Bagaimana Alur Kerja dan Formulir Digital Dapat Mendorong Efisiensi Operasional

Mengotomatiskan proses dan menstandarkannya adalah sesuatu yang penting untuk setiap bisnis. Alur kerja memungkinkan karyawan Anda mengisi laporan, formulir, daftar periksa, permintaan, dan lainnya, semuanya dari aplikasi seluler mereka.

Dengan alur kerja harian, karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih efisien dan efektif, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi.

Beralih dari pena dan kertas, papan klip, dan buku catatan untuk manajemen tugas menawarkan begitu banyak keuntungan dari proses otomatisasi. Misalnya:

• CEO dan manajer menghabiskan hampir 20% waktunya untuk pekerjaan yang dapat diotomatisasi, termasuk menganalisis data operasional dan meninjau laporan status.
• Sehubungan dengan proses bisnis, 60% perusahaan dapat menghemat sekitar 30% waktu mereka dengan otomatisasi. Menghasilkan prospek penjualan, menyetujui dokumen, dan memproses dokumen hanyalah beberapa tugas yang dapat menghemat waktu Anda melalui otomatisasi.
• Firma riset pasar IDC mengatakan bahwa perusahaan kehilangan 20 hingga 30% pendapatan setiap tahun karena proses yang tidak efisien.
• 1/2 pekerja menyatakan bahwa mereka ingin mengakses dan mengedit dokumen saat dalam perjalanan.

Kami yakin alur kerja digital & daftar periksa operasional memiliki 4 kualitas inti yang memberikan nilai untuk otomatisasi operasi:

Baik itu daftar periksa mingguan, laporan insiden, atau konfirmasi rilis kebijakan terbaru, alur kerja selalu tersedia untuk tim Anda dan mudah diisi hanya dengan beberapa klik sehingga lebih mudah untuk meningkatkan otomatisasi operasi bisnis.

Secara default, setiap entri alur kerja disimpan, memberi Anda akses ke semua informasi historis dengan cara yang dapat dicari dan diatur, sehingga nanti Anda dapat mencari, mengekspor, atau membuat laporan yang relevan dari informasi yang dikumpulkan.

Alur kerja tidak hanya mengumpulkan informasi, tetapi juga meneruskannya secara otomatis ke pemangku kepentingan terkait sehingga mereka dapat mengambil tindakan. Mengurangi biaya respons dan komunikasi, menjadikan bisnis Anda lebih efisien dan lebih produktif.

Sebagai seorang manajer, alur kerja memberi Anda kemampuan untuk melacak status, mengonfirmasi entri dengan tanda tangan, dan lebih banyak lagi sehingga Anda dapat melacak tindakan tindak lanjut yang dipicu oleh anggota tim Anda.

Sekarang mari kita lihat beberapa contoh nyata alur kerja digital.

Untuk mewujudkannya, mari kita lihat beberapa contoh alur kerja digital pelanggan di kehidupan nyata. Alur kerja dan formulir digital dapat disegmentasi secara luas ke beberapa kategori utama:

Contoh alur kerja : 'Daftar periksa pembukaan situs', 'Daftar periksa sebelum berkendara', 'Daftar periksa keselamatan bulanan'.

Keuntungan: Daftar periksa operasional secara default mendikte standarisasi di seluruh organisasi Anda karena semua anggota tim mengikuti format pelaporan yang sama.Mereka mendorong efisiensi operasional, meningkatkan tingkat layanan, dan membantu Anda menandai pengecualian yang mungkin memerlukan perhatian lebih lanjut.

Sebagai contoh, Bob manajer toko dapat melihat daftar periksa pembukaan hari ini dari ponselnya pada waktu tertentu dan mengambil tindakan atas kemungkinan pengecualian, bahkan jika dia tidak berada di toko.

Contoh alur kerja : 'Laporan insiden', 'Laporan bahaya keselamatan', 'Laporan kecelakaan'

Keuntungan: Alur kerja pelaporan memungkinkan pelaporan terperinci yang cepat kapan saja dari mana saja dan mendukung respons yang cepat.

