Cara Membuat Program PTO (Paid Time Off) Untuk Bisnis Anda

Sebelum Anda mempekerjakan karyawan baru, Anda harus sudah memiliki kebijakan cuti berbayar. Kebijakan ini memainkan peran besar dalam menarik karyawan baru, meningkatkan keterlibatan dan produktivitas, dan tertanam dalam budaya perusahaan. Sekarang, Anda tidak diharuskan untuk menawarkan cuti berbayar, namun, lebih dari 60% karyawan bisnis kecil memiliki akses ke PTO (cuti berbayar) untuk liburan, liburan, dan sakit – tetapi bergantung pada keadaan Anda, aturan dan kebijakan dapat bervariasi.

Bukan rahasia lagi bahwa PTO sulit dipetakan, itulah sebabnya kami menjawab pertanyaan Anda yang paling membara tentang PTO. Di blog ini, kami menyelami apa itu PTO, kelebihan dan kekurangan, berbagai aturan per negara bagian, dan cara membuat program PTO yang paling sesuai untuk perusahaan dan karyawan Anda.

Apa itu PTO?

Cuti berbayar atau personal time off (PTO) menggabungkan hari sakit, hari liburan, dan hari pribadi untuk digunakan karyawan sesuai keinginan, kebutuhan, atau keinginan. Setiap kali seorang karyawan membutuhkan atau ingin mengambil cuti, kebijakan PTO memungkinkan mereka untuk menggunakan sejumlah waktu sebagai jam kerja dan terserah kepada karyawan untuk menggunakan waktu ini sesuai keinginan mereka. Dari menjemput anak-anak mereka, membiarkan tukang masuk, pergi ke dokter, dan sebagainya. Bagaimana karyawan menggunakan waktu ini bukanlah urusan majikan.

Apa Perbedaan Antara PTO dan Liburan?

Paling umum ketika seorang karyawan mengambil cuti, mereka melakukannya dengan liburan. Sekarang, liburan adalah cuti lunas yang diambil tanpa syarat, artinya gaji terhutang karena undang-undang negara bagian atau kebijakan pemberi kerja, dan juga karyawan memiliki keleluasaan kapan liburan diambil dan untuk alasan apa.

PTO, di sisi lain, adalah kapan saja seorang karyawan dibayar saat mereka tidak bekerja. Pada dasarnya, ini adalah cuti berbayar. PTO jauh lebih luas daripada liburan karena liburan pada dasarnya adalah contoh PTO tetapi PTO sebenarnya bukan liburan. PTO non-liburan mencakup cuti hamil, tugas juri, cuti sakit, atau gaji liburan.

Apakah Majikan Wajib Menawarkan PTO sebagai Tunjangan Karyawan?

Sama sekali tidak. Di tingkat federal, pemberi kerja tidak diharuskan menawarkan PTO kepada karyawannya. Mengingat hal itu, negara bagian, kabupaten, dan kota Anda mungkin memiliki persyaratan tetap untuk liburan dan waktu sakit. Perhatikan bahwa undang-undang ini terus berubah jadi pastikan untuk memeriksa situs web Departemen Tenaga Kerja negara bagian Anda dan situs web kabupaten dan kota Anda untuk tetap mengikuti aturan yang mungkin berlaku untuk bisnis Anda.

Karyawan dan Majikan Dilindungi

Sebelum PTO, karyawan Anda mungkin berbohong tentang bagaimana mereka menggunakan waktu istirahat mereka. Misalnya, mereka membawa anak-anak mereka ke dokter atau perlu membiarkan tukang reparasi sepanjang hari, tetapi mereka mengklaimnya sebagai hari sakit. Dengan PTO, karyawan Anda memiliki lebih banyak fleksibilitas untuk menciptakan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan tidak merasa tertekan untuk mengarang cerita, sebaliknya, mereka dapat jujur ​​tentang waktu mereka.

Manajer harus memastikan bahwa mereka memiliki pedoman yang jelas terkait dengan kebijakan PTO mereka. Sertakan ini dalam buku pegangan karyawan Anda sehingga tim Anda dapat mengacu pada kebijakan PTO sesuai kebutuhan. Pedoman tersebut akan memperjelas prosesnya, misalnya PTO harus diminta dua hari sebelumnya kecuali jika karyawan tersebut sakit parah.

