Mendigitalkan Formulir Laporan Insiden & Mengubah Insiden di Tempat Kerja

Apakah Anda bisnis kecil atau perusahaan besar,Anda selalu ingin menghindari dan berada di depan insiden di tempat kerja seperti cedera dan kecelakaan kerja, kecelakaan fatal atau kecil, kasus lingkungan, cacat fasilitas atau lingkungan kerja.Selain itu, Anda harus mendorong budaya pelaporan insiden yang baik untuk menciptakan tempat kerja yang lebih aman dan membantu mengidentifikasi cara terus meningkatkan lingkungan tempat kerja.

Selain memastikan keselamatan karyawan Anda, Andajuga harus menjamin bahwa bisnis Anda selalu sesuai dengan standar peraturan OSHA.Sebagai seorang manajer, Anda harus memiliki dokumentasi yang memadai untuk menunjukkan bahwa Anda telah melakukan segala kemungkinan untuk mencegah insiden di tempat kerja dan langkah apa yang Anda ambil ketika insiden itu terjadi.

Semua ini mengarah pada pertanyaan-pertanyaan berikut, terutama jika Anda masih menggunakan pulpen dan kertas untuk menangani insiden di tempat kerja:

• Tapi bagaimana proses Anda ketika sebuah insiden benar-benar terjadi?
• Bagaimana seorang karyawan melaporkan kejadian tersebut?
• Apakah ditangani secara real-time?
• Apakah karyawan memiliki manual yang dapat mereka rujuk dan bertindak sesuai?
• Bagaimana Anda, sebagai seorang manajer, dapat dengan cepat membagikan kejadian tersebut kepada karyawan lain?
• Dan bagaimana Anda bisa yakin bahwa SEMUA karyawan Anda menerima pesan tersebut?
• Di atas semua itu, bagaimana karyawan baru bisa belajar tentang insiden lama?

Tidak dapat disangkal bahwa dari pertanyaan di atas dan seberapa ketat prosedur keselamatan Anda, ada cara untuk menangani bahaya dan insiden dan itulah yang kami telusuri di bawah ini.

Cara Menangani Bahaya dan Insiden

Sebelum Insiden:

Bahkan sebelum kecelakaan terjadi, Anda ingin karyawan Anda memberi tahu Anda tentang potensi bahaya!Misalnya, tangga penyok, lantai basah, atau kabel yang terbuka – ini adalah bahaya yang ingin Anda ketahui sebelumnya karena akan membantu mencegah kecelakaan di masa mendatang.

Selama Insiden:

Jika seorang karyawan terlibat dalam suatu kecelakaan, daftar periksa harus disiapkan untuk setiap jenis kecelakaan sehingga karyawan Anda mengetahui apa yang harus dilakukan untuk setiap jenis kecelakaan.

Langkah pertama adalah melalui daftar periksa, memanggil ambulans, dan memberi tahu kontak darurat yang relevan. Selanjutnya, isi formulir laporan insiden. (Tentu saja, Anda bertanggung jawab untuk membuat daftar periksa yang efisien tentang apa yang harus dilakukan ketika insiden tertentu di tempat kerja terjadi.) Penting untuk mendapatkan data sesegera mungkin dengan sebanyak mungkin informasi, seperti gambar bahaya dan keadaan sekitar, serta dengan lokasi GPS.

Elemen penting untuk dimasukkan dalam laporan insiden

• Detail dan deskripsi yang spesifik dan faktual, tetapi tetap objektif – informasi karyawan, tanggal, waktu, dan keadaan insiden tersebut.
• lokasi GPS.
• Apa yang menyebabkan kejadian tersebut.
• Lampirkan foto kejadian dan sekitarnya.
• Jelaskan bagian tubuh mana yang terluka dan perawatan apa yang Anda perlukan.
• Kerusakan peralatan, bahan, dll.
• Sertakan pernyataan saksi bila memungkinkan.
• Jaga kerahasiaan beberapa informasi.
• Tanda tangan dari semua pihak terkait.

