Otomatisasi Proses Bisnis – Manfaat, aplikasi, contoh, dan langkah-langkah untuk mengotomatisasi

Untuk memastikan karyawan tidak mengulangi tugas yang tidak perlu atau mengabaikan tugas sebelum selesai, mengabaikan detail, atau tidak melewatkan langkah dalam alur kerja, bisnis menetapkan proses standar. Proses bisnis ini memastikan kepatuhan dan kesesuaian dalam cara perusahaan beroperasi. Oleh karena itu, proses bisnis harus tetap konsisten atas eksekusi berulang. Di sinilah otomatisasi proses bisnis (BPA) berperan.

BPA berfokus pada otomatisasi proses TI sehari-hari dan fungsi bisnis untuk memaksimalkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan kelancaran operasional. Sesuai laporan oleh Markets and Markets , ukuran pasar otomatisasi proses bisnis global diperkirakan akan mencapai USD 19,6 miliar pada tahun 2026 dari USD 9,8 miliar pada tahun 2020, tumbuh pada CAGR 12,2%.

Berbagai faktor seperti perusahaan yang berencana untuk memigrasikan infrastruktur TI mereka ke cloud , meningkatkan kelangsungan bisnis, dan meningkatkan operasi bisnis telah menyebabkan adopsi BPA secara luas di seluruh organisasi.

Pada artikel berikut, kita akan membahas manfaat metodologi otomatisasi proses bisnis beserta langkah-langkah penerapan otomatisasi dalam proses bisnis.

Namun sebelum kita membahasnya, mari kita pahami dulu perbedaan antara otomasi proses bisnis dan otomasi proses robotik untuk lebih memahami konsepnya.

Jadi, tanpa basa-basi lagi, mari selami!

BPA vs RPA – Apa bedanya?

Otomatisasi proses bisnis sering dikacaukan dengan otomatisasi proses robotik, tetapi keduanya berbeda dengan caranya sendiri. Namun, mereka saling melengkapi dan dapat membantu Anda menerapkan transformasi digital di seluruh perusahaan dengan mulus.

Dengan otomatisasi proses robot , pengguna perangkat lunak membuat robot atau bot perangkat lunak yang dapat mempelajari, meniru, dan kemudian menjalankan proses bisnis berbasis aturan. Otomatisasi RPA memungkinkan pengguna membuat bot dengan mengamati tindakan digital manusia. Setiap bot dirancang untuk satu tugas tertentu.

Misalnya, bot dapat dibuat untuk masuk ke sistem, menyalin data, lalu menempelkan data tersebut ke dalam spreadsheet.

BPA, di sisi lain, adalah pendekatan holistik untuk mengoptimalkan dan mengotomatisasi proses bisnis dari awal hingga akhir. BPA adalah solusi ujung ke ujung untuk mengotomatisasi seluruh proses bisnis dan RPA adalah pelengkap pendekatan BPA yang solid. Selain itu, BPA menawarkan berbagai kemampuan yang tidak ditemukan di RPA. Ini termasuk fitur yang meningkatkan kolaborasi dan memberikan data dan wawasan tentang kinerja proses.

Sekarang setelah kita melihat perbedaan utama antara RPA dan BPA, mari kita pahami lebih lanjut bagaimana BPA menguntungkan bisnis dan mengapa ini merupakan pendekatan yang ideal ketika ingin mengotomatisasi proses manual.

Manfaat otomatisasi proses bisnis

Di bagian ini, kita akan membahas keuntungan utama otomatisasi dalam bisnis dan bagaimana hal itu dapat meningkatkan efisiensi organisasi Anda secara keseluruhan.

Mengurangi biaya

Ketika proses bisnis dijalankan secara manual, sejumlah besar sumber daya terbuang sia-sia dan ada kemungkinan inefisiensi yang lebih tinggi. Sesuai laporan , organisasi kehilangan 20-30% dari pendapatan mereka setiap tahun karena proses yang tidak efisien. Beralih dari proses manual ke otomatis memungkinkan untuk meminimalkan kesalahan. Dengan begitu, tidak ada waktu dan uang yang perlu dihabiskan untuk memperbaiki masalah. Juga, sumber daya dimanfaatkan secara optimal, dan pemborosan dihilangkan.

