Tingkatkan Perusahaan Kebersihan Anda Dengan Aplikasi Layanan Kebersihan Terkemuka

Memulai perusahaan pembersih bisa menjadi keputusan yang menguntungkan karena ada banyak pekerjaan dengan banyak permintaan, ditambah biaya overhead rendah dan tidak ada biaya operasional biasa. Namun, mengelola perusahaan pembersih hadir dengan tantangannya sendiri. Dari mempekerjakan dan melatih tim terbaik, merencanakan dan mengganggu jadwal yang efektif, melacak waktu secara akurat untuk penggajian yang mudah, menjaga komunikasi internal yang sehat, melibatkan pelanggan berulang dan memastikan kepuasan pelanggan, dan daftarnya dapat terus bertambah.

Banyak pemilik bisnis kebersihan menemukan bahwa mengandalkan pena dan kertas atau bahkan spreadsheet Excel dengan pesan teks yang tidak ada habisnya dan grup WhatsApp yang berantakan tidak berfungsi. Itu tidak memotongnya! Mengingat kemajuan teknologi, beralih ke solusi digital untuk mengelola operasi sehari-hari adalah hal yang mudah.

Ratusan perusahaan pembersih menggunakan Connecteam untuk mengatasi tantangan sehari-hari dalam menjalankan perusahaan pembersih. Karena itu, kami membuat panduan berdasarkan penggunaannya untuk memberi Andapraktik terbaik untuk mengatasi tantangan dan meningkatkan skala bisnis kebersihan Anda.

Tantangan yang Dihadapi Perusahaan KebersihanSebelum Connecteam

• Laporan dari Lapangan Sering Salah Tempat

“Ketika petugas kebersihan perlu mengirimkan laporan, seperti formulir konfirmasi kebersihan, saya biasanya tidak menerimanya sampai nanti jika saya beruntung. Dan jika mereka melakukan kesalahan atau lupa menandatangani formulir, saya harus mengejar mereka untuk mendapatkan informasi ini sehingga saya membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk memproses informasi tersebut.”

“Kadang-kadang karyawan saya mengirimi saya konfirmasi melalui pesan teks yang sulit dilacak dan sangat berantakan!”

• Jam Pelacakan Dapat Menyebabkan Kesalahan

“Pelacakan waktu dan penggajian dapat memakan waktu satu atau dua hari penuh karena saya harus menyaring ratusan lembar Excel atau coretan di atas kertas, dan terkadang kesalahan dapat terjadi. Itu sama sekali tidak efisien.”

"Ini hanya permainan pingpong tanpa akhir dengan karyawan saya jika saya menemukan kesalahan atau saya membutuhkan mereka untuk mengambil jam."

• Menetapkan Pergeseran Membutuhkan Waktu Berjam-jam

“Jika shift terbuka, saya harus mencari pengganti, dan menyulap begitu banyak karyawan dan lokasi membuat tugas ini menjadi tugas yang sangat ingin saya hindari.”

• Onboarding itu Lama dan Memakan Waktu

“Saya membutuhkan petugas kebersihan baru untuk bangun dan bekerja pada hari yang sama, tetapi sebaliknya kami terjebak di sebuah ruangan dan kami kehilangan satu hari penuh hanya melalui hal-hal kecil seperti yang ada di buku pegangan karyawan. Sungguh sia-sia ketika setengah dari karyawan baru saya berhenti dalam bulan pertama.

• Komunikasi Internal Berantakan

“Ketika saya perlu mengirim pembaruan mendesak, saya harus memanggil semua petugas kebersihan saya satu per satu atau mengatur panggilan konferensi atau saya mengirim pesan teks tetapi saya tidak tahu siapa yang menerima pesan itu atau bahkan repot untuk membacanya.”

“Pembersih saya kadang-kadang kesulitan untuk menghubungi saya karena saya sangat sibuk mengelola selusin tugas yang berbeda, pada saat saya kembali ke mereka, itu sudah tidak relevan.”

• Memberikan Layanan Pelanggan Terbaik bisa jadi Sulit

“Ada banyak persaingan di luar sana dan saya benar-benar ingin memiliki keunggulan kompetitif, tetapi saya memerlukan alat yang dapat membantu saya mengelola segalanya sehingga saya dapat fokus pada gambaran besarnya.”

Baru setelah kami menemukan aplikasi layanan pembersihan Connecteam, tantangan terbesar kami secara bertahap menjadi bagian dari masa lalu! – Layanan Bersih BnB

Baca lebih lanjut tentang pengalaman BnB Clean Service dengan aplikasi layanan pembersihan Connecteam di sini.

Bagaimana Connecteam Membantu Manajer Kebersihan Mengatasi Tantangan di Tempat Kerja

1. Mengotomatiskan Daftar Periksa, Laporan, dan Formulir Harian

Operasi sehari-hari adalah fungsi inti untuk menjalankan perusahaan kebersihan Anda secara efisien, oleh karena itu daftar periksa dan laporan biasanya digunakan untuk mengurangi friksi dari aktivitas sehari-hari, mengotomatiskan aliran informasi, meningkatkan waktu respons, dan membangun pengawasan.

