12 Masalah Umum Penjadwalan Karyawan dan Solusinya

Penjadwalan karyawan adalah salah satu tugas paling menantang yang harus dihadapi oleh manajer dan pemilik bisnis. Antara harus menyulap staf dengan berbagai kebutuhan penjadwalan, permintaan waktu istirahat, dan keahlian yang berbeda, penjadwalan bisa sangat memakan waktu.

Tidak heran jika banyak manajer berjuang untuk membuat jadwal kerja yang adil dan seimbang. Penjadwalan shift adalah perintah yang cukup sulit untuk dipertahankan.

Apalagi jika Anda masih membuat jadwal karyawan secara manual, Anda membuka diri terhadap masalah penjadwalan, kesalahan, dan ketidakpuasan karyawan.

Penjadwalan manual, menurut penelitian, menyebabkan:

• 20% waktu manajer terbuang untuk membuat jadwal kerja
• 174% lebih banyak turnover terjadi karena kesalahan dari pembuatan jadwal manual
• 140 jam terbuang per tahun dengan membuat jadwal kerja manual

Pesan moral dari cerita tersebut? Gunakan solusi digital seperti perangkat lunak penjadwalan karyawan.

Dengan mengotomatiskan penjadwalan, Anda dapat memberikan hasil yang konsisten, mengalami lebih sedikit kesalahan, mengurangi biaya, memaksimalkan produktivitas karyawan, dan meningkatkan kepuasan karyawan secara keseluruhan.

Manfaat Penjadwalan Otomatis

• Visibilitas penuh ke dalam ketersediaan setiap karyawan
• Hindari lembur dan batasan
• Merampingkan komunikasi
• Penjadwalan yang lebih efisien
• Hemat waktu dan uang
• Delegasi tugas bebas stres
• Lebih sedikit tingkat turnover
• Operasi harian yang disederhanakan

Sekarang, Anda mungkin telah belajar bahwa membuat jadwal yang tepat dan adil yang membuat Anda dan karyawan Anda bahagia adalah pekerjaan penuh waktu.

Dapat dimengerti, banyak pemilik dan manajer bingung, tetapi untuk setiap masalah, ada solusinya.

Penjadwalan Menit Terakhir

Membiarkan hal-hal sampai menit terakhir bukanlah ide yang baik. Menurut Forbes, manajer harus membuat daftar karyawan tersedia sesegera mungkin karena “ini dapat membuat karyawan terikat, harus memilih antara tanggung jawab pribadi dan pekerjaan. Bisnis lain akan mengubah jadwal pada saat itu juga, yang dapat menyebabkan banyak masalah bagi karyawan juga”. Manajer harus memperhitungkan keseimbangan kehidupan kerja karyawan mereka.

Pastikan Anda merencanakan jadwal shift Anda jauh-jauh hari sebelumnya untuk memberi kesempatan kepada semua orang (termasuk manajer) untuk mencerna daftar dan memastikan mereka tersedia untuk bekerja. Disarankan setidaknya 2 minggu sebelumnya dan pastikan Anda konsisten. Untuk menghindari masalah penjadwalan lebih lanjut, periksa apakah negara bagian Anda memiliki undang-undang untuk membuat jadwal terlebih dahulu untuk memastikan Anda tetap patuh.

Penjadwalan jauh di muka dapat membuat sakit kepala, tetapi tidak sebanyak sakit kepala karena harus merombak total jadwal yang sudah diterbitkan.

Untuk membuatnya sesederhana mungkin, gunakan template jadwal yang hanya perlu di-tweak sesuai kebutuhan perusahaan dan ketersediaan karyawan.

Kurangnya Teknologi yang Tepat

Manajer yang masih menggunakan pena dan kertas untuk membuat dan mendistribusikan daftar karyawan tidak hanya membuat hidup mereka jutaan kali lebih sulit, tetapi juga rentan terhadap masalah penjadwalan dan miskomunikasi. Lebih buruk lagi, banyak panggilan dan pesan bolak-balik memakan waktu, tidak efisien, dan dapat menyebabkan masalah lain seperti pesan yang tidak pantas dan kurangnya pemisahan pekerjaan/kehidupan.

Ini adalah abad ke-21, dan teknologi telah membuat hidup para manajer menjadi lebih mudah. Dengan perangkat lunak penjadwalan karyawan yang kuat dan mudah digunakan seperti Connecteam, Anda dapat meringankan masalah penjadwalan dan merampingkan komunikasi.

• Buat jadwal karyawan yang dapat disesuaikan sepenuhnya dalam hitungan menit dengan kemampuan tingkat lanjut seperti drag and drop, shift berulang, peringatan konflik penjadwalan, lembur, peringatan batasan, dll.
• Manajer memiliki pengawasan penjadwalan yang lengkap dan dapat memastikan karyawan menerima dan melihat jadwal dengan peringatan dan pemberitahuan otomatis.
• Karyawan dapat berbagi ketersediaan mereka, menghemat banyak waktu bagi manajer.
• Konfirmasikan bahwa karyawan tahu persis apa yang harus dilakukan ketika tiba untuk shift mereka dengan catatan shift, lokasi, dan file terlampir.
• Tetapkan batasan pertukaran shift dan hanya izinkan karyawan tertentu untuk mengambil shift tertentu berdasarkan kualifikasi mereka.
• Izinkan karyawan untuk mengambil shift terbuka dan menerima peringatan otomatis untuk memastikan semua shift tercakup.
• Komunikasi dalam aplikasi mengurangi miskomunikasi, panggilan bolak-balik, dan kebingungan.
• Manajer memiliki pengawasan waktu nyata tentang siapa yang telah membaca atau tidak membaca pesan dalam aplikasi; hilang adalah hari-hari pesan atau panggilan tidak terjawab.
• Kirim pesan 1:1 yang ditargetkan atau buat grup untuk menghubungi tim atau departemen dengan mudah.

Fitur dan kemampuan ini meningkatkan organisasi tempat kerja dan menghentikan masalah penjadwalan bahkan sebelum terjadi. Sangat penting untuk menyiapkan bisnis Anda agar sukses dengan berinvestasi dalam perangkat lunak penjadwalan karyawan. Ini akan memastikan manajemen tenaga kerja yang efisien.

Kebingungan Karyawan

Kebingungan di antara karyawan dalam hal shift dapat terjadi karena berbagai alasan, termasuk ketidakpastian shift dan perubahan menit terakhir.

Jika tidak ada konsistensi atau orang-orang bertukar giliran kerja secara tiba-tiba, tanpa sistem untuk melacak semuanya, hal itu dapat mendatangkan malapetaka di tempat kerja.

Menghindari masalah penjadwalan ini adalah solusi terbaik, jadi mari kita lihat bagaimana melakukannya.

1. Konsistensi : Gunakan templat jadwal sebagai jadwal berulang dan lakukan penyesuaian hanya saat karyawan memerlukan waktu istirahat, atau perusahaan perlu melakukan perubahan staf. Dengan cara ini, karyawan akan memiliki pemberitahuan yang signifikan tentang shift yang akan datang, dan jika perubahan perlu dilakukan, adalah tanggung jawab mereka untuk memastikan shift tersebut tercakup.
2. Shift swapping : Shift swapping tidak selalu menjadi masalah, tetapi pelacakan swap bisa menjadi rumit, sehingga karyawan tidak tahu siapa yang sebenarnya dijadwalkan pada akhirnya. Gunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan untuk menghilangkan masalah penjadwalan ini. Pastikan bahwa karyawan hanya dapat bertukar shift dengan karyawan lain yang memenuhi syarat dan memerlukan persetujuan manajer, dan jadwal akan diperbarui secara otomatis saat pertukaran disetujui.

Baik membuat jadwal yang konsisten dan menggunakan perangkat lunak penjadwalan memastikan bahwa karyawan tidak lagi bingung, sehingga mereka muncul di tempat dan waktu yang tepat.

tutup

'Tutup' adalah istilah yang berasal dari kata 'tutup' dan 'terbuka'. Ini secara efektif berarti bahwa karyawan Anda memiliki shift terakhir hari itu dan shift pertama pada hari berikutnya. Ini mungkin berarti bahwa karyawan Anda dapat bekerja dua shift berturut-turut tanpa bisa pulang ke rumah untuk istirahat. Ini biasanya terjadi di rumah sakit, restoran, dan tempat lain yang buka 24 jam.

Jadi bagaimana Anda bisa memastikan bahwa karyawan Anda menghindari clopen yang ditakuti? Ini bermuara pada manajemen jadwal.

Memiliki perangkat lunak manajemen penjadwalan untuk mendeteksi masalah penjadwalan seperti shift yang saling bertentangan atau yang terlalu berdekatan. Jika tidak, itu berarti manajer yang terlibat harus memperhatikan clopen saat melakukan pemutaran akhir jadwal.

Clopens juga bisa terjadi jika manajer yang berbeda bertanggung jawab untuk bagian yang berbeda dari jadwal (mungkin ada manajer shift malam dan satu lagi untuk hari itu). Untuk menghindari masalah penjadwalan ini dan untuk memastikan staf Anda tetap bahagia, sangat penting bagi manajer untuk bekerja sama satu sama lain untuk memastikan bahwa karyawan mendapatkan istirahat yang layak mereka dapatkan. Sekali lagi, menginstal perangkat lunak yang tepat dapat membantu bisnis mendeteksi masalah ini.

Lembur Tidak Terkendali

Apakah karyawan Anda tetap produktif saat bekerja lembur? Jika jawabannya 'ya', maka tidak perlu mengubah status quo.

Namun, lembur sering kali dapat menjadi masalah dan berdampak negatif pada produktivitas. Ini juga merupakan biaya tambahan untuk bisnis, jadi itu harus dihindari jika memungkinkan.

Jika perusahaan mengharuskan lembur, pastikan untuk membatasi jumlah jam yang disetujui untuk lembur sehingga karyawan tidak memanfaatkan tunjangan lembur. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi penjadwalan. Menyetujui jumlah lembur yang ditentukan; ini juga memastikan kepatuhan pemerintah karena kabupaten memerlukan jumlah pembayaran yang berbeda berdasarkan jumlah lembur.

Penjadwalan Panggilan

Permintaan pelanggan tidak dapat diprediksi, sehingga beberapa perusahaan lebih memilih untuk memiliki karyawan yang siap siaga atau siap dipanggil. Praktik ini melibatkan meminta karyawan untuk menelepon sebelum giliran kerja mereka mulai menentukan apakah mereka dibutuhkan.

Jika shift diatur untuk menjadi sunyi, karyawan kemudian dapat diberitahu untuk tidak masuk untuk shift mereka.

Praktik ini membuat frustrasi karyawan karena mereka tidak dapat membuat rencana, dan regulator juga semakin anti dengan konsep ini.

Rantai kopi Starbucks dan pengecer Gap dan Abercrombie & Fitch (A&F) hanyalah beberapa perusahaan yang telah berjanji untuk membatalkan praktik tersebut.

Solusi untuk masalah penjadwalan panggilan tersedia – manajer memerlukan data untuk dapat memahami tren masa lalu dan untuk dapat membuat prediksi penjadwalan. Perangkat lunak penjadwalan pekerjaan tersedia untuk membantu dengan tepat ini, menghilangkan kebutuhan untuk penjadwalan panggilan dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Distribusi Pergeseran yang Tidak Sama

Adalah umum untuk mengandalkan beberapa karyawan terpilih untuk melakukan tugas-tugas tertentu, seperti menutup atau membuka toko. Akan selalu ada karyawan favorit, bahkan ketika Anda berusaha bersikap objektif.

Tetapi jika Anda tidak hati-hati, Anda dapat mengirimkan pesan yang salah, yaitu, bahwa Anda lebih menyukai Susan Smith daripada karyawan lain atau bahwa menurut Anda John McDonald tidak siap untuk berada di sana ketika saatnya untuk menguangkan.

Jika Anda memiliki sistem perangkat lunak rota yang tepat, Anda dapat menghindari skenario ini sama sekali. Memilih perangkat lunak manajemen yang tepat akan memudahkan masalah penjadwalan Anda dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perburuhan.

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda akan melihat perubahan besar pada kepuasan karyawan saat Anda mengoptimalkan penjadwalan sehingga karyawan Anda mendapatkan giliran kerja pilihan mereka sambil juga mempertimbangkan pengalaman, yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan.

Pertukaran Shift yang Berantakan

Ada pro dan kontra untuk mengizinkan pekerja bertukar shift.

Membiarkan karyawan mengatur waktu mereka sendiri dapat berarti mengurangi tanggung jawab Anda, tetapi jika perubahan tidak dikomunikasikan dengan benar, hal itu dapat menyebabkan masalah penjadwalan, termasuk kekacauan dan kebingungan di antara karyawan.

Pertukaran dapat mengakibatkan pekerja melupakan shift baru mereka, atau Anda bisa berakhir dalam situasi di mana karyawan yang memenuhi syarat beralih dengan karyawan junior, dan kurangnya pekerja berpengalaman yang bertugas.

Ada beberapa solusi mudah untuk menghindari pertukaran shift yang berantakan.

1. Anda dapat menerapkan prosedur yang mengharuskan karyawan yang ingin bertukar shift untuk menghubungi manajemen untuk persetujuan pertukaran shift.
2. Gunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan yang kuat di mana Anda dapat mengawasi pertukaran shift.

Perangkat lunak penjadwalan, seperti Connecteam, memungkinkan karyawan untuk bertukar shift tetapi hanya dengan karyawan lain yang memenuhi syarat dan memerlukan persetujuan manajer. Setelah pertukaran shift disetujui, jadwal diperbarui sehingga semua orang mengetahui perubahan tersebut, dan jika seseorang melupakan shift mereka, Anda akan tahu siapa yang harus dihubungi.

Kekurangan Karyawan

Masalah penjadwalan tidak dapat dihindari jika Anda tidak memiliki cukup karyawan untuk menangani shift.

Anda tidak hanya perlu memiliki karyawan yang cukup untuk menutupi shift tetapi juga untuk menutupi karyawan ketika seseorang sakit atau pergi berlibur.

Jika Anda kekurangan staf, pelanggan akan menerima layanan yang lebih buruk, dan karyawan akan merasa terlalu banyak bekerja dan tidak puas.

Solusi untuk masalah ini di atas kertas agak sederhana, mempekerjakan lebih banyak karyawan penuh waktu atau paruh waktu. Tapi hidup tidak selalu sesederhana itu. Untuk banyak alasan, ini mungkin bukan pilihan yang layak. Jadi bekerja dengan apa yang Anda miliki, Anda perlu menemukan cara untuk membuat pelanggan puas dan karyawan senang.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengoptimalkan tenaga kerja yang Anda miliki saat ini untuk membuat limun dari lemon. Optimalisasi manajemen tenaga kerja membantu mengotomatiskan proses, menjaga kepatuhan, dan memecahkan masalah bisnis dasar.

Absensi Karyawan Menit Terakhir

Kita semua manusia, dan terkadang muncul hal-hal yang membuat kita tidak bisa bekerja.

Forbes mencatat bahwa “rata-rata, 3% dari pekerja gaji penuh waktu absen dari hari kerja secara teratur. Sementara 2,1% tidak hadir karena sakit atau cedera, 0,9% tidak hadir karena alasan lain”.

Kami tidak mengatakan ketidakhadiran karyawan yang sering harus ditoleransi, tetapi jika seorang karyawan karena alasan apa pun tidak dapat bekerja, itu menyebabkan masalah penjadwalan.

Jadi, bagaimana Anda dapat dengan mudah mengatasi ketidakhadiran karyawan di menit-menit terakhir? Ada beberapa solusi untuk masalah penjadwalan ini.

1. Anda juga dapat memastikan bahwa buku pegangan karyawan Anda memiliki kebijakan, prosedur, dan konsekuensi yang jelas untuk ketidakhadiran karyawan sehingga Anda dapat menghindari ketidakhadiran di menit-menit terakhir sebanyak mungkin. Namun, kebijakan ini tidak akan membantu bisnis Anda ketika seorang karyawan sakit dan tidak dapat bekerja. Kebijakan hanya akan membuat karyawan takut untuk menelepon, yang mungkin menciptakan situasi tidak ada panggilan/tidak hadir.
2. Anda dapat memastikan bahwa setiap shift memiliki setidaknya satu karyawan cadangan yang tersedia untuk bekerja jika seorang karyawan tidak tersedia pada menit terakhir. Jika karyawan cadangan diperlukan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk memberi tahu mereka secara otomatis untuk datang bekerja.

Dengan perangkat lunak penjadwalan karyawan, menutupi ketidakhadiran karyawan di menit-menit terakhir ini akan menjadi lebih mudah. Anggota tim akan bersyukur mendapat dukungan dari manajer dan rekan kerja daripada harus berurusan dengan satu orang.

Tidak Ada Kontrol Atau Pengawasan

Kurangnya kontrol atau pengawasan penjadwalan dapat menyebabkan sakit kepala besar bagi manajer SDM atau siapa pun yang bertanggung jawab untuk membuat daftar karyawan. Banyak manajer mengandalkan telepon pribadi mereka untuk menyampaikan pesan dan pembaruan kepada karyawan. Panggilan dan pesan ini bisa tidak dijawab atau tidak dilihat, membuat manajer tidak memiliki kendali dan pengawasan.

Apa solusi cepat untuk masalah penjadwalan ini?

1. Anda dapat menetapkan kebijakan dan prosedur perusahaan yang jelas yang harus diikuti karyawan jika mereka memiliki masalah dengan jadwal mereka. Misalnya, alih-alih mengirim pesan, Anda dapat meminta karyawan menelepon jika mereka membutuhkan seseorang untuk menutupi shift mereka atau jika mereka akan datang terlambat. Jika manajer tidak menjawab, mereka diharuskan datang untuk bekerja.
2. Anda dapat meminta karyawan tersebut untuk mencari sendiri pengganti shift tersebut dan jika mereka tidak dapat menemukan penggantinya, mereka harus datang untuk shift tersebut.
3. Investasikan dalam perangkat lunak penjadwalan karyawan untuk mengatasi hal ini. Perangkat lunak seperti Connecteam memberi manajer pengawasan penuh dan kontrol jadwal. Manajer dapat mempublikasikan jadwal, mengizinkan karyawan untuk mengklaim shift terbuka, dan menyetujui pertukaran shift. Pemberitahuan real-time disampaikan kepada manajer untuk menyetujui atau menolak perubahan, dan setelah keputusan dibuat, karyawan diberitahu dan jadwal diperbarui. Batasan dapat diatur untuk hanya mengizinkan karyawan yang memenuhi syarat untuk mengklaim atau menukar shift dengan karyawan lain.

Ketidakmampuan Untuk Mengatur Jadwal Kerja Saat Dalam Perjalanan

Bukan hal yang aneh bagi manajer untuk selalu bepergian. Bahkan manajer yang sedang bepergian perlu menangani masalah penjadwalan, konflik, dan pembaruan.

Untuk mengelola situasi ini semulus dan seefisien mungkin, manajer harus memiliki akses ke jadwal dan informasi karyawan dari mana saja.

Solusi untuk masalah penjadwalan umum ini mudah: gunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan. Dengan Connecteam, Anda dapat dengan mudah dan cepat mengedit atau membuat shift baru saat bepergian. Manajer juga dapat melihat informasi shift dan berkomunikasi dengan karyawan yang relevan melalui obrolan dalam aplikasi, semuanya langsung melalui perangkat seluler mereka, dari telapak tangan mereka.

Kata Akhir Tentang Masalah Penjadwalan Karyawan

Meskipun masalah penjadwalan tidak 100% dapat dihindari, masalah tersebut dapat dikelola. Pada akhirnya, semuanya bermuara pada komunikasi dan organisasi.

Kami sangat merekomendasikan perangkat lunak penjadwalan yang memungkinkan Anda membuat, mengubah, dan menerbitkan jadwal dengan mengklik tombol. Hari-hari spreadsheet excel tanpa akhir telah berakhir. Menggunakan aplikasi penjadwalan karyawan akan menghemat banyak waktu, sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dalam bisnis Anda.