Rencana Darurat Anda: Apa Itu, Dan Cara Membuatnya

Anda, sebagai pemilik bisnis, tidak tahu apa yang akan terjadi. Bisa jadi kehancuran finansial total (saya harap tidak), atau bahkan sesuatu seperti pandemi global!

Apapun bencananya, kekayaan perusahaan dapat berubah secara dramatis, benar-benar menggagalkan operasi Anda.

Dan oleh karena itu, Anda memerlukan rencana darurat.

Artinya, rencana cadangan, untuk setiap kemungkinan.

Mari kita uraikan dengan tepat apa itu rencana darurat, manfaatnya, dan cara menggunakan alat yang tepat untuk membuat rencana Anda sendiri.

Definisi Rencana Kontinjensi

Singkatnya, rencana darurat adalah rencana yang dipikirkan dengan matang yang mencakup semua area perusahaan Anda.

Ini dirancang untuk memperbaiki kesalahan yang relatif kecil sebelum meningkat menjadi bencana besar.

Tentu, Anda mungkin pernah mendengar istilah "Rencana B". Dan itulah tepatnya. Rencana "Kontingensi" kebetulan merupakan istilah profesional.

Ketika dijalankan dengan benar, rencana darurat membantu perusahaan Anda bangkit kembali dalam waktu singkat. Tidak hanya itu, tetapi juga dirancang untuk mencegah masalah serupa terjadi lagi.

Mengapa Rencana Kontinjensi Penting?

Kesalahpahaman klasik yang dimiliki perusahaan adalah sebagai berikut: jika Anda membuat kesalahan, Anda dapat memperbaikinya dan itu tidak akan pernah terjadi lagi. Namun, kenyataannya kepuasan ini berarti bahwa masalah tersebut akan terus berulang. Jika ini tidak ditangani dengan baik, masalah yang berulang ini dapat menimbulkan konsekuensi yang menghancurkan, termasuk penutupan bisnis.

Sebagaimana dibuktikan dalam beberapa tahun terakhir, kehidupan profesional dan pribadi dapat berubah begitu cepat, namun perusahaan mungkin masih belum siap untuk perubahan ini. Studi menunjukkan bahwa 39% profesional SDM tidak memiliki rencana darurat untuk menangani COVID-19 pada awal pandemi. Ini, bersama dengan berbagai alasan lainnya, menunjukkan betapa pentingnya untuk berpikir cepat dan memiliki rencana darurat.

• Ini membantu mengurangi kerusakan bisnis – rencana darurat memberi perusahaan awal, meminimalkan potensi kerusakan. Misalnya, jika Anda bekerja di ritel dan produk perlu ditarik kembali, rencana darurat akan memastikan bahwa tidak semua manajer toko perlu menanganinya. Katakanlah tiga pelanggan mengeluh tentang barang yang sama. Manajer toko hanya perlu menghapus item yang dipermasalahkan dan memberi tahu pelanggan tentang penghapusannya. Rencana darurat ini pada akhirnya akan melindungi reputasi toko.
• Perusahaan Anda bangkit kembali lebih cepat – tidak dapat disangkal bahwa pandemi membuat kita semua lengah. Karena perusahaan telah menderita, memulihkan, dan mendesain ulang berbagai alur kerja di era pasca pandemi, mereka memiliki rencana darurat jika peristiwa sebesar ini terjadi lagi. Dan ini berlaku di hampir semua skenario. Setelah Anda memiliki prosedur, akan lebih cepat untuk diterapkan di lain waktu.
• Karyawan semakin percaya diri – rencana kontinjensi memastikan bahwa karyawan terbaru pun siap menghadapi potensi masalah. Staf dapat dengan mudah datang ke tempat kerja tanpa harus khawatir karena mereka sudah mengetahui cara menangani berbagai kemungkinan. Misalnya, jika Anda bekerja di bidang konstruksi dan Anda memiliki rencana darurat untuk bahaya keselamatan, maka tim Anda sudah mengetahui cara menanganinya di masa mendatang untuk memastikan tidak ada orang lain yang terpapar.

5 Langkah Membuat Rencana Kontinjensi

Sejujurnya, menyusun rencana darurat Anda tidaklah mudah. Butuh waktu dan merupakan hasil dari penelitian rinci dan brainstorming. Berikut adalah beberapa langkah penting yang harus diikuti oleh semua manajer saat membuat rencana darurat.

Pertama, penting untuk duduk sebagai tim dan memutuskan apa yang menurut Anda bisa menjadi tantangan potensial yang Anda hadapi sebagai sebuah perusahaan. Sebagai seorang manajer, hal-hal yang Anda anggap sebagai tantangan mungkin berbeda dengan yang dihadapi karyawan Anda setiap hari. Dengan melibatkan mereka dalam proses brainstorming, semua anggota tim bisa berada di halaman yang sama. Jika semua anggota tim tidak dapat berpartisipasi dalam rapat, Anda selalu dapat membuka kotak saran untuk memastikan suara setiap orang didengar, dengan satu atau lain cara.

