Pelacakan Waktu yang Sesuai: Melakukannya dengan Benar dengan Jam Waktu

“Ingat, waktu itu adalah uang” , tulis Benjamin Franklin dalam esainya pada tahun 1748. Itu terutama berlaku untuk dunia bisnis;kehilangan waktu berarti kehilangan uang, kalah bersaing dan tertinggal dalam debu. Penggajian adalah biaya terbesar dari sebagian besar bisnis karena sebagian besar karyawan dibayar per jam.

Maju cepat dari Ben Franklin menulis esainya, sekarang tahun 2021 dan gelombang teknologi sedang mencapai puncaknya. Saatnya untuk akhirnya memperdagangkan lembar waktu pena dan kertas untuk solusi perangkat lunak pelacakan waktu yang cerdas. Sebenarnya, banyak bisnis, seperti milik Anda, sedang melakukan perubahan. Tidak ada kekurangan teknologi pelacakan waktu; mulai dari aplikasi seluler hingga sistem biometrik portabel dengan integrasi sistem penggajian.Meskipun memilih yang tepat untuk bisnis Anda bisa jadi menakutkan, ini bukan hanya tentang mencocokkan kebutuhan bisnis Anda dengan sebuah solusi.

Dalam hal mengatur waktu dan kehadiran, Anda harus memastikan bahwa perusahaan Anda mengikuti semua peraturan dan regulasi pemerintah. Selain itu, kita berbicara tentang orang di sini sehingga solusi pilihan Anda harus mudah digunakan dan nyaman serta kompatibel dengan sistem yang ada.

Sebelum kita membahas banyak aplikasi (dan sedikit tantangan) dari sistem pelacakan waktu, ada baiknya untuk memahami apa yang mendorong bisnis untuk mengadopsi solusi ini daripada alternatifnya.

Mengapa Anda Membutuhkan Jam Waktu Dalam Bisnis Anda

Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA) mewajibkan bisnis untuk menyimpan catatan jam kerja karyawan yang akurat tetapi memungkinkan pemilik untuk memilih metode ketepatan waktu mereka sendiri.

“Pengusaha dapat menggunakan metode ketepatan waktu apa pun yang mereka pilih. Misalnya, mereka mungkin menggunakan jam waktu, meminta pencatat waktu untuk melacak jam kerja karyawan, atau memberi tahu pekerjanya untuk menulis waktu mereka sendiri di catatan. Rencana ketepatan waktu apa pun dapat diterima selama itu lengkap dan akurat.” – DOL

Peraturan Kepatuhan FLSA meminta Anda menyimpan dokumentasi pelacakan waktu kerja setidaknya selama dua tahun , dan dokumentasi tersebut harus tersedia dengan mudah untuk pemeriksaan perwakilan pemerintah.Jadi tentu saja, Anda dapat menggunakan lembar waktu kertas atau kartu punch, tetapi perlu diingat bahwa ini tidak hanya menyebabkan banyak sakit kepala administratif, dapat dengan mudah salah tempat atau hilang atau termasuk kesalahan.

“Catatan yang menjadi dasar perhitungan upah harus disimpan selama dua tahun, yaitu, kartu waktu dan tiket kerja borongan, tabel tingkat upah, jadwal kerja dan waktu, dan catatan penambahan atau pengurangan upah. Catatan ini harus terbuka untuk diperiksa oleh perwakilan Divisi, yang dapat meminta pemberi kerja untuk membuat ekstensi, perhitungan, atau transkripsi. Catatan dapat disimpan di tempat kerja atau di kantor catatan pusat. – DOL

Selain itu, jika Anda mengerjakan kontrak pemerintah, DCAA (Badan Audit Kontrak Pertahanan) wajib memastikan perusahaan Anda mengikuti aturan ketepatan waktu dan akuntansi yang diperlukan, yang disebut persyaratan DCAA. Ini dikenal sebagai Kepatuhan DCAA.

Anda tidak ingin mengetahui bahwa Anda telah kehilangan semua catatan waktu kerja karyawan dari tahun lalu karena banjir limbah, atau memiliki karyawan yang tidak puas hanya membakar semua kartu punch rekan kerjanya (ya, itu juga terjadi). Selain ketidaknyamanan yang disebabkan oleh kehilangan data, situasi seperti ini dapat menimbulkan banyak masalah bagi Anda saat agen pemerintah memutuskan untuk mampir untuk audit mendadak.