Sebelum menerapkan kebijakan PTO Anda, pastikan karyawan Anda memahami mengapa ini merupakan kebijakan baru, dan jelaskan proses pemikiran di baliknya sehingga mereka tidak menolak kebijakan baru tersebut. Tingkat transparansi ini membantu memastikan adopsi yang lancar.

Bisakah Saya Menawarkan Kebijakan PTO yang Berbeda kepada Karyawan yang Berbeda?

Ya, pemberi kerja diperbolehkan untuk menawarkan kebijakan cuti berbayar yang berbeda kepada karyawan yang berbeda. Namun, alasannya TIDAK BISA karena diskriminasi (ras, jenis kelamin, agama, dll.) Selain itu, ingatlah bahwa setiap negara bagian memiliki batasannya sendiri dan mungkin tidak mengizinkan kebijakan cuti berbayar tertentu, jadi pastikan untuk memeriksa apa yang boleh dan tidak. diizinkan.

Di bawah ini adalah skenario yang paling umum untuk membutuhkan atau ingin menawarkan kebijakan cuti berbayar yang berbeda kepada karyawan yang berbeda:

• Masa kerja: PTO mungkin berbeda untuk karyawan yang telah bekerja lebih lama di perusahaan.Misalnya, karyawan baru hanya dapat menerima 14 hari PTO untuk tahun pertama. Sedangkan seorang karyawan yang telah bekerja di perusahaan selama lebih dari tiga tahun diberikan 21 hari PTO.
• Promosi: Lebih banyak karyawan senior, atau karyawan yang baru saja dipromosikan, dapat dialokasikan lebih banyak hari PTO.
• Karyawan penuh waktu vs. paruh waktu: Dalam hal mempekerjakan karyawan penuh waktu atau paruh waktu, jumlah PTO dapat bervariasi.Misalnya, karyawan penuh waktu dapat memulai dengan 14 hari sedangkan karyawan paruh waktu memulai dengan 10 hari dalam setahun.

Apa Hukum Negara Bagian tentang PTO dan Waktu Liburan?

Ketika datang ke liburan, ada banyak undang-undang negara bagian. Misalnya, mereka mencakup:

• Upah yang diperoleh: Beberapa negara bagian menganggap waktu liburan yang masih harus dibayar sebagai upah yang diperoleh dan mengharuskan pemberi kerja untuk membayarnya saat seorang karyawan diberhentikan.
• Gunakan atau hilangkan: Beberapa negara bagian mengizinkan kebijakan liburan memiliki "tanggal kedaluwarsa".
• Kombinasi keduanya.

Negara bagian tidak mewajibkan pemberi kerja untuk memberikan waktu liburan berbayar kepada karyawannya, namun sebagian besar mengatur PTO. Sebagian besar negara bagian memiliki kebijakan cuti berbayar yang hanya berlaku untuk mendapatkan waktu liburan.

Bahkan jika negara bagian Anda memerlukan pembayaran liburan yang masih harus dibayar atau tidak, Anda diharuskan untuk mengatasinya dalam kebijakan perusahaan Anda. Ini berarti Anda dapat memilih polis yang paling sesuai untuk Anda dan karyawan Anda dalam hal membayar waktu yang masih harus dibayar.

Apa Hukum PTO Per Negara Bagian?

California

Pengusaha tidak diizinkan untuk menerapkan kebijakan gunakan-atau-hilang-itu, namun, mereka dapat memasukkan batas akrual. Pemberi kerja diharuskan membayar karyawan yang diberhentikan untuk cuti yang masih harus dibayar sebagai gaji terakhir mereka. Di California, pembayaran liburan adalah bentuk upah yang dapat dipilih pemberi kerja untuk ditawarkan kepada karyawan.

Undang-undang waktu akrual California berlaku untuk waktu liburan atau waktu liburan yang digabungkan dengan waktu sakit di bawah kebijakan PTO.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat situs web negara bagian California.

Colorado

Di Colorado, pemberi kerja harus membayar karyawannya untuk waktu liburan yang masih harus dibayar saat mereka diberhentikan. Pembayaran liburan dianggap sebagai bentuk upah di Colorado. Juga, undang-undang ini hanya berlaku untuk waktu liburan dan bukan waktu sakit.

Untuk informasi lebih lanjut, tinjau situs web negara bagian Colorado.

Illinois

Pengusaha tidak diizinkan menggunakan kebijakan gunakan-atau-hilang-itu di Illinois. Namun, itu diatur. Majikan diperbolehkan untuk meminta karyawannya menggunakan waktu liburan pada tanggal tertentu, tetapi hanya jika karyawan diberikan waktu yang wajar.