Berdayakan Staf Untuk Membuat Saran Untuk Rencana Kontinjensi Anda

Belajarlah lagi

Setelah Anda mengidentifikasi tantangan/risiko utama, Anda dapat mulai memahami mengapa hal itu terjadi. Anda kemudian dapat melakukan brainstorming solusi untuk masalah ini sehingga tidak terjadi lagi. Sebagai persiapan untuk insiden apa pun di masa mendatang, tuliskan kontak darurat yang harus dihubungi anggota staf. Anda juga dapat mencatat prosedur rencana darurat dan sumber daya apa yang mungkin Anda perlukan untuk masing-masingnya.

Setelah Anda membuat daftar prosedur rencana kontinjensi Anda, Anda perlu membuat daftarnya sesuai urutan prioritas. Apa pun industrinya, keselamatan harus selalu menjadi prioritas utama. Misalnya, jika Anda bekerja di bidang konstruksi, Anda perlu memutuskan bagaimana perancah harus ditata. Jika scaffolding tidak dibangun dengan baik, maka prosedur keselamatan akan dilaksanakan sesuai dengan rencana kontinjensi. Peringatan pekerja sebelumnya akan mencegah mereka dari paparan bahaya, berpotensi menyelamatkan nyawa dalam prosesnya.

Agar rencana kontinjensi Anda menjadi seefektif mungkin, inilah waktunya untuk menyingkirkan pengikat besar yang membutuhkan waktu berjam-jam bagi manajer untuk menemukan prosedur yang tepat. Aplikasi seperti Connecteam memiliki semua yang Anda perlukan sehingga staf Anda dapat memiliki akses mudah ke prosedur darurat dan memberi tahu anggota tim lain sebelum potensi tantangan terjadi.

• Anggota tim dapat menggunakan kotak saran untuk mengirimkan ide untuk rencana darurat, meningkatkan keterlibatan karyawan.
• Dengan pusat pengetahuan Connecteam Anda dapat mengunggah semua prosedur Anda bersama dengan gambar, video, dll. Ini akan membantu tim Anda mengetahui dengan tepat apa yang harus dilakukan ketika situasi terjadi. Karyawan dapat melihat secara visual apa yang harus dilakukan tanpa harus bolak-balik dengan manajer melalui panggilan telepon. Jika tidak, mereka dapat menghubungi manajer mereka melalui komunikasi internal (obrolan 1:1 atau grup).

• Gunakan manajemen tugas untuk memungkinkan anggota tim menjalankan rencana darurat dengan mengikuti prosedur.
• Kirim pembaruan untuk memberi tahu seluruh tim Anda bahwa rencana darurat siap dibaca dan diikuti jika perlu. Karyawan harus membaca setiap halaman sebelum melanjutkan, memastikan bahwa semua telah membaca dan memahaminya.
• Penjadwalan shift menghilangkan beban mental dan kemungkinan kesalahan manusia. Misalnya, fitur ini secara otomatis memperingatkan karyawan tentang konflik. Manajer dapat melihat siapa yang tersedia/tidak tersedia jika skenario terburuk terjadi, dan memastikan bahwa semua shift yang diperlukan telah terisi.
• Gunakan formulir/daftar periksa untuk memastikan bahwa semuanya sudah diperiksa sebelumnya, meminimalkan potensi kesalahan manusia. Mengirimkan formulir penilaian risiko dengan mudah kepada karyawan. Ini sangat bermanfaat bagi petugas keamanan dan kesehatan.

Bahkan ketika rencana kontinjensi Anda siap dirilis, penting untuk meninjaunya kembali dan memastikannya seefektif dan seefisien mungkin. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, rencana darurat Anda juga harus demikian. Ini adalah pekerjaan dalam proses yang perlu dievaluasi dan diedit seiring waktu.

Misalnya, bencana alam dan pandemi global mungkin mengharuskan manajer mengubah prosedur sesuai dengan protokol kesehatan dan keselamatan.

Intinya Rencana Kontinjensi

Ketika semuanya dikatakan dan dilakukan, rencana darurat tidak perlu menjadi sesuatu yang memerlukan pelatihan berjam-jam bagi karyawan. Ini juga tidak mengharuskan semua karyawan Anda berkumpul di satu ruangan, yang bisa sangat menantang bagi pekerja tanpa meja.

Yang benar adalah Anda tidak perlu mencetak rencana darurat Anda di atas tumpukan lembaran. Alih-alih, cukup gunakan aplikasi all-in-one untuk menjalankan rencana Anda dan buat perubahan yang relevan seiring berjalannya waktu.

Setelah Anda menggunakan Connecteam, Anda tidak akan lagi bertanya pada diri sendiri apa itu rencana darurat atau bagaimana Anda akan memperbaiki beragam masalah di masa mendatang. Anda akan bertanya pada diri sendiri hal berikut: "Mengapa saya tidak membuatnya lebih awal?"