Setelah Insiden:

Secepat mungkin, bagikan pembaruan tentang insiden tersebut (apa yang terjadi dan cara menghindarinya) dengan semua karyawan yang mungkin terkena insiden serupa, seperti lantai basah atau tangga patah. Dengan cara ini Anda dapat mencegah insiden serupa terjadi lagi.Beberapa hari setelah kejadian, Anda dapat membagikan pembaruan prosedural yang baru dan mendetail tentang cara menangani kejadian tersebut jika terjadi.

Namun, jika Anda masih menggunakan formulir laporan insiden yang sudah usang, seperti pena dan kertas, inilah saatnya untuk beralih!Pada tahun 2021, daftar periksa dan prosedur kertas tidak relevan, Anda harus beralih ke seluler.

Dengan semua hal di atas disorot, penting juga bagi Anda untuk mengetahui perusahaan mengisi laporan insiden karena itu membuktikan:

• Perusahaan mengakui kejadian tersebut
• Perusahaan menyelidiki insiden tersebut
• Perusahaan mengambil semua langkah yang diperlukan untuk mematuhi peraturan negara bagian atau federal yang terkait dengan insiden tersebut
• Perusahaan memastikan semua yang terlibat dalam insiden tersebut dimasukkan dalam laporan insiden dan laporan mereka diakui
• Perusahaan mengadakan root cause analysis untuk mengetahui mengapa insiden tersebut terjadi
• Perusahaan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencegah hal itu terjadi lagi.

Dan jika kita belum memperjelasnya, menggunakan metode kuno seperti pena dan kertas tidak akan cukup.

Mengapa Pindah ke Formulir Laporan InsidenSelulerAdalah Suatu Keharusan

Saat menggunakan formulir laporan insiden seluler, Anda menggunakan solusi digital yang memungkinkan Anda memprioritaskan tugas harian dan merampingkan operasi. Ini berarti Anda tidak akan kewalahan dengan tumpukan dokumen, sebaliknya, Anda dapat menjalankan bisnis secara efisien dari ponsel cerdas Anda. Semuanya dapat dilacak dan dikelola saat dalam perjalanan, daftar periksa dan laporan digital membantu mengurangi gesekan dari aktivitas sehari-hari, mengotomatiskan aliran informasi, dan memungkinkan Anda mendapatkan pengawasan yang lebih baik.

Mengapa lagi Anda harus beralih ke formulir laporan insiden seluler? Di bawah ini harus menjelaskan lebih banyak.

• Mudah untuk menyampaikan informasi tentang bahaya dan laporan insiden. Plus, semuanya dilaporkan secara real-time.
• Cukup tambahkan foto dan lokasi GPS. Tidak perlu menulis penjelasan panjang ketika sebuah gambar bernilai ribuan kata.
• Dapat diakses oleh semua karyawan dan mereka selalu memiliki akses ke daftar periksa dan formulir.
• Mengirim prosedur yang diperbarui membutuhkan satu klik.
• Semua data dapat diukur dan disimpan dengan aman.
• Bagikan video tentang cara menggunakan peralatan dengan benar dan menangani bahaya dan insiden.
• Kepatuhan 100% seperti yang Anda lihat siapa yang melakukan apa.
• Dokumen selalu dapat diakses untuk permintaan pelatihan dan peraturan, dan setiap kali diperbarui, semua karyawan segera memiliki versi terbaru yang tersedia.
• Secara teratur tingkatkan dan perbarui formulir laporan insiden sesuai kebutuhan.

Dengan mengingat semua hal di atas, Anda perlu mengetahui apa yang harus Anda cari terkait dengan perangkat lunak laporan insiden. Ini jauh lebih dari sekadar fitur yang ditawarkan dan harga – keduanya penting tetapi Anda memerlukan perangkat lunak laporan insiden yang dapat bekerja ekstra sehingga Anda dapat fokus pada hal yang penting.

