanya belum siap.

Jika pekerja belum menerima perubahan, atau transformasi tidak dipimpin dari atas atau setengah hati, maka kemungkinan proyek kandas secara signifikan lebih tinggi.

Intinya, manajemen perubahan membantu meletakkan dasar—itu adalah batu loncatan Anda untuk sukses.

Saat kami di Impact menyusun strategi inisiatif digital untuk klien kami, kami sangat menekankan pada mereka mempersiapkan tenaga kerja mereka, dan kami membantu mereka mencapainya.

Orang yang terbiasa dengan cara tertentu dalam melakukan pekerjaan mereka sering enggan untuk mempelajari cara baru dalam melakukan sesuatu, bahkan jika itu menguntungkan mereka, jadi ini sangat penting.

Sebagai contoh, kami menggunakan BrainStorm QuickHelp, sebuah platform yang mendorong pengguna untuk mengadopsi teknologi baru, sehingga semua orang siap dengan perubahan baru.

Bawa pulang

• Optimalisasi proses bisnis adalah aspek sentral dari transformasi digital—dan penawaran harus memiliki beberapa komponen di dalamnya
• Organisasi yang gagal memanfaatkan BPO akan tertinggal dari pesaing mereka, terutama dalam hal otomatisasi dan analitik
• Analisis, komunikasi, otomatisasi, dan manajemen perubahan adalah bagian penting dari BPO; jangan puas dengan penawaran di bawah standar karena seluruh strategi Anda bergantung padanya

Di Impact, kami menyadari tantangan untuk mencoba memodernisasi bisnis yang sedang berkembang. Itulah yang mengilhami kami untuk membangun rangkaian solusi bisnis pembangkit tenaga listrik yang bekerja sama dengan mulus, menghilangkan silo data dan proses, dan memberdayakan klien untuk beroperasi dengan kelincahan dan visibilitas yang belum pernah ada sebelumnya.

Hubungi salah satu perwakilan kami yang sangat membantu hari ini untuk informasi lebih lanjut tentang apa yang dapat kami lakukan untuk Anda!