Generali, penyedia asuransi terkemuka di Eropa, adalah salah satu contoh otomatisasi proses bisnis terbaik . Ini bergeser dari proses berbasis kertas yang menghabiskan waktu dan uang mereka ke proses bisnis otomatis. Ini mengurangi waktu untuk menanggung tugas kompleks hingga setengahnya dan penghematan hingga 90% melalui proses yang dapat digunakan kembali.

Pengalaman pelanggan yang ditingkatkan

Salah satu manfaat paling menarik dari BPA adalah dampak positifnya pada pelanggan Anda , pengalaman mereka dengan bisnis Anda, dan cara Anda melayani mereka.

Dengan BPA di tempat, Anda dapat menanggapi pelanggan secara efisien dan lebih cepat, menghargai waktu pelanggan Anda dan menjawab permintaan dan pertanyaan mereka dengan sukses pada saat yang bersamaan.

Yang dulunya memakan waktu beberapa jam atau bahkan berhari-hari, sekarang hanya butuh beberapa menit. Ini, tentu saja, dapat diterapkan pada sejumlah interaksi pelanggan, termasuk pemrosesan pesanan.

Ini akan meningkatkan reputasi perusahaan Anda di antara audiens Anda melalui berita positif dari mulut ke mulut dan ulasan online yang lebih kuat.

Peningkatan efisiensi operasional

Menerapkan perangkat lunak otomatisasi proses bisnis membawa sejumlah manfaat operasional. Untuk mulai dengan, proses otomatis sebagian besar lepas tangan, yang berarti Anda tidak perlu memastikan secara pribadi bahwa satu tugas dalam proses sedang berjalan ke yang berikutnya.

Selain itu, otomatisasi proses bisnis juga memungkinkan mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan dan kemacetan dalam alur kerja. Ini berkontribusi pada efisiensi proses yang lebih tinggi secara keseluruhan.

Misalnya, Adidas menerapkan perangkat lunak otomatisasi proses bisnis untuk menstandardisasi prosesnya dan mengotomatisasi berbagai departemen, termasuk keuangan, pemasaran, eCommerce, dan ritel. Inisiatif yang sangat sukses ini mengurangi waktu pemasaran hingga dua pertiga dibandingkan dengan pengembangan in-house tradisional dan meningkatkan efisiensi operasional hingga 60%.

Visibilitas dan transparansi

Dengan otomatisasi, visibilitas proses di seluruh organisasi dapat ditingkatkan melalui dasbor yang dapat disesuaikan. Indikator kinerja utama (KPI) yang telah ditetapkan dapat dengan mudah dilacak untuk berbagai proses. Laporan mendalam tentang kinerja proses dapat memberikan wawasan berharga tentang area yang perlu ditingkatkan.

Otomatisasi juga memfasilitasi transparansi dalam proses bisnis. Ini membantu tim tetap mendapat informasi tentang tugas yang diberikan dan mendorong akuntabilitas.

Misalnya, perusahaan manajemen aset global, Insight Investment ingin mendokumentasikan, menemukan, dan mendigitalkan proses bisnis untuk membangun transparansi. Dengan menggunakan dasbor yang dapat disesuaikan untuk memvisualisasikan data, mereka telah menciptakan fondasi sistem pelaporan yang mengurangi kompleksitas, memberikan visibilitas kepada manajemen senior, dan membuat penyerahan pekerjaan lebih dapat diandalkan.

Meningkatkan moral karyawan

Keuntungan utama dari metodologi otomatisasi proses bisnis adalah semangat kerja karyawan yang lebih tinggi. Dengan otomatisasi, karyawan bebas dari gesekan untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien. Persetujuan lebih cepat, yang berarti tim tidak perlu menghabiskan waktu menunggu dan mengingatkan manajer.

Transparansi dalam proses membantu karyawan berkinerja tinggi mendapatkan pengakuan yang layak mereka dapatkan. Bandwidth yang dibebaskan oleh otomatisasi dapat memotivasi karyawan untuk berinovasi dan meningkatkan cara kerja dilakukan.

Sekarang kita telah memahami apa itu otomatisasi proses bisnis, dan melalui manfaat utama bersama dengan contoh otomatisasi proses bisnis, saatnya untuk menyelami kasus penggunaan utama otomatisasi proses perusahaan .

