Mengapa Komunikasi Klien Adalah Kunci Keberhasilan Kolaborasi

Komunikasi sangat penting dalam setiap aspek kehidupan, dan ini terutama benar ketika menangani klien Anda sebagai pekerja lepas. Faktanya, komunikasi klien yang baik adalah salah satu kunci terbesar (jika bukan kunci terbesar ) untuk berhasil mewujudkan tujuan proyek Anda dan membangun reputasi positif untuk diri Anda sendiri di industri Anda.

Jika Anda seorang pekerja lepas, kualitas pekerjaan Anda dan reputasi yang akan Anda peroleh untuk kinerja Anda sepenuhnya ada di tangan Anda.

Anda dapat menyampaikan kepada klien Anda bahwa Anda yakin dengan kemampuan Anda dan mengendalikan setiap proyek yang sedang Anda kerjakan dengan mematuhi persyaratan mereka dan berkomunikasi dengan mereka di setiap langkah.

Komunikasi klien yang jelas meminimalkan risiko kesalahpahaman, kesalahan, dan penundaan, sambil menenangkan pikiran klien Anda dengan membantu menanamkan kepercayaan pada Anda dan layanan Anda. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang komunikasi klien yang baik, dan mengapa itu sangat penting, terutama dengan proyek lepas.

Inilah Mengapa Komunikasi Klien Penting

Ada lusinan alasan mengapa berkomunikasi dengan jelas dengan klien Anda sangat penting untuk menyelesaikan proyek berkualitas tinggi yang memenuhi harapan mereka. Komunikasi klien yang tepat:

• Memastikan proses yang lancar dan mudah dari awal hingga akhir, bebas dari miskomunikasi, frustrasi, dan penundaan yang tidak perlu.
• Memungkinkan Anda untuk menampilkan diri Anda sebagai seorang profesional berpengetahuan yang memiliki pegangan pada tugas-tugas yang Anda pilih untuk dilakukan.
• Membantu Anda mengelola ekspektasi klien terhadap Anda dan memenuhinya sedapat mungkin.
• Mengatur kecepatan dan nada untuk proyek yang sedang dikerjakan.
• Memungkinkan Anda untuk menyarankan alternatif yang layak untuk bagian dari proyek yang direncanakan mereka yang mungkin tidak menghasilkan hasil yang diinginkan.
• Memberi Anda reputasi sebagai orang yang terbuka, jujur, dan transparan tentang kemampuan, harga, etos kerja, dan batasan profesional Anda.
• Memungkinkan Anda mengomunikasikan tujuan proyek dan KPI secara efektif kepada anggota tim outsourcing atau VA (Asisten Virtual).
• Memungkinkan Anda mengukur kebutuhan dan persyaratan klien Anda secara akurat dan menanganinya dengan empati dan diplomasi.
• Memberi Anda kesempatan untuk menemukan tanda bahaya dan dengan sopan menolak pelanggan yang mungkin terlalu mengontrol selama realisasi proyek mereka.
• Memungkinkan Anda mengetahui dengan tepat kapan, dan seberapa sering klien Anda ingin Anda menghubungi mereka dengan pembaruan tentang suatu proyek.
• Memfasilitasi interaksi yang ramah, menyenangkan dan nyaman serta hubungan kerja yang kuat antara Anda dan klien Anda.

Sudah menjadi rahasia umum di kalangan pekerja lepas bahwa mempertahankan dan bekerja dengan klien yang sudah ada jauh lebih mudah daripada membuat klien baru. Komunikasi klien yang tepat akan membantu Anda mempertahankan klien Anda, mendorong mereka untuk membangun harapan yang realistis atas keterampilan dan kemampuan Anda, dan membuat mereka puas dengan pekerjaan Anda.

Komunikasi yang tidak memadai sayangnya dapat membuat klien Anda menjauh dan membuat bisnis Anda kembali seperti semula.

Butuh lebih banyak klien?

Dapatkan lebih banyak pekerjaan lepas dengan buku GRATIS kami: 10 Klien Baru dalam 30 Hari . Masukkan email Anda di bawah ini dan semuanya milik Anda.

