Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pengecualian Pengiriman di eCommerce

1) Ikhtisar Pengecualian Pengiriman Pengiriman di eCommerce

Sebagai pemilik bisnis eCommerce, memenuhi perkiraan tanggal pengiriman pelanggan mungkin adalah salah satu hal terpenting dan menantang yang harus Anda hadapi. Anda dapat mencoba yang terbaik untuk menyerahkan barang yang dipesan kepada pembeli pada ETA yang tepat, tetapi selalu ada sedikit kemungkinan terjadi kesalahan yang dapat menyebabkan penundaan yang tidak terduga. Dalam terminologi eCommerce , situasi ini dikenal sebagai pengiriman atau pengecualian pengiriman.

Pengecualian pengiriman pengiriman terjadi ketika karena beberapa alasan yang tidak terduga, produk tidak dapat mencapai pelanggan tepat waktu dan tanggal pengiriman ditunda. Hal ini membuat frustrasi baik pembelanja maupun pemilik bisnis, yang keduanya biasanya tidak dapat berbuat banyak tentang keseluruhan situasi dengan segera. Namun pada akhirnya, pelanggan meminta bantuan bisnis, dan sangat penting bagi bisnis untuk siap menangani situasi saat itu.

Jika Anda harus menghadapi beban permintaan pelanggan karena pengecualian pengiriman di bisnis eCommerce Anda, informasi yang tercakup dalam artikel ini dapat membantu Anda. Di sini, kita akan mengeksplorasi apa sebenarnya pengecualian pengiriman pengiriman, apa akar masalahnya, apa hasilnya, dan apa yang harus dilakukan bisnis ketika terjebak dengan pengecualian pengiriman.

2) Apa yang dimaksud dengan Pengecualian Pengiriman Pengiriman?

Pengecualian pengiriman atau pengiriman muncul ketika tanggal pengiriman kiriman diubah pada menit terakhir karena situasi yang tidak terduga. Ini adalah pemberitahuan yang diterima oleh pelanggan bahwa ada masalah dengan paket mereka yang sedang dalam perjalanan. Terlepas dari betapa canggihnya teknologi dan proses pengiriman atau logistik modern, layanan kurir cepat atau lambat pasti akan mengalami masalah dengan beberapa paket selama transit.

Sekarang meskipun penundaan seperti itu terjadi secara tidak sengaja, dapat dimengerti bahwa sangat frustasi bagi pelanggan. Dengan demikian, bisnis eCommerce harus mengambil semua tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa meskipun ada penundaan, item yang dipesan mencapai pelanggan sesegera mungkin. Meskipun demikian, terkadang, paket dapat tiba di tujuan tepat waktu bahkan setelah mengalami pengecualian pengiriman. Namun, kasus seperti itu cukup langka.

3) Apa akar penyebab pengecualian pengiriman?

Sebagian besar pelanggan menerima produk yang mereka pesan secara online tepat waktu, namun sebagian kecil dari mereka mungkin mengalami ketidaknyamanan pengecualian pengiriman. Jika ini terjadi pada pelanggan Anda, sebagai pemilik bisnis, Anda harus mengetahui mengapa mereka belum menerima produk yang mereka pesan dari toko elektronik Anda tepat waktu. Hanya ketika Anda memahami situasinya sendiri, dapatkah Anda memberikan jawaban yang memuaskan untuk panggilan WISMO dan pertanyaan pelanggan lainnya?

Tercantum di bawah ini adalah beberapa penyebab umum untuk pengecualian pengiriman eCommerce: -

3.1) Penundaan khusus

Semua jenis proses pengiriman datang dengan tantangan unik mereka sendiri, dan pengiriman internasional tidak berbeda. Dalam hal ini, paket terkadang tertahan di bea cukai untuk waktu yang lebih lama dari yang diharapkan. Ini sering dapat menyebabkan tanggal pengiriman yang terlewat dan tertunda. Pastikan kiriman Anda memiliki kode tarif yang sesuai di SKU, karena dapat membantu kelancaran proses pengiriman.

3.2) Hari libur federal

Selama hari libur nasional, baik di negara tujuan maupun di negara asal, paket pasti akan mengalami keterlambatan pengiriman. Jika ini adalah hari libur federal, operator tidak akan beroperasi dan ini dapat menyebabkan keterlambatan paket dalam perjalanan. Paling sering, pengiriman lebih lanjut tertunda karena backlog liburan yang ada.