Menurut FLSA,karyawan harus dibayar dalam waktu setengah untuk jam kerja lebih dari 40 dalam seminggu .Mereka dibayar untuk waktu itu dengan upah reguler per jam dan tambahan setengah dari tarif gaji reguler mereka. Kegagalan menghitung dan membayar lembur bisa sangat merusak bisnis Anda, bahkan jika pemerintah tidak datang mengetuk. Yang diperlukan hanyalah satu karyawan yang tidak puas yang mengira Anda telah membayarnya secara tidak adil. Ini tidak biasa sama sekali; menurut penelitian NERA,42% kasus upah dan jam kerja terkait dengan lembur, jadi cobalah untuk tidak dituntut.

Peraturan FLSA mengharuskan Anda membayar lembur meskipun tidak diizinkan, yang bisa sangat mahal. Sistem yang memperingatkan Anda tentang karyawan yang bekerja lembur tanpa izin berpotensi menghemat banyak uang. Dengan data yang tepat di ujung jari Anda, Anda bahkan mungkin menemukan bahwa mempekerjakan pekerja lain lebih hemat biaya daripada membayar lembur ke pekerja yang sudah Anda pekerjakan .

Mengapa Anda Menginginkan Jam Waktu Dalam Bisnis Anda

Meskipun pelacakan waktu manual masih ada dan digunakan di beberapa bagian dunia, teknologinya banyak berkembang dan diadaptasi untuk mengatasi ketepatan waktu yang paling populer, dan terutama tantangan dan kesalahan penggajian.

Melacak jam kerja pekerja Anda menggunakan spreadsheet atau kertas (Tuhan melarang!) bisa cukup jika Anda memiliki bisnis kecil lokal, dan sumber daya untuk diinvestasikan dalam mengelola perhitungan lembar waktu saat waktunya menulis cek.

Meskipun menulisnya pasti membutuhkan waktu juga. Menurut Score.org, 17% bisnis kecil berkomitmen 6-10 jam per bulan untuk penggajian, sementara 11% menghabiskan lebih dari 10 jam setiap bulan.

Sekarang bayangkan ketika tenaga kerja Anda tumbuh dengan kecepatan eksponensial karena bisnis Anda sangat sukses, Anda tidak ingin menghentikan perayaan untuk duduk dengan lusinan (atau ratusan) laporan kehadiran dan kalkulator di pangkuan Anda.

Karena Anda adalah tipe manajer yang mengincar kesuksesan dan merencanakan masa depan, Anda mungkin ingin melihat solusi yang sederhana namun dapat diskalakan sebelum menjadi mendesak.

Anda biasanya dapat mengetahui berapa banyak Anda harus membayar karyawan Anda pada akhir bulan (atau minggu) dengan melihat jadwal kerja dan menghitungnya. Tapi apa yang terjadi ketika wabah tiba-tiba membunuh sejumlah karyawan Anda secara acak setiap hari, memaksa rekan kerja mereka untuk bekerja lembur? Berapa banyak yang harus Anda bayar untuk lembur dan cuti sakit dapat berubah setiap jam karena karyawan sakit .

Perangkat lunak jam waktu cerdas dapat membantu Anda menghitung pengeluaran upah pekerja secara real-time, dan secara otomatis menghitung total mingguan atau bulanan — sehingga Anda dapat menyesuaikan anggaran sesuai dengan itu, dan menghindari kejutan yang tidak diinginkan saat tiba waktunya untuk membayar, atau kelebihan pembayaran kesalahan.

Lebih dari Mencatat Masuk dan Keluar

Solusi pelacakan waktu hari ini bukanlah jam pukulan kakek Anda di lantai pabrik. Sistem saat ini mencakup berbagai fitur dan kemampuan, yang ditujukan untuk memudahkan karyawan Anda melaporkan jam kerja secara akurat, dan memudahkan Anda untuk memantau dan mengelola kehadiran dan efisiensi.

Cari tahu apa 15 solusi pelacakan waktu terbaik di sini.

Sebelum memilih solusi untuk diterapkan di bisnis Anda, pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, dan sifat hubungannya dengan karyawan.Misalnya, jika Anda memiliki timkaryawan yang berdedikasi dan jujur ​​yang relatif kecil, menggunakan sistem jam waktu biometrik akan membuang-buang uang Anda secara besar-besaran, meskipun terlihat keren dan futuristik .

Beberapa fitur patut dipertimbangkan untuk sebagian besar bisnis, terlepas dari kepatuhan atau kebutuhan bisnis tertentu.

