Apa itu Komunikasi Digital di Tempat Kerja? (+ Perangkat Lunak Terbaik untuk Digunakan)

Alat komunikasi digital memainkan peran penting dalam operasi bisnis sehari-hari. Mereka memungkinkan Anda untuk menjaga kontak dengan tim Anda sepanjang hari kerja sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan, mendapatkan pembaruan tentang pekerjaan, dan banyak lagi. Mereka juga memfasilitasi komunikasi dengan memungkinkan karyawan Anda berbicara satu sama lain tanpa mereka harus berada di ruangan yang sama.

Dalam panduan ini, kami menjelaskan manfaat menggunakan perangkat lunak untuk berkomunikasi di tempat kerja dan menyoroti 3 alat favorit kami agar tim Anda tetap terhubung.

Apa itu Komunikasi Digital?

Komunikasi digital mencakup segala bentuk komunikasi yang dilakukan secara digital, terutama di komputer, smartphone, atau perangkat seluler lainnya seperti tablet. Ini mencakup semuanya, mulai dari email dan pesan teks hingga panggilan video dan interaksi media sosial .

Bisnis Anda mungkin sudah menggunakan beberapa bentuk komunikasi digital. Jarang menemukan bisnis saat ini yang beroperasi tanpa email, misalnya. Dan, di era kerja jarak jauh, konferensi video dan platform pesan instan semakin umum.

Salah satu karakteristik utama komunikasi digital adalah bahwa informasi ditransmisikan secara instan. Segera setelah Anda mengirim pesan, pesan itu dikirim ke tim Anda dan mereka dapat melanjutkan pekerjaan mereka.

Dalam istilah produktivitas, ini merupakan langkah besar dari meninggalkan catatan tulisan tangan di meja setiap karyawan atau harus melacak karyawan Anda di kantor untuk berbagi informasi.

Apa Manfaat Komunikasi di Tempat Kerja Era Digital?

Manfaat komunikasi digital di tempat kerja sangat banyak sehingga hampir tidak ada bisnis saat ini yang sepenuhnya menggunakan komunikasi analog. Mari kita lihat lebih dekat beberapa manfaat utama yang diberikan alat digital.

Berbagi informasi instan

Manfaat nomor satu dari alat komunikasi digital adalah memungkinkan Anda untuk berbagi informasi secara instan. Anda dapat bolak-balik dengan karyawan melalui pesan teks secara real time. Anda juga dapat melakukan panggilan video untuk mendiskusikan ide yang lebih kompleks.

Kedua metode ini menyampaikan informasi jauh lebih cepat daripada jika Anda harus berjalan ke kantor karyawan untuk mengobrol dengan mereka secara langsung atau meninggalkan pesan kepada mereka. Anda cukup bertukar informasi dan kemudian kembali bekerja dengan cepat.

Peningkatan produktivitas

Kecepatan komunikasi digital berdampak besar pada produktivitas. Karyawan dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan segera setelah mereka membutuhkannya—tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk menunggu pertemuan langsung.

Karena informasi ditransmisikan secara efisien, downtime berkurang selama hari kerja. Ini memiliki manfaat besar bagi perusahaan Anda, karena karyawan yang lebih produktif dapat membantu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam skala waktu yang lebih cepat. Ini menghasilkan lebih banyak pendapatan, membantu Anda memenuhi tenggat waktu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Fleksibilitas yang lebih besar

Dengan komunikasi digital, Anda dan karyawan Anda tidak perlu berada di tempat yang sama untuk berbagi informasi secara efektif. Anda bisa di kantor berkirim pesan dengan karyawan di lapangan, misalnya. Alat komunikasi digital juga mendukung karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau dari rumah.

Selain itu, dengan alat komunikasi digital, karyawan tidak perlu bekerja pada waktu yang sama . Platform komunikasi asinkron memungkinkan Anda mengirim pesan, catatan suara, atau video ke karyawan, yang kemudian dapat merespons nanti saat mereka punya waktu.

Penyimpanan informasi yang lebih baik

Manfaat lain dari alat komunikasi digital adalah mempermudah penyimpanan informasi. Di mana catatan kertas mungkin hilang dalam pengacakan, pesan digital bertahan selamanya.

Anda dapat mengatur email dan komunikasi digital lainnya ke dalam folder dan menelusurinya nanti. Ini memastikan bahwa informasi disimpan dalam bisnis Anda untuk siapa saja yang mungkin membutuhkannya nanti. Ini juga menyederhanakan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang mengharuskan Anda menyimpan dokumen atau catatan komunikasi tertentu.

Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Selain membantu karyawan Anda, komunikasi digital membantu pelanggan Anda.

Platform digital memungkinkan pelanggan menjangkau bisnis Anda dengan lebih mudah melalui pertanyaan. Mereka bisa mendapatkan tanggapan instan dari chatbot atau mengirim pertanyaan ke tim Anda melalui email.

