9 Langkah Membangun Model Kepegawaian yang Efektif Untuk Perusahaan Anda

Jika Anda bekerja di bidang SDM, kami yakin Anda sedang mencari beberapa cara inovatif dan keren untuk membantu perusahaan Anda mencapai tujuan yang diinginkan.

Ini mungkin berarti… model kepegawaian yang efektif.

Saya telah bekerja di beberapa perusahaan yang telah berjuang untuk mengikuti pertumbuhan yang mereka alami.

Itu sering menyebabkan lingkungan yang penuh tekanan dan rekan kerja saya menderita karenanya. Itu tidak cantik, dan itu meremehkan.

Itulah mengapa perusahaan Anda memerlukan semacam template kepegawaian untuk memastikan bahwa ada jumlah karyawan yang tepat dengan peralatan dan keterampilan yang tepat untuk mencapai tujuan mereka.

Apa Sebenarnya Model Kepegawaian?

Singkatnya, model kepegawaian adalah kumpulan grafik, laporan, bagan, dan gambar yang memberi Anda semua jawaban untuk membantu perusahaan Anda naik ke level berikutnya.

Maksud kami hal-hal seperti aktivitas, kebutuhan, dan penganggaran perusahaan saat ini. Pada dasarnya, ini semua berkaitan dengan cara kerja tim Anda – baik secara finansial maupun terkait waktu.

Ketika Anda memecahnya menjadi dasar-dasarnya, departemen SDM menggunakan model kepegawaian untuk mengetahui masa depan. Ini memberi perusahaan peluang untuk menyoroti targetnya saat ini dan membangun rencana yang membantu mencapainya.

Ada dua hal yang akan diidentifikasi oleh setiap model staf kelas atas sejak awal. Pertama, Anda harus menentukan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk berhasil. Dan kedua, keterampilan apa yang perlu dipelajari karyawan tersebut untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda?

Semakin awal Anda dapat menjawab kedua pertanyaan ini, semakin jelas arah yang harus diambil perusahaan Anda. Ini bukan ilmu roket.

Ini menimbulkan pertanyaan: Bagaimana Anda bisa membangun model kepegawaian Anda sendiri yang efektif? Gulir ke bawah untuk mencari tahu.

Cara Membangun Model Kepegawaian yang Efektif

Masuk akal bahwa langkah pertama dalam membangun model kepegawaian yang sukses adalah melihat kembali kemajuan Anda saat ini. Kuncinya adalah mengevaluasi tujuan Anda dan sarana yang Anda gunakan untuk mencapainya. Kemudian tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa tujuan terpenting untuk tahun depan?
• Di bidang apa perusahaan perlu melakukan reorganisasi?
• Apa yang dapat dilakukan SDM untuk melakukan perubahan ini?

Jawaban atas pertanyaan sederhana ini adalah fondasi di mana Anda membangun seluruh model kepegawaian Anda.

Anda tidak bisa hanya mengharapkan model kepegawaian Anda berjalan lancar. Anda perlu mengantisipasi bahwa mungkin ada masalah yang menghalangi pembangunan model kepegawaian Anda.

Sejujurnya – faktor interior dan eksterior dapat berperan di sini. Ini dapat mencakup hal-hal seperti undang-undang yang selalu berubah, persaingan, atau cara posisi di perusahaan Anda pasti berubah.

Meskipun faktor-faktor ini dapat menghambat kemajuan Anda, mengidentifikasinya lebih awal dapat memberi tahu kandidat apa yang harus Anda cari selama proses rekrutmen.

Mengidentifikasi tujuan yang realistis dan tantangan yang memengaruhi pemenuhannya akan memungkinkan Anda untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Ini menentukan status perusahaan Anda saat ini, terutama dari perspektif kepegawaian.

Agar berhasil menganalisis ini, Anda perlu mengumpulkan data dari berbagai area. Ini termasuk keterampilan karyawan saat ini yang dimiliki perusahaan, sumber dayanya saat ini, staf yang tersedia, dan sebagainya.

Jika Anda tahu di mana posisi perusahaan Anda saat ini di semua area ini, maka Anda memiliki dasar untuk membangun model kepegawaian.

Setelah Anda memiliki fondasi untuk membangun dan tujuan akhir, Anda sekarang dapat mulai mengidentifikasi alat yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk mewujudkan langkah pertama dari proses tersebut.

Masih terlalu dini untuk berpacu ke garis finis. SDM perlu terus melontarkan ide tentang bagaimana mewujudkan tujuan awal Anda.

Anda hanya dapat benar-benar mengidentifikasi apa yang dibutuhkan perusahaan jika Anda menyadari apa yang saat ini hilang – khususnya dalam struktur timnya.