Unduh sekarang

10 Tips untuk Komunikasi Klien yang Sukses

1. Kembangkan Protokol Orientasi Klien

Anda dapat menetapkan harapan klien Anda di awal proyek Anda dan memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki tujuan dan harapan yang jelas dengan membuat proses orientasi klien untuk bisnis lepas Anda.

Mengembangkan paket sambutan klien adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa pengalaman yang diterima klien Anda konsisten, dapat diprediksi, dan dapat diandalkan, apa pun proyeknya. Ini adalah cara yang bagus untuk menyambut klien ke portofolio Anda sambil memberi mereka kesempatan untuk menjelajahi proses Anda dengan kecepatan mereka sendiri.

Menyerahkan paket selamat datang akan menjernihkan semua pertanyaan umum yang mungkin dimiliki klien Anda, tetapi mungkin tidak memiliki waktu atau pengetahuan untuk menanyakannya kepada Anda selama konsultasi proyek awal Anda.

2. Tetap Transparan di Setiap Level

Transparansi adalah kunci untuk mempertahankan praktik komunikasi klien yang baik dan membangun kepercayaan antara Anda dan klien Anda. Anda harus tetap jujur ​​dan transparan di setiap langkah proyek yang Anda kerjakan, mulai dari memberikan panduan harga hingga memberi klien Anda jadwal kerja dan tanggal pengiriman.

Jujurlah tentang kemungkinan penundaan dan komunikasikan langsung dengan klien Anda saat Anda membutuhkan waktu atau sumber daya tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan.

3. Sering Berkomunikasi

Klien Anda akan selalu menghargai pembaruan dari Anda, bahkan jika belum ada perkembangan besar yang muncul dari pekerjaan Anda.

Anda dapat memberikan pembaruan tepat waktu secara berkala dengan memberi tahu klien Anda bahwa Anda bekerja keras dalam proyek mereka, dan bahwa Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tonggak atau tenggat waktu berikutnya seperti yang dibahas. Para ahli merekomendasikan untuk mengirimkan pembaruan ini seminggu sekali.

Berjanjilah untuk terus memperbaruinya di masa mendatang, dan seperti biasa, pastikan untuk segera memberi tahu mereka tentang masalah atau penundaan yang Anda alami juga.

4. Gunakan Bahasa yang Mudah Didekati

Sebaiknya hindari jargon hukum atau industri yang kuat saat tetap berhubungan dengan klien Anda.

Gunakan bahasa yang sederhana dan profesional, dan sambut setiap pertanyaan yang mungkin mereka miliki tentang proses atau korespondensi Anda. Anda harus memprediksi dan menjawab pertanyaan klien Anda terlebih dahulu jika memungkinkan.

Setelah pertemuan dengan klien Anda, kirimi mereka pesan yang merangkum apa yang Anda diskusikan dan berikan informasi berharga tentang fase berikutnya dari proyek Anda.

Beri tahu mereka dengan tepat bagaimana Anda berencana untuk melanjutkan dan beri mereka kesempatan untuk meminta perubahan pada rencana yang Anda diskusikan dengan mereka sebelumnya dengan alasan yang masuk akal.

5. Tetap Profesional, Tapi Relatable

Ada sangat sedikit orang yang menghargai interaksi robot yang dingin. Tentu saja, Anda harus tetap profesional setiap saat saat menangani pelanggan Anda, tetapi bekerjalah untuk memastikan bahwa mereka merasa nyaman berinteraksi dengan Anda.

Bangun hubungan manusiawi yang saling menghormati dengan mereka dan Anda akan lebih mampu menjalin dan memelihara hubungan kerja yang saling menguntungkan.

6. Tetap Teguh pada Misi dan Gaya Kerja Pribadi Anda

Misi Anda sebagai pekerja lepas harus jelas dalam segala hal yang Anda lakukan, dan itu juga berlaku untuk komunikasi klien. Korespondensi tertulis Anda dengan klien Anda harus mencakup frasa dan istilah penting yang mencerminkan gaya dan etos kerja pribadi Anda.