Anda juga dapat bekerja secara kolaboratif dengan pelanggan melalui platform komunikasi digital seperti aplikasi perpesanan. Misalnya, Anda dapat memiliki saluran perpesanan bersama yang menyertakan tim Anda dan perwakilan dari bisnis pelanggan Anda. Ini memberi pelanggan suara yang lebih besar dalam pekerjaan yang dilakukan bisnis Anda untuk mereka.

Kolaborasi yang disederhanakan

Komunikasi digital meningkatkan kolaborasi dalam tim Anda dalam beberapa cara penting.

Pertama, memungkinkan karyawan untuk bekerja bersama secara real time tanpa harus berada di ruangan yang sama . Karyawan dapat berbagi informasi tentang suatu proyek melalui pesan atau email grup, atau bertukar pikiran atau memecahkan masalah melalui konferensi video.

Selain itu, alat digital memungkinkan karyawan untuk bekerja secara asinkron . Alih-alih mengharuskan semua karyawan menyisihkan waktu untuk rapat, mereka dapat mengerjakan proyek kolaboratif kapan pun waktu yang paling sesuai dengan jadwal mereka.

Platform komunikasi digital juga menawarkan cara untuk mengatur komunikasi seputar berbagai tugas dan proyek. Ini memudahkan karyawan yang mungkin mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan untuk melacak informasi penting.

Komunikasi Tatap Muka vs. Komunikasi Digital

Meskipun ada banyak manfaat komunikasi digital di tempat kerja, pertukaran digital masih belum dapat sepenuhnya menggantikan komunikasi tatap muka . Menurut sebuah penelitian, komunikasi tatap muka memiliki efek yang berbeda dan lebih kuat pada koneksi saraf di otak dibandingkan dengan pertukaran virtual. Artinya, komunikasi tatap muka lebih efektif untuk brainstorming daripada komunikasi virtual.

Namun, tidak semua pertukaran informasi harus dilakukan secara langsung . Faktanya, sering kali jauh lebih efisien untuk mengadakan sebagian besar komunikasi secara digital sambil mempertahankan beberapa tingkat interaksi tatap muka. Misalnya, Anda dapat mencadangkan pertemuan tatap muka untuk membuat keputusan besar sebagai sebuah tim.

Seiring kemajuan teknologi, garis antara komunikasi digital dan tatap muka semakin kabur. Konferensi video telah berjalan jauh dalam beberapa tahun terakhir. Selain itu, teknologi realitas virtual baru dapat membuat rapat jarak jauh terasa seperti rapat tatap muka dalam waktu dekat.

Contoh Saluran Komunikasi Digital di Tempat Kerja

Saluran teks

Saluran teks adalah jenis komunikasi digital yang dikenal kebanyakan orang. Itu termasuk pesan teks, email, dan pesan yang dikirim dalam aplikasi obrolan bisnis.

Intranet perusahaan Anda juga dapat berfungsi sebagai saluran untuk komunikasi teks. Misalnya, buku pegangan karyawan digital yang diposting ke intranet Anda adalah bentuk komunikasi digital.

Catatan audio

Catatan audio menjadi semakin populer sebagai cara untuk mengkomunikasikan informasi dengan cepat. Banyak platform yang mendukung pesan teks, seperti aplikasi SMS ponsel cerdas dan aplikasi obrolan bisnis, kini juga mendukung catatan audio.

Konferensi video

Alat konferensi video menawarkan berbagai kemampuan. Anda dapat mengadakan panggilan video 2 arah atau rapat yang lebih besar. Anda juga dapat menyelenggarakan webinar atau merekam video dan membagikannya melalui email atau aplikasi obrolan.

Media sosial

Anda mungkin paling terbiasa dengan media sosial dalam kehidupan pribadi Anda, tetapi ini bisa menjadi saluran yang sangat berguna untuk berhubungan dengan pelanggan. Anda juga dapat menggunakan umpan gaya media sosial dalam bisnis Anda untuk berbagi pengumuman penting.

Survei

Survei adalah alat digital yang efektif untuk mengumpulkan umpan balik atau ide dari karyawan Anda. Dengan platform seperti Connecteam, Anda dapat memutuskan apakah survei harus anonim atau melampirkan nama karyawan.

Alat manajemen proyek

Banyak alat manajemen proyek menyertakan fitur yang membantu tim Anda berkomunikasi tentang pekerjaan yang sedang berjalan. Misalnya, Anda dapat melampirkan dokumen dan catatan ke suatu tugas dan menugaskannya ke karyawan, yang akan menerima pemberitahuan bahwa mereka memiliki tugas baru.