Aplikasi utama dari otomatisasi proses bisnis

Kasus penggunaan otomatisasi proses bisnis dapat mencakup berbagai bidang operasional, mulai dari perekrutan hingga persetujuan anggaran serta penjualan dan pemasaran. Mari kita lihat beberapa di antaranya lebih dekat.

Rekrutmen dan SDM

Rekrutmen dan SDM adalah bidang utama yang memerlukan otomatisasi karena banyaknya proses dan dokumen yang perlu dikelola.

Onboarding dan rekrutmen seringkali merupakan proses yang membosankan dan memakan waktu. Namun, dengan penerapan otomatisasi, cara kerja manual, seperti memasang iklan pekerjaan atau melalui kepatuhan untuk karyawan baru, dapat diotomatisasi.

SDM adalah departemen lain yang membutuhkan banyak tugas dokumen manual – banyak di antaranya dapat diotomatisasi. Beberapa dari tugas tersebut termasuk melacak absen karyawan, wawancara keluar, manajemen kinerja, dan banyak lagi. Waktu yang dihemat oleh proses otomatisasi akan membantu staf SDM untuk berkonsentrasi pada tugas yang lebih penting. Tim SDM dapat mengelola pelatihan, budaya, dan kesehatan karyawan secara lebih efektif.

Pemrosesan faktur

Melacak faktur yang dapat dihitung dapat melelahkan dan menyebabkan kesalahan saat ditangani secara manual. Dengan BPA, Anda dapat mengotomatiskan pemrosesan faktur dan memastikan pembayaran tepat waktu untuk vendor Anda. Hal ini juga akan mengurangi human error dan ketidaktepatan dalam proses pembayaran.

Dengan otomatisasi, Anda dapat menghemat banyak waktu untuk tim akun Anda, dan mereka dapat fokus pada tugas berprioritas tinggi seperti pengambilan keputusan anggaran dan prediksi.

Order pembelian

Pesanan pembelian memainkan peran penting dalam keseluruhan proses pengadaan. Mereka memungkinkan organisasi untuk mendapatkan barang dan jasa yang mereka butuhkan untuk beroperasi. Namun, proses ini terperosok oleh bentuk fisik dan entri data manual. Karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka setiap minggu untuk tugas yang berulang seperti mengisi pesanan pembelian yang sama.

Dengan bantuan perangkat lunak otomatisasi proses bisnis , Anda dapat dengan mudah merampingkan seluruh proses ini. Anda dapat mendigitalkan formulir pesanan pembelian dan bahkan menghubungkannya ke database SQL untuk menarik informasi pelanggan.

Klaim biaya

Mengelola pelaporan pengeluaran secara manual menghasilkan waktu pemrosesan yang lebih lama dan membuat organisasi rentan terhadap penipuan pengeluaran. Misalnya, karyawan dapat menggelembungkan atau membuat klaim palsu. Dengan BPA, Anda membuat alur kerja otomatis yang dapat merampingkan setiap langkah dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Karyawan dapat dengan cepat mengisi formulir elektronik dan bahkan menyertakan tanda terima. Setelah klaim pengeluaran diajukan, formulir akan diarahkan ke manajer mereka secara otomatis, yang kemudian dapat langsung meninjaunya.

Selama proses ini, karyawan dapat melacak klaim pengeluaran mereka. Proses otomatis juga memastikan bahwa karyawan menerima penggantian tepat waktu dan mengurangi penipuan biaya karena ada jejak yang jelas.

Persetujuan anggaran

Persetujuan anggaran adalah dokumen penting dalam perencanaan keuangan. Mereka memungkinkan organisasi untuk secara efektif mengelola anggaran mereka dan merencanakan masa depan. Namun, mengelola persetujuan anggaran secara manual dapat menjadi membosankan dan memakan waktu, terutama bagi tim keuangan yang harus meninjau dan menyetujuinya.

Dengan menggunakan perangkat lunak otomatisasi, Anda dapat dengan mudah membuat formulir yang disesuaikan untuk persetujuan anggaran. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk membuat alur kerja otomatis yang mengarahkan semua formulir ke pemberi persetujuan yang tepat.

Penjualan dan pemasaran

Area penting lainnya yang akan sangat diuntungkan dari solusi otomatisasi proses bisnis adalah penjualan dan pemasaran. Jika perwakilan penjualan dan solusi BPA bekerja bersama, mereka dapat meningkatkan alokasi sumber daya, perkiraan penjualan, tugas administratif, dan banyak lagi. Tenaga penjualan dapat menjadi lebih berfokus pada pelanggan dengan meningkatkan waktu tatap muka pelanggan dan pengalaman pelanggan .