Berikut ini adalah contoh daftar periksa dan formulir yang dibuat oleh perusahaan kebersihan secara rutin:

• Formulir konfirmasi pembersihan
• Daftar periksa pembersihan harian
• Daftar periksa pembersihan mingguan
• Daftar periksa kebersihan bulanan
• Inspeksi lokasi atau fasilitas
• Pengembalian peralatan dan pesanan peralatan
• Tiket pesanan perbaikan
• Laporkan masalah
• Daftar periksa jumlah inventaris
• Formulir pemesanan stok (item dan jumlah)
• Formulir penurunan stok
• Persetujuan layanan pelanggan
• Laporan kejadian
• Penggantian biaya
• Peninjauan kinerja karyawan

Semua daftar periksa, laporan, dan formulir dicatat secara digital, dapat dengan mudah dibagikan sebagai PDF, atau juga dapat diekspor ke Excel. Selain itu, tidak ada batasan berapa banyak dokumen yang disimpan dan jumlah pengiriman tidak mempengaruhi harga.

Selain itu, Anda dapat membagikan ini dengan pelanggan Anda sehingga mereka merasa lebih baik karena kebutuhan mereka terpenuhi.

2. Lacak Jam Secara Akurat

Pelacakan waktu tersedia di smartphone karyawan sehingga pelacakan waktu dan lembar penggajian jauh lebih mudah untuk Anda kelola secara akurat.

• Jam sederhana masuk dan keluar dengan stempel lokasi GPS
• Mengirim pengingat otomatis untuk memastikan karyawan masuk dan keluar tepat waktu
• Memanfaatkan tag, lampiran shift, dan catatan untuk mengetahui dengan tepat berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk setiap pelanggan atau jenis pekerjaan
• Untuk mengelola dan menyetujui permintaan cuti dan cuti
• Mengekspor lembar penggajian, per shift, atau sebagai total.
• Integrasi dengan QuickBooks Online dan Gusto untuk pemrosesan penggajian yang mudah dan langsung

3. Tetapkan Shift dan Panggilan Layanan dengan mudah

Untuk mengirim dan mengelola panggilan pengguna layanan, perusahaan kebersihan mengandalkan fitur penjadwalan pekerjaan Connecteam untuk memberikan semua informasi yang relevan kepada petugas kebersihan dengan mudah dan semuanya dari satu tempat:

• Menugaskan pembersih untuk layanan berdasarkan kebutuhan yang berbeda
• Memberikan semua informasi yang relevan termasuk waktu, alamat, dan instruksi khusus untuk setiap lokasi dan pelanggan.
• Mengirim pengingat dan pemberitahuan untuk memastikan petugas kebersihan datang tepat waktu dan juga untuk memberi tahu manajer jika ada yang terlambat.
• Menyimpan catatan jam masuk dan jam keluar waktu dan lokasi, serta mengaktifkan catatan shift dan komentar saat informasi tambahan diperlukan.
• Ketahui kapan karyawan masuk dan menyelesaikan shift – selain itu, karyawan dapat menambahkan gambar dan komentar untuk setiap shift jika perlu.
• Mengizinkan karyawan menerima atau menolak shift (opsional – dapat dinonaktifkan).

4. Pastikan Kepatuhan Di Semua Tingkat

Kepatuhan adalah suatu keharusan bagi sebagian besar perusahaan kebersihan, oleh karena itu formulir 'Baca dan tandatangani' dan kursus pelatihan penyegaran berkala adalah hal yang biasa. Semua dokumen dicatat dan secara otomatis dikirim sebagai salinan PDF ke email yang telah ditentukan sebelumnya melalui aplikasi, ditambah formulir apa pun dapat disesuaikan dan laporan ringkasan dapat diekspor kapan saja.

• Pengakuan buku pegangan karyawan
• Menggunakan bahan berbahaya
• Kesehatan dan keselamatan
• Kesepakatan seragam
• Kebijakan pelecehan seksual
• Laporan temuan insiden
• Lainnya membaca dan menandatangani dokumen.

5. Onboard dan Latih Staf Anda Secara Efisien

Perusahaan kebersihan sering menghadapi tingkat perputaran yang tinggi dan harus memiliki tingkat layanan terbaik untuk setiap pekerjaan, oleh karena itu penting untuk menggunakan Connecteam untuk merampingkan proses orientasi Anda. Dengan aplikasi, semuanya lebih efisien dan cepat.

• Surat resmi selamat datang di atas kapal
• Daftar periksa karyawan baru
• Formulir informasi pribadi
• Formulir kepatuhan pemeriksaan keamanan dan latar belakang
• Formulir pemesanan dan perjanjian seragam karyawan
• Perjanjian Larangan pengungkapan informasi rahasia
• Deklarasi liburan yang dipesan sebelumnya
• Baca & Tandatangani formulir yang sesuai

Selain orientasi, penting untuk melatih petugas kebersihan Anda kapan pun diperlukan agar tidak ada kesenjangan pengetahuan. Perusahaan kebersihan menggunakan Connecteam untuk melacak kemajuan karyawan dan membuat materi pelatihan tentang hal-hal seperti:

• Pelatihan kesehatan dan keselamatan
• Pelatihan penggunaan bahan berbahaya yang tepat
• Pelatihan pelecehan seksual
• Penggunaan dan pemeliharaan peralatan
• Tes dan kuis.