Pertimbangkan untuk menggunakan istilah seperti "lanjutan", "dipersonalisasi", "dapat dipercaya" dan "canggih" dalam komunikasi Anda untuk menyampaikan kualitas dan kemampuan terbaik Anda.

7. Gunakan Media Komunikasi yang Tepat

Beberapa saluran komunikasi lebih cocok untuk situasi tertentu daripada yang lain. Anda perlu mempertimbangkan cara terbaik untuk menyampaikan berita dan pembaruan kepada klien Anda. Beberapa metode komunikasi populer termasuk email, pesan instan, panggilan telepon, teks, surat pribadi dan faks.

Trik untuk memilih saluran komunikasi yang tepat biasanya terletak pada preferensi individu klien Anda. Beberapa klien mungkin lebih suka pembaruan cepat dalam bentuk pesan WhatsApp, sementara yang lain akan menghargai media yang lebih profesional seperti email.

Jika Anda tidak yakin saluran mana yang paling nyaman bagi klien Anda, jangan ragu untuk menanyakan kapan dan bagaimana mereka ingin Anda menghubungi Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda ingin terhubung dengan mereka dengan cara yang paling nyaman bagi mereka juga.

8. Buat Jadwal Kontak yang Dipersonalisasi

Berbicara tentang mempertahankan kontak dengan klien, Anda dapat mengambil lebih banyak langkah untuk memastikan bahwa Anda berkomunikasi secara efektif dan teratur dengan mereka dengan membuat jadwal kontak dengan masukan mereka.

Duduklah bersama setiap klien Anda dan tanyakan seberapa sering mereka menginginkan pembaruan dan laporan kemajuan, waktu mana yang paling sesuai untuk mereka, dan metode komunikasi yang disukai, seperti yang disebutkan di atas.

Anda mungkin perlu keluar dari zona nyaman Anda untuk memenuhi kebutuhan mereka jika mereka menginginkan panggilan telepon setiap minggu, dan Anda lebih suka berkorespondensi melalui pesan instan. Tetapi di sisi positifnya, ini dapat membantu Anda mengembangkan keterampilan komunikasi interpersonal Anda dan menjadi pekerja lepas yang lebih akomodatif.

9. Biarkan Klien Anda Memimpin

Anda mungkin ahli dalam skenario ini, tetapi klien Anda membayar Anda untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan spesifikasi mereka. Ini berarti bahwa Anda perlu menyadari bagaimana Anda mengomunikasikan keahlian Anda, dan bagaimana mengendalikan Anda atas proyek yang Anda ambil. Jika Anda terlalu memaksa atau tegas, Anda mungkin mengambil risiko mengusir pelanggan Anda yang berharga.

Hadir dan penuh perhatian selama komunikasi, tetapi biarkan klien Anda mengambil kendali untuk sebagian besar. Jangan menyela ketika mereka sedang berbicara dan biarkan mereka memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang mereka harapkan dari hubungan kerja Anda.

Ajukan pertanyaan jika Anda merasa ada sesuatu yang mereka sebutkan yang ingin Anda jelaskan.

10. Pantau Performa Anda

Jika Anda menetapkan tujuan atau harapan apa pun dalam hal komunikasi, penting bagi Anda untuk tetap berpegang pada itu. Jika Anda memiliki asisten virtual, berikan mereka umpan balik dan beri tahu mereka bagaimana mereka dapat meningkatkan kinerjanya.

Jika Anda yang berkomunikasi dengan klien, nilai strategi Anda sendiri dan jujurlah tentang area yang perlu Anda tangani untuk menyempurnakan strategi komunikasi Anda.

Cara Meningkatkan Komunikasi Klien Anda

Jika Anda berjuang untuk mengoptimalkan pendekatan komunikasi klien Anda, langkah pertama Anda untuk menyelesaikan masalah ini adalah dengan mendiagnosis masalah yang Anda alami.

