Cara Membuat Timesheet Di Excel
Diterbitkan: 2021-10-28Pengungkapan penuh, saya tidak pernah membuat lembar waktu di Excel. Sampai sekarang. Dan izinkan saya memberi tahu Anda sesuatu, saya ingin mencabut rambut saya setelah 10 menit!
Ya, memang benar bahwa melacak jam kerja karyawan Anda dan membuat lembar waktu secara akurat adalah bagian penting dari manajemen bisnis, dan Excel tampaknya merupakan pilihan logis karena gratis.
Namun, hanya karena Excel gratis tidak menjadikannya alat terbaik untuk membuat lembar waktu karyawan dan menghitung gaji. Ini sama sekali bukan metode pelacakan waktu yang sederhana. Dan inilah alasannya.
Mengapa Anda Tidak Harus Menggunakan Lembar Absen Excel Untuk Membuat Lembar Waktu Dan Menghitung Penggajian
Menggunakan Excel untuk membuat lembar waktu mungkin merupakan solusi yang baik pada awalnya, tetapi bukan merupakan lembar waktu yang efisien dalam jangka panjang.
Ada beberapa kelemahan utama saat membuat lembar waktu dengan Excel…
- Pembuatannya memakan waktu lama, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan Excel.
- Karena jam harus dimasukkan secara manual, mereka bisa penuh dengan kesalahan dan kesalahan. Yang hanya mengarah pada denda berat di jalan dari IRS.
- Tanpa pengawasan, karyawan dapat memanipulasi jam, juga dikenal sebagai pencurian waktu.
- Rumus harus digunakan untuk menghitung jam kerja reguler, total jam kerja, dan jam lembur. Rumus juga harus digunakan untuk menghitung penggajian dari lembar waktu ini di akhir bulan.
- Membuat laporan sulit karena Excel tidak dibuat sebagai alat pelaporan.
Ini hanyalah beberapa contoh dari beberapa kelemahan membuat lembar waktu Excel. Pada akhirnya, menggunakan Excel untuk membuat lembar waktu berpotensi merugikan perusahaan Anda ribuan dolar karena kesalahan konyol dan ceroboh.
Keluarkan Potensi Penuh Bisnis Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen All-in-One Connecteam –
Menggunakan aplikasi pelacakan waktu karyawan benar-benar merupakan pilihan terbaik. Dengan aplikasi pelacakan waktu karyawan, seperti Connecteam, pemilik bisnis dapat melacak jam kerja karyawan secara akurat dan membuat lembar waktu dengan aplikasi jam waktu karyawan digital. Tidak ada lagi proses manual, tidak ada lagi kesalahan, dan tidak ada lagi pencurian waktu.
Otomatisasi & Sederhanakan Lembar Absen & Proses Penggajian Anda Dengan Connecteam Hari Ini!
Uji coba gratis 14 hari, tidak perlu kartu kredit.
Cara Membuat Template Lembar Absen Di Excel
Membuat lembar waktu Excel cukup mudah, jika Anda pernah menggunakannya sebelumnya. Ini mencakup sebagian besar detail yang akan Anda lihat pada lembar waktu normal, seperti informasi karyawan, tanggal, tugas selesai, waktu mulai dan berakhir, jam kerja reguler, jam kerja lembur, dan ketidakhadiran.
Setelah Anda menambahkan semua detail yang Anda ingin karyawan Anda isi dalam lembar waktu Excel, Anda perlu menempatkan formula dalam sel jam kerja reguler, sel jam kerja lembur, dan sel jam kerja total; sehingga Excel dapat menghitung jam yang telah diinput.
Selain itu, Anda harus memformat sel yang memiliki jam masuk dan keluar dalam format waktu, dan total jam kerja per periode pembayaran, jam kerja reguler, dan jam lembur kerja dalam format angka. Juga, sel apa pun yang memiliki "jumlah yang diperoleh" harus dalam format akuntansi.
Penting untuk diingat, jika nilai-nilai yang ditulis oleh karyawan Anda salah, Anda dapat membayar gaji karyawan secara besar-besaran atau kurang ketika waktunya untuk penggajian.
Cara Menghitung Total Jam Kerja Di Excel
Di sinilah menjadi sedikit rumit. Agar Excel dapat menghitung total jam kerja, Anda harus mengetikkan rumus “=(waktu akhir – waktu mulai*24)” menggunakan sel terkait karyawan tersebut.
Cara Menghitung Jam Kerja Reguler Di Excel
Menghitung jam kerja reguler, mengharuskan Anda untuk mengatur berapa jam reguler yang diizinkan karyawan Anda untuk bekerja sebelum berubah menjadi lembur. Untuk melakukannya, masukkan rumus “=IF(total jam >= (maks jam reguler), (maks jam reguler), (maks jam reguler). Dalam contoh ini, jam reguler normal yang diperbolehkan untuk bekerja adalah 9.
Cara Menghitung Lembur Di Excel
Untuk menghitung lembur di Excel, Anda juga harus memasukkan rumus lain. Untuk melakukannya, masukkan rumus “=if(total hours<=max regular hours, 0, (total hours – max regular hours)).
Cara Menghitung Payroll Dengan Rumus Excel
Anda juga dapat menggunakan Excel untuk menghitung gaji. Sangat penting untuk diingat bahwa jika jam yang dimasukkan oleh karyawan Anda salah, maka penggajian Anda juga akan salah.
