Bagaimana cara mengimplementasikan CRM dengan sukses? Proses langkah demi langkah

Menerapkan sistem CRM adalah proses nilai tambah yang dapat membawa manfaat besar bagi bisnis apa pun. Ini adalah proses memilih, menginstal, dan menggunakan perangkat lunak CRM untuk melacak dan mengelola komunikasi organisasi dengan pelanggan saat ini dan pelanggan potensial.

Tetapi implementasi CRM adalah langkah besar. Menemukan dan menerapkan CRM yang tepat sangat penting untuk memberikan informasi yang mereka butuhkan kepada karyawan pada waktu yang tepat. Juga, ketika CRM baru direncanakan, adalah bijaksana untuk mempertimbangkan kebutuhan setiap departemen sehingga Anda tidak melewatkan fitur penting apa pun. Jika CRM Anda tidak bekerja untuk semua orang, itu masalah bagi seluruh perusahaan.

Tapi jangan khawatir – dalam artikel ini, kami akan menyajikan proses langkah demi langkah untuk mengimplementasikan sistem CRM dengan sukses.

Jadi, tanpa basa-basi lagi, mari kita mulai!

Apa saja langkah-langkah dalam implementasi CRM?

Memilih solusi CRM yang tepat sangat penting, tetapi langkah-langkah kunci diperlukan untuk membuatnya bekerja untuk bisnis Anda. Baik Anda mengganti sistem CRM lama atau pengguna pertama kali, strategi penerapan Anda sangat penting.

Strategi CRM yang tepat tidak hanya akan merampingkan proses penjualan Anda, tetapi juga meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengoptimalkan alur kerja untuk tenaga penjualan dan manajer.

Jadi, berikut adalah langkah-langkah yang terlibat dalam proses implementasi CRM.

Langkah 1: Tentukan strategi implementasi CRM Anda

Setiap implementasi yang sukses dimulai dengan membangun strategi CRM yang solid. Ini mencakup tujuan dan sasaran yang ingin Anda capai dengan CRM dan bagaimana sistem diharapkan digunakan.

Misalnya, jika Anda bertujuan untuk meningkatkan penjualan dan memperluas ke pasar baru, fitur otomatisasi tenaga penjualan harus menjadi prioritas utama Anda. Akibatnya, Anda akan memiliki serangkaian fungsi dasar yang diprioritaskan untuk implementasi sistem CRM Anda.

Selain itu, disarankan untuk menetapkan target dan tujuan yang nyata dan terukur yang ingin dicapai oleh implementasi perangkat lunak CRM. Menetapkan tujuan dari awal membuat lebih mudah untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Langkah 2: Bangun tim inti

Sangat penting untuk memiliki tim CRM khusus untuk memastikan CRM Anda digunakan dengan benar dan berhasil diadopsi di seluruh organisasi. Tim juga akan memantau kemajuan pasca implementasi dan mendapatkan umpan balik untuk membuat perangkat lunak CRM bekerja paling baik untuk perusahaan.

Di bawah ini adalah anggota kunci yang Anda butuhkan di tim CRM Anda:

• Manajer proyek
• Pengembang
• manajer IT
• Manajer tim penjualan
• penguji QA
• Sponsor eksekutif
• Analis perangkat lunak
• Insinyur uji perangkat lunak

Jika Anda tidak memiliki ahli internal yang memiliki ketajaman teknis, Anda dapat bermitra dengan perusahaan pengembangan perangkat lunak perusahaan tepercaya. Para profesional akan memandu Anda dalam proses implementasi CRM dari awal hingga akhir.

[ Baca Juga : Bagaimana Membangun Sistem CRM Kustom? ]

Selain memiliki tim CRM inti, sangat penting untuk mengumpulkan semua pengguna akhir yang teridentifikasi. Mendapatkan umpan balik dari mereka sangat penting untuk menentukan fitur apa yang paling mereka butuhkan, berapa banyak pelatihan yang mereka perlukan, dan berbagai titik data lain yang membantu Anda memperkenalkan sistem baru dengan mudah.

Sekarang setelah Anda memiliki tim, tim tersebut perlu menjalankan tujuannya sesuai dengan rencana implementasi CRM yang terperinci.

Langkah 3: Buat rencana implementasi CRM

Rencana implementasi CRM menguraikan tahapan yang perlu diambil oleh tim dan bisnis Anda untuk keberhasilan penerapan perangkat lunak CRM. Saat mengembangkan rencana implementasi CRM, penting untuk tetap sesingkat dan terorganisir mungkin untuk memenuhi tujuan Anda.

Rencana implementasi CRM harus mencakup elemen-elemen berikut:

Tujuan: Tujuan harus menentukan bagaimana CRM selaras dengan tujuan perusahaan Anda dan menjelaskan bagaimana karyawan akan mendapat manfaat dari menggunakannya. Ini juga akan membantu tim Anda mengukur keberhasilan pasca-implementasi perangkat lunak.

