Panduan Pemula untuk Orientasi Klien

Jika Anda bekerja untuk diri sendiri, mendapatkan klien baru adalah alasan untuk perayaan. Namun, kegembiraan dapat dengan cepat memudar ketika Anda menyadari bahwa bagian yang sulit bahkan belum dimulai. Anda sekarang tidak hanya perlu merencanakan dan benar-benar melakukan pekerjaan, tetapi menjaga klien Anda di sisi saat Anda melakukannya.

Orientasi klien adalah proses di mana Anda menyambut klien baru dan memastikan bahwa segala sesuatu mengenai proyek Anda ditata dalam warna hitam-putih. Dengan memiliki kerangka waktu, aturan dasar, dan kontrak yang direncanakan dan disepakati sebelumnya, Anda dapat meminimalkan kesalahpahaman dan masalah komunikasi.

Pada artikel ini, kita akan membicarakan tentang apa itu orientasi klien secara lebih rinci. Kami juga akan membahas bagaimana hal itu dapat membantu bisnis Anda dan menawarkan beberapa tip untuk menyiapkan sistem Anda sendiri. Mari kita pergi!

Apa itu Orientasi Klien (Dan Bagaimana Itu Dapat Membantu Bisnis Anda)

Orientasi klien adalah proses yang secara efektif mempersiapkan Anda berdua untuk proyek yang sedang Anda kerjakan. Selama proses inilah Anda membuat perkenalan, menilai persyaratan, menetapkan parameter, dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki klien Anda. Proses orientasi yang solid memastikan bahwa komunikasi bisnis-ke-klien yang baik dipertahankan dari saat Anda dipekerjakan untuk suatu pekerjaan, hingga saat pekerjaan Anda selesai. Ini juga memudahkan Anda untuk bekerja secara efisien.

Prosedur orientasi Anda dapat mencakup banyak langkah berbeda, seperti email pengantar langsung dan pembaruan kemajuan untuk kontrak, jadwal, dan praktik kerja yang ingin Anda pertahankan. Hal ini tidak hanya akan memperjelas harapan bagi semua pihak yang terlibat, ini juga akan membantu Anda menjaga keseimbangan kerja/hidup Anda, sambil memenuhi brief tepat waktu. Ini juga memastikan bahwa klien Anda tahu persis apa yang mereka bayar, dan berapa banyak yang Anda dapatkan setelah pekerjaan selesai.

Meluangkan waktu untuk memperbarui dan menjaga klien Anda dengan benar kemungkinan akan membuahkan hasil – dan akan membantu mengembangkan reputasi Anda dalam hal profesionalisme dan keandalan. Menurut artikel Forbes baru-baru ini tentang orientasi klien, “bisnis dengan klien paling bahagia tidak pernah berhenti menjual dan mendorong nilai” melalui orientasi dan dukungan.

Namun, pekerjaan seperti itu dapat memakan waktu, dan organisasi yang menghadapi klien dari semua lini dapat berjuang dengan tugas tersebut. Laporan Pertumbuhan Agen Pemasaran 2018 menunjukkan bahwa 43% bisnis agensi tidak punya waktu untuk orientasi, dan akibatnya 23% gagal memenuhi harapan klien mereka.

Jadi, jika Anda ingin melakukan pekerjaan terbaik Anda, mempertahankan klien Anda, dan secara umum mengungguli pesaing Anda, menyisihkan waktu untuk orientasi itu penting. Ini juga akan membantu bisnis Anda dalam arti yang lebih luas, seperti dengan memberikan Anda perlindungan hukum. Menandatangani kontrak dan dokumen hukum lainnya dan sepenuhnya diperbarui sebagai bagian dari proses orientasi Anda dapat membantu memastikan bahwa jika ada konflik muncul, Anda dilindungi.

Cara Membuat Proses Orientasi Klien Anda Sendiri (Dalam 3 Langkah)

Seperti yang telah kami bahas, orientasi klien Anda dengan benar akan memastikan bahwa Anda dapat mendedikasikan diri Anda lebih penuh untuk pekerjaan Anda. Sekarang mari kita lihat aspek praktis dalam membuat proses orientasi Anda.

