5 Kasus Penggunaan Manajemen Konten Perusahaan untuk Dipertimbangkan

Kami telah mengumpulkan lima kasus penggunaan manajemen konten untuk Anda pikirkan saat mempertimbangkan apakah akan berinvestasi dalam solusi manajemen konten perusahaan (ECM).

Empat di antaranya adalah milik DocuWare, salah satu mitra teknologi Impact Networking. Untuk membaca lebih banyak studi kasus DocuWare, silakan ikuti tautan ini.

Mengapa Manajemen Konten Perusahaan?

Mengapa organisasi saat ini membutuhkan sistem ECM untuk operasi mereka?

Manajemen konten perusahaan membantu perusahaan mendigitalkan, mengontrol, dan mengotomatiskan alur kerja untuk informasi terstruktur dan tidak terstruktur seperti faktur, resume, dokumen pajak, email, dan banyak lagi.

Seperti yang mungkin Anda bayangkan atau sudah ketahui, mampu mengelola informasi ini secara efektif dan efisien melalui solusi yang terpusat adalah penting bagi organisasi modern yang berfokus pada peningkatan kemampuan digitalnya.

Dengan volume data yang ada bahkan di bisnis kecil saat ini, kebutuhan untuk mengelolanya dengan benar tumbuh dan kebutuhan akan alur kerja yang disederhanakan melalui solusi seperti ECM menjadi lebih jelas setiap tahun.

Posting Terkait: Mengapa Manajemen Konten Perusahaan Penting untuk Bisnis Anda

Kasus Penggunaan #1: Avance (nirlaba)

Avance berbasis di San Antonio dan mengoperasikan sekitar 30 pusat pendidikan anak di San Antonio dan kota-kota lain.

Pusat-pusat pendidikan ini perlu memesan persediaan dalam jumlah besar (apakah itu susu formula, popok, atau furnitur) dan, akibatnya, ada banyak pesanan yang perlu dilacak.

Sebelum menerapkan ECM, organisasi mengandalkan secara eksklusif pada proses berbasis kertas, yang menurut pengakuan mereka sendiri membuat proses persetujuan dan akuisisi menjadi lambat dan tidak efisien.

Proses berbasis kertas ini, sebagian besar mengenai formulir pesanan pembelian kertas, harus dikirim melalui surat antar kantor atau melalui FedEx—keduanya praktik yang sangat memakan waktu.

Setelah mendigitalkan proses ini dengan sistem manajemen konten, skrip otomatisasi digunakan untuk menghitung dan melaporkan semua pembelian yang belum diselesaikan, memungkinkan organisasi untuk memiliki gambaran yang akurat dan terkini tentang pesanan yang tertunda dan dana hibah yang tersisa.

Mereka juga menghemat sejumlah besar ruang fisik setelah menghapus banyak lemari arsip baru yang berlebihan, menguntungkan tempat kerja mereka dan karyawan yang menggunakannya.

Kasus Penggunaan #2: Kredit Keuntungan (keuangan)

Advantage Credit menawarkan layanan pelaporan kredit kepada pemberi pinjaman hipotek, pialang, dan bank.

Sebelum digitalisasi, seperti Avance, perusahaan sangat bergantung pada proses berbasis kertas.

Karena itu, organisasi mengalami kesulitan besar dengan retensi karyawan karena tidak dapat menawarkan fleksibilitas kepada pekerja terkait pekerjaan jarak jauh.

Hasilnya adalah tingkat pergantian karyawan yang bermasalah, yang menjadi lebih buruk setelah lebih dari satu dekade di industri ini, dengan banyak pekerja dewasa yang menginginkan fleksibilitas.

Dalam upaya untuk mengatasi masalah tenaga kerja ini, strategi transformasi digital dicari, dan pengenalan sistem manajemen konten perusahaan adalah aspek sentralnya.

Advantage membutuhkan solusi manajemen dokumen yang aman dan mampu mendigitalkan dokumen kertas untuk pengambilan, berbagi, dan kolaborasi.

Setelah penerapan sistem ECM, perusahaan dapat mencapai semua tujuan ini, dan sebagai hasilnya dapat menawarkan peluang kerja jarak jauh kepada karyawan.

Advantage Credit mampu mengalihkan 90% tenaga kerjanya ke pekerjaan jarak jauh, mengurangi biaya sewa kantor sebesar 65%, meningkatkan produktivitas hingga 50%, dan yang terpenting meningkatkan retensi karyawan hingga 100%.

Kasus Penggunaan #3: Ewart-Ohlson (manufaktur)

Ewart-Ohlson Machine Company bekerja dengan mesin kontrol numerik komputer (CNC), memproduksi suku cadang untuk industri kedirgantaraan, energi, baja, dan otomotif.

Perusahaan ini didirikan pada tahun 1942 dan telah bertahun-tahun mengikuti peraturan kepatuhan AS9100 untuk data dan informasi mereka.

Karena semua dokumen sebelum digitalisasi diperoleh secara manual, mereka harus disimpan dan diamankan di lokasi fisik—biasanya lemari arsip di tempat.

