Tips Menulis RFP Pemasaran Digital untuk Menemukan Agensi Ideal Anda

Diterbitkan: 2023-07-17

Menulis RFP untuk agensi pemasaran digital bisa menjadi tantangan, terutama jika Anda bukan pemasar dengan pemahaman mendalam tentang saluran yang akan dikelola oleh mitra agensi Anda.

Kami menerima semua jenis RFP dari berbagai jenis organisasi. Beberapa disatukan dengan sangat baik; kekacauan lain yang kontradiktif dan kusut yang gagal mengajukan pertanyaan penting tentang kita. Sebagian besar jatuh di suatu tempat di tengah.

Saya akan membagikan apa yang saya lihat dimasukkan oleh perusahaan ke dalam RFP pemasaran digital mereka dan beberapa item yang belum saya lihat yang saya tahu harus disertakan.

Saya akan memberikan tip tentang menulis RFP yang meminta informasi tentang:

Perusahaan secara keseluruhan, termasuk penetapan harga
Optimisasi mesin pencari (SEO)
Pengelolaan Google Ads (bayar per klik, juga disebut sebagai PPC)
Sosial berbayar (iklan Facebook dan Instagram, serta TikTok, Snapchat, dll)
Manajemen Media Sosial (organik)

Saya melakukan pendekatan ini dari perspektif apa yang akan saya cari jika saya, seorang pemilik agensi dengan pengalaman pemasaran langsung melalui semua saluran ini, harus menyiapkan permintaan proposal untuk perusahaan saya sendiri.

Pertama, Apakah Masuk Akal untuk Menyiapkan RFP?

Indikator Anda harus menghasilkan RFP

Mempersiapkan RFP adalah proses yang memakan waktu yang bahkan mungkin tidak diperlukan. Berikut adalah beberapa indikator yang harus Anda pertimbangkan untuk mengeluarkan RFP:

Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda cari di sebuah agensi
Anda memiliki organisasi dengan banyak pemangku kepentingan dan pembuat keputusan yang menginginkan masukan ke dalam proses pemilihan agen pemasaran Anda
- Kebutuhan akan RFP mungkin akan lebih terasa jika mitra agensi Anda akan bekerja lintas unit bisnis atau departemen
Anda ingin memastikan bahwa Anda telah membuat cara yang telah ditetapkan sebelumnya untuk membandingkan mitra biro iklan Anda

Indikator yang sebaiknya Anda temui dengan agensi dan lewati proses RFP

Anda tidak yakin apa yang sebenarnya Anda cari dari mitra agensi
Ada satu pemangku kepentingan, jadi tidak perlu mendapat masukan dari pemangku kepentingan lainnya
Anda tidak memiliki anggaran yang besar—agensi yang mampu bekerja dengan anggaran yang lebih kecil tidak mungkin meluangkan waktu untuk membuat proposal yang disesuaikan untuk perusahaan Anda jika Anda memiliki anggaran yang kecil. Hal ini akan mengakibatkan perusahaan Anda kehilangan beberapa mitra yang berpotensi baik yang mungkin dapat membantu Anda, tetapi tidak mau meluangkan waktu 4-6 jam untuk memformat proposal khusus.

Struktur Ideal untuk RFP Pemasaran Digital

RFP Anda untuk layanan pemasaran digital harus menyertakan bagian termasuk:

Gambaran umum tentang perusahaan Anda dan upaya pemasaran Anda sebelumnya
Gambaran umum tentang solusi yang Anda butuhkan dari agen pemasaran digital Anda
Tujuan proyek dan KPI
Persyaratan agensi
Anggaran prospektif (ini berlaku bahkan jika Anda membutuhkan agensi Anda untuk mengusulkan anggaran yang akan memenuhi indikator kinerja utama (KPI) Anda
Format proposal yang diusulkan
Garis waktu untuk proyek Anda
Kriteria seleksi
pertanyaan RFP

Sebagian besar mudah untuk ditangani oleh non-pemasar, tetapi ada beberapa yang mungkin membuat Anda bingung.

Tujuan dari artikel ini adalah untuk membuat Anda melalui barang-barang itu.

Gambaran Umum Perusahaan Anda dan Tantangan Pemasaran Anda

Selain latar belakang singkat tentang perusahaan, audiens target Anda, dan posisi Anda di pasar, menyertakan informasi tentang upaya pemasaran Anda sebelumnya dapat membantu.