Pertama, Anda harus menghitung total jam kerja termasuk lembur. Rumus untuk menghitung total jam adalah “sum(first:last row)”. Setelah itu Anda harus menggunakan rumus yang sama untuk menghitung semua jam lembur. Dan untuk menghitung gaji, kalikan saja tarif per jam, dengan jumlah jam kerja.
Untuk contoh ini, kami akan menggunakan tarif pembayaran per jam sebesar $15,00 per jam.
Ulangi proses ini untuk jam lembur dan total jam untuk menghitung gaji, dan pastikan untuk memasukkan upah per jam yang benar untuk karyawan yang bekerja lembur. Kemudian Anda harus menjumlahkan jumlah yang diperoleh dan lembur yang diperoleh untuk menghitung total upah yang diperoleh.
Mengapa Penting Untuk Mengunci Lembar Waktu Anda
Mampu mengunci lembar waktu Anda sangat penting dalam hal berbagi lembar waktu dengan karyawan dan membuat lembar waktu yang akurat untuk penggajian. Lembar waktu yang tidak terkunci dapat diubah atau dimanipulasi yang akan menyebabkan kesalahan penggajian di kemudian hari.
Dengan Excel, Anda dapat mengunci lembar waktu dengan hanya mengizinkan karyawan tertentu untuk mengakses spreadsheet Excel. Anda juga dapat menonaktifkan berbagi pada waktu tertentu dalam sehari, setelah karyawan selesai memasukkan jam kerjanya, sehingga karyawan tidak dapat mengubah atau menambahkan jam di kemudian hari.
Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu melakukan semua ini. Ada solusi perangkat lunak pelacakan waktu karyawan yang luar biasa yang dapat membuat lembar waktu dan mengekspor ke daftar gaji hanya dengan beberapa klik.
Cara Mengotomatiskan Proses Dengan Solusi Digital: Connecteam
Excel memang memiliki beberapa kekurangan…
- Dibutuhkan banyak waktu dan usaha jika Anda tidak terbiasa dengan Excel.
- Itu tidak terorganisir.
- Rumus dapat merusak dan mempengaruhi perhitungan.
- Tidak mungkin untuk dengan mudah berkomunikasi dengan karyawan tentang lembar waktu mereka melalui Excel.
- Semua jam harus dimasukkan secara manual.
- Excel tidak online, membuat kolaborasi hampir mustahil.
Jika membuat lembar waktu Excel sama sulitnya bagi Anda seperti bagi saya, maka Anda akan senang mengetahui bahwa ada cara untuk mengotomatiskan seluruh proses ini tanpa menggunakan Excel! Perangkat lunak manajemen karyawan, seperti Connecteam, memungkinkan Anda melakukan semua yang dilakukan Excel dan banyak lagi.
Dengan Connecteam, Anda dapat melacak jam kerja karyawan secara akurat dengan cara berikut:
- Jam waktu bertenaga pelacakan GPS memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar langsung dari perangkat seluler mereka.
- Lembar waktu yang sepenuhnya dapat disesuaikan.
- Hemat waktu dengan meninjau dan menyetujui lembar waktu langsung di dasbor admin.
- Mengunci lembar waktu dengan mudah sehingga karyawan tidak dapat mengubah jam kerja tanpa persetujuan dan mengurangi pencurian waktu karyawan.
- Juga cegah masalah penggajian seperti pencurian waktu dan teman meninju dengan menggunakan teknologi geofence, menciptakan batas virtual yang dapat digunakan karyawan untuk masuk dan keluar.
- Tetapkan periode penggajian, dan beri tahu karyawan secara otomatis saat waktunya untuk meninjau lembar waktu mereka.
- Ekspor lembar waktu dengan mudah ke perangkat lunak penggajian seperti integrasi Connecteam dengan QuickBooks Online dan Gusto untuk penggajian 100% akurat.
- Pemberitahuan otomatis memberi tahu manajer tentang lembur, batasan waktu, waktu ganda, dan lainnya.
- Manajer dapat dengan mudah menghubungi karyawan tentang lembar waktu mereka melalui obrolan dalam aplikasi dan menyelesaikan masalah atau ketidaksesuaian apa pun.
Perangkat lunak pelacakan waktu karyawan, seperti Connecteam, membuat pembuatan lembar waktu menjadi mudah dan efisien. Dengan Connecteam, tidak perlu membuat lembar waktu Excel secara manual atau memasukkan rumus yang membingungkan. Semuanya otomatis, akurat, dan sederhana.
Hilangkan Sakit Kepala Dari Pembuatan Lembar Waktu Karyawan Dengan Connecteam Hari Ini!
Intinya: Cara Membuat Lembar Waktu di Excel & Mengapa Anda Tidak Harus Melakukannya
Seperti disebutkan sebelumnya, jika Anda belum terbiasa dengan cara menggunakan Excel, membuat lembar waktu bisa jadi sulit dan memakan banyak waktu.
Belum lagi, mereka mungkin penuh dengan kesalahan atau kesalahan — menghabiskan uang Anda ketika tiba waktunya untuk menghitung penggajian.
Ada cahaya di ujung terowongan! Anda sekarang dapat mengotomatiskan proses dengan solusi digital seperti Connecteam. Hilangkan sakit kepala dalam membuat lembar waktu Excel manual dan mulailah melacak jam kerja karyawan secara akurat, buat lembar waktu dalam hitungan menit, dan ekspor ke daftar gaji.