Sebagai contoh, ketika Jessie melaporkan insiden yang terjadi, manajernya secara otomatis diberi tahu secara real-time dan mendapatkan salinan pdf detail insiden, gambar, dan lokasi dari lapangan.

Contoh alur kerja : 'Audit Lokasi', 'Pemeriksaan Kesehatan dan Keselamatan', 'Audit kinerja tim'

Keuntungan: Laporan audit memudahkan auditor untuk mendokumentasikan temuan, menstandarkan proses pemeriksaan, dan juga melacak hasil dari waktu ke waktu dan di seluruh organisasi dengan mendigitalkan semua audit dari seluruh organisasi, membuatnya dapat diakses dan dapat dibandingkan.

Sebagai contoh, ketika Rob melakukan audit Kesehatan dan Keselamatan di sebuah lokasi restoran, dia pertama kali melihat audit dari tahun lalu untuk mengevaluasi hasil sebelumnya, dan kemudian dapat memasukkan dalam laporannya jika ada kecenderungan perbaikan atau tindakan lebih lanjut. diperlukan untuk meningkatkan standar tim.

Contoh alur kerja : 'Pengakuan buku karyawan, 'Deklarasi Kesehatan COVID19 Harian', 'Penerimaan kebijakan seragam'.

Keuntungan: Alur kerja Baca & Tandatangani sangat efisien dalam mendapatkan respons yang cepat dan terdokumentasi dari tim Anda, untuk memastikan Anda memenuhi standar kepatuhan dan bahwa tim Anda selalu mengikuti protokol dan panduan internal Anda.Alur kerja Baca & Tandatangani memberi Anda visibilitas penuh kepada siapa yang melengkapi formulir, dan memudahkan tindak lanjut dengan pemberitahuan push hanya dengan anggota tim yang tidak melakukannya sehingga Anda dapat mencapai kepatuhan 100% dari tim Anda.

Sebagai contoh, Elise dari HR ingin memastikan bahwa semua timnya selalu up-to-date dengan update terbaru Buku Pegangan Karyawan perusahaan. Jadi dia mengeluarkan alur kerja baca & tanda tangan yang merinci informasi yang relevan dan dapat mengumpulkan pengakuan dari semua timnya dalam waktu kurang dari 24 jam. Dia juga mengunduh salinan PDF dari setiap formulir yang diisi untuk memastikan dokumentasi untuk tujuan kepatuhan.

Contoh alur kerja : 'Membuka tiket perawatan', 'Formulir penggantian', 'Pesanan stok', 'Melaporkan tiket cepat'.

Keuntungan: Dengan alur kerja ticketing, setiap anggota tim dapat mengisi dan mendokumentasikan semua informasi yang relevan dengan mudah termasuk mengunggah gambar yang mendukung dan informasi lain yang diperlukan.Semua tiket didokumentasikan, diajukan, dan diatur secara otomatis sehingga tim nantinya dapat merespons dan menindaklanjutinya sesuai kebutuhan.

Sebagai contoh, James adalah pengontrol yang bertanggung jawab untuk mengganti biaya yang disetujui anggota tim. Ketika tiba waktunya untuk melakukan penggajian, dia hanya melihat tabel alur kerja penggantian dan melihat semua entri dari bulan lalu, dia kemudian dapat menandai semua pengeluaran yang telah dibayarkan dan bahkan meminta klarifikasi dari anggota tim terkait jika diperlukan. Dia mengunduh semua faktur untuk pencatatan dan beralih ke tugas berikutnya.

Kekuatan alur kerja digital untuk otomatisasi operasi bisnis

Alur kerja adalah alat yang hebat untuk setiap tim, memberikan nilai besar dalam hal penghematan waktu, standardisasi, arus informasi, kepatuhan, dan banyak lagi. Mereka mudah diatur dan sangat diadopsi oleh anggota tim karena membuat segalanya lebih mudah bagi semua orang.