Mengapa Anda Tidak Terhubung dengan Karyawan Tanpa Meja dan Karyawan Anda yang Tersebar

Sejujurnya, berkomunikasi dengan karyawan tanpa meja tidak pernah mudah untuk dimulai. Teknologi telah banyak membantu tetapi meskipun budaya kerja kita semakin bergeser ke arah mobilitas, teleworking, dan ekonomi pekerja lepas, tantangan komunikasi juga telah berkembang, berlipat ganda, dan menjadi sangat kompleks.

Agar tidak terlalu dramatis, bisnis kecil masih dapat melewati rintangan komunikatif ini dengan mudah selama Anda memastikan untuk menghindari 10 jebakan yang sangat umum ini:

Untuk lebih terhubung dengan karyawan tanpa meja, pertama-tama Anda harus memahami mereka. Pelayan, rekan penjualan, pekerja konstruksi, profesional perawatan kesehatan, pengemudi, dan artis hanyalah beberapa pekerjaan yang tidak memerlukan meja. (Juga, pahlawan super.)

Apa yang membuat karyawan tanpa meja unik adalah proses kerja mereka, yang berdampak langsung pada pilihan komunikasi yang mereka sukai .Ini bisa sangat berbeda dari karyawan stasioner. Pekerja tanpa meja sering menyulap banyak tugas saat bepergian, beroperasi di luar jam kerja, dan perlu menjadi manajer mandiri yang baik karena, dalam banyak kasus, mereka tidak diawasi secara langsung hampir sepanjang hari.

Itulah mengapa kami memutuskan untuk menyusun proses dasar untuk memahami kebutuhan karyawan tanpa meja dan, juga, memberikan solusi:

• Tentukan siapa karyawan tanpa meja Anda.
• Jawab bagaimana mereka berbeda dari sisa tenaga kerja Anda.
• Petakan opsi komunikasi yang tersedia untuk Anda (dan juga yang tidak tersedia – terapkan beberapa pemikiran out-of-the-box di sini).
• Usulkan solusi
• Sarankan langkah-langkah awal yang diperlukan

Anda tidak terhubung dan berkomunikasi dengan kerabat jauh seperti yang Anda lakukan dengan anggota keluarga langsung yang tinggal bersama Anda di rumah yang sama. Demikian pula,pesan dan media yang sama yang Anda gunakan untuk terhubung ke karyawan yang bekerja di meja kerja belum tentu berfungsi untuk karyawan yang tidak bekerja di meja Anda .

Karyawan tanpa meja tidak duduk di dekat telepon menunggu Anda menelepon, atau punya waktu untuk membaca PDF yang panjang. Beberapa dari mereka bahkan tidak memiliki alamat email perusahaan, atau akses ke sumber daya perusahaan. Jadi terserah Anda untuk menemukan saluran, format, dan proses komunikasi yang berfungsi dengan karyawan tanpa meja.

Setiap karyawan memiliki preferensi mereka sendiri dalam berkomunikasi. Kamu juga. Beberapa lebih suka panggilan telepon, yang lain mengandalkan percakapan tatap muka saat menyampaikan informasi penting atau sensitif. Dalam hal pekerja tanpa meja, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi mereka sebagai sebuah kelompok.

Misalnya, karyawan yang lebih muda mungkin tidak selalu memeriksa email mereka meskipun mereka memiliki akun, dan mereka jarang menggunakan konten terkait pekerjaan di PC mereka .Sebaliknya, mereka memiliki ponsel kesayangan mereka, dan mereka memeriksanya kira-kira 46 kali sehari, seringkali selama jam kerja, suka atau tidak suka. Jadi untuk terhubung dengan pekerja tanpa meja, strategi komunikasi Anda harus mobile-first.

Saat menyusun komunikasi internal dan memo di seluruh perusahaan, pertimbangkan karyawan tanpa meja Anda. Jika informasi yang Anda sertakan dan berikan tidak relevan bagi mereka, Anda membuang-buang waktu mereka yang berharga. Seperti kita semua, pekerja tanpa meja dibanjiri konten dan pesan dari segala arah. Apa yang membuat karyawan tanpa meja berbeda adalah kemampuan mereka untuk mengonsumsi dan mencerna konten juga terbatas.

Tetapi tidak hanya itu, sementara karyawan Anda yang terikat meja diberikan lingkungan yang cukup steril, sebagian besar bebas dari gangguan eksternal, karyawan Anda yang tidak memiliki meja juga harus menghadapi lebih banyak rangsangan eksternal.Jika Anda membombardir mereka dengan terlalu banyak informasi yang tidak memberi mereka nilai – mereka akan berhenti memperhatikan .Mereka benar-benar tidak punya pilihan jika ingin tetap efektif secara wajar. Kami menyebutnya efek "serigala menangis", dan Anda harus melakukan yang terbaik untuk menghindarinya.

Saat bisnis menggunakan aplikasi obrolan tingkat konsumen seperti iMessage atau Whatsapp untuk komunikasi internal mereka, mereka memadukan bisnis dengan kesenangan dengan cara yang dapat menurunkan produktivitas kerja dan menciptakan risiko keamanan yang serius bagi perusahaan dan karyawannya. Salah satu cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan membangun “taman bertembok”, dalam bentuk aplikasi karyawan, di mana karyawan tanpa meja (dan semua orang dalam organisasi) dapat berkolaborasi dan berkomunikasi tanpa gangguan eksternal.

Jika Anda memerlukan info selengkapnya tentang cara memilih aplikasi untuk komunikasi internal perusahaan, lihat: Cara memilih aplikasi komunikasi internal untuk bisnis Anda.

Efek “serigala menangis” tidak terjadi begitu saja ketika kontennya tidak relevan.Itu juga terjadi saat membosankan .Misalnya, pengenalan pribadi terhadap sistem perangkat lunak baru dan sesi pelatihan kantor biasanya tidak relevan bagi karyawan yang bekerja tanpa meja. Jadi, ketika komunikasi internal dikirim, mereka harus relevan dengan karyawan tanpa meja atau Anda perlu mengelompokkan karyawan Anda dan mengirimkan konten yang berbeda kepada pekerja tanpa meja Anda.

Kita semua menghadapi masalah dan rintangan dalam melakukan tugas pekerjaan kita sehari-hari. Pertanyaannya adalah bagaimana kita menangani masalah ini.Karyawan tanpa meja tidak bisa hanya mengintip dari balik dinding bilik dan meminta bantuan atau saran dari penyelia .Supervisor atau manajer tidak selalu ada, atau orang yang tepat dalam organisasi untuk dihubungi untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Ini menciptakan hambatan dan penundaan yang tidak perlu.

Lakukan yang terbaik untuk memberi karyawan tanpa meja Anda alat, panduan, alur kerja, dan FAQ yang dapat mereka gunakan untuk menyelesaikan masalah apa pun sendiri. Juga, pastikan untuk memberi karyawan Anda beberapa titik kontak dalam organisasi untuk penyelesaian masalah. Misalnya, seorang pekerja konstruksi yang menderita kerusakan peralatan tidak harus melalui penyelianya atau melakukan panggilan telepon tanpa henti untuk mendapatkan bor baru yang dibeli dan disediakan untuknya.

Saat Anda mengerjakan banyak tugas dan tidak selalu tersedia untuk percakapan, Anda sering memilih komunikasi yang singkat dan langsung. Untuk pekerja tanpa meja, keadaan ini cukup konstan.Komunikasi dengan karyawan tanpa meja harus lancar dan dinamis.Anda tidak sedang rapat dan tidak boleh menggunakan email.Lakukan dengan cepat, dan langsung ke intinya .

Karyawan yang sedang dalam perjalanan tidak dapat melakukan tugas yang sama seperti yang dilakukan oleh rekan kerja mereka. Terkadang mereka tidak memiliki alat yang tersedia dan terkadang mereka sibuk dengan tugas lain yang menuntut di lokasi mereka. Pastikan untuk membuat permintaan yang Anda tahu dapat mereka penuhi dan minta umpan balik dan klarifikasi dari mereka .

Salah satu taktik utama yang berhasil mempertahankan karyawan adalah membuat mereka merasa seperti “bagian dari keluarga”. Membuat mereka bergabung dengan tujuan dan visi perusahaan, dan secara optimal mengubah mereka tidak hanya menjadi karyawan yang setia, tetapi juga duta merek. Yang penting, karena sering kali merekalah yang terhubung dengan klien Anda.

Bersabarlah. Bekerja tanpa pengawasan langsung itu sulit. Bukan karena karyawan deskless Anda adalah pekerja buruk yang tidak bertanggung jawab. Karena mereka manusia. Gangguan, banyak tugas, dan sifat cair dari pekerjaan tanpa meja membutuhkan beberapa penyesuaian dalam gaya, media, dan frekuensi komunikasi. Jika Anda tidak mendapatkan balasan instan untuk SMS, jangan buru-buru menelepon .Mungkin mereka sedang bersama klien, mungkin mereka sedang melakukan tugas yang sangat mendesak, atau mungkin tangan mereka sedang kotor saat ini.

Karyawan tanpa meja adalah bagian penting dari tenaga kerja Anda, bahkan jika Anda tidak melihat mereka setiap hari. Berhubungan dengan mereka sangat penting tidak hanya untuk efektivitas dan produktivitas, tetapi juga untuk ingatan mereka yang rumit. Dengan memberi mereka alat yang tepat, menentukan proses yang tepat, dan berkomunikasi secara efektif, Anda dapat memaksimalkan kemampuan mereka.