Selain itu, undang-undang Illinois mewajibkan pemberi kerja untuk menawarkan pembayaran PTO kepada karyawan yang diberhentikan.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web Illinois.

Indiana

Di Indiana, pemberi kerja diharuskan membayar karyawannya untuk waktu liburan yang masih harus dibayar saat karyawan tersebut diberhentikan. Namun, kebijakan liburan diserahkan kepada pemberi kerja untuk memutuskan dan pemberi kerja dapat menentukan persyaratan yang harus dipenuhi karyawan untuk menerima pembayaran akrual liburan.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web negara bagian Indiana.

Louisiana

Louisiana tidak mengizinkan majikan membayar karyawan untuk cuti yang masih harus dibayar. Sebaliknya, majikan yang memberikan liburan berbayar harus membayar waktu yang masih harus dibayar ketika seorang karyawan diberhentikan.

Untuk informasi selengkapnya, tinjau kebijakan Louisiana.

Maryland

Di Maryland, pemberi kerja tidak diharuskan membayar karyawan untuk cuti yang masih harus dibayar. Namun, pemberi kerja diharuskan membayar karyawan untuk waktu liburan yang tidak digunakan jika pemberi kerja tidak memiliki kebijakan penyitaan yang menyatakan sebaliknya.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat situs web negara bagian Maryland.

Massachusetts

Di Massachusetts, pemberi kerja tidak dapat memaksa karyawan mereka untuk kehilangan waktu yang diperoleh, mereka dapat menetapkan kebijakan gunakan-atau-hilang. Majikan dapat menentukan tanggal kedaluwarsa pada liburan yang masih harus dibayar, namun, itu harus masuk akal. Selain itu, pemberi kerja dapat membatasi jumlah waktu liburan yang diperoleh atau diperoleh karyawan.

Majikan di Massachusetts juga harus memberikan gaji liburan yang masih harus dibayar kepada karyawan yang melepaskan perusahaan.

Untuk informasi selengkapnya, tinjau kebijakan Massachusetts.

Montana

Di Montana, pemberi kerja yang memberikan waktu liburan berbayar kepada karyawannya juga tidak dapat memiliki kebijakan gunakan atau hilangkan. Namun, mereka dapat membatasi jumlah yang dapat diperoleh karyawan. Selain itu, pemberi kerja harus membayar karyawan untuk setiap waktu liburan yang masih harus dibayar ketika mereka dilepaskan dari perusahaan.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web negara bagian Montana.

Nebraska

Pengusaha Nebraska tidak dapat menetapkan kebijakan gunakan-atau-hilang. Karyawan yang diberhentikan harus dibayar untuk waktu liburan yang diperoleh dan tidak digunakan.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web Nebraska.

New York

Di New York, majikan tidak diharuskan membayar karyawan untuk cuti yang masih harus dibayar. Namun, pemberi kerja diharuskan membayar karyawan untuk cuti yang masih harus dibayar ketika mereka dilepaskan dari perusahaan, kecuali jika mereka memiliki kebijakan yang menyatakan sebaliknya.

Untuk informasi lebih lanjut, tinjau situs web New York.

Karolina utara

Di Carolina Utara, pemberi kerja tidak diharuskan membayar karyawan untuk cuti yang masih harus dibayar. Selain itu, pemberi kerja diharuskan membayar karyawan untuk liburan yang masih harus dibayar saat karyawan tersebut dilepaskan dari perusahaan jika kebijakan perusahaan tidak membahas apa yang terjadi padanya.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat situs web negara bagian North Carolina.

Dakota Utara

Undang-undang Dakota Utara menyatakan bahwa karyawan berhak atas gaji liburan yang tidak terpakai ketika mereka diberhentikan dari perusahaan, namun ada beberapa pengecualian.

Majikan dengan karyawan yang secara sukarela meninggalkan perusahaan dapat menahan gaji liburan yang masih harus dibayar jika:

• Majikan memberikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan tentang ketentuan pembayaran PTO.
• Karyawan tersebut bekerja untuk pemberi kerja selama kurang dari satu tahun.
• Karyawan memberi majikan pemberitahuan kurang dari lima hari.

Untuk informasi lebih lanjut, tinjau situs web negara bagian North Dakota.

Oregon

Di Oregon, pemberi kerja diharuskan untuk memasukkan waktu liburan yang masih harus dibayar dalam upah akhir karyawan mereka jika kebijakan tersebut terbuka untuk interpretasi.

Untuk informasi lebih lanjut, tinjau situs web negara bagian Oregon.

Wisconsin

Pengusaha di Wisconsin dapat menentukan apakah mereka akan atau tidak akan memberikan gaji liburan yang masih harus dibayar ketika seorang karyawan dilepaskan dari perusahaan. Namun, pemberi kerja yang tidak memiliki kebijakan kehilangan tertulis biasanya bertanggung jawab untuk membayar cuti karyawan yang belum dibayar.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat situs web negara bagian Wisconsin.

Wyoming

Di Wyoming, pemberi kerja tidak diharuskan membayar karyawan untuk cuti yang masih harus dibayar. Majikan juga harus membayar karyawan yang diberhentikan untuk waktu liburan yang masih harus dibayar jika mereka tidak memiliki kebijakan penyitaan tertulis yang diakui oleh karyawan tersebut.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web negara bagian Wyoming.

Manfaat Menawarkan Polis PTO

Ketika datang untuk menawarkan kebijakan cuti berbayar, karyawan, dan pemberi kerja sama-sama mendapat manfaat.

Manfaat PTO bagi Karyawan:

• Karyawan dapat menggunakan PTO sesuai kebijaksanaan mereka dan tidak dibombardir dengan pengawasan yang membangun kepercayaan dan kebahagiaan.
• Karyawan dapat menjadwalkan PTO mereka terlebih dahulu yang membantu manajer memastikan shift mereka tercakup sebelumnya.
• Karyawan dapat menggunakan PTO saat dibutuhkan, seperti merawat anaknya yang sakit, memeriksakan diri ke dokter, atau sekadar bersantai di rumah.

Manfaat PTO untuk Pengusaha:

• Pemberi kerja tidak berada dalam posisi yang tidak nyaman untuk "memantau" karyawan mereka ketika harus melaporkan bagaimana mereka menggunakan waktu luang mereka.
• Pemberi kerja dapat memiliki kontrol lebih besar atas ketidakhadiran yang tidak terjadwal yang membantu menurunkan biaya dan memastikan kepuasan pelanggan.
• Majikan dapat menangani kehadiran karyawan dengan mereka yang menyalahgunakan sistem atau memiliki masalah yang muncul. Alih-alih memiliki aturan ketat, mereka dapat mengatasi satu masalah. Misalnya, beberapa aplikasi dengan pelacakan geografis menggunakan teknologi Breadcrumbs. Ini pada dasarnya mengumpulkan titik lokasi acak selama shift karyawan, memastikan bahwa manajer memiliki pemahaman yang baik tentang lokasi pekerja saat bekerja – mencegah pencurian waktu dalam proses.

Baca Lebih Lanjut Tentang Aplikasi Pelacakan Waktu Karyawan Teratas

Kerugian dari Menawarkan Kebijakan Cuti Berbayar

Baik karyawan maupun pemberi kerja juga mengalami kerugian PTO.

Kerugian PTO bagi Karyawan:

• Karyawan menganggap PTO sebagai keuntungan dan benar-benar akan menggunakan waktu istirahat, padahal sebelumnya, mereka tidak akan menggunakan waktu untuk hari-hari pribadi, hari sakit, dan liburan.
• Karyawan dapat menganggap waktu PTO sebagai waktu liburan dan akan masuk kerja meskipun sedang sakit. Menurut survei Glassdoor, rata-rata orang Amerika hanya mengambilsetengahdari waktu liburan mereka, dan ketika mereka mengambil cuti berbayar, 61% mengatakan mereka bekerja.

Kerugian PTO bagi Pengusaha:

• Majikan yang menawarkan kebijakan cuti berbayar akan menawarkan karyawan mereka lebih sedikit hari keseluruhan daripada sebelumnya. Ini juga berarti karyawan baru menumpuk PTO lebih lambat.

Kini, penelitian menunjukkan bahwa ketika karyawan mengambil cuti, mereka jauh lebih produktif karena memiliki banyak waktu untuk diisi ulang. Jangan hanya menawarkan PTO dan waktu liburan, dorong karyawan Anda untuk mengambil cuti! Lagi pula, karyawan yang lebih produktif beristirahat dan bahagia lebih baik untuk keuntungan. Beberapa perusahaan bahkan menawarkan insentif kepada karyawan untuk meluangkan waktu yang dibutuhkan.