Kalender

Kalender menawarkan cara untuk berkomunikasi tentang rapat, tenggat waktu, dan acara lainnya. Misalnya, Anda dapat mengirimkan undangan kalender kepada karyawan tentang konferensi video yang akan datang.

Panduan Komunikasi Digital di Tempat Kerja

Untuk membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari komunikasi digital di tempat kerja Anda, berikut adalah beberapa panduan untuk diikuti.

Gunakan beberapa saluran untuk berkomunikasi

Menggunakan beberapa saluran untuk berkomunikasi dengan tim memberi Anda lebih banyak fleksibilitas dan memungkinkan Anda berbagi informasi dengan lebih efektif. Misalnya, Anda mungkin menggunakan pesan teks untuk bolak-balik sederhana dengan satu karyawan, tetapi memilih konferensi video untuk bertukar pikiran atau pengambilan keputusan sebagai sebuah tim.

Sebagai pedoman umum, fokuslah untuk menggunakan 2 hingga 4 saluran komunikasi yang paling cocok untuk tim Anda.

Dedikasikan waktu untuk pelatihan

Bergantung pada alat komunikasi digital yang Anda gunakan, mungkin perlu sedikit waktu untuk membiasakan diri. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menghabiskan waktu melatih karyawan tentang cara menggunakannya dengan benar. Pelatihan dapat mencakup tidak hanya menjelaskan cara kerja perangkat lunak, tetapi juga bagaimana Anda mengharapkan anggota tim Anda untuk menggunakannya sepanjang hari.

Jangan membebani karyawan dengan pemberitahuan

Beberapa alat membuat komunikasi begitu mulus sehingga mudah membebani karyawan dengan notifikasi. Salah satu cara untuk menghindari hal ini adalah dengan menargetkan pesan Anda ke karyawan tertentu yang membutuhkan informasi. Jika suatu topik memerlukan banyak perpesanan bolak-balik, mungkin lebih mudah untuk melakukan panggilan suara atau video cepat.

Atur pesan Anda

Banyak aplikasi obrolan bisnis memungkinkan Anda mengatur percakapan ke dalam saluran. Anda dapat membuat saluran baru untuk setiap proyek atau tim yang Anda dan karyawan Anda kerjakan. Hal ini tidak hanya mempermudah pencarian informasi di kemudian hari, tetapi juga memastikan bahwa pesan Anda hanya sampai ke karyawan yang relevan dengan informasi tersebut.

Mengembangkan kebijakan komunikasi di seluruh perusahaan

Setiap bisnis harus memiliki kebijakan komunikasi yang jelas, dan milik Anda harus disertakan dalam buku pegangan karyawan Anda.

Kebijakan komunikasi Anda dapat menjabarkan alat komunikasi apa yang Anda gunakan dan kapan menggunakannya. Itu juga dapat menetapkan pedoman untuk jenis ucapan apa yang diizinkan dan topik apa yang terlarang dalam komunikasi bisnis Anda. Ini penting untuk memastikan tempat kerja Anda terasa inklusif bagi semua karyawan.

Alat dan Perangkat Lunak Komunikasi Digital Terbaik untuk 2023

Ada lusinan platform untuk komunikasi digital di tempat kerja, dan kami mempersempitnya menjadi 3 pilihan teratas.

Connecteam adalah platform operasi kerja all-in-one yang menyertakan banyak fitur untuk berkomunikasi dengan tim Anda.

Untuk memulai, Connecteam menawarkan fitur obrolan yang mudah digunakan yang dibangun langsung ke dalam aplikasi. Anda dapat mengirim pesan, catatan suara, foto dan video, lampiran, dan lainnya. Ini mendukung percakapan satu lawan satu dan grup, dan Anda dapat mengatur obrolan Anda ke dalam saluran berbasis tugas atau tim.

Satu hal yang membedakan Connecteam dari aplikasi obrolan lainnya adalah tingkat kontrol yang diberikannya kepada manajer. Anda dapat memutuskan karyawan mana yang dapat bergabung dan memposting di saluran mana, dan Anda dapat memoderasi percakapan untuk memastikan mereka tetap sesuai topik dan profesional.

Untuk pengumuman di seluruh departemen atau perusahaan, Connecteam menawarkan a umpan pembaruan gaya media sosial . Ini mendukung komentar dan suka, meskipun Anda juga memiliki opsi untuk menonaktifkannya untuk setiap kiriman. Anda dapat menjadwalkan posting sebelumnya dan melacak siapa yang telah melihat pembaruan Anda juga.

Connecteam juga merampingkan proses pengumpulan umpan balik dari karyawan dengan survei dan jajak pendapat yang dapat disesuaikan . Survei mendukung respons anonim, dan Anda bahkan dapat mengadakan jajak pendapat langsung untuk mengumpulkan umpan balik secara instan.