Pemain kunci: Ini termasuk semua pemain kunci yang akan bertanggung jawab atas keberhasilan penerapan sistem CRM. Catat peran anggota tim, tingkat keterlibatan mereka, dan tanggung jawab inti.

Anggaran: Anggaran sebagian besar akan mencakup biaya platform CRM. Juga memperhitungkan kemungkinan pengeluaran lain yang terkait dengan peningkatan fitur, perekrutan atau konsultan dari luar, dan konfigurasi lanjutan yang terkait dengan penyesuaian atau migrasi data.

Garis Waktu: Rencanakan garis waktu untuk menyiapkan perangkat lunak CRM, melatih karyawan tentang cara menggunakannya, dan memantau kemajuan pasca peluncuran.

Waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan CRM bergantung pada ukuran perusahaan Anda, volume data yang perlu dimigrasikan, dan kompleksitas perangkat lunak. Anda dapat menambah waktu untuk potensi kemunduran yang terkait dengan kesulitan teknis dan debugging.

Langkah 4: Sesuaikan pengaturan CRM

Langkah penting berikutnya adalah menyesuaikan pengaturan CRM berdasarkan tujuan yang diuraikan dalam rencana implementasi CRM Anda. Hampir setiap perangkat lunak memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan elemen berikut:

• Profil dan pengaturan perusahaan
• Bidang khusus
• Izin
• Tata letak
• Entitas
• Dasbor
• alur kerja
• Integrasi aplikasi
• saluran pipa
• Pengaturan admin

Sebelum peluncuran, tim Anda harus memastikan bahwa semua penyesuaian yang diminta sudah ada.

Langkah 5: Tentukan data apa yang perlu dimigrasikan

Migrasi data adalah proses pemindahan data dari satu perangkat lunak ke perangkat lunak lainnya. Anda akan mentransfer data dari spreadsheet atau CRM Anda sebelumnya. Meskipun mungkin tampak seperti proses yang mudah, transfer data harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan semua informasi dimigrasikan dengan benar ke perangkat lunak CRM yang baru.

Anda dapat mentransfer data dengan tiga cara berikut:

Alat migrasi data: Alat migrasi data membantu mentransfer data dari sistem lama Anda ke sistem baru. Pastikan untuk memilih alat yang kompatibel dengan perangkat lunak CRM Anda.

Integrasi CRM asli: Dengan menggunakan metode ini, Anda menyimpan data sebagai file CSV dan mengunggahnya langsung ke CRM baru. Ini biasanya merupakan proses yang memakan waktu.

Migrasi data khusus: Metode ini mentransfer sejumlah besar data atau file dengan riwayat aktivitas yang signifikan (seperti catatan panggilan dan email).

Anda tidak diharuskan untuk memigrasikan semua data dari sistem yang ada. Anda dapat memilih untuk meninggalkan beberapa di belakang terutama jika mereka tidak akan melayani tujuan dalam CRM Anda. Ini dapat mencakup laporan penjualan usang dan detail pelanggan dan spreadsheet yang diformat dengan buruk.

[Baca Juga: Panduan Lengkap Ilmu Data & Analisis untuk Bisnis]

Langkah 6: Integrasikan aplikasi dan alat pihak ketiga

Mengintegrasikan perangkat lunak CRM Anda dengan alat dan aplikasi pihak ketiga seperti Slack dan Facebook memaksimalkan efisiensi keseluruhan organisasi Anda. Ini memungkinkan tim Anda mengumpulkan data pelanggan penting tanpa meninggalkan platform CRM.

CRM biasanya menawarkan ratusan integrasi pihak ketiga, jadi prioritaskan menurut apa yang lebih penting bagi tim Anda.

Beberapa integrasi populer meliputi:

• Alat penghasil prospek
• Aplikasi media sosial
• Aplikasi email
• Alat manajemen proyek
• Program obrolan langsung
• Program pemasaran dan otomatisasi email
• Aplikasi meja bantuan
• Alat analisis

Langkah 7: Uji CRM untuk kinerja dan keamanan

Langkah penting berikutnya adalah menguji perangkat lunak CRM untuk memverifikasi apakah itu berfungsi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Hanya melalui pengujian Anda akan mempelajari bagaimana masing-masing komponen bekerja bersama dan mengevaluasi titik kontak pelanggan untuk memastikan mereka berfungsi sebagaimana dimaksud.

Berikut adalah area utama yang paling perlu Anda perhatikan saat menguji CRM:

Data yang dimigrasikan: Pastikan tidak ada informasi duplikat dan data dipetakan dan diurutkan dengan benar.

Kinerja: CRM harus dapat menangani tugas tanpa penundaan dan kerumitan. Pengujian kinerja memperhitungkan waktu respons perangkat lunak CRM, penggunaan jam sibuk, dan penggunaan server.

Integrasi: Tinjau semua alat dan aplikasi terintegrasi perusahaan Anda untuk memastikan mereka terhubung dengan benar.

Keamanan: Perangkat lunak CRM Anda harus dapat melindungi informasi klien Anda melalui fitur seperti enkripsi.