3.3) Kondisi cuaca

Ketika ada masalah cuaca atau bencana alam seperti angin puting beliung, banjir, kebakaran hutan atau badai salju, hampir tidak mungkin untuk mengirimkan kiriman tepat waktu. Penundaan seperti itu benar-benar tidak dapat diprediksi dan tidak berada dalam kendali siapa pun.

Namun demikian, jika Anda menggunakan lebih dari satu pusat pemenuhan, paket Anda dapat dikirim ke lokasi yang berbeda dan di luar bahaya apa pun. Keselamatan dan layanan pelanggan adalah prioritas utama bagi semua penyedia layanan operator, oleh karena itu sebagian besar dari mereka akan memiliki rencana darurat dan akan mencoba yang terbaik untuk mengirimkan pengiriman dengan penundaan minimal.

3.4) Label rusak/hilang

Label pengiriman yang rusak, alamat pengiriman yang tidak terbaca, dan kode batang yang tidak dapat dipindai adalah beberapa alasan mengapa paket mungkin tiba-tiba tertunda. Jika detail penting ini tidak dapat dipindai, pengiriman tidak dapat diselesaikan, dan karenanya, ini memenuhi syarat sebagai pengecualian pengiriman. Demikian pula jika alamat pengiriman salah, tidak dapat dikenali atau tidak lengkap, maka terhadap pengiriman tersebut dianggap terlibat dalam pengecualian pengiriman.

3.5) Pelanggan tidak dapat menerima paket

Beberapa paket perlu ditandatangani oleh pelanggan pada saat pengiriman, dan jika paket tersebut tidak tersedia secara langsung untuk menerima pengiriman, maka agen pengiriman akan mencoba pengiriman kembali keesokan harinya. Jika itu tidak terjadi, maka situasinya dianggap sebagai pengecualian pengiriman. Pemilik bisnis eCommerce menyarankan bahwa jika pelanggan mengantisipasi bahwa mereka tidak akan tersedia untuk menerima paket pesanan mereka pada waktu pengiriman default, mereka harus menggunakan alat yang sesuai yang ditawarkan oleh penjual atau operator pengiriman untuk memutuskan waktu yang sesuai dengan jadwal mereka.

4) Hasil karena pengecualian

Jika salah satu peristiwa yang disebutkan di atas terjadi, pengiriman eCommerce dianggap luar biasa. Tetapi penting untuk dicatat bahwa masih mungkin untuk menghindari penundaan yang drastis jika produk dikirim sebelum penutupan jendela pengiriman. Tercantum di bawah ini adalah tiga hasil yang dapat terjadi dalam kasus seperti itu.

4.1) Pengiriman terjadi tepat waktu

Cukup sering, pengecualian pengiriman hanya bisa menjadi pemberitahuan proaktif bahwa paket Anda dapat tertunda karena berbagai alasan, tetapi pada kenyataannya, itu berakhir tepat waktu.

4.2) Pengiriman terjadi terlambat

Penundaan selama pengecualian pengiriman umumnya singkat. Paling sering, produk yang terlibat dalam situasi seperti itu tiba pada hari berikutnya, terutama dalam kasus di mana tidak ada seorang pun di rumah untuk menerima paket.

4.3) Produk dikembalikan

Jika karena alamat yang salah atau kerusakan label, pengangkut tidak dapat mengirimkan paket, maka paket akan dikirim kembali ke alamat pengirim atau penjual asli.

5) Apa yang harus dilakukan ketika dihadapkan dengan pengecualian pengiriman?

Berdasarkan penyebab pengecualian pengiriman, Anda harus mengambil tindakan untuk mengurangi konsekuensinya. Berikut adalah daftar tindakan yang dapat dilakukan pemilik bisnis saat mereka melihat kemungkinan pengecualian saat paket mereka dalam perjalanan.

5.1) Hubungi operator

Terlepas dari skala bisnis Anda, jika Anda memungkinkan pemesanan dan pengiriman produk, harus ada cara bagi Anda untuk dapat melacak pengiriman dan memeriksa alasan pengiriman yang tidak lengkap.