Fitur komunikasi lainnya di Connecteam termasuk direktori karyawan, pusat pengetahuan, dan kalender acara. Pusat pengetahuan memungkinkan Anda menyimpan dokumen penting seperti buku pedoman karyawan, dokumen operasi, dan lainnya.

Plus, Connecteam menyertakan alat manajemen proyek yang memungkinkan karyawan berbagi catatan tentang tugas yang sedang berlangsung.

Connecteam sepenuhnya gratis digunakan untuk bisnis dengan maksimal 10 karyawan . Untuk bisnis yang lebih besar, harga mulai dari hanya $29 per bulan hingga untuk 30 pengguna.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

Zoom adalah solusi konferensi video yang banyak digunakan yang dapat membantu tim jarak jauh berkolaborasi. Manajer dapat mengadakan pertemuan satu lawan satu atau menampung hingga 1.000 peserta sekaligus. Pengguna dapat menyelenggarakan polling langsung selama rapat atau berbagi layar untuk presentasi.

Rapat zoom mencakup papan tulis virtual, yang memungkinkan pengguna untuk berbagi ide dan membuat keputusan bersama. Papan tulis mendukung pengeditan bersamaan dan dapat disesuaikan dengan templat untuk membantu memulai proses pembuatan ide.

Perangkat lunak ini juga memungkinkan tuan rumah membagi peserta menjadi ruang istirahat selama rapat. Ini memungkinkan karyawan untuk mengerjakan ide dalam tim kecil dan kemudian melaporkan kembali ke seluruh grup.

Selain itu, Zoom menyertakan klien email, kalender bersama, dan obrolan tim.

Zoom menawarkan paket gratis yang membatasi pengguna untuk rapat 40 menit. Paket berbayar mulai dari $15,99 per pengguna, per bulan.

Google Workspace adalah rangkaian produktivitas yang menyertakan aplikasi seperti Google Drive, Gmail, Meet, dan lainnya. Drive sangat menarik sebagai alat komunikasi karena memfasilitasi kolaborasi dalam tim.

Dengan Google Drive, banyak karyawan dapat mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi yang sama secara bersamaan. Mereka juga dapat meninggalkan komentar di dalam dokumen.

Mengomentari memungkinkan karyawan untuk bekerja secara asinkron, yang berguna untuk tim yang tersebar di berbagai zona waktu. Komentar dirangkai sehingga karyawan dapat melakukan percakapan bolak-balik.

Selain itu, karena Google Drive adalah bagian dari Google Workspace, karyawan dapat melakukan panggilan video dengan Meet saat mereka perlu mendiskusikan tugas secara lebih mendetail.

Google Drive juga memungkinkan pengguna untuk mengatur file ke dalam folder dan membaginya dengan sekelompok karyawan. Manajer dapat meninggalkan catatan saat berbagi file serta mengontrol siapa yang memiliki izin untuk mengedit konten file.

Google Workspace mulai dari $6 per pengguna, per bulan.

Kesimpulan

Komunikasi digital termasuk perpesanan, media sosial, konferensi video, dan banyak lagi. Di tempat kerja, alat komunikasi digital dapat memudahkan karyawan untuk berkolaborasi, serta membantu meningkatkan produktivitas dan membantu Anda mengatur informasi.

Ada banyak pilihan di luar sana, tetapi tiga alat komunikasi digital favorit kami untuk bisnis adalah Connecteam, Zoom, dan Google Workspace. Membandingkan 3 platform, Connecteam menonjol sebagai solusi all-in-one terbaik . Ini menawarkan paket gratis untuk bisnis dengan 10 karyawan atau kurang, ditambah paket berbayar yang terjangkau untuk semua ukuran tim.

FAQ

Apa yang dimaksud dengan komunikasi digital?

Komunikasi digital adalah semua jenis komunikasi yang terjadi secara elektronik, biasanya melalui internet. Ini termasuk email, pesan instan, panggilan video, dan media sosial.

Apa jenis komunikasi digital yang paling umum di tempat kerja?

Jenis umum komunikasi digital di tempat kerja meliputi email, pesan instan, dan konferensi video. Sangat sedikit bisnis yang dapat beroperasi tanpa email, dan semakin banyak yang mengandalkan pesan instan dalam tim untuk berbagi informasi dengan cepat. Sementara itu, konferensi video memungkinkan tim untuk bertemu secara virtual.

Mengapa komunikasi digital penting untuk bisnis?

Ada sejumlah manfaat komunikasi digital di tempat kerja. Pertama dan terpenting, alat komunikasi digital memungkinkan bisnis untuk berbagi informasi dengan cepat. Mereka juga penting untuk berkomunikasi dengan pelanggan, memfasilitasi kolaborasi antar karyawan, dan meningkatkan produktivitas. Hampir semua bisnis saat ini mengandalkan komunikasi digital.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini