Bagaimana Melakukan Cold Email Outreach untuk PR
Diterbitkan: 2024-04-02
- 13 Maret 2024
Isi
Bisnis adalah tentang hubungan: hubungan dengan pelanggan, karyawan, produsen, distributor, pemberi pengaruh, dan bahkan pesaing Anda. Anda memupuk dan mengembangkan hubungan tersebut melalui berbagai saluran, seperti media sosial, siaran langsung, iklan berbayar, dan email dingin maupun hangat.
Namun Anda tidak hanya harus mempertahankan koneksi yang sudah ada, Anda juga harus menjangkau dan membuat koneksi baru. Baik untuk ekspansi, rebranding, retensi, atau peluncuran produk atau layanan baru, menjalin koneksi baru dan membentuk hubungan baru secara konsisten adalah kunci pertumbuhan bisnis. Dan agar berhasil melakukan ini, Anda memerlukan alat yang tepat di gudang senjata Anda.
Di sinilah hubungan masyarakat (PR) berperan.
Hubungan Masyarakat
Lalu apa sebenarnya PR itu?
Pemasaran dan periklanan cukup mudah. Mereka mencoba memperkenalkan dan membujuk Anda untuk membeli sesuatu pada suatu saat.
Namun PR tidak begitu jelas. Anggap saja ini sebagai pembangun hubungan terbaik. Hubungan masyarakat adalah membangun dan memelihara hubungan antara Anda, merek Anda, produk Anda, dan masyarakat.
“Hubungan masyarakat secara umum adalah menjual kesadaran, reputasi, dan perubahan perilaku. Ini adalah terobosan dengan salah satu ROI tertinggi dari semua aktivitas pemasaran/komunikasi. Hubungan masyarakat membangun kesadaran atas pikiran dan terkadang visibilitas yang luar biasa bagi merek, produk, dan pemimpin pemikiran .”
~Joel Swanson, Direktur Pesan dan Komunikasi Pemasaran di UnitedHealth Group
Seperti namanya, PR adalah membangun reputasi positif di mata publik, atau lebih spesifiknya, publik Anda .
Namun tidak seperti periklanan tradisional, PR biasanya merupakan perhatian media yang diperoleh atau tidak. Anda tidak membayar untuk iklan radio atau PPC berdurasi 30 detik.
Profesional PR menggunakan kekuatan bercerita untuk menarik perhatian dan publisitas kepada Anda untuk hal-hal baik, dan menjauhi Anda untuk hal-hal buruk (pengendalian kerusakan).
Dengan mengingat hal tersebut, mungkin mudah untuk menganggap hubungan masyarakat tidak lebih dari sekedar hubungan media. Anda bukanlah orang pertama yang mempunyai pendapat seperti itu.
Sumber Gambar
Tapi itu pandangan yang sempit, seperti terlihat pada grafik di atas. PR memiliki banyak sekali bagian dan roda yang bergerak di dalam mesinnya.
Dan seiring dengan beralihnya kita dari model periklanan tradisional, hubungan masyarakat menjadi semakin penting bagi kesuksesan bisnis:
- 86% orang melewatkan iklan televisi, dan 44% surat langsung tidak pernah dibuka.
- 70% konsumen lebih memilih mempelajari perusahaan atau merek tertentu melalui artikel dibandingkan iklan berbayar, dan angka tersebut melonjak hingga 80% bagi para pengambil keputusan bisnis.
- Milenial 247% lebih mungkin dipengaruhi oleh media sosial atau blog.
- Mengelola reputasi Anda sangatlah penting di dunia digital, karena hanya dibutuhkan waktu dua jam untuk mengkonfirmasi rumor yang benar, namun rata-rata dibutuhkan setidaknya 14 jam untuk menghilangkan prasangka rumor yang salah. Anda membutuhkan seseorang yang memperhatikan dan siap bertindak.
- PR perlu mencakup lebih dari sekedar siaran pers. 73% jurnalis memang mencari siaran pers yang baru dan menarik setiap hari… namun itu berarti 27% tidak mau repot. Bagaimana Anda bisa menjangkau pasar yang belum dimanfaatkan?
- Penggunaan pemblokir iklan meningkat 30% pada tahun 2017, sebuah tren yang kemungkinan akan berlanjut pada tahun 2018 dan seterusnya.
Seorang profesional PR harus menjadi ahli dalam segala bidang dan pendongeng yang hebat. Mereka mungkin terlibat dalam 10, 15, 20 atau lebih saluran dan taktik.
Namun inilah yang saya ingin Anda ingat jika Anda mengambil satu hal saja dari postingan ini:
92% influencer dan jurnalis masih lebih memilih promosi dan penjangkauan melalui email dibandingkan saluran lain .
Sumber Gambar
Ah, nadanya; pendukung sabuk alat PR. Seperti yang Anda lihat, preferensi terbesar tentang cara menampilkan promosi tersebut kepada orang yang tepat adalah email.
Promosi email yang ditulis dengan baik dan tepat waktu – 61% suka menerimanya di pagi hari, 30% di sore hari, dan 9% di malam hari – dapat memberikan dampak yang sangat efektif untuk uang metaforis Anda (ini adalah hasil media, Lagipula).
Jadi, baik Anda menghubungi jurnalis, influencer, atau bisnis lokal, Anda harus a) melakukan promosi dengan cara yang benar, dan b) mengirimkan promosi melalui email.
Melempar. Surel. Kendalikan narasi Anda.
Penjangkauan Email di PR
Cara paling penting untuk melampaui jumlah email yang banyak – kami mengirimkan sekitar 269 miliar email setiap hari – adalah dengan menjadikannya personal dan individual. Tidak ada seorang pun yang mau menanggapi email yang dengan jelas dikirimkan ke lusinan orang lainnya juga.
Kesalahan pemula yang akan merugikan Anda? Menyertakan penerima lain di bidang CC:, dan pengiriman email sama sekali kurang personalisasi.
Untuk mengatasi hal tersebut, jangan pernah mengirim email yang sama persis ke lebih dari satu orang, dan ingatlah tiga kata kecil ini: penelitian, penelitian, penelitian.
Untuk menemukan beberapa target potensial, lakukan pencarian Google untuk kata kunci atau topik yang sesuai, atau temukan konten paling populer tentang subjek tertentu dengan alat seperti BuzzSumo. Itulah penulis dan blogger yang Anda cari.
Selanjutnya, jawab beberapa pertanyaan tentang mereka: siapa yang Anda ajukan, apa yang biasanya mereka tulis, apa kesuksesan mereka yang terbaru dan relevan yang dapat Anda sebutkan, apakah Anda sudah memiliki koneksi, dan yang paling penting, bagaimana promosi Anda akan bermanfaat bagi mereka dan pembacanya ? Cari tahu semua yang Anda bisa tentang mereka, karya mereka, pembacanya, publikasi mereka, dan sebagainya.
Semakin banyak Anda mengetahui dan menyertakannya, semakin baik.
Nada Sempurna
Setiap promosi yang baik memiliki setidaknya tiga kesamaan: daya tarik, ajakan bertindak yang jelas, dan proposisi nilai yang menarik.
Kaitnya
Hook Anda adalah sudut yang Anda lempar. Secara umum, promosi PR kepada jurnalis dan influencer memiliki batasan berita – yang terhubung dengan cara yang bermakna dengan topik atau berita terkini – atau batasan waktu – yang terhubung dengan hari jadi, tanggal, atau acara yang akan datang.
Jika Anda memiliki berita atau waktu yang kuat dan bermakna, Anda sudah setengah jalan pulang.
Ajakan Bertindak
Email apa pun – atau halaman arahan atau postingan media sosial, atau apa pun – memiliki satu tindakan spesifik yang Anda ingin pembaca lakukan. Pitch tidak ada bedanya.
Apa sebenarnya yang Anda ingin penerima lakukan? Hubungi klien Anda, teliti perubahan peraturan, publikasikan pembaruan, wawancarai CEO, tinjau produk, atau hal lainnya?
Bersikaplah jelas dan eksplisit tentang apa yang Anda ingin pembaca lakukan.
Proposisi Nilai
Elemen terpenting dari promosi PR yang sukses adalah dukungan nilai. Di sinilah Anda menjelaskan mengapa mereka harus meliput berita ini, bagaimana kaitannya dengan topik atau isu yang lebih besar, dan mengapa hal itu akan bermanfaat bagi pembaca, pengikut, dan publikasi mereka.
Ini harus tentang mereka, bukan tentang Anda. Pitch yang baik harusnya atau setidaknya terlihat seperti Anda membantu mereka, dan bukan sebaliknya.
Sumber Gambar
Dan ingatlah bahwa hanya karena emailnya dingin bukan berarti email tersebut tidak dapat dipersonalisasi.
Tip dan Trik
Selain menggunakan struktur yang telah teruji di atas, ada beberapa tips lain yang direkomendasikan oleh para profesional PR untuk memberi Anda keuntungan yang lebih besar:
- Jangan menyampaikan ide tentang pengiriman produk organik kepada reporter teknologi. Pastikan cerita Anda selaras dengan pokok bahasan mereka yang biasa. Tampaknya sudah jelas, tetapi Anda akan terkejut betapa banyak “pro” yang gagal melakukannya.