Ketika staf perlu merujuk dokumen, misalnya untuk tujuan pengendalian kualitas atau permintaan pelanggan, pencarian dokumen menjadi padat karya dan lambat.

Dengan sebanyak 300 halaman dokumen yang perlu diajukan setiap minggu, mudah untuk melihat mengapa ini berkembang menjadi masalah yang perlu ditangani lebih cepat daripada nanti.

Setelah menerapkan sistem manajemen konten, Ewart-Ohlson tidak hanya sekarang mampu memberikan akses yang jauh lebih efektif ke dokumentasi yang diperlukan untuk staf, tetapi juga untuk pelanggan. Singkatnya, pekerjaan 30 menit sekarang membutuhkan waktu kurang dari satu.

Selain itu, ECM dapat mematuhi peraturan yang diperlukan, sehingga informasi dapat ditangani, diakses, dan dibagikan dengan tetap mematuhinya.

Kasus Penggunaan #4: Kota Oakfield (pemerintah)

Oakfield adalah sebuah kota di negara bagian New York dan diatur oleh kantor Town of Oakfield.

Sebelum memulai rencana transformasi digital, Town of Oakfield mengandalkan penyimpanan semua dokumen resmi di kantornya secara manual.

Memelihara catatan kertas secara eksklusif berarti kantor harus terus menambah ruang fisik untuk menyimpannya, dan mereka diberi harga $300.000 untuk menambah ruang penyimpanan catatan untuk tujuan ini.

Mengetahui bahwa ini adalah situasi yang hanya akan membutuhkan lebih banyak biaya dan ekspansi di masa depan, Kota Oakfield memutuskan untuk melakukan digitalisasi sebagai alternatif.

Setelah mengadopsi solusi manajemen konten perusahaan, pemerintah kota setempat dapat menyimpan lebih dari 40.000 dokumen yang ada di penyimpanan cloud.

Sekitar 300 dokumen baru dipindai ke dalam sistem setiap bulan, dan sekarang berkat sistem penyimpanan cloud-nya, kantor pemerintah Town of Oakfield dapat dengan aman menyimpan dan mengakses data sensitif dan non-sensitif dengan mudah.

Kasus Penggunaan #5: Watertech of America

Watertech of America menyediakan program pengolahan air di Wisconsin, Minnesota, Iowa, dan Illinois utara.

Watertech menempatkan penekanan besar pada apa yang disebut sebagai "lingkungan praktis", yang terlihat untuk mengawinkan keberlanjutan dengan efisiensi bagi pelanggannya.

Sayangnya, sistem dokumentasi Watertech tidak berkelanjutan, dan tak lama kemudian kantor kecil mereka menampung sekitar 40 lemari arsip yang penuh dengan dokumen kertas.

Hal ini menyebabkan tingkat ketidakefisienan yang besar dalam proses operasional perusahaan, sehingga mereka mencari sistem manajemen konten untuk meringankan masalah ini.

Setelah Impact Networking melakukan audit penemuan dan membuat rekomendasi yang sesuai untuk menerapkan strategi pengelolaan dokumen Watertech, ECM diimplementasikan dan proses pendokumentasian perusahaan didigitalkan.

Ini memungkinkan organisasi untuk beralih dari hanya menggunakan proses berbasis kertas dan alih-alih beralih ke repositori digital yang lebih efisien dan aman untuk menangkap dan menyimpan data dan informasi.

Tanpa ragu, saya pikir implementasi DocuWare dengan Dampak telah menjadi salah satu hal terbaik dalam 12 tahun saya di perusahaan yang telah kami lakukan. – Jon Tiegs, Wakil Presiden, Watertech Amerika.

Intinya

Ada beberapa kasus penggunaan yang dapat menginformasikan keputusan perusahaan untuk menerapkan strategi adopsi manajemen konten perusahaan.

Penggunaan utama dan paling jelas adalah pengurangan tugas berbasis kertas, manual, memakan waktu yang secara rutin menghabiskan waktu dan uang bisnis.

ECM tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi dalam proses operasional melalui digitalisasi, tetapi alur kerja otomatisasi dapat ditambahkan untuk melangkah lebih jauh dan standar kepatuhan data dapat dengan mudah dicapai dengan solusi modern.

Selanjutnya, kasus penggunaan di luar pengurangan ketergantungan pada proses manual, seperti peningkatan fleksibilitas tentang bagaimana data dapat ditangani, berarti bahwa organisasi yang menerapkan sistem ECM dapat menikmati struktur proses alur kerja yang disederhanakan dan efisien.

Kami berharap kasus penggunaan manajemen konten ini memberi Anda pemahaman tentang mengapa bisnis menerapkan ECM, dan mendorong Anda untuk mengunjungi mitra kami, DocuWare, untuk kasus penggunaan manajemen konten lainnya.

Berlangganan ke blog kami untuk menerima wawasan bulanan tentang teknologi bisnis dan tetap mengikuti perkembangan pemasaran, keamanan siber, serta berita dan tren teknologi lainnya.