Yang Harus Diperhatikan Dalam Perangkat Lunak Laporan Insiden

• Tersedia di ponsel

Dengan cara ini, karyawan Anda selalu terhubung dengan sifat pelaporan bahaya dan insiden karena nyaman dan sangat mudah dilakukan. Ketika Anda memiliki karyawan tanpa meja, mereka tidak punya waktu untuk duduk di belakang komputer untuk memberi tahu Anda tentang insiden atau bahaya. Namun jika tersedia langsung di ponsel cerdas mereka, itu berarti mereka dapat menguasai semuanya saat dalam perjalanan.

• Sangat mudah digunakan

Anda tidak harus melalui proses pelatihan yang panjang, itu harus sesederhana 1-2-3 (terutama jika Anda memiliki karyawan yang kurang paham teknologi). Tidak ada yang mau membuang waktu mempelajari cara menggunakan aplikasi, hanya untuk mengetahui bahwa itu sangat rumit. Jika pelaporan tidak mudah dilakukan, karyawan Anda tidak akan termotivasi untuk menggunakannya!

• Mudah diimplementasikan

Mengunduh aplikasi membutuhkan waktu beberapa detik dan bukan proses yang rumit sehingga Anda menghemat waktu dan dapat segera mulai menggunakan perangkat lunak pelaporan insiden yang baru.

• Termasuk fitur komunikasi

Anda dan karyawan Anda tidak akan pernah ketinggalan karena Anda dapat membuka obrolan pribadi atau grup tentang berbagai topik. Kirim pembaruan dengan atau tanpa kemampuan komentar untuk memastikan pesan terkirim dan tidak ada yang terganggu dengan terlalu banyak notifikasi.

• Bentuk digital tersedia

Pilih dari template atau buat formulir digital kustom Anda sendiri.Ini memastikan bahwa formulirnya mirip dengan tampilan dan nuansa perusahaan sehingga karyawan Anda tidak buta.

• Terjangkau

Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, Anda perlu memilih perangkat lunak yang paling masuk akal untuk perusahaan dan dompet Anda.

Dengan mengingat semua itu, bagaimana Anda memilih perangkat lunak pelaporan insiden yang tepat? Kami telah menyingsingkan lengan baju kami dan telah melakukan pekerjaan untuk Anda! Di bawah ini Anda akan menemukan 12 opsi perangkat lunak laporan insiden yang sangat cocok untuk perusahaan Anda.

12 Solusi Perangkat Lunak Laporan Insiden Teratas

1. Hubungkan

Connecteam mudah digunakan, aplikasi seluler all-in-one membuat pelaporan dan penanganan insiden menjadi cepat dan mudah. Buat laporan sebelum kecelakaan terjadi (seperti lantai basah), isi formulir laporan insiden setelah kecelakaan, buka perpustakaan untuk melihat daftar periksa apa yang harus Anda lakukan setelah insiden, dan kirim protokol baru ke semua orang dalam hitungan menit, bukan hari atau minggu setelah insiden. Selain itu, semua nomor kantor disimpan di direktori karyawan di Connecteam sehingga Anda dapat menghubungi kontak darurat yang ditunjuk dengan cepat.

• Kumpulan fitur yang tangguh: editor seret dan lepas yang intuitif memudahkan pembuatan formulir apa pun dalam hitungan menit. Dapatkan informasi dari tim tanpa meja Anda dengan kemampuan tingkat lanjut termasuk gambar, tanda tangan, stempel lokasi, daftar tarik-turun, rekaman suara, lampiran file, dll.
• Akses 24/7: saat dalam perjalanan, tim Anda dapat mengakses aplikasi untuk mengisi dan mengirimkan formulir apa pun sehingga Anda tidak perlu berurusan dengan dokumen dan tulisan tangan yang berantakan, formulir usang, dan menghindari hari tunggu (jika tidak berminggu-minggu) untuk dokumen kunci yang harus diisi.
• Pemberitahuan waktu nyata: dapatkan pemberitahuan secara waktu nyata pada setiap entri yang dibuat oleh tim Anda dan tinjau di ponsel cerdas Anda atau dari kantor. Selain itu, lacak tingkat penyelesaian, setel pengingat otomatis, dan tindak lanjuti siapa pun yang tidak mengisi formulir.
• Pemrosesan informasi cepat: hal-hal yang perlu Anda ketahui sebagai manajer terjadi dalam sekejap dengan pemfilteran lanjutan dan antarmuka yang dapat dicari. Tandai pengecualian, analisis data historis, dan ekspor informasi saat diperlukan. Plus, semua entri sebelumnya didokumentasikan dan tersedia kapan pun Anda membutuhkannya.
• Otomatiskan alur kerja: unduh dan kirim laporan Excel secara otomatis bila diperlukan, dapatkan salinan PDF untuk setiap entri, dan lebih banyak lagi agar tim dan perusahaan Anda tetap teratur dan proaktif.
• Tutup lingkaran: berikan umpan balik segera dan langsung kepada tim Anda tentang kiriman mereka dengan catatan dan status terkoordinasi warna untuk setiap entri.
• All-in-one: Anda tidak perlu membayar lebih untuk menjalankan bisnis dengan autopilot, Connecteam menawarkan lebih banyak fitur untuk merampingkan bisnis Anda. Dapatkan manfaat dari direktori karyawan, obrolan dalam aplikasi, pemberitahuan push, alat pembaruan perusahaan, alat manajemen tugas khusus, dan banyak lagi.

Harga: Untuk harga tetap bulanan, Connecteam memberi Anda hasil terbaik untuk uang Anda.Harga mulai dari hanya $29 per bulan. Mulailah dengan paket gratis seumur hidup dari Connecteam untuk menguji kemampuannya yang luar biasa.

2. Bentuk huruf

Jika Anda memiliki mayoritas pegawai kantoran yang berada di depan komputer, Typeform sangat cocok. Ini mirip dengan Formulir Google dan tidak khusus untuk perusahaan. Pilih dari templat formulir yang sudah ada sehingga karyawan Anda dapat mengisi formulir laporan insiden.

Harga: Typeform memiliki tiga paket harga untuk ditawarkan: gratis (yang sangat terbatas), Pro seharga $35/bulan/untuk 1 pengguna, dan Pro+ seharga $70/bulan/1 pengguna atau lebih.

3. Layanan segar

Freshservice adalah manajemen layanan TI (ITSM) di cloud. Itu menampung sejumlah kemampuan manajemen insiden yang dapat diintegrasikan dengan proses ITSM lainnya seperti masalah, perubahan, rilis, dan manajemen aset. Buka tiket melalui sejumlah saluran seperti email, portal dukungan, obrolan, dan sebagainya. Departemen TI perusahaan Anda kemudian dapat mengotomatiskan penugasan tiket dan dapat mengeluarkan tanggapan terekam.

Harga: Mulai uji coba 21 hari gratis dan setelah itu, pilih dari empat paket bulanan yang ditawarkan Freshservice.Empat paket harga mereka termasuk $29/bulan, $59/bulan, dan ada dua paket $99/bulan – untuk tim dan perusahaan besar.

4. Pelacak A1

Sesuaikan perangkat lunak manajemen insiden ini agar sesuai dengan tampilan dan nuansa perusahaan Anda. Terapkan dengan mudah untuk mendapatkan metrik & bagan dasbor, portal web, Laporan Insiden, kerugian berjalan, dan banyak lagi. Anda juga dapat menawarkan modul untuk melacak peristiwa, insiden, kontrak, asuransi, klaim, cedera, data penggajian, dan aset.

Harga: Mengobrol dengan perwakilan layanan pelanggan untuk mengetahui biaya bulanan atau tahunan.

5. Meja Layanan Plus

Apa yang akan Anda dapatkan dengan ServiceDesk Plus adalah meja bantuan dan perangkat lunak manajemen aset. Ini juga menampilkan paket manajemen insiden seperti trouble ticketing, pembelian, manajemen kontrak, portal swalayan, dan sebagainya.

Harga: Anda harus menghubungi perwakilan layanan pelanggan untuk mempelajari lebih lanjut tentang harga ServiceDesk Plus.

6.Incy.io

Gunakan Incy.io di ponsel, komputer, atau tablet Anda untuk mengeluarkan laporan atau observasi insiden. Anda dapat menyesuaikan formulir laporan insiden, menambahkan gambar, menganalisis risiko dan tren, dan semua data disajikan secara real-time.