Apakah proses komunikasi Anda menghambat komunikasi yang jelas?
Apakah saluran komunikasi yang Anda pilih kurang optimal dari yang Anda kira?
Apakah klien yang bekerja dengan Anda sulit untuk berkomunikasi?

Mencari tahu apa yang menghalangi kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan jelas akan memungkinkan Anda mengembangkan strategi untuk meningkatkan pendekatan Anda.

Berurusan dengan Klien yang Menantang

Jika Anda menduga klien Anda adalah sumber tantangan Anda, ada baiknya untuk menyingkirkan klien yang berpotensi tidak kompatibel sejak awal. Panduan ini akan membantu Anda menemukan tanda bahaya dan menemukan klien yang dapat Anda ajak bekerja sama pada tingkat yang lebih harmonis.

Kebenaran dari masalah ini adalah bahwa klien yang tidak mau mengikuti proses Anda tidak akan merasa puas dengan hasil akhir dari usaha Anda. Anda mungkin mengalami ketidaksepakatan secara teratur dengan mereka selama proyek Anda, dan dalam banyak kasus, Anda mungkin tidak menyetujui jalan ke depan sama sekali. Dalam kasus ini, yang terbaik adalah menolak klien ini dengan hormat sama sekali.

Pertahankan batasan yang tegas dan komunikasi yang jelas sejak hari pertama dengan setiap klien yang bekerja dengan Anda. Jelaskan bahwa Anda tidak akan berkompromi dengan proses Anda, dan bahwa Anda memiliki keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan memuaskan.

Anda ahlinya, bukan mereka!

Jika Anda membiarkan klien mendikte alur proses Anda dan mengendalikan Anda dari awal proyek, tren ini hanya akan diperburuk seiring berjalannya waktu.

Berlatih Mendengarkan Aktif

Setelah Anda memilih klien yang tepat, Anda perlu mendengarkan secara aktif persyaratan mereka untuk menghasilkan pekerjaan yang menghasilkan nilai. Siapa pun yang berkomunikasi dengan klien harus tetap fokus pada percakapan dan mencatat jika perlu.

Anda harus benar-benar terlibat dalam diskusi klien-profesional untuk berkomunikasi secara efektif dan memahami apa yang mereka harapkan dari Anda. Ini akan sangat membantu dalam memastikan bahwa klien Anda merasa dihormati dan dihargai selama interaksi Anda.

Membuat catatan selama pertemuan awal Anda adalah cara yang bagus untuk membuat gambaran yang jelas dan akurat tentang apa yang diinginkan klien Anda untuk Anda capai.

Tetap Konsisten Setiap Saat

Konsistensi adalah aturan emas yang tak terucapkan dari komunikasi yang efektif.

Komunikasi pertama Anda dengan klien menetapkan nada hubungan profesional dan menetapkan harapan masa depan bagi kedua pihak yang terlibat.

Jauhkan semua komunikasi masa depan selaras dengan nada asli Anda sehingga klien Anda tidak merasa bingung atau disesatkan oleh korespondensi Anda. Anda harus menjaga jadwal komunikasi yang teratur.

Jika Anda mulai memperbarui klien Anda pada proyek mereka seminggu sekali, pertahankan frekuensi pembaruan itu selama durasi proyek. Mereka harus merasa nyaman dengan jumlah informasi yang Anda tawarkan kepada mereka tentang kemajuan tugas.

Bersikap Sopan dan Profesional

Ini mungkin tidak perlu dikatakan lagi, tetapi penting untuk menggunakan tata krama dan etiket yang baik saat berurusan dengan klien Anda. Kesopanan dasar seperti mengatakan "tolong", "terima kasih" dan "salam baik" dalam komunikasi klien Anda akan bekerja sangat baik dengan menjaga hubungan profesional Anda tetap bersahabat.

Jaga komunikasi klien antara jam kerja (9 pagi hingga 5 sore, Senin hingga Jumat) kecuali jika dinyatakan lain.