Pelajari lebih lanjut di sini tentang pelatihan yang efektif untuk staf kebersihan Anda.

6. Meningkatkan Komunikasi Internal

Komunikasi internal tidak begitu mudah dicapai ketika karyawan Anda terpencar dan tidak duduk di satu lokasi. Oleh karena itu, Connecteam mempermudah mengatasi tantangan ini dengan menyertakan fitur-fitur seperti:

• Direktori karyawan: mudah untuk menemukan detail kontak karyawan atau klien hanya dengan mencari nama, lokasi, jabatan, dan lainnya.
• Grup obrolan dan saluran: buat grup internal untuk lokasi pekerjaan atau tim kecil agar lebih mudah bagi semua orang untuk tetap berhubungan.Karyawan dapat saling memberi tahu jika jalan ditutup atau jika mereka kehabisan produk dan ada orang terdekat untuk membantu.
• Pemberitahuan dan pembaruan push waktu nyata : untuk pengumuman formal dan informal, seperti pembaruan SDM, surat dari CEO, pengakuan karyawan, atau pembaruan tentang kebijakan perusahaan dan semacamnya.Ambil langkah lebih jauh dan kirimkan umpan balik yang luar biasa dari pelanggan ke semua karyawan Anda untuk membantu meningkatkan semangat kerja.

7. Akses Mudah ke Protokol Perusahaan

Untuk memastikan kepatuhan secara keseluruhan, menyediakan semua protokol perusahaan dengan mengklik tombol adalah suatu keharusan. Selain itu, saat Anda memperbarui protokol, Anda hanya perlu melakukannya sekali di aplikasi layanan kebersihan digital dan setiap orang memiliki versi yang diperbarui. Tidak perlu lagi mencetak lusinan salinan fisik dan meresahkan karyawan.

• Prosedur Operasi Standar (SOP)
• Protokol keselamatan dan darurat
• Prosedur pembersihan karpet
• Buku pegangan karyawan
• Kode Etik
• Kebijakan pelecehan seksual
• Kebijakan seragam

8. Tingkatkan Keamanan Tempat Kerja

Perusahaan kebersihan meningkatkan standar keselamatan mereka dan menciptakan kesadaran 'mengutamakan keselamatan' dengan membiarkan karyawan melapor secara waktu nyata, menyediakan informasi keselamatan, dan mengomunikasikan topik terkait keselamatan. Beberapa praktik terbaik meliputi:

• Pelaporan cepat dan mudah: secara real-time, mudah bagi karyawan untuk mengirim laporan tentang bahaya atau insiden, dan supervisor yang relevan menerima laporan tersebut segera untuk evaluasi lebih lanjut.
• Sumber daya digital keselamatan: memastikan bahwa semua protokol keselamatan, tip, dan sumber daya tersedia dalam satu klik, bersama dengan 'pelajaran yang didapat', temuan insiden, dan tip keselamatan berkala.
• Pelatihan keselamatan berkelanjutan: mengirim materi pelatihan kepada karyawan secara teratur untuk memastikan tidak ada kesenjangan pengetahuan dan bahwa karyawan mengetahui pembaruan tertentu, serta mudah mengirim kuis untuk memastikan konten dipahami.Admin dapat mengikuti perkembangan dan dapat mengirimkan pengingat untuk menyelesaikan pelatihan.
• Komunikasi yang mengutamakan keselamatan: dalam satu ketukan, Anda dapat mendistribusikan dan mengomunikasikan pembaruan dan protokol terkait keselamatan, seperti laporan penemuan insiden, pembaruan, dan panduan tentang penggunaan bahan dan peralatan berbahaya, pembaruan waktu nyata, dan banyak lagi.

9. Merampingkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Tim dan eksekutif SDM lebih suka mengotomatiskan proses dan mendapatkan kontrol yang lebih baik atas masalah terkait tenaga kerja melalui:

• Merekomendasikan teman: mudah merujuk teman untuk suatu posisi di perusahaan guna membantu meningkatkan jangkauan perekrutan.
• Manajemen permintaan cuti sakit atau liburan: karyawan menerima pembaruan instan jika permintaan disetujui atau ditolak.
• Formulir informasi pribadi: saat memasukkan karyawan baru, mudah untuk mendapatkan info pribadi, info kontak, kontak darurat, dokumen seperti formulir pajak, ID foto, dan lainnya.
• Memperbarui informasi kontak: langsung menerima pembaruan untuk informasi karyawan seperti nama, alamat, rekening bank, dan lainnya.
• Survei kepuasan karyawan atau tinjauan kinerja.

Connecteam adalah solusi manajemen all-in-one sejati yang mencakup banyak kemampuan untuk menskalakan bisnis Anda. Plus, harga tidak membakar lubang di saku belakang Anda. Mulai paket gratis Anda hari ini!