- Tautan ke statistik, data, dan artikel yang relevan untuk memperkuat promosi Anda.
- Tautan ke biografi individu dan penelitian atau data yang Anda sebutkan di lapangan. Hal ini mempercepat, memudahkan, dan memudahkan penerima Anda untuk menggali lebih dalam dan membangkitkan minat mereka.
- Kapan pun memungkinkan, jadikan promosi Anda eksklusif . Tawarkan kepada orang lain hanya jika dan ketika mereka meneruskannya. Bertujuan untuk menawarkan kepada mereka sesuatu yang menyempurnakan cerita yang mereka tulis atau menyelesaikan masalah. Saya baru-baru ini melakukan pertukaran di mana saya meminta tautan untuk alat verifikasi email yang baru-baru ini saya peroleh untuk disertakan dalam salah satu postingan mereka yang berkinerja terbaik tentang pertumbuhan daftar email.
- Jangan bertele-tele. Langsung ke intinya, dan selesaikan dengan cepat. Semua orang sibuk.
- Personalisasikan setiap promosi sebanyak yang Anda bisa.
- Jaga agar baris subjek tetap pendek dan sederhana. Ambisius? Uji baris subjek yang berbeda untuk menemukan baris subjek yang paling efektif.
- Sebagai pelengkap namun bukan pengganti penjangkauan PR Anda, pertimbangkan untuk menggunakan Help a Reporter Out (HARO). Layanan ini menghubungkan jurnalis dan narasumber. Baik untuk mereka, dan baik untuk Anda.
Jangan berusaha dan/atau membuat kesalahan besar, dan Anda akan membuang-buang waktu semua orang.
Mengotomatisasikan? Ya kamu bisa.
Kampanye 'semprot dan berdoa” – mengirimkan email yang sama ke lusinan atau ratusan penerima – tidak akan berhasil. Itu tidak akan terjadi.
Namun hal ini tidak berarti Anda tidak dapat menggunakan otomatisasi dan meningkatkan upaya penjangkauan Anda.
Templat yang dibuat dengan baik dengan banyak peluang untuk personalisasi melalui penggabungan bidang dan tag melakukan semuanya. Anda dapat secara otomatis memasukkan informasi pribadi tentang segala hal mulai dari nama, perusahaan, publikasi, artikel terbaru, dan lainnya untuk menjadikan templat Anda yang dapat disesuaikan sangat cocok untuk lebih dari satu penerima dan lebih dari satu situasi.
Otomatiskan interaksi dasar dan awal Anda dengan solusi layanan lengkap seperti Mailshake, tetapi pastikan dan pegang kendali secara manual setelah mereka mengambil camilan pertama.
Bagaimana? Dengan segmentasi dan pengumpulan berbasis tindakan. Dengan menggunakan Lead Catcher Mailshake, misalnya, Anda dapat mengatur pemicu yang sesuai untuk mengalihkan penerima dari daftar otomatis ke daftar manual setelah mereka hangat dan siap untuk berinteraksi. Pemicunya bisa berupa respons, klik tautan, atau apa pun.
Jangkau secara otomatis, tetapkan kriteria respons Anda, dan tanggapi secara langsung ketika pemicu tersebut terpenuhi.
Terbaik dari kedua dunia.
Menindaklanjuti
Anda pernah mendengar nasihat ini sebelumnya. Anda harus menindaklanjutinya.
70% dari rantai email penjualan yang tidak terjawab berhenti setelah email #1. Berbeda. Jadilah minoritas 30% itu dan teruslah mengirimkan.
Mengapa? Singkatnya, karena semakin banyak Anda mengirim, semakin banyak respons yang akan Anda lihat: tingkat respons 30% untuk email pertama, tetapi 21% untuk email kedua, 18% untuk email ketiga, hingga 7% untuk email kesepuluh .
Sumber Gambar
Baik itu peluncuran buku, pembaruan produk, atau layanan baru, hubungan masyarakat bekerja dengan pemasaran berbayar Anda untuk mencakup semua basis dan menjangkau semua masyarakat. Di sisi lain, jika Anda beroperasi dengan anggaran terbatas, ada berbagai cara bagi perusahaan untuk menghasilkan PR gratis tanpa mengeluarkan uang sepeser pun.
Email dingin tentu saja berfungsi untuk penjualan dan pemasaran.
Namun penjangkauan PR adalah hal yang kurang dikenal – namun tetap penting dan efektif –. Jadi promosikan melalui email. Bersikaplah persuasif. Menindaklanjuti.
Dan kendalikan cerita Anda .