Jika klien Anda tinggal di zona waktu yang berbeda, periksa waktu di lokasi mereka dan pastikan bahwa ini adalah waktu yang tepat untuk menghubungi mereka sebelum melakukannya. Tidak ada yang menghargai panggilan bangun jam 3 pagi, bahkan jika itu oleh pekerja lepas yang bermaksud baik yang ingin memberikan umpan balik.

Jangan Membuat Asumsi

Anda tidak boleh ragu untuk mengajukan pertanyaan kepada klien Anda tentang persyaratan mereka saat Anda merasa perlu. Bahkan jika jawabannya mungkin tampak jelas.

Selalu periksa dan periksa kembali apa yang diminta klien untuk Anda lakukan sebelum Anda melanjutkan. Anda mungkin memiliki gagasan yang berbeda tentang harapan dan apa yang dibutuhkan. Ini membantu menghilangkan kemungkinan kesalahpahaman dan penundaan proyek yang membuat frustrasi.

Demikian juga, Anda harus menjawab setiap pertanyaan yang diajukan klien Anda, tidak peduli seberapa kecilnya. Pastikan untuk bertanya kepada mereka apakah Anda telah menjawab pertanyaan mereka secara memadai dan beri mereka kesempatan untuk mengklarifikasi jawaban yang mereka tidak yakin.

Buat saran profesional tentang pendekatan alternatif terhadap apa yang disarankan klien jika Anda merasa mereka dapat memberikan hasil yang lebih baik sesuai dengan tuntutan mereka.

Jangan Pernah Meninggalkan Klien Anda Menggantung

Tidak ada yang senang menjadi hantu, tetapi ketika berurusan dengan klien, tidak menanggapi adalah kesalahan profesional yang menyedihkan. Tindak lanjuti klien Anda sesegera mungkin, dan jawab pertanyaan mereka dengan singkat, hormat, dan detail.

Melakukan hal ini akan memberi tahu mereka bahwa Anda memprioritaskan proyek mereka, dan Anda dapat menindaklanjutinya. Laporkan kembali secara sering tentang status pekerjaan sehingga semua orang tetap pada halaman yang sama dan membuat jaminan daripada janji yang tegas kecuali Anda yakin dapat memenuhinya.

Mintalah Umpan Balik dari Klien Anda

Jika Anda masih tidak yakin tentang kemanjuran pendekatan komunikasi klien Anda, mengapa tidak menanyakan pendapat klien Anda?

Mereka mungkin memiliki umpan balik yang berharga untuk ditawarkan, dan mungkin memberikan rekomendasi yang berguna tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan gaya atau frekuensi komunikasi Anda.

Sebaiknya minta klien Anda untuk meninjau fitur yang ditambahkan segera setelah fitur tersebut diterapkan. Beri tahu mereka dengan tepat di mana menemukan pekerjaan baru, dan bagaimana mereka dapat menguji atau mengevaluasinya.

Ini akan memudahkan klien untuk menemukan dan memahami apa yang perlu mereka tinjau, dan juga memberikan arahan yang lebih jelas kepada pekerjaan Anda di masa mendatang.

Pegang Kunci Untuk Membuka Kunci Sukses

Transparansi, kepercayaan, dan keterbukaan adalah kunci keberhasilan komunikasi klien.

Sebagai seorang freelancer, Anda perlu bekerja untuk menyempurnakan keterampilan berbicara dan mendengarkan Anda, memahami seluk beluk menangani pelanggan Anda, dan mengomunikasikan proses kerja Anda dengan jelas. Dengan melakukan ini, Anda akan membuat klien Anda puas dan memenuhi harapan mereka terhadap layanan Anda.

Setiap pelanggan dan setiap proyek adalah unik. Jadi, Anda disarankan untuk menyesuaikan pendekatan Anda sesuai dengan preferensi dan kerumitan setiap tugas dan klien yang Anda tangani.

Berkomunikasi dengan jujur ​​dan sering dapat menghasilkan keajaiban bagi bisnis Anda. Ini akan membantu Anda mempertahankan klien bergaji tinggi dan menarik klien baru melalui referensi dan reputasi industri yang fantastis.

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!