Perusahaan Berperingkat Teratas Memasukkan Kebijakan Ini ke dalam Kebijakan PTO mereka

Rata-rata Kebijakan PTO

Society for Human Resource Management (SHRM) melakukan survei pada tahun 2016 tentang kebijakan cuti berbayar di berbagai perusahaan dan inilah yang mereka temukan,

“Mayoritas organisasi menawarkan rencana PTO (87%) dan rencana liburan berbayar (91%) kepada karyawan berdasarkan masa kerja mereka di organisasi. Untuk rencana PTO, hari cuti rata-rata yang diberikan per tahun berdasarkan masa kerja karyawan berkisar antara 13 sampai 26 hari dan delapan sampai 22 hari untuk rencana liburan berbayar.”

Menurut WorldatWork Association, pemberi kerja menawarkan jumlah rata-rata hari PTO berikut kepada karyawan mereka:

• Kurang dari satu tahun layanan: 16 hari
• Masa kerja 1-2 tahun: 18 hari
• Masa kerja 3-4 tahun: 19 hari
• 5-6 tahun layanan: 22 hari
• 7-8 tahun masa kerja: 23 hari
• Masa kerja 9-10 tahun: 24 hari
• Masa kerja 11-15 tahun: 26 hari
• Masa kerja 16-19 tahun: 27 hari
• 20+ tahun layanan: 28 hari

Sekarang Biro Statistik Tenaga Kerja melaporkan bahwa rata-rata pekerja di Amerika Serikat menerima 10 hari cuti setiap tahun setelah menyelesaikan tahun pertama mereka. Namun, kali ini tidak termasuk hari sakit dan hari libur. Jumlah PTO memang naik turun, tergantung pada industri dan wilayah, namun 10 adalah rata-rata nasional.

Semakin lama seorang karyawan tinggal di perusahaan, semakin banyak hari PTO yang mereka kumpulkan. Selain itu, sebagian besar perusahaan mengizinkan karyawan untuk menambah waktu tambahan tetapi mereka membatasi berapa hari yang dapat diperoleh selama bekerja.

Industri Mana yang Memberikan Hari Libur Terbanyak di AS?

Karyawan yang menginginkan cuti liburan paling banyak setiap tahun harus bekerja di sektor nirlaba/yayasan – rata-rata di sini adalah 17,5 hari libur berbayar per tahun. Sedangkan pegawai pemerintah dan militer menempati urutan kedua dengan 17,3 hari. Sektor pekerjaan dengan peringkat terendah adalah pemasaran dan hubungan masyarakat karena sangat sedikit yang menerima bahkan satu hari libur setiap tahun.

Buat Kebijakan PTO Anda Sendiri

Dengan mempertimbangkan semua informasi di atas, mungkin tampak luar biasa untuk membuat kebijakan cuti berbayar Anda sendiri. Namun, jangan khawatir! Kami membuat template gratis yang dapat Anda unduh sehingga prosesnya mudah. (Kami menyarankan agar penasihat hukum Anda meninjau kebijakan PTO untuk memastikannya sesuai dengan persyaratan undang-undang negara bagian dan budaya perusahaan Anda.)

UNDUH TEMPLATE PTO GRATIS KAMI UNTUK MEMULAI

(Selain itu, dengan aplikasi manajemen bisnis dan karyawan all-in-one kami, Anda dapat dengan mudah mengimplementasikan program PTO Anda secara mulus dengan QuickBooks… yang perlu Anda tangani hanyalah memastikan karyawan Anda masuk dan keluar, dan kami akan melakukan sisanya!)

Intinya Pada Kebijakan Cuti Berbayar

Menerapkan kebijakan PTO di perusahaan Anda adalah suatu keharusan di masa mendatang. Karyawan Anda akan mengharapkannya, terutama karena semakin banyak pekerja Milenial dan Generasi Z bergabung dengan angkatan kerja. Plus, seperti yang kami sebutkan, kebijakan cuti berbayar membantu meningkatkan keterlibatan, menarik talenta terbaik untuk bergabung dengan perusahaan Anda, dan membantu keuntungan Anda. Ini benar-benar no-brainer! Gunakan semua informasi yang disorot di atas untuk membuat kebijakan cuti berbayar yang sempurna untuk bisnis dan karyawan Anda. Selamat membuat!