Misalnya, perusahaan yang sebelumnya memiliki tim SEO internal yang tidak dapat memenuhi tujuan bisnis Anda harus membagikan informasi ini dengan agen SEO potensial. Ini akan memungkinkan agensi menanggapi RFP Anda dengan solusi yang mengatasi tantangan masa lalu Anda, memungkinkan Anda untuk menentukan apakah Anda merasa mereka akan mampu mengatasi hambatan masa lalu menuju kesuksesan.

Bagian ini juga harus mencantumkan nama dan jabatan orang-orang di perusahaan Anda yang akan bertanggung jawab atas perikatan tersebut.

RFP Anda Perlu Memberikan Gambaran Umum tentang Solusi Pemasaran yang Dibutuhkan

Tak perlu dikatakan bahwa RFP Anda perlu secara eksplisit menyatakan layanan pemasaran apa yang Anda butuhkan.

Pastikan untuk masuk ke detail data akun yang akan dan tidak akan Anda sediakan untuk responden dan bagaimana Anda mengharapkan calon agen menggunakan apa yang Anda berikan kepada mereka (saya akan membahas lebih detail di bawah).

Jika Anda terbuka untuk bekerja sama dengan agen pemasaran yang berbeda untuk menangani saluran yang berbeda, Anda harus membagikannya di RFP Anda. Sangat sulit untuk menemukan agen pemasaran digital yang mampu memberikan pekerjaan A+ di setiap saluran pemasaran yang tersedia, dan Anda harus mendorong responden untuk berbagi saluran di mana mereka unggul.

Bagaimana Agensi Menangani Penetapan Harga?

Saya memiliki perasaan yang kuat tentang penetapan harga agen. Kami telah melakukan pekerjaan label putih untuk agensi yang menangani penetapan harga dengan berbagai cara, dan beberapa model penetapan harga ini tidak cocok dengan saya.

Ada empat model penetapan harga yang ada untuk agensi pemasaran digital:

Model per jam langsung – Anda membayar untuk waktu kerja. Ini biasanya diambil dari anggaran yang dibayarkan setiap bulan. Kami menggunakan model ini karena saya suka transparansinya.
Model yang dapat dikirim – Anda membayar untuk kiriman. Ini adalah bentuk tersembunyi dari model per jam, di mana agensi menebak berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menghasilkan kiriman Anda, lalu tambahkan 25%-40% untuk memperhitungkan keadaan dan revisi yang tidak terduga.
Model nilai – Anda membayar berdasarkan jumlah pendapatan yang mereka perkirakan dapat dihasilkan untuk Anda. Tidak terlalu berbeda dengan harga yang naik di dealer mobil jika mereka melihat Anda memakai Rolex.
Persentase belanja iklan (hanya berlaku untuk media berbayar).

Cari tahu mana yang paling sesuai dengan Anda dan organisasi Anda.

Tips untuk RFP Agensi Pemasaran Digital Anda berdasarkan Layanan

RFP Anda kemungkinan akan meminta informasi tentang beberapa kombinasi layanan di bawah ini.

Saya telah menyertakan beberapa tip tentang informasi untuk diminta yang akan membantu Anda memeriksa setiap agensi yang mengajukan proposal.

Tips RFP Optimasi Mesin Pencari

SEO mungkin merupakan saluran pemasaran untuk menulis RFP.

Kemungkinan Anda bukan ahli SEO dan Anda bahkan tidak yakin apa yang harus diminta atau dicari. Pastikan untuk meminta semua proposal untuk menyertakan:

Bagaimana mereka menangani komunikasi, termasuk bagaimana agensi akan menyediakan data. Tolak proposal apa pun yang tidak memungkinkan Anda mengakses langsung analitik Anda. Looker Studio, Agency Analytics, atau solusi analitik pihak ketiga lainnya tidak dihitung.
Apakah perusahaan menangani produksi konten atau Anda perlu menyediakan penulis dan editor?
Jika Anda adalah perusahaan yang kurang mapan melawan petahana besar, tanyakan calon agen SEO Anda apakah mereka merasa Anda perlu membangun tautan dan bagaimana mereka akan mengusulkan untuk melakukannya.
Jenis industri dan klien yang paling berpengalaman dengan mereka. Jika Anda bersaing sebagian besar untuk kueri niat lokal, Anda memerlukan agensi SEO yang berfokus pada klien lokal, bukan agensi yang berfokus pada pemasaran konten atau fokus pada data besar. Tidak ada SEO , agensi melakukan setiap subarea SEO dengan sama baiknya — Anda perlu mencari tahu mana dari bidang SEO berikut yang menjadi fokus calon agensi SEO Anda:
- SEO lokal
- Pemasaran konten
- Data Besar & Analitik
- SEO teknis
- Bangunan Tautan
Cari tahu apakah ada responden yang memiliki pengalaman dengan perusahaan di ceruk pasar Anda. Jika tidak, Anda akan membayar mereka untuk mempelajarinya (yang mungkin tidak dapat dihindari dalam keadaan tertentu).