Setelah semuanya telah dikonfigurasi dan diperiksa secara memadai, Anda sekarang dapat memperkenalkan CRM ke seluruh perusahaan.

Langkah 8: Latih pengguna Anda

Perangkat lunak CRM baru Anda sekarang secara resmi siap digunakan oleh staf. Tim Anda perlu menjalani pelatihan CRM dan mempelajari cara menggunakan sistem baru. Penting juga untuk mendapatkan umpan balik dari mereka secara teratur untuk meminimalkan hambatan dan masalah dengan menggunakan sistem.

Langkah 9: Buat pedoman penggunaan internal

Buat pedoman umum untuk menggunakan CRM dan bagikan dengan anggota tim Anda. Ini akan membuat seluruh proses lebih lancar dan mudah bagi semua orang.

Pedoman CRM perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan dalam sistem. Semuanya harus didefinisikan dengan jelas dalam pedoman, termasuk bagaimana, apa, dan kapan semuanya perlu dimasukkan ke dalam sistem.

Langkah 10: Pantau kinerja pasca-implementasi

Tepat setelah meluncurkan perangkat lunak CRM, penting untuk memantau apakah karyawan Anda menggunakannya secara efektif atau tidak. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan tingkat adopsi yang tinggi di antara pengguna akhir yang dituju:

Tawarkan pelatihan berkelanjutan: Pelatihan CRM harus menjadi proses yang berkelanjutan. Tawarkan seminar online reguler dan kelas tatap muka, terutama sehubungan dengan perubahan apa pun pada perangkat lunak CRM.

Mendorong umpan balik: Ambil umpan balik konstan dari karyawan. Jika mereka menemukan perangkat lunak tidak cukup kuat atau sulit digunakan, dengarkan mereka dan ambil langkah yang tepat menuju perubahan yang dapat ditindaklanjuti.

Pastikan manajer langsung terlibat: Pengguna akhir akan lebih cenderung menggunakan perangkat lunak baru jika atasan langsung mereka mempromosikan manfaat CRM dan juga memasukkannya ke dalam alur kerja mereka sendiri.

Dengan mengevaluasi keterlibatan pengguna dan proses implementasi secara keseluruhan, Anda dapat menentukan apakah CRM baru menambah nilai bagi perusahaan Anda atau tidak.

Sekarang kita telah menjawab pertanyaan yang paling penting – Apa saja langkah-langkah implementasi CRM – mari kita bahas beberapa tantangan yang terkait dengan proses implementasi CRM.

Tantangan dan risiko implementasi CRM yang harus diperhitungkan

Implementasi yang luas dari perangkat lunak kelas atas seperti CRM bukan tanpa tantangan. Tetapi menyadari risiko ini dan mempersiapkannya terlebih dahulu dapat memperlancar seluruh proses.

Salah satu tantangan utama dalam penerapan sistem CRM adalah tingkat adopsi yang rendah di antara pengguna target. Jika perangkat lunak terlalu rumit atau pengguna tidak memahami alasan di balik implementasinya, kemungkinan besar mereka tidak akan menggunakannya. Selain itu, jika CRM baru Anda rumit untuk dipelajari dan digunakan, hal itu dapat menyebabkan produktivitas yang lebih rendah di seluruh tim penjualan hingga mereka mempelajari sistem baru.

CRM yang tepat akan meningkat seiring pertumbuhan bisnis Anda. Tetapi memilih CRM yang salah akan menghambat pertumbuhan dengan biaya tambahan untuk fitur yang Anda butuhkan. Selain itu, jika CRM baru Anda tidak terus-menerus ditingkatkan atau ditingkatkan, itu akan ketinggalan zaman dengan cepat dan menjadi beban bagi tim Anda.

Pikiran terakhir

Proses implementasi perangkat lunak CRM bisa jadi rumit. Namun, dengan beberapa perencanaan yang matang, Anda dapat membuat proses implementasi Anda sukses besar! Untuk memaksimalkan investasi Anda, pastikan implementasi, konfigurasi, dan pengujian telah direncanakan dan dilakukan dengan baik.

Di Appinventiv, para ahli kami tidak hanya mahir dalam mengembangkan perangkat lunak CRM terbaik untuk bisnis Anda, tetapi juga terlatih dalam mengintegrasikan, menyesuaikan, melatih, dan mengumpulkan umpan balik pada sistem CRM Anda yang baru terintegrasi. Tim kami sepenuhnya menghilangkan dugaan penerapan CRM dan membantu Anda menghemat waktu sehingga Anda dapat fokus pada proses bisnis penting lainnya.

Sebagai perusahaan pengembangan perangkat lunak perusahaan terkemuka, kami telah membantu beberapa bisnis dengan implementasi CRM yang sukses untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka yang berbeda.

Jadi, jika Anda juga ingin menerapkan sistem CRM dalam bisnis Anda, hubungi profesional kami, yang akan memandu Anda melalui seluruh proses dan menawarkan solusi CRM terbaik di kelasnya.