Harga: Mereka hanya menawarkan biaya tahunan dan Anda harus menghubungi perwakilan layanan pelanggan untuk memberi Anda penawaran, yang bergantung pada ukuran organisasi Anda.

7. PagerDuty

PagerDuty menggambarkan diri mereka sebagai "perusahaan komputasi awan yang menghasilkan platform respons insiden SaaS untuk departemen TI." Kirim pemberitahuan SMS tentang manajemen insiden dengan cepat dan mudah – sesuaikan untuk tim atau individu.

Harga: Harga untuk PagerDuty mulai dari $6/bulan hanya untuk 6 pengguna, $35/bulan, $47/bulan, dan $119/bulan.

8. VictorOps

VictorOps menawarkan dasar-dasar panggilan, kolaborasi lintas tim, dan visibilitas sederhana. Mereka menggunakan sistem IT dan DevOps untuk mengeluarkan peringatan otomatis, mengintegrasikan informasi, dan menyimpan dokumentasi penting.

Harga: Harga mulai dari $9/per pengguna/bulan, $29/per pengguna/bulan, $49/per/bulan, atau dapatkan paket harga khusus untuk semua kebutuhan laporan insiden Anda.

9. Kepatuhan 360 oleh SAI Global

Sejauh fitur laporan insiden berjalan, Kepatuhan 360 mendukung jejak audit, tindakan korektif, pelaporan insiden, diagnosis akar penyebab, dan manajemen tugas.

Harga: Untuk mendapatkan penawaran harga, Anda perlu berbicara dengan perwakilan layanan pelanggan.

10. Sistem Adashi

Organisasi layanan darurat menggunakan Sistem Adashi untuk semua kebutuhan laporan insiden mereka. Penanggap pertama dapat melaporkan, menanggapi, dan mengelola semua insiden dengan aman dan cepat.

Harga: Bicaralah dengan perwakilan layanan pelanggan tentang paket harga.

11. Manajemen Insiden ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management adalah solusi berbasis web yang berfungsi dalam menyelidiki, melaporkan, dan juga menganalisis insiden lingkungan, cedera/penyakit, properti, dan armada.

Harga: Mengobrol dengan perwakilan layanan pelanggan ProcessMAP Incident Management tentang harga.

12. OnPage – Sistem Manajemen Insiden

Jejak audit, diagnosis akar penyebab, pemulihan bencana, pelaporan insiden, manajemen keselamatan, manajemen tugas, dan manajemen tiket – itulah sebabnya Sistem Manajemen Insiden OnPage mendukung jika terjadi insiden. Anda dapat mengizinkan laporan insiden secara real-time dan penyelidikan post-mortem dengan jejak audit dan laporannya. OnPage juga terintegrasi dengan solusi RMM dan PSA serta alat obrolan seperti Slack.

Harga: Ada uji coba 7 hari gratis dengan OnPage, jika tidak, Anda harus menghubungi perwakilan layanan pelanggan untuk mempelajari lebih lanjut tentang harga.

Intinya Solusi Perangkat Lunak Laporan Insiden

Kebutuhan untuk mengelola insiden dan bahaya di tempat kerja tidak dapat diabaikan, dan Anda mungkin sudah mengetahuinya. Namun, untuk benar-benar membuat prosesnya lancar dan tidak menyakitkan (permainan kata-kata), Anda harus menggunakan alat modern agar tetap terdepan. Menciptakan lingkungan kerja yang aman dan menyenangkan adalah suatu KEHARUSAN.

Dengan akses real-time ke data, Anda dapat menemukan insiden sebelum terjadi dan dapat dengan mudah membuat semua orang mengetahui hal yang sama sehingga mempromosikan budaya tempat kerja yang aman terjalin ke dalam DNA perusahaan Anda. Oleh karena itu, telusuri daftar 12 solusi perangkat lunak laporan insiden terbaik kami dan buat pilihan terbaik untuk bisnis dan karyawan Anda.