Solusi otomatisasi proses bisnis, ketika diterapkan pada departemen pemasaran, memiliki potensi besar dalam pemasaran email dan manajemen prospek. Ini menawarkan efektivitas biaya dan memberikan hasil bisnis yang diinginkan. Ini juga membantu dalam pemeliharaan prospek, penangkapan prospek, kualifikasi prospek, dan penilaian prospek. Selain itu, ini juga membantu dengan tanggapan otomatis/dukungan pelanggan.

Permintaan waktu istirahat

Karyawan dapat mengajukan permintaan cuti karena keadaan darurat atau sakit pribadi. Menangani permintaan ini bisa sangat sulit dengan formulir fisik atau email. Dengan BPA, Anda dapat menyederhanakan proses ini dan memudahkan karyawan untuk mengajukan permintaan cuti. Ini membawa visibilitas ke dalam proses, sehingga mempercepat persetujuan.

Juga, memiliki proses untuk permintaan cuti penting bagi manajer untuk memberi kompensasi kepada karyawan dengan tepat.

kutipan harga

Ketika prospek meminta penawaran, itu berarti mereka sangat tertarik untuk berbisnis dengan Anda. Tetapi mereka masih memerlukan informasi harga yang terperinci untuk membantu mereka membuat keputusan yang tepat. Penundaan apa pun dalam proses ini berpotensi membuat Anda kehilangan prospek.

Tim penjualan Anda dapat dengan cepat mengumpulkan penawaran harga menggunakan perangkat lunak BPA dan secara otomatis mengirimkannya ke manajer untuk ditinjau.

Mengotomatiskan penawaran harga dapat membantu menciptakan kesan pertama yang baik pada pelanggan. Yang harus Anda lakukan hanyalah mengirimkan tautan ke penawaran harga kepada pelanggan Anda, dan mereka dapat segera menandatangani dokumen — tidak perlu berurusan dengan email bolak-balik.

Langkah-langkah untuk menerapkan otomatisasi proses bisnis

Menurut sebuah survei , 75% organisasi percaya bahwa BPM dan teknologi telah membantu organisasi mereka mencapai tujuan mereka. Selain itu, 73% melaporkan bahwa tingkat minat organisasi mereka terhadap BPM telah tumbuh sedikit atau pesat dalam beberapa tahun terakhir.

Statistik ini menunjukkan bagaimana organisasi di seluruh dunia beralih ke otomatisasi untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan proses bisnis mereka.

Di bagian ini, kami telah mencantumkan beberapa langkah yang akan membantu Anda menerapkan otomatisasi proses perusahaan di organisasi Anda dengan sukses.

Jadi, mari kita langsung ke itu.

Identifikasi tugas yang berulang

Langkah pertama saat memilih layanan otomatisasi proses bisnis adalah mengidentifikasi tugas dan area berulang dalam bisnis Anda yang mungkin memiliki peluang untuk peningkatan.

Untuk mengidentifikasi area dan masalah seperti itu, pemahaman yang mendalam tentang bisnis sangat penting. Pilihan terbaik adalah membuat representasi visual dari alur kerja Anda saat ini dengan bantuan diagram alir. Ini akan membantu Anda memahami bisnis Anda dengan lebih baik dan mengidentifikasi tugas yang berulang.

Ini adalah langkah penting yang perlu dilakukan dalam kolaborasi erat dengan pengguna sebenarnya dari proses dan pemangku kepentingan utama.

Anda juga harus mempertimbangkan manfaat otomatisasi proses bisnis bersih dalam hal penghematan biaya yang efektif dan penghematan waktu. Ini akan membantu menyajikan kasus bisnis yang jelas untuk mendukung otomatisasi proses bisnis ini.

Tentukan tujuan Anda

Langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan dan sasaran bisnis Anda menggunakan alur kerja saat ini sebagai tolok ukur. Target Anda mungkin untuk mengotomatisasi tugas sehari-hari seperti menulis dan mengirim email, memberi tahu anggota tim, atau memperbarui status tugas.

Anda mungkin juga ingin tenaga kerja Anda lebih fokus pada wawasan proses dan pengoptimalan daripada menghabiskan banyak waktu untuk entri data.