Langkah 1: Teliti dan Kumpulkan Informasi Dari Klien Anda

Anda harus mulai dengan memahami siapa klien Anda, apa yang mereka lakukan, dan apa yang mereka cari untuk keluar dari proyek. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memberi mereka formulir sejak dini, di mana Anda dapat mengajukan pertanyaan spesifik kepada mereka bahkan sebelum Anda resmi bermitra.

Ada banyak alat yang tersedia untuk tujuan ini, seperti Typeform. Tidak hanya formulir online mereka yang indah dan dapat disesuaikan tampak hebat, mereka juga sangat ramah pengguna untuk penanya dan orang yang ditanyai.

Saat membuat formulir itu sendiri, pikirkan semua pertanyaan yang perlu Anda jawab. Anda akan ingin mengumpulkan informasi khusus proyek, dan juga mendapatkan beberapa konteks tentang klien. Informasi ini bisa sangat berharga baik ketika memutuskan apakah akan mengambil proyek yang ada, dan ketika pekerjaan telah dimulai.

Langkah 2: Rencanakan Manajemen dan Komunikasi Proyek Anda

Selanjutnya, Anda ingin merencanakan tugas yang ada. Anda seharusnya mendapatkan beberapa wawasan tentang klien Anda dari penelitian Anda, dan di sinilah Anda dapat mulai menggunakannya.

Anda dapat melakukan ini dengan mengundang klien Anda untuk bergabung dengan alat manajemen proyek Dropmark, di mana Anda dapat membuat mereka 'wow' dengan moodboards yang menyenangkan secara estetis dan mudah diatur. Dropmark memungkinkan Anda dan klien Anda untuk membagikan ide-ide Anda di seluruh proyek dan memvisualisasikan seperti apa kesuksesan itu nantinya.

Ini memastikan Anda berada di halaman yang sama, dan memberi klien wawasan tentang kemajuan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk menangani dan memprioritaskan kedua bagian administratif pekerjaan, seperti tenggat waktu, dan aspek yang lebih kreatif. Anda dapat menambahkan kliping, tautan, dan gambar dengan mudah – dan mengaturnya dengan mulus.

Penting juga untuk berpikir tentang berkomunikasi melalui media lain, seperti email dan panggilan. Anda dapat menyesuaikan rencana Anda dengan jadwal klien Anda, dan mengatur sendiri pengingat untuk menjangkau pada interval tertentu di kalender Anda. Jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat mengotomatiskan komunikasi email melalui Streak, tetapi sebaiknya Anda juga berkomunikasi secara langsung. Panggilan telepon atau percakapan Skype lebih ramah, dan seringkali lebih bermanfaat.

Langkah 3: Pertimbangkan Dokumen Anda untuk Orientasi Klien

Setelah proses kerja Anda disetrika dan disepakati, Anda hampir siap untuk mulai bekerja. Namun, pertama-tama saatnya untuk mendapatkan kontrak yang ditandatangani dan pembayaran dilakukan. Dalam hal tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum, Anda dapat menggunakan HelloSign, yang juga menyediakan fungsionalitas yang berguna untuk beberapa permintaan dan tindak lanjut.

Anda kemudian harus memikirkan pembayaran deposit, dan untuk itu Hiveage adalah pilihan yang sempurna. Ini mencakup opsi faktur dan pembayaran terintegrasi, dan juga memungkinkan Anda membuat perkiraan dan melacak jam dan pengeluaran yang dapat ditagih hingga ke detail terkecil – mencakup semuanya, mulai dari jarak tempuh hingga makan siang bisnis. Mengirim faktur Anda dengan Hiveage adalah titik akhir yang sempurna untuk prosedur orientasi yang sukses.

Kesimpulan: Orientasi Klien dalam 3 Langkah

Miskomunikasi dan disorganisasi dapat merugikan bisnis Anda, jadi perencanaan yang baik dan koordinasi klien sangat penting. Membuat sistem orientasi klien akan membantu Anda untuk membuat Anda dan klien Anda senang selama proyek berlangsung.

Dalam artikel ini, kami telah membahas bagaimana Anda dapat membuat prosedur orientasi klien untuk bisnis Anda. Untuk melakukannya, Anda perlu:

1. Teliti klien Anda.
2. Rencanakan pekerjaan Anda.
3. Pertimbangkan dokumen Anda.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang orientasi klien? Hubungi di bagian komentar di bawah!