Salah satu keuntungan utama dari aplikasi pencatat waktu adalah bahwa karyawan cenderung mencatat jam kerja mereka secara akurat saat mereka melakukannya secara real-time. Namun apa yang terjadi jika Anda memiliki karyawan di lapangan, pekerja tanpa meja, atau karyawan jarak jauh, yang tidak dapat mengantre di kantor?

Banyak solusi jam waktu yang ditawarkan saat ini memungkinkan akses lintas saluran yang aman ke sistem pelacakan waktu, memungkinkankaryawan masuk dan keluar dari perangkat seluleratau komputer desktop mereka (jika ada). Beberapa bahkan menawarkan geofencing sehingga Anda tidak hanya tahu kapan karyawan masuk, tetapi mereka hanya dapat melakukannya dari lokasi yang ditentukan.

Bahkan jika Anda menggunakan jam pukulan fisik, dapat mengakses sistem dari jarak jauh sangat membantu. Karyawan dapat menggunakan aplikasi untuk keluar jika mereka lupa, dan manajer dapat memeriksa secara real-time karyawan mana yang saat ini masuk. Selain itu, sebagian besar jam waktu online juga menandai lokasi GPS karyawan sehingga Anda dapat yakin mereka benar-benar ada di tempat saat mereka masuk dan keluar, alih-alih mengambil kopi di Starbucks sekitar 5 mil jauhnya.

Dalam hal mengelola tenaga kerja yang terus bertambah, mengotomatiskan proses penggajian sebanyak mungkin menjadi prioritas.Memiliki koneksi yang mulus antara jam waktu Anda dan sistem SDM lainnya menghemat waktu dan uang , tetapi tidak hanya itu.Memastikan informasi mengalir dengan lancar dan proses didefinisikan dengan jelas dalam sistem dapat mencegah kehilangan data, duplikat catatan, dan kemungkinan gangguan karyawan.

Plus, tidak harus mengejar karyawan Anda untuk menyerahkan lembar waktu mereka terdengar seperti mimpi yang sempurna menjadi kenyataan. Menggunakan aplikasi jam waktu membuat seluruh proses lebih cepat, lebih akurat, dan lebih sedikit memakan waktu.

Banyak solusi pelacakan waktu yang ditawarkan saat ini memungkinkan pemberitahuan otomatis kepada karyawan dan/atau manajer dikirim dalam kondisi tertentu. Misalnya,seorang manajer dapat diberi tahu jika seorang karyawan telah bekerja lebih dari 40 jam minggu ini, dan sekarang sedang bekerja lembur.Karyawan dapat diberi tahu jika mereka masuk di luar waktu shift yang telah ditetapkan sebelumnya .

Notifikasi ini dapat dikirimkan melalui email, notifikasi aplikasi seluler, atau pesan teks dan berpotensi mencegah perbedaan dan kesalahan saat menghitung jam kerja.

Seperti disebutkan, jam waktu modernjauh melampaui sistem kartu berlubang masuk dan keluar .Beberapa solusi menawarkan pelacakan waktu berbasis tugas, memungkinkan Anda membayar gaji yang berbeda untuk tugas yang berbeda, mengukur efisiensi karyawan, dan mengoptimalkan tenaga kerja Anda.

Mengelola Faktor Manusia

Teknologi atau bukan, sumber utama masalah waktu dan kehadiran adalah manusia. Kita manusia pada dasarnya tidak sempurna, cemas, dan terkadang tidak jujur. Tentu, Anda melakukan yang terbaik dan tidak pernah berkompromi dengan pekerja Anda. Meskipun demikian, ada beberapa rintangan umum dalam perjalanan Anda menuju integrasi jam waktu pintar.

Orang tidak suka merasa dimata-matai. Karyawan yang terbiasa melaporkan jam kerja mereka sendiri, atau hanya tidak menyukai perasaan bahwa nilai mereka di tempat kerja dihitung setiap jam, mungkin menunjukkan penolakan terhadap jam waktu yang baru diperkenalkan. Selain itu, karena jam waktu biasanya dianggap lebih bermanfaat bagi pemberi kerja daripada karyawan, banyak pekerja menganggapnya tidak perlu. Ada beberapa cara untuk mengatasi masalah ini.

Pertama, buat kebijakan jam waktu untuk bisnis Anda, dan mintalah karyawan Anda membaca dan menandatanganinya sebagai bagian dari proses orientasi mereka. Selain itu, coba dan kurangi kekhawatiran karyawan dengan mengomunikasikan manfaat yang ditawarkan oleh sistem pelacakan waktu cerdas.