Itu bisa apa saja, tetapi Anda harus dapat membenarkan bagaimana tujuan Anda akan dicapai menggunakan otomatisasi dan bagaimana Anda akan mengukurnya dan melacak kinerja Anda.

Pilih solusi otomatisasi yang tepat

Anda tidak perlu menghabiskan jutaan dolar untuk perangkat lunak pengkodean khusus untuk mengotomatisasi proses bisnis. Ada banyak sekali layanan otomatisasi proses bisnis dan layanan analisis data yang tersedia di pasar yang dapat membantu perusahaan merancang dan mengotomatisasi proses bisnis. Pilih perangkat lunak atau buat perangkat lunak khusus yang cocok untuk organisasi Anda. Minta demo, dan jelajahi bagaimana alat otomatisasi dapat mendukung tujuan bisnis.

Berdasarkan kebutuhan spesifik Anda, Anda dapat memilih tiga hingga lima vendor dan kemudian melakukan analisis komparatif untuk memilih yang terbaik. Pastikan perangkat lunak yang dipilih sederhana dan mudah digunakan serta mudah disesuaikan oleh pengguna Anda.

Latih pengguna

Setelah Anda menerapkan alat otomatisasi di organisasi Anda, langkah selanjutnya adalah melatih tenaga kerja untuk menggunakan perangkat lunak baru.

Setiap perubahan baru yang dibawa oleh manajemen biasanya ditentang oleh karyawan karena mereka menganggapnya tidak perlu. Jadi, sangat penting untuk memasukkan pengguna akhir dari langkah pertama itu sendiri. Jadikan mereka bagian dari diskusi Anda sehingga mereka dapat memahami prosesnya dengan lebih baik dan membagikan ide serta umpan balik mereka.

Menyediakan jalur transisi yang jelas dari proses manual yang ada ke sistem otomatis yang baru dan memberi mereka pelatihan yang memadai akan sangat membantu keberhasilan transisi ini.

Melacak kemajuan Anda

Setelah Anda menjalankan dan menjalankan sistem otomatis baru Anda, penting untuk terus melacak KPI dan meningkatkan sistem alur kerja.

Pengguna Anda akan memberikan umpan balik yang berharga tentang prosesnya; pastikan untuk menerapkan umpan balik itu untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan alur kerja saat ini.

Pemantauan dan pengukuran berkelanjutan dari alur kerja otomatis Anda akan membantu mengidentifikasi hambatan dan menyarankan area untuk perbaikan. Penilaian berkelanjutan dari alur kerja Anda yang baru ditingkatkan akan membantu tim Anda menjadi lebih efisien.

Pikiran terakhir

Mengotomatiskan proses bisnis dapat membantu bisnis beralih dari linier ke pertumbuhan yang lebih cepat. Dari manajemen inventaris hingga orientasi staf dan digitalisasi proses inti, Anda akan menemukan bahwa sistem otomatis yang disederhanakan memotong pemrosesan manual demi operasi yang apik dan bebas kesalahan.

Jika Anda ingin mengurangi biaya proses manual yang kikuk dan merampingkan proses bisnis Anda, Anda dapat menghubungi perusahaan pengembangan perangkat lunak AI yang terkenal seperti Appinventiv. Appinventiv sepenuhnya mahir dalam menangani semua teknologi kompleks yang diperlukan untuk mengotomatisasi proses bisnis Anda secara efisien.

Misalnya, kami baru-baru ini membantu bank global untuk mengotomatiskan proses perbankan mereka menggunakan kecerdasan buatan dan teknologi pembelajaran mesin. Solusi otomatisasi bisnis kami membantu mereka dalam menangani tugas-tugas kompleks seperti menyelesaikan keluhan pelanggan secara real-time dan melaporkan kasus kartu kredit curian.

Otomatisasi menyebabkan peningkatan tingkat retensi pelanggan sebesar 20% dan pengurangan proses manual sebesar 35%.

Jadi, jika Anda memerlukan bantuan dalam mengotomatisasi proses bisnis Anda, Anda dapat menghubungi kami . Pakar kami akan menawarkan solusi komprehensif yang terjangkau dan mudah digunakan. Mereka juga akan memandu Anda melalui fitur-fitur penting dari otomatisasi proses bisnis yang dapat Anda sertakan dalam perangkat lunak Anda.