Misalnya, perusahaan Anda mungkin kekurangan alat organisasi tertentu atau jenis karyawan tertentu. Pikirkan baik-baik tentang apa yang saat ini hilang dari operasi yang sebenarnya Anda butuhkan.

Siapa pun dapat menyoroti masalah di perusahaan. Jika mereka cukup besar, bahkan karyawan tingkat pemula pun akan melihatnya. Tetapi SDM harus dapat mengembangkan solusi untuk masalah tersebut. Dalam hal ini, solusi mengacu pada posisi baru yang ingin Anda isi.

Mungkin tim membutuhkan manajer lain untuk memikul beberapa tanggung jawab kepemimpinan. Atau Anda mungkin perlu mendatangkan pekerja yang lebih berpengalaman untuk menstabilkan kapal.

Solusinya sepenuhnya tergantung pada tujuan yang ditetapkan pada langkah sebelumnya. Anda akan dapat memutuskan karyawan seperti apa yang perlu Anda rekrut atau pertahankan.

Model kepegawaian Anda akan menentukan bagaimana Anda memilih untuk merekrut karyawan masa depan. Ini akan tergantung terutama pada personel apa yang dibutuhkan perusahaan Anda saat ini. Anda mungkin perlu mempromosikan dari dalam, mempekerjakan kembali mantan karyawan, atau mempekerjakan karyawan baru sama sekali.

Apa pun masalahnya, ada sejumlah strategi rekrutmen yang dapat diterapkan HR untuk mengalihdayakan karyawan yang mereka cari. Ini termasuk:

• Awasi papan pekerjaan tertentu
• Memoles keterampilan wawancara
• Memperbarui deskripsi pekerjaan agar sesuai dengan kebutuhan saat ini
• Menyelenggarakan pertemuan virtual
• Mempekerjakan karyawan paruh waktu dan mahasiswa
• Menyediakan magang
• Menggunakan situs jaringan seperti Linkedin
• Referensi karyawan

Strategi apa pun yang Anda pilih untuk digunakan saat merekrut, kebutuhan perusahaan dalam model kepegawaian harus selalu diprioritaskan.

Mungkin tergoda untuk memilih kandidat dengan resume yang paling mengesankan. Tetapi jika orang itu tidak sesuai dengan kebutuhan Anda, maka itu tidak cocok.

Untuk mempersempit pilihan Anda dengan bijaksana, Anda harus mempertimbangkan untuk melakukan hal-hal berikut:

• Identifikasi kandidat dengan campuran keterampilan dan kualitas yang baik yang sesuai dengan budaya perusahaan dan arah saat ini
• Wawancara telepon
• Memulai wawancara tatap muka
• Bangun proses orientasi langkah demi langkah

Pada akhirnya, pakaian yang cocok bisa datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Mereka dapat memiliki berbagai tingkat pengalaman dan berasal dari hampir semua latar belakang. Kecocokan yang baik adalah kecocokan yang baik.

Meskipun membangun tim yang ideal adalah langkah penting dalam model kepegawaian Anda, mempertahankan karyawan tersebut tetap ada sama pentingnya.

Jika karyawan dapat beradaptasi, mandiri, saling membantu satu sama lain, dan bertekad untuk berkembang, maka Anda memiliki tim yang layak dipertahankan.

Ada sejumlah langkah yang dapat diambil manajer SDM untuk menerapkan retensi karyawan yang berhasil:

– Sering melakukan tinjauan kinerja

– Mempromosikan kerja sama tim melalui aktivitas dan latihan ikatan

– Memberikan penghargaan kepada karyawan di tempat yang seharusnya

– Berikan tunjangan karyawan Anda (tunjangan tambahan, misalnya)

Langkah-langkah yang bermanfaat ini akan membawa berbagai manfaat, seperti semangat tim, persatuan, dan peningkatan produktivitas.

Alat & Perangkat Lunak Untuk Membantu Anda Menerapkan Model Kepegawaian Anda

Menurut sebuah studi tahun 2019, 67% manajer perekrutan percaya bahwa sangat penting untuk menggunakan teknologi terbaru untuk tujuan kepegawaian. Semakin banyak manajer SDM yang sampai di sini dengan metode yang membosankan seperti pena dan kertas, spreadsheet, dan bahkan panggilan telepon.

Untungnya, ada banyak pilihan alat dan perangkat lunak berguna yang dapat digunakan untuk membantu menerapkan model kepegawaian Anda setelah dibuat.

Aplikasi kepegawaian all-in-one seperti Connecteam akan membantu Anda merampingkan operasi harian Anda. Aplikasi semacam ini memungkinkan HR untuk mengelola berbagai aspek perusahaan mereka, seperti pelacakan waktu, penjadwalan shift, keterlibatan karyawan, komunikasi internal, dan banyak lagi. Connecteam memastikan bahwa Anda dapat mengelola perusahaan Anda saat bepergian.