Terakhir, dan yang terpenting, lihat seberapa besar perusahaan melakukannya. Salah satu tantangan terbesar bagi perusahaan besar dengan ribuan karyawan adalah menerapkan perubahan lintas organisasi. Tidak heran, bagaimana Anda akan membuat ribuan karyawan menerima perubahan dalam cara mereka melakukan sesuatu?

Faktanya, seluruh disiplin yang disebut manajemen perubahan, telah dikembangkan untuk menciptakan praktik terbaik untuk mempromosikan perubahan organisasi.Intinya adalah, jika Anda ingin membuat karyawan Anda bergabung dengan jam waktu baru, atau perubahan apa pun dalam hal ini, Anda harus terlebih dahulu melibatkan karyawandanmembuat mereka merasa berinvestasidi perusahaan Anda dan sasarannya . Pekerja yang terlibat adalah pekerja yang lebih produktif dan lebih bahagia.

Itu adalah akal sehat. Namun, pekerja yang terlibat juga bisa menjadi "duta perubahan" dan membantu Anda mempromosikan perubahan organisasi.

Inilah logika di balik popularitas Facebook. Setelah semua teman Anda bergabung dengan media sosial baru, Anda tidak ingin ketinggalan.Jika Anda bisa mendapatkan grup awal karyawan, duta perubahan Anda, perangkat lunak waktu dan kehadiran yang baru tidak akan ditinggalkan oleh karyawan Anda yang lain.

Inilah cara Anda berhasil memperkenalkan jam waktu baru kepada karyawan Anda:

1. Perkenalkan jam waktu baru ke sampel karyawan Anda yang menurut Anda akan responsif.
2. Mintalah mereka menguji jam waktu untuk masa percobaan singkat.
3. Belajar dari pengalaman uji coba.
4. Ciptakan antisipasi untuk jam waktu baru dengan karyawan Anda lainnya yang tidak "dipilih" untuk uji coba awal.
5. Luncurkan jam waktu baru untuk semua karyawan Anda.

Ikuti langkah-langkah ini dan kami jamin karyawan Anda akan mengadopsi solusi jam waktu yang baru.

Jika Anda belum pernah menemukan karyawan yang curang dengan jam kerja yang dilaporkan, Anda mungkin berpikir bahwa “buddy punching” adalah nama kode untuk “Fight Club”. Bukan, tapi seperti "Klub Pertarungan",aturan pertama "meninju teman" adalah bahwa karyawan tidak berbicara tentang meninju teman dan teknik pencurian waktu lainnya.

Ada banyak cara untuk melawan praktik meninju masuk dan keluar untuk rekan kerja dalam upaya untuk benar-benar mencuri dari Anda:

1. Anda dapat meminta selfie untuk merekamnya untuk memastikan bahwa nama pada stempel waktu dan wajah pada gambar cocok.
2. Anda dapat mempertimbangkan geofencing atau geo-tracking live breadcrumb sebagai bagian dari rutinitas pelacakan waktu Anda.
3. Anda dapat menggunakan jam pukulan biometrik.
4. Perkenalkan jam waktu yang dapat dikenakan untuk mencegah pencurian jam.

Dalam pengalaman kami,solusi terbaik bukanlah solusi teknis, melainkan solusi budaya. Definisi yang jelas tentang praktik pelacakan waktu terlarang seperti meninju teman di tanda karyawan kebijakan pelacakan waktu, dan kebijakantanpa toleransi untuk kehadiran dan pencurian waktudalam bentuk apa pun , adalah cara terbaik untuk melakukannya.

Namun, perhatikan bahwa aplikasi jam waktu dapat menandai lokasi karyawan saat mereka masuk dan keluar, dan selain itu, aplikasi tidak mengumpulkan satu detik atau satu menit. Jam dihitung dari detik karyawan Anda masuk hingga detik mereka keluar.

Karyawan yang baik lebih mementingkan kualitas pekerjaan mereka daripada ketepatan pelaporan jam kerja mereka. Jadi, tidak heran jika pekerja yang paling berdedikasi pun terkadang lalai untuk memasukkan atau mengeluarkan, bahkan ketika mereka tahu bahwa mereka diharuskan melakukannya oleh kebijakan jam waktu perusahaan. Ini bisa menjadi berantakan ketika proses masuk dan keluar tidak cukup lancar atau mudah dilewati, Anda memiliki banyak karyawan, dan kemungkinan seseorang lupa untuk mengisi waktu tinggi…

Ini disebut “kebocoran waktu” dan ini sebenarnya merupakan masalah besar bagi banyak bisnis – dengan lebih dari 38% potensi pendapatan yang dapat ditagih hilang karena waktu yang tidak terlacak yang dihabiskan untuk email, rapat, dan keterlambatan dalam mengisi lembar waktu, bisnis yang dapat mengatasi ini masalah dan menyelesaikannya berdiri untuk mendapatkan keuntungan besar dengan peningkatan pendapatan hingga 61%.