Selain itu, Anda juga harus memungkinkan pelanggan untuk dapat melakukannya. Di pihaknya, operator mungkin dapat memberi Anda beberapa informasi yang dapat ditindaklanjuti, pos yang dapat Anda temukan cara mengatasi situasi tersebut. Misalnya, jika pengecualian dibuat karena alamat yang salah, Anda dapat memberikan detail yang benar kepada agen pengiriman Anda.

5.2) Hubungi pelanggan

Jika penyebab pengecualian adalah alamat pengiriman yang salah, Anda dapat menghubungi pelanggan untuk memverifikasi keakuratan alamat dan melakukan koreksi yang diperlukan. Jika pengecualian disebabkan karena alasan lain seperti kondisi cuaca buruk, maka sebaiknya beri tahu pelanggan tentang penundaan dan alasan di baliknya. Email dan permintaan maaf kepada orang-orang yang terkena dampak, dan jangan lupa berterima kasih atas kesabaran mereka. Setiap kesempatan untuk mengubah situasi yang kurang sempurna menjadi perjalanan pembelian yang positif bagi pelanggan akan diingat.

5.3) Mengirim ulang paket atau mengeluarkan pengembalian dana

Jika paket rusak dalam perjalanan atau tidak dapat dikirim, maka Anda harus berbicara dengan pelanggan tentang pengiriman ulang item atau menawarkan pengembalian dana. Jika pengiriman rusak selama transit, maka biayanya dapat ditanggung melalui asuransi pengiriman Anda untuk pengiriman tersebut, jika ada.

6) Bagaimana bisnis dapat merespons pengecualian pengiriman dengan lebih baik?

Semua pemilik bisnis eCommerce di beberapa titik berharap bahwa pengambilan sendiri barang pesanan adalah pilihan yang bisa mereka berikan kepada pelanggan mereka, tapi sayangnya, itu tidak layak. Jadi, inilah daftar hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan risiko pengecualian sebagai gantinya:

• Tindak lanjuti dengan penyedia layanan kurir Anda mengenai pedoman pengepakan dan pelabelan.
• Jika Anda menggunakan metode pengiriman yang mengenakan biaya berdasarkan berat/ukuran untuk paket, pastikan Anda tepat. Kesalahan berat/ukuran dapat menyebabkan pengecualian.
• Manfaatkan label tahan cuaca atau tutupi label dengan plastik/pita untuk melindunginya dari kerusakan.
• Pastikan dan verifikasi bahwa alamat pengiriman 100% akurat.
• Beri pelanggan Anda nomor pelacakan untuk paket mereka. Dengan cara ini, mereka bisa berada di rumah untuk menerima paket saat tiba.
• Manfaatkan perangkat lunak pengiriman multi-operator untuk menyederhanakan proses pencetakan label.
• Jika Anda menawarkan pengiriman internasional, pastikan Anda siap dan mengenakan biaya yang sesuai.

7) Kesimpulan Akhir

Seperti yang dibahas secara rinci dalam artikel ini, banyak yang bisa terjadi pada pengiriman selama transit, dan meskipun pengecualian pengiriman/pengiriman tidak terduga dan seringkali di luar kendali, hal itu bisa sangat membuat frustrasi semua pihak yang terlibat. Cara terbaik bagi pemilik bisnis eCommerce untuk menanganinya adalah dengan memiliki sistem dan menetapkan prosedur untuk mengelola pengecualian pengiriman, dan membuat pelanggan merasa nyaman saat mereka menunggu barang pesanan mereka sampai ke tangan mereka.

8) FAQ tentang Pengecualian Pengiriman

8.1) Berapa lama pengecualian pengiriman berlangsung?

Durasi pengecualian pengiriman tergantung pada akar penyebab keterlambatan, namun, sebagian besar pengecualian pengiriman diselesaikan dalam waktu tujuh hari kerja.

8.2) Apa yang dimaksud dengan “pengecualian tidak ada upaya yang dilakukan”?

Pemberitahuan khusus ini muncul ketika pengangkut belum berusaha mengirimkan kiriman. Hal ini dapat terjadi karena beberapa alasan, seperti cuaca, kesalahan pengemudi, masalah pribadi lainnya yang dihadapi oleh eksekutif pengiriman.