Penjadwalan shift yang efisien : Tetapkan shift/pekerjaan tergantung pada persyaratan. Tambahkan catatan penting termasuk waktu, alamat, dan instruksi lainnya, karyawan memiliki opsi untuk menerima/menolak shift, dll.

Ketersediaan dalam waktu nyata: Periksa ketersediaan karyawan dan distribusikan shift sesuai kebutuhan. Juga, buat shift terbuka yang dapat diklaim oleh pekerja berdasarkan kualifikasi dan keahlian mereka – datang pertama, dilayani pertama!

Pemberitahuan shift: Terima pemberitahuan setiap kali karyawan datang, menolak, atau tidak muncul di shift mereka.

Daftar periksa dan formulir: Pastikan proses pelaporan cepat dan efisien melalui daftar periksa. Buat penilaian karyawan, kepuasan karyawan, dan survei kinerja tim untuk dibagikan di antara manajemen atas.

Semua kebijakan perusahaan tersedia: Karyawan dapat mengakses semua informasi penting perusahaan secara real-time, termasuk buku pegangan, kebijakan dan manual, dll.

Orientasi dan pelatihan karyawan baru: Gunakan Connecteam untuk melatih karyawan baru dengan cepat dan efektif. Mereka dapat menyelesaikan formulir “baca dan tandatangani” dan berbagai jenis pelatihan bergerak lainnya dalam waktu singkat.

Pelacakan waktu/penggajian otomatis Tetap di atas jam kerja dengan mudah dan beri tahu pekerja secara otomatis untuk memastikan mereka masuk dan keluar. Tinjau berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dan gunakan data untuk menginformasikan putaran model kepegawaian berikutnya. Juga, ekspor lembar waktu dengan mudah ke QuickBooks Online atau Gusto untuk penggajian yang akurat dan lancar.

Komunikasi internal: Selalu beri tahu tim melalui notifikasi, pembaruan, dan obrolan (baik 1:1 maupun grup). Cari tahu karyawan mana yang telah membaca pembaruan terkirim dan kirimkan pengingat kepada mereka yang belum. Juga, temukan detail penting dari semua pekerja di direktori karyawan.

Jadikan Model Kepegawaian Anda Lebih Efektif Dengan Connecteam

Belajarlah lagi

Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkan Model Kepegawaian

Jika pada tahap ini Anda masih ragu, kami akan membahas mengapa perusahaan Anda membutuhkan model kepegawaian.

COVID-19 tentu saja tidak membuat kepegawaian menjadi lebih mudah. Saat pandemi dimulai, perusahaan terpaksa melakukan perubahan besar-besaran, artinya mereka perlu memikirkan kembali rencana bisnisnya. Dan jumlahnya tidak berbohong.

Sebuah studi oleh The University of Chicago mengungkapkan bahwa pandemi telah menyebabkan PHK meningkat menjadi 12,8%, dengan karyawan baru tersisa di 3,8%. Artinya, ada sekitar tiga karyawan baru setiap sepuluh PHK.

Ketika pembatasan mulai dilonggarkan, perusahaan bergegas untuk mengembangkan tim mereka lagi. Namun, mereka belum tentu mendatangkan karyawan dengan keterampilan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Faktanya, menurut studi tahun 2019, 52% manajer perekrutan mengklaim bahwa salah satu tantangan utama dalam kepegawaian adalah menemukan kandidat yang tepat.

Di atas, kami menguraikan langkah demi langkah apa yang diperlukan untuk membangun model kepegawaian yang sukses saat kita memasuki era pascapandemi. Sebelum Anda menyadarinya, tim Anda akan menembaki semua silinder.

Intinya Pada Model Kepegawaian

Seperti yang telah dibuktikan oleh peristiwa baru-baru ini, faktor internal dan eksternal dapat membuat perusahaan harus membangun kembali dan kembali ke papan gambar.

Jadi, apakah Anda bekerja di bidang manufaktur, perawatan kesehatan, ritel, transportasi, perhotelan, kebersihan, atau keamanan – manajer SDM perlu memiliki rencana terperinci untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Model kepegawaian yang terencana dengan baik akan memberi HR wawasan yang sangat dibutuhkan tentang kekuatan dan kelemahan perusahaan saat ini, keterampilan apa yang saat ini kurang, dan solusi apa yang dapat diterapkan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dan setelah Anda membangun model kepegawaian, Anda kemudian dapat menerapkannya menggunakan aplikasi all-in-one untuk merampingkan operasi Anda. Jika Anda memiliki rencana, perusahaan Anda sudah menuju kesuksesan.

Aplikasi #1 Untuk Menerapkan Model Kepegawaian Anda

Temukan Lebih Banyak