Kiat pro: lihat Linkedin dari perusahaan yang merespons. Meskipun tidak semua orang di perusahaan memiliki profil, Anda akan mendapatkan gambaran umum tentang susunan perusahaan.

Agen SEO di mana banyak orang memiliki kata "SEO" di judulnya kemungkinan besar merupakan pilihan yang baik. Satu dengan banyak "manajer sukses klien" dan "eksekutif akun" kemungkinan lebih fokus untuk membuat pelanggan senang atau menandatangani yang baru sehingga mereka fokus pada pengiriman SEO.

Kiat RFP Google Ads

Pertama, minta agen pemasaran digital untuk menyertakan tautan ke lencana Google Mitra mereka. Menjadi Mitra Google adalah pertaruhan meja untuk melakukan PPC; jangan bekerja dengan siapa pun yang tidak memiliki lencana yang valid.

Pastikan Anda menanyakan hal-hal berikut:

Tingkat akses apa yang Anda miliki ke akun?
Bagaimana agensi menangani komunikasi dan seperti apa irama rapat Anda?
Bagaimana agen pemasaran digital mendekati pengoptimalan kampanye?
- Seberapa sering Anda mengharapkan kata kunci negatif ditambahkan?
- Bagaimana cara mereka memilih format kampanye (Kampanye Pintar vs. Performa Maksimal vs. Iklan Penelusuran Responsif)
- Tanyakan kepada mereka tentang jenis penawaran yang mereka sukai. Penawaran otomatis paling baik untuk kampanye yang mengumpulkan cukup data konversi, sementara BPK Cerdik sering kali ditayangkan untuk kampanye dengan anggaran lebih rendah yang tidak mendapatkan volume konversi yang diperlukan. Agensi yang secara ketat menggunakan penawaran manual kemungkinan besar menggunakan metode yang sudah ketinggalan zaman.
Pengalaman apa yang mereka miliki di industri Anda?

Kiat RFP Media Sosial

Hal pertama yang harus ditanyakan adalah beberapa studi kasus. Ini harus mencakup akun media sosial klien tempat mereka bekerja, serta tanggal mulai pertunangan.

Lihatlah sebelum dan sesudah apa yang dapat mereka capai.

Pastikan Anda bertanya:

Bagaimana mereka tetap di atas tren yang muncul
Bagaimana mereka membayangkan berbagai platform media sosial yang selaras dengan perjalanan pembeli mereka (mis.TikTok dan YouTube bagus untuk penemuan, Instagram dan Facebook lebih baik untuk keterlibatan dengan pelanggan yang sudah ada, dll.)
Tingkat akses apa yang akan Anda pertahankan untuk akun Anda
Metode apa yang mereka gunakan untuk amplifikasi konten? Beberapa agensi media sosial mengontrol profil berpengaruh di ceruk tertentu yang dapat mereka gunakan untuk memperkuat konten Anda; yang lain memiliki kemitraan dengan influencer di ceruk pasar Anda; yang lain akan mulai dari awal. Anda perlu mengetahui ini sebelumnya.

Bagaimana Anda Berkoordinasi dengan Mitra?

Tidak ada orang yang hebat dalam segala hal.

RFP Anda harus bertujuan untuk menentukan di mana suatu agensi unggul dan di mana mereka akan paling baik digunakan untuk bermitra dengan agensi lain.

Setiap agen pemasaran digital memiliki sweet spot. Kami unggul dalam SEO dan Google Ads untuk situs web dengan tujuan menghasilkan prospek. Meskipun kami menjalankan sosial berbayar, kami tidak mengklaim sebagai yang terbaik di negara ini.

Minta perusahaan untuk mengidentifikasi di mana mereka unggul.

Tanyakan juga kepada mereka bagaimana mereka akan berkoordinasi dengan lembaga lain untuk layanan pelengkap jika Anda memutuskan untuk melibatkan mereka dalam satu layanan.