Sebagian besar solusi pelacakan waktu online memungkinkan manajer dan/atau karyawan masuk ke sistem untuk memperbarui dan mengubah catatan (sesuai dengan izin, tentu saja) bila diperlukan. Sistem ini juga biasanya menyimpan catatan sejarah perubahan tersebut untuk tujuan kepatuhan.

Selain itu, aplikasi jam waktu memungkinkan Anda mengirim pemberitahuan push kepada karyawan Anda setengah jam, atau waktu apa pun yang Anda pilih, sebelum mereka seharusnya masuk sehingga mereka diingatkan untuk melakukannya!

Solusi pelacakan waktu yang andal dan tangguh, seperti Connecteam, memberi pemilik bisnis kemampuan untuk melacak karyawan yang masuk sepanjang hari dengan pelacakan geografis Breadcrumbs langsung dan efek minimal pada paket data atau masa pakai baterai mereka. Ini memberikan jaring pengaman cadangan kepada karyawan yang sedang dalam perjalanan jika terjadi sesuatu pada mereka sepanjang hari dan memberikan pengawasan penuh kepada manajer dan pemilik bisnis tentang di mana (dan kapan) karyawan mereka berada.

Intinya Pada Pelacakan Waktu yang Sesuai

Memang benar (dan sangat jelas) bahwa bisnis yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda pula. Beberapa memiliki karyawan yang bekerja di lapangan dan untuk masuk dan keluar dari jarak jauh. Yang lain ingin berhenti mengantri pada jam punch di akhir hari kerja, dengan karyawan menunggu giliran mereka untuk keluar.

Ada beberapa hal lain yang harus Anda ingat sebelum memilih jam waktu. Penting untuk diingat bahwa Anda harus mematuhi peraturan, terutama jika Anda bekerja di bawah kontrak pemerintah. Selain itu, jam waktu yang kuat akan memiliki kemampuan untuk mencatat lembur dan bahkan memberi tahu manajer jika seorang karyawan mendekati lembur. Anda bahkan dapat mengirim notifikasi push waktu nyata ke karyawan Anda untuk mengingatkan mereka agar keluar waktu sebelum mereka lembur. Dengan memilih jam waktu yang tepat, Anda akan lebih mudah untuk memproses lembar waktu dan penggajian dengan lebih efisien dan cepat, terutama dengan integrasi QuickBooks Online dan Gusto dari Connecteam. Selain itu, tidak akan ada kejutan karena Anda dapat menghitung jam kerja karyawan secara digital secara real-time. Dengan demikian mengurangi kesalahan pena dan kertas manual atau lembar waktu yang hilang.

Jam waktu yang kuat juga akan memungkinkan manajemen untuk melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas, memberi manajemen informasi berharga tentang bagaimana waktu dihabiskan oleh karyawan pada jam tersebut. Dengan jam waktu yang tepat, Anda dapat sepenuhnya menghapus pukulan teman dan pencurian waktu. Dengan demikian menghemat banyak uang perusahaan Anda untuk waktu yang dicuri.

Jika karyawan mengalami kesulitan untuk bergabung dengan sistem pelacakan waktu baru Anda, tinjau langkah-langkah yang disebutkan di atas untuk memastikan karyawan Anda bersemangat dan menantikan perubahan baru yang akan terjadi. Cobalah sistem baru hanya dengan beberapa karyawan, ciptakan hype dan antisipasi untuk teknologi baru, lalu luncurkan jam waktu baru untuk semua karyawan Anda.

Perlu diingat, tidak ada "satu ukuran cocok untuk semua", tetapi bahkan jika Anda tidak mencari bel dan peluit dan fitur tambahan dalam solusi pelacakan waktu pilihan Anda, Anda tetap harus mematuhi undang-undang tenaga kerja federal. Tugas menjadi lebih mudah dengan solusi jam waktu online.

Mulai Melacak Jam Karyawan Secara Akurat Dengan Connecteam Hari Ini!

Uji coba gratis 14 hari, tidak perlu kartu kredit.

Mulai Uji coba Gratis Anda